هزینه‌یابی مبتنی بر فعالیت، یکی از مدل‌های حسابداری هزینه است. از این مدل برای تخصیص تمامی هزینه‌ها بر اساس زمان صرف‌شده برای فعالیت‌های مربوط به خدمات و محصولاتی استفاده می‌شود که به مشتری ارائه می‌شوند. در مدل‌های سنتی حسابداری هزینه، هزینه‌های غیرمستقیم (بالاسری) را بر اساس حجم تخصیص می‌دهند. در نتیجه، هزینه‌های محصولات با حجم زیاد معمولاً بیش از اندازه در نظر گرفته می‌شوند و هزینه‌های مربوط به محصولات با حجم پایین، کمتر برآورد می‌شوند.
بر خلاف روش‌های سنتی برای حسابداری هزینه، در مدل هزینه‌یابی مبتنی بر فعالیت (ABC)، به منظور محاسبه‌ی هزینه‌های «واقعی» محصولات، مشتریان یا خدمات، هزینه‌های غیرمستقیم را نه بر اساس حجم، بلکه بر اساس فعالیت‌های مورد نیاز یا کارهای انجام‌شده برای آن‌ها تخصیص می‌دهند.
در روش هزینه‌یابی مبتنی بر فعالیت (ABC)، به جای آن‌که درصدهای دلخواه بزرگی را برای تخصیص هزینه‌ها در نظر بگیرند، سعی می‌کنند تا رابطه‌ی علّی و معلولی را مشخص کرده و بدین ترتیب، هزینه‌ها را به صورت هدفمند تخصیص دهند.
پس از آن‌که هزینه‌ی فعالیت‌ها مشخص شد، هزینه‌ی هر یک از این فعالیت‌ها را تا آن جایی که از آن‌ها برای یک محصول استفاده می‌شود، به آن محصول نسبت می‌دهند. به این ترتیب، در روش هزینه‌یابی مبتنی بر فعالیت (ABC) معمولاً هزینه‌های بالاسری بزرگ به ازای هر واحد مشخص می‌شوند. بدین ترتیب، می‌تواند مستقیماً روش‌هایی را برای کاهش هزینه‌ها یا دریافت عدد بیشتر به ازای محصولات پرهزینه پیدا کرد.
یک فرض اساسی در استفاده از مدل هزینه‌یابی مبتنی بر هزینه (ABC) وجود دارد. بر اساس این فرض، هزینه‌ها به واسطه‌ی خود محصولات یا خدمات تولید نمی‌شوند، بلکه فعالیت‌های لازم برای تولید یا خدمت هستند که هزینه‌ها را تشکیل می‌دهند. با توجه به این‌که محصولات مختلف مستلزم انجام فعالیت‌های مختلف است و هر یک از این فعالیت‌ها به مقادیر مختلفی از منابع نیاز دارند، باید وزنی را برای هر یک از آن‌ها در نظر گرفت.
برگرفته از کتاب هزینه و اثر: استفاده از سیستم‌های هزینه یکپارچه برای کسب سود و بهبود عملکرد، انتشارات دانشکده کسب و کار هاروارد (کاپلان، آر.اس. و کوپر، آر. 1998).
اطلاع از هزینه‌های واقعی در هنگام تصمیم‌گیری به شما کمک می‌کند تا :
- نقاط سر به سر اقتصادی را تعیین کنید؛
- «سود‌سازها» و «زیان‌سازها» را شناسایی کنید (یعنی «ارزش مشتری» را ارزیابی کنید)؛
- فرصت‌های بهبود را بیابید؛
- گزینه‌های سرمایه‌گذاری را با هم مقایسه کنید.
چنان‌چه هزینه‌های بالاسری زیاد باشند و پیچیدگی‌ها و مدیریت هزینه‌های محصولات و مشتریان بسیار با هم متفاوت باشند، استفاده از روش هزینه‌یابی مبتنی بر هزینه سودمند است. در روش هزینه‌یابی مبتنی بر هزینه، هزینه‌های غیرمستقیم به هزینه‌های مستقیم تبدیل می‌شوند. مدل هزینه‌یابی مبتنی بر هزینه (ABC) سیستم مدیریت هزینه‌ی دقیق‌تری نسبت به روش‌های سنتی برای حسابداری هزینه دارد. در این سیستم، هزینه‌ی «واقعی» برای یک محصول یا خدمت تعیین می‌شود و بنابراین، فرصت‌هایی برای بهبود اثربخشی و کارآیی فرآیندهای کسب و کار وجود دارد.
