قانون پارکینسون در مباحث مدیریتی چه جایگاهی دارد؟
ممکن است از طرف شرکت موظف به تهیه گزارش مفصلی شده باشید که در شرایط عادی حدود یک هفته زمان نیاز داشته باشد. اما شرکت برای تهیه آن مهلت دوهفته‌ای تعیین کرده است. به‌احتمال‌زیاد به‌جای اینکه زمان را مدیریت و عملکردتان را بهبود ببخشید تا گزارش را در همان یک هفته تکمیل کنید، کار را به صورتی ادامه می‌دهید تا در دو هفته تکمیل شود. این موضوع در مورد بسیاری از افراد صادق بوده و تحت قانون پارکینسون شناخته‌شده است. اما این قانون چگونه به وجود آمده است؟
قانون پارکینسون چیست؟
در سال 1995 سی نورتکوت پارکینسون (Cyril Northcote Parkinson) مورخ و نویسنده بریتانیایی وابسته به نیروی دریایی، در مقاله‌ای برای مجله اکونومیست نوشت: «کار به شکلی کش داده می‌شود تا زمان موجود برای تکمیل آن را پر کند». پارکینسون معتقد بود: «ما از تمام زمان در نظر گرفته‌شده برای انجام یک کار استفاده می‌کنیم حتی اگر به آن نیازی نداشته باشیم».
به زبان ساده قانون پارکینسون می‌گوید؛ وقت بیشتر یعنی اتلاف وقت بیشتر، کارمند بیشتر یعنی بیکاری بیشتر، دخل بیشتر یعنی خرج بیشتر. پارکینسون با کمک تجاربش در بخش خدمات مدنی به این نتیجه رسیده بود و اسم آن را قانون پارکینسون گذاشت. پس از گذشت سال‌ها، نظریه پارکینسون در حوزه کسب‌وکار و وظایف تعریف شده در سازمان‌ها به شهرت رسید.
چگونه می‌توان کار بیشتری را در مدت‌زمانی کمتری انجام داد؟
برای مدیران غلبه بر قانون پارکینسون اهمیت ویژه‌ای دارد که مهم‌ترین تکنیک برای غلبه بر آن نیز این گزاره است: تعیین مهلت زمانی و ضرب‌الاجل معقول و پایبندی به انجام کار در زمان تعیین شده، روش فرار کردن از مضرات قانون پارکینسون است.
علاوه بر گزاره بالا می‌توان از روش‌های افزایش بهره‌وری و مدیریت زمان برای غلبه بر این قانون نیز استفاده کرد:
1- به کار بردن قانون دو دقیقه‌ای
این یک قانون اصلی در روش «به انجام رساندن کارها» (Getting Things Done) است که توسط دیوید آلن مشاور بهره‌وری خلق شده است. روال کار این قانون بدین‌صورت است؛ تمامی کارهایی که تکمیل آنها کمتر از دو دقیقه طول می‌کشد به‌جای برنامه‌ریزی یا به آینده موکول کردن باید به‌سرعت انجام شود. مدت‌زمان دو دقیقه ممکن است با توجه به ماهیت کار متفاوت باشد اما اصل اساسی همان است: کاری را که الان میتوانید انجام دهید، به تعویق نیندازید و به‌سرعت انجام دهید. پاسخ سریع دادن به یک ایمیل، مثالی از این نوع است.
2- پیروی کردن از اصل پارتو
اصل پارتو (Pareto principle) که غالبا قانون 80/20 خوانده می‌شود بیان می‌کند که 80درصد نتایج به‌دست‌آمده ناشی از 20درصد فعالیت‌ها است. اصل پارتو بدان معناست که بخش عمده کار ما تأثیر کمتری درنتیجه نهایی دارد، حال‌آنکه بخش مهمی از نتایج در یک بازه زمانی کوتاه حاصل می‌شود. با در نظر داشتن این قانون، چالش اصلی مشخص کردن مهم‌ترین فعالیت و سپس اختصاص 20درصد زمان به آن است بنابراین یک کار در کمترین مدت‌زمان ممکن به نتیجه می‌رسد.
