برای موفقیت در کسب و کار، نیاز است که تحلیل کسب و کار صورت گیرد و با آنالیز آن، ایرادات و مشکلات برطرف گردد. اگر خواستید به این مهارت مهم دست یابید، می‌توانید کسب و کارتان را بهتر مدیریت کنید. با ما همراه باشید تا گام‌های تجزیه و تحلیل کسب و کار را مورد بررسی قرار دهیم.
تحلیل کسب و کار چیست؟
تحلیل کسب و کار فرایندی است که طی آن، نیازهای کسب و کار تشخیص داده می‌شود و راه‌حل‌هایی برای مشکلات مختلف کسب و کار پیدا شده و ارائه می‌گردد. می‌توان تحلیل کسب و کار را این‌گونه نیز بیان کرد؛ تعدادی وظایف و تکنیک برای ایجاد ارتباط بین سهامداران و ذینفعان است که به درک ساختارها، سیاست‌ها و عملیات‌های مختلف سازمان توسط آن‌ها کمک می‌کند. در نتیجه، آن‌ها می‌توانند برای رسیدن کسب و کار به اهداف خود، راه‌حل‌هایی را ارائه کنند.
تحلیل کسب و کار، روی نوآوری‌های مختلف در سازمان انجام می‌شود که ممکن است استراتژیک، تاکتیکی یا عملیاتی باشند. هم‌چنین ممکن است در محدوده یک پروژه یا کل سازمان اجرا شوند.
کاربرد تحلیل کسب و کار برای درک وضعیت فعلی، مشخص کردن وضعیت آینده و هم‌چنین مشخص کردن فعالیت‌ها و اقداماتی که برای انتقال از وضعیت فعلی به وضعیت آینده لازم هستند، استفاده کرد.
چشم‌اندازهای مختلفی برای استاندارد تحلیل کسب و کار وجود دارد. راهنمای BABOK (business analysis body of knowle) تعدادی از چشم‌اندازها را توصیف کرده است که عبارتنداز:
- چابکی سازمان
- هوش تجاری
- فناوری اطلاعات
- معماری کسب و کار
- مدیریت فرایند کسب و کار
این چشم‌اندازها شبیه یک ذره‌بین عمل می‌کنند. فردی که از طریق آن‌ها، فرایند تحلیل تجاری را انجام می‌دهد، فعالیت‌های کاری‌اش را متناسب با وضعیت فعلی کسب و کار، مورد بررسی و ارزیابی قرار می‌دهد.
چرا تحلیل کسب و کار دارای اهمیت است؟
بخشی از برنامه هر کسب و کاری برای به حداقل رساندن میزان خطرات و ریسک‌ها، تحلیل کسب و کار است، زیرا همه کسب و کارها با مشکل و اختلال روبه‌رو خواهند شد که می‌تواند در شکل اختلاف‌های کاری، حملات سایبری، شکست تامین کنندگان و… بروز کند.
در نظر داشته باشید که بسیاری از کسب و کارها، صرفا فعالیت‌های روزمره و معمول خود را انجام نمی‌دهند. بلکه در راستای استفاده از فرصت‌ها و مقابله با مشکلات، پروژه‌هایی را در زمینه اعمال تغییرات سازمانی، بهبود فرایندها، توسعه یک محصول یا خدمت جدید طراحی و تعریف کنند.
چند مثال برای توضیح بیشتر
- اگر کسب و کارتان در شرایط رکود اقتصادی و کاهش قدرت خرید مشتری‌ها قرار گفت و فروش‌تان کم شد، چه کارهایی باید انجام دهید؟
- اگر نرخ برابری ارز افزایش پیدا کرد و سبب شد یکی از رقیب‌هایتان از بازار خارج گردد؛ شما فرصت دارید سهم خودتان را از بازار افزایش دهید. چگونه از این فرصت به بهترین شکل ممکن استفاده می‌کنید.
- چگونه می‌توانید نقطه ضعف‌ها و مشکلاتی را که در فرایندها و محصولات‌تان وجود دارد، شناسایی کنید و برای حل آن‌ها برنامه‌ریزی نمایید؟
تحلیل کسب و کار می‌تواند برای همه این سوالات راه‌حل‌های مناسب و کارآمد پیدا کند.