مدل‌های دیگری که شبیه به مدل هزینه‌یابی مبتنی بر هزینه (ABC) هستند، عبارتند از هزینه‌ی کلّی مالکیت (TCO) و هزینه‌های چرخه‌ی عمر. هزینه‌ی کلّی مالکیت (TCO)، یک نوع محاسبه است که هزینه‌ی کلّی سرمایه‌گذاری از جمله خریدهای یک مرتبه‌ای، هزینه‌های تکراری و هزینه‌های عملیاتی را شامل می‌شود. از مفهوم هزینه‌ی کلّی مالکیت (TCO) به وفور در پیاده‌سازی در حوزه‌ی فناوری اطلاعات (IT) استفاده می‌شود.
در این حوزه، بیان مزایا به صورت عددی دشوار است و بیشتر سعی می‌شود تا هزینه‌های پروژه کمینه شوند. در تحلیل هزینه‌ی چرخه‌ی عمر، هزینه‌ی یک سیستم یا محصول را در کل بازه‌ی عمر آن محاسبه می‌کنند.
برای اجرای یک تحلیل ساده‌ی هزینه‌یابی مبتنی بر هزینه (ABC) پنج مرحله دنبال می‌شود.
- تعریف اهداف هزینه‌ای، فعالیت‌های غیرمستقیم و منابع مورد استفاده برای فعالیت‌های غیرمستقیم.
- تعیین هزینه به ازای هر فعالیت غیرمستقیم.
- شناسایی عوامل هزینه برای هر یک از منابع.
- محاسبه‌ی هزینه‌های کلّی غیرمستقیم محصول برای هر نوع هدف هزینه‌ای.
- تقسیم هزینه‌های کلّی بر تعداد برای هزینه‌ی غیرمستقم به ازای هر یک از اهداف هزینه‌ای.
اهداف هزینه‌ای، محصولات، مشتریان، خدمات یا چیزهای دیگری هستند که به عنوان هدف در هر حسابداری هزینه مد نظر قرار می‌گیرند. فعالیت‌ها هم هر آن چیزهایی هستند که یک شرکت برای انجام کسب و کار خود صورت می‌دهد.
برخی از فعالیت‌ها عبارتند از: دریافت، بارگذاری، بسته‌بندی، جابجایی، تماس، توضیح، فروش، خرید، تبلیغات، محاسبات، نوشتن سفارش، خواندن سفارش و سایر موارد مشابه دیگر.
فعالیت‌های غیرمستقیم را نمی‌توان مستقیماً به اهداف هزینه‌ای نسبت داد. منابع نیز همان ماشین‌ها، کامپیوترها، افراد و دیگر ظرفیت‌ها یا دارایی‌هایی هستند که می‌توان (بخشی از آن‌ها را) به یک فعالیت تخصیص داد.
با استفاده از هزینه‌یابی مبتنی بر هزینه می‌توان مشتریان را بر اساس سودآوری واقعی بخش‌بندی کرده و ارزش هر یک از مشتریان را به شکل دقیق‌تری به دست آورد. به این ترتیب می‌توان این روش را به عنوان اولین گام در مدیریت مبتنی بر فعالیت (ABM) دانست.
در روش هزینه‌یابی مبتنی بر هزینه (ABC)، اثربخشی یا بهره‌وری فعالیت‌ها محاسبه نمی‌شود، اما این پارامترها برای بهبود بسیار مهم و ضروری هستند. علاوه بر این، در روش هزینه‌یابی مبتنی بر فعالیت (ABC) فرض می‌شود که امکان تعیین اهداف هزینه‌ای، فعالیت‌ها و منابع منحصر بفرد هم وجود دارد.
در پایان روز، خروجی تحلیل روش هزینه‌یابی مبتنی بر فعالیت (ABC) صرفاً به همان اندازه‌ی ورودی آن دقت دارد.
Kaplan, R.S. and Cooper, R. (1998) Cost & Effect: Using Integrated Cost Systems to Drive Profitability and Performance. Cambridge MA: Harvard Business School Press