در دنیای به شدت رقابتی امروز، هر کسب و کار باید به دنبال بهینه‌ترین روش برای دوام آوردن و کسب موفقیت باشد. استفاده از روش‌های سنتی مدیریت فرآیند، باعث هدر رفتن زمان و پول خواهد شد.
بدین منظور، شرکت‌ها باید به دنبال استفاده از سیستم‌های مدیریت فرایند برای کسب و کار خود باشند. پیاده‌سازی یک سیستم کارآمد برای مدیریت کسب و کار، با مزایای زیادی همراه خواهد بود. Business process management system، که به اختصار BPMS نیز نامیده می‌شود، به معنای سیستم مدیریت فرایند کسب و کار بوده و نقش بسیار مؤثری در کارآمد کردن فرآیندهای جاری در شرکت شما خواهد داشت.
اما منظور ما از یک سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار چیست و چگونه می‌توان این سیستم را پیاده سازی کرد؟ برای پیاده سازی چنین سیستمی باید چه عواملی را در نظر گرفت؟ استفاده از این سیستم با چه مزایایی همراه خواهد بود؟ اگر به دنبال یافتن پاسخ این سؤالات هستید، خواندن ادامه این مطلب را از دست ندهید.
در ادامه این مطلب به طور مفصل درباره BPMS و ویژگی‌های آن صحبت خواهیم کرد.
تعریف دقیق سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار
ابتدا به تعریف دقیق سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار می‌پردازیم تا ذهنیت صحیحی از این سیستم پیدا کنید. BPMS، ابزاری برای اجرای متودولوژی‌های مدیریت است. به کمک این ابزار، می‌توان فرآیندها را از طریق تشخیص هویت فرآیند، مدل سازی فرآیند، خودکارسازی (اتوماسیون) آن، تحلیل فرآیند و در نهایت اندازه‌گیری عملکرد فرآیند، در بهینه‌ترین حالت ممکن اجرا کرد.
مزیت کلیدی سیستم مدیریت فرایند این است که کاربران این سیستم می‌توانند به صورت فعالانه در بهبود فرآیندهای جاری در کسب و کار مشارکت کنند. این مشارکت با استفاده آسان از ابزار فراهم شده توسط این سیستم ممکن شده است. در ادامه به دلیل اصلی و اهمیت انتخاب BPMS برای کسب و کار اشاره خواهیم کرد.
چرا باید یک سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار را به کار بگیرید؟
همانطور که پیش‌تر گفتیم، سیستم مدیریت فرایندها می‌تواند مزایای زیادی را برای یک کسب و کار به همراه داشته باشد. اما مهم‌ترین دلایل و مزایای استفاده از BPMS را می‌توان در موارد زیر خلاصه کرد:
افزایش هوش اجرایی: BPMS کمک می‌کند تا کارایی فرآیندهای جاری در کسب و کار خود را افزایش دهید. صرفه‌جویی در زمان و هزینه لازم برای انجام کارهای تکراری، کمک می‌کند تا به این هدف برسید. همچنین سیستم مدیریت فرایند کسب و کار با تعیین مراحل مهم هر فرآیند، به شما کمک می‌کند تا تصمیمات هوشمندانه‌تری را هنگام اجرای فرآیندها بگیرید. بدین ترتیب، هوش اجرای هر فرآیند بهبود خواهد یافت.
چابکی در سازماندهی: وجود فرآیندهای غیرمنعطف، باعث می‌شود به راحتی در برابر خیل رقبا به زانو دربیایید. چابکی، یک عامل حیاتی در نجات هر کسب و کار و رسیدن آن به موفقیت است. اگر کسب و کار شما نتواند خود را به موقع با تغییرات وفق دهد، مشتریان شما به شرکت‌های رقیب روی خواهند آورد.
سیستم مدیریت فرایند کسب و کار کمک می‌کند تا تغییرات را در کمترین زمان ممکن انجام دهید و نیاز مشتریان را به موقع رفع کنید.
این دو دلیل به تنهایی اهمیت استفاده از BPMS را نشان می‌دهند. بدون در نظر گرفتن این عوامل، شرکت شما شانس کمی برای کسب موفقیت خواهید داشت. اما در پیاده سازی BPMS، باید چه مراحلی را طی کرد؟
مراحل پیاده سازی و استفاده از سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار
در این قسمت، مراحل پیاده‌سازی سیستم مدیریت فرایند را به صورت دقیق توضیح خواهیم داد.