تحلیلگر کسب و کار
ابتدا با تعریف تحلیلگر کسب و کار آشنا شویم؛ سایت ویکی‌پدیا آن را به‌صورت زیر تعریف کرده است:
تحلیلگر کسب و کار شخصی است که فرایندهای تجاری، محصولات، خدمات و نرم‌افزارها را از طریق تجزیه و تحلیل داده‌ها پردازش، تفسیر و مستندسازی می‌کند.
تحلیلگران کسب و کار، وظایف تحلیل کسب و کار را که در راهنمای BABOK مشخص شده است، انجام می‌دهند. آن‌ها مسئولیت کشف، آنالیز و ترکیب اطلاعات جمع‌آوری شده از منابع مختلف درون سازمان را برعهده دارند. این اطلاعات شامل ابزارها، فرایندها، مستندسازی‌ها است. تحلیگر کسب و کار، کسی است که مسئول شناسایی و واضح کردن نیازهای واقعی ذینفعان است تا مسئله‌های زیربنایی و دلیل‌های مختلف به خوبی مشخص شوند.
توانایی ایجاد ارتباط بین اهداف سازمان و اهداف واقع‌گرایانه، دانش یک تحلیلگر کسب و کار است. ضمنا او باید بتواند برای رسیدن به اهداف واقعی، برنامه جامع و مفصلی را طراحی کند.
فعالیت‌هایی که یک تحلیلگر کسب و کار انجام می‌دهد:
- اهداف و مشکلات سازمان را درک می‌کند.
- نیازها و راهکارها را بررسی و تحلیل می‌نماید.
- ایجاد تغییر و تحول در سازمان
- مشخص کردن استراتژی
- آسان‌تر کردن فرایند همکاری با ذینفعان
مهارت‌های لازم تحلیلگر برای تحلیل کسب و کار
مهم‌ترین مهارت‌های تحلیلگر برای انجام مناسب تحلیل کسب و کار
- مهارت‌های ارتباطی او قوی است
- توانایی مشاوره بالایی دارد
- دارای مهارت‌های ارتباطی شفاهی و کتبی است
- مهارت تفکر تحلیلی را دارد
- مجهز به مهارت‌های حل مسئله است
- از ساختار کسب و کار آگاهی دارد
- دارای مهارت‌های سازمانی است
- دقت او بالا بوده و توانایی کامل کردن جزئیات را دارد
- می‌تواند هزینه‌ها را تجزیه و تحلیل کند
- توانایی مدل‌سازی فرایندها را دارا است.
- شبکه، پایگاه داده و تکنولوژی را درک می‌کند
مراحل تحلیل کسب و کار
تحلیگران برای تحلیل کسب و کار باید از مراحلی پیروی کنند که در ادامه آن‌ها را بیان کرده‌ایم:
۱. اطلاعات لازم را جمع آوری کنید
مهم‌ترین بخش از فرایند تجزیه و تحلیل کسب و کار، جمع آوری اطلاعات لازم است زیرا نمونه تحلیل کسب و کار، همواره با جمع آوری مقدار قابل توجهی از اطلاعات مربوط به پروژه آغاز می‌شود. تحلیلگران باید دامنه، الزامات و اهداف کسب و کار را کاملامشخص کنند به همین دلیل، تعیین زمانی برای جمع کردن اطلاعات، ضروری است.
وظیفه‌های تحلیگران در مرحله جمع آوری اطلاعات:
- تعیین نقش خود به عنوان تحلیلگر کسب و کار
- مشخص کردن ذینفعان اصلی
- درک دقیق سیستم کسب و کار و فرایندهای موجود
- شناسایی و بررسی کامل گذشته پروژه
شرایط و موقعیت‌های تاثیرگذار را شناسایی کنند. از ابزارهای مفید و کارآمد برای این منظور، تحلیل PESTLE است که جهت ارزیابی ۶ نیروی خارجی مهم کاربرد دارد:
- شرایط اقتصادی
- شرایط سیاسی
- شرایط اجتماعی
- شرایط تکنولوژیکی
- شرایط حقوقی
- مسائل اخلاقی
از ابزارهای موثر دیگر در این زمینه، ۵ نیروی Porter است که برای شناسایی عامل‌هایی مورد استفاده قرار می‌گیرد که امکان ایجاد فشار بر پروژه را دارند. این ۵ عامل عبارتند از:
- رقبا
- خریداران
- تامین کنندگان
- جایگزین‌ها
- تازه‌واردها
بررسی این نیروها کمک می‌کند تا میزان تاثیر آن‌ها بر پروژه تعیین شود.
