برای موفقیت در کسب و کار، نیاز است که تحلیل کسب و کار صورت گیرد و با آنالیز آن، ایرادات و مشکلات برطرف گردد. اگر خواستید به این مهارت مهم دست یابید، میتوانید کسب و کارتان را بهتر مدیریت کنید.
در ادامه هر آنچه باید در مورد تحلیل کسبوکار بدانید مورد بررسی قرار می‌گیرد.
تحلیل کسب و کار چیست؟
تحلیل کسبوکار فرایندی است که طی آن، نیازهای کسبوکار تشخیص داده می‌شود و راه‌حل‌هایی برای مشکلات مختلف کسب و کار پیدا و ارائه می‌شود.
می‌توان این کار را این‌گونه نیز بیان کرد؛ تعدادی وظایف و تکنیک برای ایجاد ارتباط بین سهامداران و ذینفعان است که به درک ساختارها، سیاست‌ها و عملیات‌های مختلف سازمان توسط آن‌ها کمک می‌کند.
در نتیجه، آن‌ها می‌توانند برای رسیدن کسب و کار به اهداف خود، راه‌حل‌هایی را ارائه کنند.
تحلیل کسب و کار، روی نوآوری‌های مختلف در سازمان انجام می‌شود که ممکن است استراتژیک، تاکتیکی یا عملیاتی باشند. هم‌چنین ممکن است در محدوده یک پروژه یا کل سازمان اجرا شوند.
کاربرد تحلیل کسب و کار برای درک وضعیت فعلی، مشخص کردن وضعیت آینده و هم‌چنین مشخص کردن فعالیت‌ها و اقداماتی که برای انتقال از وضعیت فعلی به وضعیت آینده لازم هستند، استفاده کرد.
چشم‌اندازهای مختلفی برای استاندارد تحلیل تجاری وجود دارد. راهنمای BABOK یا (business analysis body of knowledge) تعدادی از چشم‌اندازها را توصیف کرده است که عبارتند از:
این چشم‌اندازها شبیه یک ذره‌بین عمل می‌کنند. فردی که از طریق آن‌ها، فرایند تحلیل تجاری را انجام می‌دهد، فعالیت‌های کاری‌اش را متناسب با وضعیت فعلی کسبوکار، مورد بررسی و ارزیابی قرار می‌دهد.
چرا تحلیل کسب و کار اهمیت دارد؟
بخشی از برنامه هر کسب‌وکاری برای به حداقل رساندن میزان خطرات و ریسک‌ها، تحلیل تجارت است؛ زیرا همه کسب‌وکارها با مشکل و اختلال روبه‌رو خواهند شد که می‌تواند در شکل اختلاف‌های کاری، حملات سایبری، ورشکست شدن تامین‌کنندگان و غیره بروز کند.
در نظر داشته باشید که بسیاری از کسب‌وکارها، صرفا فعالیت‌های روزمره و معمول خود را انجام نمی‌دهند؛ بلکه در راستای استفاده از فرصت‌ها و مقابله با مشکلات، پروژه‌هایی را در زمینه اعمال تغییرات سازمانی، بهبود فرایندها، توسعه یک محصول یا خدمت جدید طراحی و تعریف کنند.
چند مثال برای توضیح بیشتر:
- اگر کسب‌وکارتان در شرایط رکود اقتصادی و کاهش قدرت خرید مشتری‌ها قرار گرفت و فروش‌تان کم شد، چه کارهایی باید انجام دهید؟
- اگر نرخ برابری ارز افزایش پیدا کرد و سبب شد یکی از رقبایتان از بازار خارج شود، شما فرصت دارید سهم خودتان را در بازار افزایش دهید. چگونه از این فرصت به بهترین شکل ممکن استفاده می‌کنید؟
- چگونه میتوانید نقطه ضعف‌ها و مشکلاتی را که در فرایندها و محصولات‌تان وجود دارد، شناسایی کنید و برای حل آن‌ها برنامه‌ریزی داشته باشید؟
تحلیلگر کسبوکار
ابتدا با تعریف تحلیلگر کسب و کار آشنا شویم؛ سایت ویکی‌پدیا آن را به‌صورت زیر تعریف کرده است:
تحلیلگر کسب و کار شخصی است که فرایندهای تجاری، محصولات، خدمات و نرم‌افزارها را از طریق تجزیه و تحلیل داده‌ها پردازش، تفسیر و مستندسازی می‌کند.