۱. مشخص کردن فرآیندها و تحلیل آن ها
ابتدا اجازه دهید منظور خود را از فرآیند توضیح دهیم. فرآیند، به مجموعه‌ای از فعالیت‌ها گفته می‌شود که به ترتیب و برای رسیدن به یک نتیجه خاص اجرا می‌شوند. قبل از خودکاری سازی هر فرآیندی، لازم است که مستندات مربوط به آن‌ها را تهیه کنید.
مستندسازی فرایندها به همکاری تمامی ذی‌نفعان آن فرآیند وابسته است. همچنین برای این کار باید برنامه‌ریزی دقیقی داشته باشید. پس از مستندسازی فرآیندها، می‌توانید یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار را اجرا کنید. همچنین مستندسازی فرآیندها کمک می‌کند تا متخصصان و کارشناسانی که در شرکت شما حضور دارند، به خوبی بتوانند درستی اجرای فرآیند را کنترل و تأیید کنند.
۲. طراحی فرآیند
برای تعریف هر فرآیند به یک ابزار برای طراحی فرآیندها نیاز خواهید داشت. در این قسمت باید مدلی از هر فرآیند را بسازید. ابزار مورد نیاز برای طراحی فرآیند، امکاناتی نظیر نمودارهای جریان کاری را در اختیار شما خواهد گذاشت.
مزیت اصلی مدل‌سازی فرآیند این است که شما می‌توانید فرآیندهایی را که مستندسازی آن‌ها به سختی انجام شده است را، با اطمینان از این که قابل اجرا شدن هستند، طراحی کنید.همچنین می‌توانید نقاط ضعف فرآیند خود را شناسایی کرده و قبل از خودکاری سازی فرآیند، این نقاط ضعف را رفع کنید. سیستم مدیریت فرایند کسب و کار، ابزارهایی برای مدل سازی فرآیند را در اختیار شما خواهد گذاشت.
۳. خودکار سازی یا اتوماسیون
خودکارسازی به معنای انجام فرآیند بدون کمترین دخالت انسان در اجرای آن است. خودکارسازی جریان‌های کاری به صاحب کسب و کار کمک می‌کند تا فرآیندها را راحت‌تر مدیریت کند و آن‌ها را به بهینه‌ترین حالت ممکن اجرا کند. سیستم مدیریت فرایند کسب و کار به شما در خودکارسازی فرآیندها کمک می‌کند.
خودکارسازی نیازمند در نظر گرفتن فعالیت‌ها و مکانیزم‌هایی است که با شبیه‌سازی رفتار کاربران، هدف مورد نظر شما را برآورده کنند. برای خودکارسازی، سعی کنید کارهایی را در نظر بگیرید که به طور مکرر و تکراری انجام می‌شوند. در واقع به وظایفی فکر کنید که کارمندان شما به صورت روزانه و روتین آن‌ها را انجام می‌دهند. با خودکار سازی این کارها، می‌توانید سریع‌تر به نتیجه موردنظر خود برسید و از اتلاف زمان جلوگیری کنید.
۴. تحلیل فرآیندها
در سیستم مدیریت فرایند کسب و کار می‌توانید گزارش‌های زیادی را دریافت کنید. این گزارش‌ها می‌توانند با یکدیگر تجمیع شده و از آن‌ها برای تحلیل فرآیندها استفاده کنید. در واقع به کمک ابزار گزارش‌گیری می‌توانید به سرعت از نحوه عملکرد هر فرآیند، اطلاعات مفیدی کسب کنید.
در گزارشات به دست آمده توسط BPMS، عناصر کلیدی مربوط به عملکرد هر فرآیند فراهم شده است. این عناصر، اطلاعات مفیدی درباره اعضای تیم و نحوه عملکرد آن‌ها را برای شما فراهم می‌کنند. تحلیل داده‌ها به شما کمک می‌کند تا عوامل مؤثر بر بهبود عملکرد فرآیند را شناسایی کنید.
پس از شناخت مراحل پیاده‌سازی و بکارگیری یک سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار، این سؤال پیش می‌آید که چه سیستمی برای کسب و کار من بهتر است؟ در قسمت بعد به این سؤال پاسخ خواهیم داد.