۲. اهداف اصلی کسب و کار را مشخص کنید
حال تحلیگر باید استراتژی و هدف‌های کسب و کار را تعیین کند. فایده انجام این کار برای آن‌ها و مدیران، حفظ تمرکز بر چشم انداز پروژه است.
مسئولیت‌های یک تحلیلگر کسب و کار در مرحله تعیین اهداف:
- شناسایی انتظارات ذینفعان
- نسبت به آشکار بودن و قابل دسترسی بودن اهداف کسب و کار، اطمینان داشته باشد.
- اطمینان داشته باشد که اهداف کسب و کار، زمینه را برای تعیین قلمرو و محدود تجزیه و تحلیل فراهم می‌کند.
بهتر است بدانید که تکنیک‌هایی مانند تجزیه و تحلیل SWOT و تنظیم هدف SMART، از تکنیک‌های اثبات شده و کارآمد برای این بخش است.
۳. محدوده تجزیه و تحلیل کسب و کار را تعیین کنید
دامنه یا محدوده یک مفهوم پیشبردی است که به اعضای تیم شما کمک می‌کند تا نیازهای کسب و کار را بهتر درک کنند. دامنه، راهنمایی برای تمام مراحل فرایند تجزیه و تحلیل کسب و کار است.
وظایف تحلیلگر در این مرحله
- تهیه پیش نویس از محدوده و حوزه کسب و کار
- ارائه راه‌حل مناسب و موثر از ماهیت، فناوری و تغییرات فرایندی
۴. برنامه تجزیه و تحلیل کسب و کار خود را ایجاد کنید
از عوامل مهم برای موفقیت هر پروژه، برنامه‌ریزی است. تحلیلگر کسب و کار با همراهی صاحب پروژه، می‌تواند برنامه‌ای مفید را جهت ارائه الزامات، طراحی و تدوین کند. برنامه پاسخگوی بسیاری از سوالات شما و تیم‌تان درباره پروژه است، سبب شفافیت در فرایند تجزیه و تحلیل می‌شود و در تعریف دقیق الزامات پروژه به شما کمک می‌کند.
مسئولیت‌هایی که در ایجاد یک برنامه تحلیل کسب و کار نقش دارند:
- انتخاب مناسب‌ترین اقلام قابل تحویل
- فهرست خاص خروجی‌های تحلیلی کسب و کار تعریف کند، به‌گونه‌ای که دامنه را به‌طور کامل پوشش داده و ذینفعان را نیز شناسایی کند.
- جدول زمانی را برای تکمیل اقلام قابل تحویل کسب و کار را طراحی می‌کند.
۵. الزامات را با جزئیات تعریف کنید
الزامات و نیازمندی‌ها را شفاف، دقیق و قابل اجرا تعریف کنید؛ زیرا الزامات دقیق، اطلاعات لازم را برای تدوین راه‌حل‌ها و راهکارها در دسترس تیم پیاده‌سازی می‌گذارد.
مسئولیت‌های تحلیلگر در این مرحله
- جمع‌آوری اطلاعات
- بررسی و اعتبارسنجی محصول‌های خروجی
- تجزیه و تحلیل اطلاعات
- استفاده از اطلاعات برای تهیه پیش‌نویس اولیه
- طراحی سوالات مناسب برای حذف شکاف‌ها
۶. از اجرای فنی حمایت کنید
تحلیگر با هر روش و طریقی باید به تیم فنی کمک کند. از آن‌جایی‌که بسیاری از راه‌حل‌ها به استفاده از نرم‌افزار نیاز دارند، فردی که تحلیل کسب و کار را انجام می‌دهد، باید همراه تیم‌های IT کار کند.
وظایف اصلی تحلیلگرا سیستم در این مرحله
- راه‌حل نهایی را طراحی و بازبینی می‌کند
- با متخصصان تضمین کیفیت همکاری کند
- تغییرات را مدیریت نماید
- مستندات مورد نیاز را به‌روزرسانی و بسته‌بندی کند
- از درک اهمیت الزامات فنی اطمینان داشته باشد
- برای پاسخگویی به سوالات و کمک کردن به حل بعضی از مشکلات آمادگی داشته باشد.