تحلیل‌گران کسب و کار، وظایف تحلیل کسب و کار را که در راهنمای BABOK مشخص شده است، انجام می‌دهند. آن‌ها مسئولیت کشف، آنالیز و ترکیب اطلاعات جمع‌آوری شده از منابع مختلف درون سازمان را برعهده دارند.
این اطلاعات شامل ابزارها، فرایندها و مستندسازی‌ها است. تحلیل گر کسب و کار، کسی است که مسئول شناسایی و واضح کردن نیازهای واقعی ذینفعان است تا مسئله‌های زیربنایی و دلیل‌های مختلف به‌خوبی مشخص شوند.
توانایی ایجاد ارتباط بین اهداف سازمان و اهداف واقع‌گرایانه، دانش یک تحلیلگر کسب و کار است. ضمنا او باید بتواند برای رسیدن به اهداف واقعی، برنامه جامع و مفصلی را طراحی کند.
فعالیت‌هایی که یک تحلیلگر کسب و کار انجام می‌دهد:
- اهداف و مشکلات سازمان را درک می‌کند.
- نیازها و راهکارها را بررسی و تحلیل می‌نماید.
- ایجاد تغییر و تحول در سازمان
- مشخص کردن استراتژی
- آسان‌تر کردن فرایند همکاری با ذینفعان
مهم‌ترین مهارت‌های تحلیلگر برای انجام مناسب تحلیل عبارتند از:
- مهارت‌های ارتباطی او قوی است.
- توانایی مشاوره بالایی دارد.
- دارای مهارت‌های ارتباطی شفاهی و کتبی است.
- مهارت تفکر تحلیلی را دارد.
- مجهز به مهارت‌های حل مسئله است.
- از ساختار کسبوکار آگاهی دارد.
- دارای مهارت‌های سازمانی است
- دقت او بالا بوده و توانایی کامل کردن جزئیات را دارد
- می‌تواند هزینه‌ها را تجزیه و تحلیل کند
- توانایی مدل‌سازی فرایندها را دارا است.
- شبکه، پایگاه داده و تکنولوژی را درک می‌کند
مراحل و نمونه تحلیل کسب و کار
تحلیل‌گران برای تحلیل کسب و کار باید از مراحلی پیروی کنند که در ادامه آن‌ها را بیان کرده‌ایم:
۱. اطلاعات لازم را جمع آوری کنید
مهم‌ترین بخش از فرایند تجزیه و تحلیل، جمع آوری اطلاعات لازم است؛ زیرا نمونه تحلیل کسب و کار، همواره با جمع آوری مقدار قابل توجهی از اطلاعات مربوط به پروژه آغاز می‌شود.
تحلیل‌گران باید دامنه، الزامات و اهداف کسب و کار را کاملا مشخص كنند. به‌همین دلیل، تعیین زمانی برای جمع کردن اطلاعات، ضروری است.
وظایف تحلیل‌گران در مرحله جمع آوری اطلاعات عبارتند از
- تعیین نقش خود به‌عنوان تحلیلگر کسبوکار
- مشخص کردن ذینفعان اصلی
- درک دقیق سیستم کسب و کار و فرایندهای موجود
- شناسایی و بررسی کامل گذشته پروژه
شرایط و موقعیت‌های تاثیرگذار را شناسایی کنند. از ابزارهای مفید و کارآمد برای این منظور، تحلیل PESTLE است که جهت ارزیابی ۶ نیروی خارجی مهم کاربرد دارد:
- شرایط اقتصادی
- شرایط سیاسی
- شرایط اجتماعی
- شرایط تکنولوژیکی
- شرایط حقوقی
- مسائل اخلاقی
از ابزارهای موثر دیگر در این زمینه، ۵ نیروی Porter است که برای شناسایی عامل‌هایی مورد استفاده قرار می‌گیرد که امکان ایجاد فشار بر پروژه را دارند. این ۵ عامل عبارتند از:
- رقبا
- خریداران
- تامین کنندگان
- جایگزین‌ها
- تازه‌واردها
بررسی این نیروها کمک می‌کند تا میزان تاثیر آن‌ها بر پروژه تعیین شود.
۲. اهداف اصلی کسبوکار را مشخص کنید
حال تحلیلگر باید استراتژی کسب و کار و اهداف آن را تعیین کند. فایده انجام این کار برای آن‌ها و مدیران، حفظ تمرکز بر چشم‌انداز پروژه است.
مسئولیت‌های یک تحلیلگر کسب و کار در مرحله تعیین اهداف:
- شناسایی انتظارات ذینفعان
- نسبت به آشکار بودن و قابل دسترسی بودن اهداف کسب و کار، اطمینان داشته باشد.