ارزیابی های لازم برای انتخاب BPMS
برای انتخاب یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار مناسب، باید عوامل متعددی را مدنظر قرار دهید. در ادامه این عوامل را به صورت مفصل بررسی خواهیم کرد.
اما بهتر است قبل از آن با دشواری‌های انتخاب چنین سیستمی آشنا شوید.
دشواری های انتخاب BPMS
انتخاب سیستم مدیریت فرایندها می‌تواند کاری پیچیده و دشوار باشد. مهم‌ترین این دشواری‌ها عبارت‌اند از:
- وجود انتخاب‌های متعدد با امکانات، ویژگی‌ها و قیمت‌های متفاوت.
- انتخاب سیستم مدیریت فرایند کسب و کار روی تمام سازمان تأثیرگذار است نه یک بخش خاص از آن. بنابراین تمامی فرآیندها و روابط بین بخش‌های مختلف سازمان را در نظر بگیرید.
- سیستم انتخابی شما باید با سایر تکنولوژی‌های بکار رفته در سازمان همخوانی داشته باشد.
- شرکت‌ها معمولاً پشتیبانی لازم را از ارائه‌دهندگان چنین سیستم‌هایی دریافت نمی‌کنند. بنابراین انتخاب سیستم از شرکتی که پشتیبانی مناسبی را فراهم کند به خودی خود یک چالش است.
- ممکن است محصول انتخابی شما ابزارهای مناسبی برای یک وظیفه خاص ارائه دهد، اما در برآورده کردن سایر نیازهای شما ناکام بماند.
با وجود این دشواری‌ها اگر نکاتی را که در ادامه مطرح خواهیم کرد در نظر بگیرید، می‌توانید یک محصول مناسب را برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار خود انتخاب کنید.
عوامل مؤثر در انتخاب BPMS
با در نظر گرفتن عوامل کلیدی زیر، می‌توانید محصولی را که به دنبال آن هستید انتخاب و خریداری کنید.
۱. ظرفیت یکپارچه سازی
وجود قابلیت یکپارچه‌سای با سیستم‌هایی نظیر مدیریت محتوای تجاری (Enterprise Content Management)، مدیریت الکترونیکی اسناد (Electronic Document Management)، برنامه‌ریزی منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning) و سایر سیستم‌های مشابه، یک عامل مهم در انتخاب سیستم مدیریت فرایند کسب و کار است.
امکان مدیریت داده‌ها به صورت یکپارچه، استفاده از آن‌ها در حین اجرای فرآیندها را آسان‌تر می‌کند.
۲. میزان کاربردی بودن سیستم
سیستم مدیریت فرایند کسب و کار باید اجرای فرآیندها را ساده‌تر کند و به همین منظور، این سیستم باید برای تمامی ذی‌نفعان قابل استفاده و همچنین قابل فهم باشد. به یاد داشته باشید که این سیستم توسط کارمندان مختلفی که درگیر یک فرآیند هستند استفاده خواهد شد و ممکن است این کارمندان با تکنولوژی و نرم افزار میانه خوبی نداشته باشند!
۳. نحوه پشتیبانی از سیستم
همواره هنگام انتخاب BPMS این نکته را مدنظر قرار دهید که آيا شرکت ارائه دهنده خدمات، پشتیبانی لازم را از محصول خود به عمل می‌آورد یا خیر؟ بررسی کنید که دسترسی به بخش فناوری اطلاعات شرکت مربوطه تا چه حد آسان است.
توجه کنید که آیا پشتیبانی از سیستم توسط خود شرکت سازنده آن انجام می‌شود یا به یک شرکت شخص ثالث سپرده شده است. علاوه بر این، سیستمی ایده‌آل است که یادگیری کار با آن توسط کارمندان شرکت به سرعت انجام شود. بدین ترتیب، حل مشکلات و انجام پشتیبانی می‌تواند با اطمینان به کارمندان و هدایت آن‌ها راحت‌تر انجام شود.
۴. وجود مستندات و در دسترس بودن اطلاعات مربوط به سیستم
وجود مستندات ضروری و اطلاعات مربوط به نحوه کار با سیستم، عامل مهم دیگریست که باید هنگام انتخاب سیستم مدیریت فرایند کسب و کار در نظر بگیرید.