۷. در اجرای راه‌حل به سازمان کمک کنید
در این مرحله، باید مستندات روشن و دقیقی را ایجاد کنید و به کاربران نهایی آموزش دهید. هدف این مرحله، مطمئن شدن از آمادگی همه اعضای تیم برای پذیرفتن تغییرات است. درصورتی‌که سازمان نتواند از راه‌حل‌ها به‌درستی استفاده کند، دستیابی به اهدافسخت و پیچیده می‌شود. برای همین، تحلیلگر سیستم باید در این مرحله از تحلیل کسب و کار برای حمایت از مجموعه، مشارکت موثر داشته باشد.
وظایف تحلیلگر سیستم در این مرحله
- تحلیل و توسعه اسناد کسب و کار که به شما، درباره تغییراتی خواهد گفت که باید در روند کسب و کار ایجاد شوند
- آموزش کاربران نهایی تا جایی‌که همه فرایندها و تغییرات را به‌خوبی درک کرده باشند.
- با کاربران کسب و کار همکاری داشته باشد
ارزش ایجاد شده توسط راه‌حل را ارزیابی کنید
در طول فرایند تجزیه و تحلیل کسب و کار، مراحل زیادی وجود دارد. نتایج و جزئیات بررسی می‌شوند، مشکلات حل می‌گردند، روابط شکل می‌گیرند و تغییرات مدیریت می‌شوند. به این ترتیب می‌توان ارزش ایجاد شده توسط راه‌حل‌ها را بررسی و ارزیابی کرد.
مسئولیت‌های اصلی در این مرحله:
- ارزیابی پیشرفت واقعی
- پیشنهاد پروژه‌های پیگیری
- انتقال نتایج به حامیان پروژه، تیم پروژه و سایر اعضای سازمان
- …
آموزش تحلیل کسب و کار
تحلیل کسب و کار برای بهبود وضعیت آن، نیاز به آموزش دارد. آموزش تحلیل کسب و کار باید توسط افراد توانا و متخصص در آن حوزه صورت بگیرد که معمولا این افراد با تیم‌های آی‌تی همراهی دارند زیرا تحلیل کسب و کار با تکنولوژی در ارتباط است.
آنالیز کسب و کار
آنالیز کسب و کار به شما کمک می‌کند که با تحلیل کسب و کار خود، از عملکرد آن مطلع شوید، تغییرات لازم را اعمال کنید و بهبودهایی را در کسب و کارتان به وجود آورید. آنالیز کسب و کار فقط بررسی کسب و کار شما نیست، شما در بازاری فعالیت می‌کنید که رقبایی در آن حضور دارند، برای عقب نیفتادن از فضای رقابت، باید آن‌ها را مورد ارزیابی و بررسی قرار دهید تا همگام با تغییرات بازار پیش بروید و به صورت ناگهانی دچار شک نگردید.
چرا آنالیز کسب و کار حیاتی است؟
این‌که فقط بخواهید به مسائل روزمره خود فکر کنید، کار ساده‌ای است اما اگر کارها سرعت داشته باشند و از ابتدای روز تا انتهای شب باشند، آیا می‌توانید به برنامه‌های استراتژیک و بلندمدت خود فکر کنید؟ هر اندازه که مجموعه بزرگ‌تر شود، آنالیز کسب و کار برای بررسی وضعیت آن ضروری‌تر خواهد بود.
آنالیز کسب و کار به بررسی جامع کسب و کار در زمینه‌های مختلف می‌پردازد تا با تحلیل کسب و کار از وضعیت آن مطلع شود، کسب و کار را به سمت بهتر شدن پیش ببرد.
سخن پایانی
برای موفقیت در کسب و کار نیاز است که به صورت مداوم یا حداقل مرحله‌ای، آنالیز شود یهنی تحلیل کسب و کار صورت گیرد. در این فرایند ساختار کسب و کار و عملکرد آن مورد بررسی قرار گرفته تا ایرادات را پیدا کنند یا حتی موارد تازه و جدید را به کسب و کار اضافه کنند تا همراه با تغییرات، کسب و کار رشد و توسعه یابد.
برای انجام این کار شاید نیاز باشد که تحلیلگری را استخدام کنید یا خودتان آموزش‌های لازم را درباره تحلیل کسب و کار ببینید تا بتوانید در مسیر توسعه کسب و کار گام بردارید.