- اطمینان داشته باشد که اهداف کسب و کار، زمینه را برای تعیین قلمرو و محدود تجزیه و تحلیل فراهم می‌کند.
بهتر است بدانید که تکنیک‌هایی مانند تجزیه و تحلیل SWOT و تنظیم هدف SMART، از تکنیک‌های اثبات شده و کارآمد برای این بخش است.
۳. محدوده تجزیه و تحلیل کسبوکار را تعیین کنید
دامنه یا محدوده یک مفهوم پیشبردی است که به اعضای تیم شما کمک می‌کند تا نیازهای کسبوکار را بهتر درک کنند. دامنه، راهنمایی برای تمام مراحل فرایند تجزیه و تحلیل کسب و کار است.
وظایف تحلیلگر در این مرحله:
- تهیه پیش نویس از محدوده و حوزه کسبوکار
- ارائه راه‌حل مناسب و موثر از ماهیت، فناوری و تغییرات فرایندی
۴. برنامه تجزیه و تحلیل کسبوکار خود را ایجاد کنید
از عوامل مهم برای موفقیت هر پروژه، برنامه‌ریزی است. تحلیلگر کسبوکار با همراهی صاحب پروژه، می‌تواند برنامه‌ای مفید را جهت ارائه الزامات، طراحی و تدوین کند.
برنامه پاسخگوی بسیاری از سوالات شما و تیم‌تان درباره پروژه است، سبب شفافیت در فرایند تجزیه و تحلیل می‌شود و در تعریف دقیق الزامات پروژه به شما کمک می‌کند.
مسئولیت‌هایی که در ایجاد یک برنامه تحلیل کسبوکار نقش دارند:
- انتخاب مناسب‌ترین اقلام قابل تحویل
- فهرست خاص خروجی‌های تحلیلی کسبوکار تعریف کند؛ به‌گونه‌ای که دامنه را به‌طور کامل پوشش دهد و ذینفعان را نیز شناسایی کند.
- جدول زمانی را برای تکمیل اقلام قابل تحویل کسبوکار را طراحی می‌کند.
۵. الزامات را با جزئیات تعریف کنید
الزامات و نیازمندی‌ها را شفاف، دقیق و قابل اجرا تعریف کنید؛ زیرا الزامات دقیق، اطلاعات لازم را برای تدوین راه‌حل‌ها و راهکارها در دسترس تیم پیاده‌سازی می‌گذارد.
مسئولیت‌های تحلیلگر در این مرحله:
- جمع‌آوری اطلاعات
- بررسی و اعتبارسنجی محصول‌های خروجی
- تجزیه و تحلیل اطلاعات
- استفاده از اطلاعات برای تهیه پیش‌نویس اولیه
- طراحی سوالات مناسب برای حذف شکاف‌ها
۶. از اجرای فنی حمایت کنید
تحلیلگر با هر روش و طریقی باید به تیم فنی کمک کند. از آن‌جایی‌که بسیاری از راه‌حل‌ها به استفاده از نرم‌افزار نیاز دارند، فردی که تحلیل کسب و کار را انجام می‌دهد، باید همراه تیم‌های IT کار کند.
وظایف اصلی تحلیلگر سیستم در این مرحله:
- راه‌حل نهایی را طراحی و بازبینی کند.
- با متخصصان تضمین کیفیت همکاری کند.
- تغییرات را مدیریت کند.
- مستندات مورد نیاز را به‌روزرسانی و بسته‌بندی کند.
- از درک اهمیت الزامات فنی اطمینان داشته باشد.
- برای پاسخگویی به سوالات و کمک کردن به حل بعضی از مشکلات آمادگی داشته باشد.
۷. در اجرای راه‌حل به سازمان کمک کنید
در این مرحله، باید مستندات روشن و دقیقی را ایجاد کنید و به کاربران نهایی آموزش دهید. هدف این مرحله، مطمئن شدن از آمادگی همه اعضای تیم برای پذیرفتن تغییرات است.
درصورتی‌که سازمان نتواند از راه‌حل‌ها به‌درستی استفاده کند، دستیابی به اهداف سخت و پیچیده می‌شود. به‌همین دلیل، تحلیلگر سیستم باید در این مرحله از تحلیل کسبوکار برای حمایت از مجموعه، مشارکت موثر داشته باشد.
وظایف تحلیلگر سیستم در این مرحله:
- تحلیل و توسعه اسناد کسبوکار که به شما، درباره تغییراتی خواهد گفت که باید در روند کسبوکار ایجاد شوند
- آموزش کاربران نهایی تا جایی‌که همه فرایندها و تغییرات را به‌خوبی درک کرده باشند.