وجود ویدیوهای آموزشی، مثال‌های کاربردی و آموزش‌های قدم به قدم برای کار با سیستم را بررسی کنید. کاربران باید بتوانند بسیاری از نیازهای خود را بدون مراجعه به پشتیبانی، برآورده کنند.
۵. قیمت محصول و زیرساخت های لازم برای پیاده سازی سیستم
ممکن است محصولی را پیدا کنید که تمامی نیازهای شما را برآورده کند اما اگر قیمت آن بیش از حد بالا باشد و با بودجه شما سازگار نباشد، ارزش خرید ندارد. سعی کنید یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار مقرون به صرفه را انتخاب کنید.
علاوه بر این، ضروریست که وجود زیرساخت‌های لازم برای بکارگیری سیستم انتخابی را بررسی کنید. آیا سرور شما به صورت متمرکز است یا به صورت تمرکززدایی شده؟ آیا زیرساخت فناوری اطلاعات موجود در شرکت، توانایی پشتیبانی از سیستم انتخابی شما را دارد؟ پاسخ به این سؤالات، نقش مهمی در انتخاب سیستم مناسب دارد.
۶. سازگای با فرهنگ حاکم بر کسب و کار
این نکته را فراموش نکنید که اجرای فرآیندها باید با فرهنگ شرکت شما سازگاری داشته باشد. اگر سیستمی را انتخاب کنید که استفاده از آن با اعتراض کارمندان همراه شود، به موفقیت نخواهید رسید.
در واقع هدف شما نباید این باشد که بهترین سیستم موجود در بازار را انتخاب کنید، بلکه باید شرایط شرکت و کسب و کار خود را در نظر گرفته و بهترین سیستمی را که با سازمان شما سازگاری دارد، انتخاب کنید.
بازار سیستم های مدیریت فرایند کسب و کار
بازار سیستم‌های مدیریت فرآیندهای مربوط به کسب و کار بسیار گسترده است و شرکت‌های زیادی اقدام به تولید چنین سیستم‌هایی کرده‌اند. این شرکت‌ها، نیازهای سازمان‌ها را شناسایی کرده و راه حل خود را به صورت یک سیستم یکپارچه با قابلیت‌های مختلف ارائه داده‌اند.
شرکت‌های کوچک‌تری نیز وجود دارند که با تمرکز بر یک جنبه خاص سیستم مدیریت فرایند کسب و کار نظیر طراحی فرآیند، همکاری بین اعضا و مدیریت فرآیند، محصولاتی را تولید کرده‌اند. از سیستم‌هایی که در بازار وجود دارد، می‌توان برای مدیریت فرآیندهای پیچیده در شرکت‌های بزرگ که تعداد بسیار زیادی کارمند دارند، استفاده کرد.
علاوه بر این می‌توان از سیستم‌های موجود در بازار برای خودکارسازی فرآیندهای ساده‌ای که به مدل‌سازی نیازی ندارند نیز بهره برد. بهترین سازندگان سیستم مدیریت کسب و کار در دنیا عبارت‌اند از:
- شرکت Appian
- شرکت IBM
- شرکت Integrify
- شرکت Pegasystems
این شرکت‌ها با شناخت دقیق نیازهای کسب و کارهای مختلف توانسته‌اند سهم خوبی از بازار سیستم مدیریت فرایند کسب و کار را به دست آورند. هر یک از محصولات این شرکت‌ها، طیف مختلفی از خدمات را ارائه می‌دهند. با در نظر گرفتن نکاتی که پیش‌تر به آن‌ها اشاره کردیم می‌توانید سیستم مناسب کسب و کار خود را انتخاب کنید.
کلام پایانی درباره BPMS
در این مطلب، با سیستم مدیریت فرایند کسب و کار آشنا شدید. بکارگیری BPMS نقش مهمی در مدیریت صحیح و بهینه فرآیندهای جاری در کسب و کار شما خواهد داشت. بنابراین اگر تاکنون به فکر استفاده از این سیستم نبوده‌اید، با در نظر گرفتن نکات گفته شده در این مطلب، یک سیستم مناسب را برای مدیریت بهینه فرآیندها پیاده سازی کنید.
