بحث و اختلاف نظر درباره این موضوع که از میان دو روش سفر کردن به مناطق مختلف دنیا برای انجام تجارت و کسب‌وکار و یا بالعکس استفاده از امکانات برقراری ارتباط از راه دور مانند ویدئو کنفرانس، تلفن و یا ایمیل، کدام مؤثرتر و دارای بازدهی بیشتر است، مسئله ای است که بارها و بارها در وبلاگ ها با آن برخورد کرده ایم. حدس من چنان است که اغلب افراد فعال در زمینه تجارت بطور غریزی معتقدند که چنانچه مذاکرات صورت فردی و چهره به چهره انجام شوند، مؤثرتر خواهند بود، در حالیکه مدیران با نیم نگاهی به بودجه خود، اغلب رویکرد ارتباط از راه دور را ترجیح می دهند.
آیا واقعاً لازم است که برای مذاکرات شغلی به نقاط دور سفر کنیم؟
دیدگاه شما به این مسئله ممکن است از طریق تجربه شخصی و یا شنیده هایتان شکل گرفته باشد. با این حال، انجام تحقیقات دقیق دانشگاهی می تواند در روشن ساختن این موضوع مثمرثمر باشد. متأسفانه اتفاق نظر کمی درباره این مسئله وجود داشته و دانشگاهیان نیز در انتخاب یکی از این رویکرد، به دو دسته مجزا تقسیم می شوند. یکی از اساتید مدرسه مدیریت Kellogg چنین می گوید: “نتایج برخی مطالعات حاکی از آن است که تماس چهره به چهره یا فرد به فرد برای دستیابی به پیامدهای مطلوب دو جانبه ضروری است، درحالیکه مطالعات دیگر نشان می دهند که تماس چهره به چهره تأثیری بر نتایج باقی نمی گذارد.” بعلاوه، برخی مطالعات دیگر مبنی بر آن هستند که دیدن فرد مذاکره کننده و شنیدن صدای او، در واقع از رسیدن به توافق نهایی ممانعت نموده و از خلق ارزش های مشترک میان شرکت ها جلوگیری می نماید.”
بر اساس اظهارات یکی از کارشناسان، مشکل اصلی در اینجا نهفته است که مطالعات قبلی از دقت و ظرافت کافی برخوردار نبوده اند و ارتباطات مختلف می توانند در شرایط مختلف مؤثر واقع شوند. وی سرپرست یک برنامه تحلیل متا (meta analysis) با هدف تحقیق بر روی همین موضوع بوده است که در نهایت به سه نتیجه ذیل دست یافت:
در مورد افرادی که بدون هر حالتی خنثی و بدون هر نوع ارتباط قبلی قصد برقراری ارتباط با یکدیگر را دارند، کانال های ارتباط رو در رو منجر به افزایش احتمال دستیابی به پیامدهای دارای کیفیت بالا می گردد:
محققان بدین نتیجه دست یافتند که هر گاه افراد ناآشنا با هم قصد انجام مذاکره ای را داشته باشند، استفاده از رسانه های ارتباطی که امکان دیدن و شنیدن صداها را فراهم می سازند، در ایجاد تفاهم و سازگاری دوجانبه مؤثر خواهد بود. همچنین روش های غیرکلامی مانند آهنگ صدا، حالات چهره و بدن هنگی به دو طرف کمک می کنند تا طرف مقابل را بهتر شناخته و در راستای تسهیم و یکپارچه سازی اطلاعات، بیشتر به هم اعتماد کنند.
هنگامیکه شرکاء از سابقه همکاری با یکدیگر یا اشتیاق فراوان به همکاری مجدد برخوردار باشند، کانال های ارتباطی رو در رو هیچ تأثیری بر احتمال بروز پیامدهای دارای کیفیت بالا بر جای نمی گذارند:
در این مورد باید چنین گفت که شرکای مذاکره کننده همواره به سبب وجود یک تاریخچه یا هویت مشترک، بهترین شرکای خود را برای مذاکره مجدد برمی گزینند. همچنین این شرکاء ارتباط با شریک قدیمی خود را بر مبنای بهترین مقاصد و اهداف خود پایه ریزی می کنند، زیرا قبلاً سطح اعتماد کافی میان آنان بوجود آمده است. از این رو، محققان بدین نتیجه دست یافتند که تماس چهره به چهره این نوع مذاکره کنندگان تأثیری بر کیفیت نتایج مذاکرات بر جای نمی گذارد.
همچنین استفاده از کانال های ارتباط رو در رو در مورد افرادی‌که با نوعی سابقه خصومت و کینه نسبت به یکدیگر در مذاکرات حاضر شده و یا به فکر منافع شخصی خود هستند نیز نمی تواند نتایج مطلوبی را در پی داشته باشد:
بروز رفتار پرخاشگرانه در طی جلسات مذاکره می تواند منجر به کاربرد تاکتیک های رقابتی بمنظور دفاع از خود و حمایت از خواسته های خود توسط هر یک از طرفین گردد. در نتیجه، این ارتباط رو در رو از تبادل اطلاعات جلوگیری نموده و نهایتاً دو طرف به توافق موفقیت آمیز دست نمی یابند. کانال های ارتباط رو در رو نه تنها اطلاعات حقیقی را منتقل می نمایند، بلکه احساسات را نیز تشدید می نمایند. همچنین این کانال ها از نیروی بالقوه جهت افزایش دادن تضادهای قبلی برخوردار می باشند. محققان معتقدند: هنگامیکه کار به بحث های شدید و تنش زا می رسد، حل و فصل اختلافات از طریق روش های ارتباطی محدودتر (معمولاً روش های الکترونیکی) و کمک خواستن از عامل واسطه امکانپذیر خواهد بود.
از این رو، مذاکراتی که در برای نخستین بار میان دو طرف انجام می گیرند بایستی بصورت رو در رو انجام گرفته و هنگامیکه از قبل آشنایی میان دو طرف وجود داشته باشد، بهتر است مذاکرات از طریق ایمیل انجام پذیرند. البته در صحت این موضوع شکی نیست که برای حفظ روابط نزدیک با مشتریان لازم است تا مذاکره با آنها بصورت چهره به چهره انجام پذیرد.
اما ممکن است سوال دیگری نیز در ذهن نقش بندد و آن اینکه: آیا بهترین روش برخورد با یک ارتباط دشوار، دوری کردن از برقراری آن است؟ البته همه می دانیم که بطور غریزی بهترین روش سوار شدن هواپیما و سفر به جایی است که طرف مذاکره شما در آنجا منتظر شماست. مسلماً این کار آسانتر از زمانی است که بخواهید از فاصله ای زیاد با فردی صحبت کنید که حتی او را نمی بینید.
حقوق مادی و معنوی این مقاله متعلق به مدرسه عالی کسب و کار ماهان است.