- با مشتریان کسبوکار همکاری داشته باشد.
ارزش ایجاد شده توسط راه‌حل را ارزیابی کنید
در طول فرایند تجزیه و تحلیل کسب و کار، مراحل زیادی وجود دارد. نتایج و جزئیات بررسی و مشکلات حل می‌شوند، روابط شکل می‌گیرند و تغییرات مدیریت می‌شوند. به این ترتیب می‌توان ارزش ایجاد شده توسط راه‌حل‌ها را بررسی و ارزیابی کرد.
مسئولیت‌های اصلی در این مرحله:
- ارزیابی پیشرفت واقعی
- پیشنهاد پروژه‌های پیگیری
- انتقال نتایج به حامیان پروژه، تیم پروژه و سایر اعضای سازمان
- و غیره
آموزش تحلیل کسب و کار
تحلیل کسب و کار برای بهبود وضعیت آن، نیاز به آموزش دارد. آموزش باید توسط افراد توانا و متخصص در آن حوزه صورت گیرد که معمولا این افراد با تیم‌های آی‌تی همراهی دارند؛ زیرا این کار با تکنولوژی در ارتباط است.
آنالیز کسبوکار
آنالیز کسبوکار به شما کمک می‌کند که با تحلیل کسب و کار خود، از عملکرد آن مطلع شوید، تغییرات لازم را اعمال کنید و بهبودهایی را در کسب‌وکارتان به وجود آورید.
آنالیز کسبوکار فقط بررسی کسبوکار شما نیست، شما در بازاری فعالیت می‌کنید که رقبایی در آن حضور دارند، برای عقب نیفتادن از فضای رقابت، باید آن‌ها را مورد ارزیابی و بررسی قرار دهید تا همگام با تغییرات بازار پیش بروید و به‌صورت ناگهانی دچار شوکه نشوید.
چرا آنالیز کسبوکار حیاتی است؟
این‌که فقط بخواهید به مسائل روزمره خود فکر کنید، کار ساده‌ای است؛ اما اگر کارها سرعت داشته باشند و از ابتدای روز تا انتهای شب باشند.
آیا میتوانید به برنامه‌های استراتژیک و بلندمدت خود فکر کنید؟ هر اندازه که مجموعه بزرگ‌تر شود، آنالیز کسبوکار برای بررسی وضعیت آن ضروری‌تر خواهد بود.
آنالیز کسبوکار به بررسی جامع کسبوکار در زمینه‌های مختلف می‌پردازد تا با تحلیل کسب و کار از وضعیت آن مطلع شود، کسب و کار را به سمت بهتر شدن پیش ببرد.
سخن پایانی
برای موفقیت در کسب و کار نیاز است که به صورت مداوم یا حداقل مرحله‌ای، آنالیز شود یعنی تحلیل صورت گیرد.
در این فرایند ساختار کسبوکار و عملکرد آن مورد بررسی قرار می‌گیرد تا ایرادات را پیدا کنند یا حتی موارد تازه و جدید را به کسبوکار اضافه کنند تا همراه با تغییرات، کسبوکار رشد و توسعه پیدا کند.
برای انجام این کار شاید نیاز باشد که تحلیل‌گری را استخدام کنید یا خودتان آموزش‌های لازم را درباره تحلیل کسب و کار ببینید تا بتوانید در مسیر توسعه کسب و کار گام بردارید.
تحلیل کسب و کار چیست؟
تحلیل کسبوکار عملی است که شامل شناسایی، درک و حل مشکلات تجاری از طریق استفاده از تحلیل داده‌ها، جمع‌آوری نیازمندی‌ها و تکنیک‌های بهبود فرایند می‌شود.
این کار به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با پر کردن شکاف بین نیازهای تجاری و راه‌حل‌های ارائه شده توسط سهامداران مختلف مانند تیم‌های فناوری و مدیریت، تصمیمات آگاهانه بگیرند و به اهداف خود دست یابند.
چرا تحلیل کسب و کار برای سازمان‌ها اهمیت دارد؟
زیرا آن‌ها را قادر می‌سازد تا عملیات خود را بهینه کنند، ریسک‌ها را به حداقل برسانند و بازده سرمایه‌گذاری خود را بالا ببرند. کسب‌وکارها می‌توانند با به‌کارگیزی تکنیک‌های تحلیل کسبوکار، فرصت‌های رشد را شناسایی كنند و استراتژی‌های بهتری را بچینند.
