اگر در حوزه مدیریت پروژه تحقیق کرده باشید، احتمالا با واژه‌ی اجایل برخورد کرده‌اید. اما مدیریت پروژه اجایل چیست؟ مدیریت پروژه چابک یا (Agile Project Management)، رویکردی تکراری برای برنامه‌ریزی و هدایت فرآیندهای پروژه است که آنها را به چرخه‌های کوچک‌تری به نام اسپرینت (Sprint) یا تکرار تقسیم می‌کند. مدیریت پروژه اجایل در حقیقت رویکردی است که به تجزیه پروژه‌های بزرگ به وظایف کوچک می‌پردازد. یکی از ویژگی‌های اصلی کار به سبک مدیریت پروژه چابک، توانایی بالای پاسخگویی به مواردی است که در طول پروژه به وجود می‌آیند. ایجاد یک تغییر ضروری در یک پروژه در زمان مناسب می‌تواند باعث صرفه‌جویی در منابع شود و به ارائه یک پروژه موفق کمک کند. در این مقاله به آموزش مدیریت پروژه چابک، قواعد کلی، نکات مهم و روش اجرای آن خواهیم پرداخت.
تاریخچه مدیریت پروژه به روش اجایل
در قرن 21ام استفاده از روش مدیریت پروژه اجایل به خصوص در حوزه IT و برای پروژه‌های توسعه نرم‌افزار افزایش چشم‌گیری داشته است. با این حال، مفهوم توسعه مستمر به اواسط قرن بیستم بازمی‌گردد و اشکال مختلفی به خود گرفته است که توسط رهبران مختلف در طول دهه‌ها حمایت شده است. در دهه 1990، تیم‌های نرم‌افزاری دریافتند که روش‌های مدیریت پروژه سنتی مثل مدل آبشار مشکلات زیادی دارند. آنها دریافتند که مشکلات این روش‌های سنگین مانند فقدان انعطاف‌پذیری، سازگاری، و حتی استقلال، پاسخ دادن به تغییرات یا گنجاندن آموخته‌هایشان را در حین کار دشوارتر می‌کند.
روش‌های مدیریت پروژه چابک به تیم‌ها این امکان را می‌داد تا بتوانند تغییرات را برای ساخت بهترین محصول ممکن در نظر بگیرند. برای انجام این کار، آنها به چرخه‌های توسعه کوتاه‌تر (به نام اسپرینت)، فرآیند تکراری‌تر، و بازخورد و آزمایش مداوم نیاز داشتند. سپس در سال 2001، گروهی از توسعه‌دهندگان نرم‌افزار گرد هم آمدند تا در مورد اصول اصلی مدیریت پروژه چابک بحث کنند و فلسفه‌ی پشت آن را بررسی کنند.
متدولوژی پروژه اجایل چیست؟
متدولوژی پروژه اجایل پروژه‌ها را به قطعات کوچک تقسیم می‌کند. این قطعات پروژه در جلسات کاری که اغلب اسپرینت نامیده می‌شود تکمیل می‌شوند. طول اسپرینت‌ها اغلب بین چند روز تا چند است. این جلسات از مرحله طراحی اولیه تا کنترل و تضمین کیفیت (QA) اجرا می‌شود. متدولوژی اجایل به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا پس از تکمیل بخش‌ها به انتشار آنها بپردازند. این زمان‌بندی انتشار مداوم به تیم‌ها امکان می‌دهد تا به سرعت نقص‌ها را برطرف کنند. این ویژگی به کاهش احتمال شکست در مقیاس بزرگ کمک می‌کند، زیرا امکان بهبود مستمر در طول چرخه عمر پروژه وجود دارد.
همانطور که در بالا ذکر شد، اولین روش‌های مدیریت پروژه چابک بر روی نرم‌افزار متمرکز بود و مانیفست چابک توسط توسعه‌دهندگان نرم افزار ایجاد شد. اما این روش محدود به دنیای نرم‌افزار نیست. فرقی نمی‌کند در حال ایجاد نرم‌افزار یا چیزی کاملاً متفاوت (مانند کمپین بازاریابی) باشید، نکات مهمی وجود دارد که میتوانید از آنها استفاده کنید، مهم نیست در چه صنعتی مشغول به کار هستید.
مانیفست اصلی مدیریت پروژه به روش اجایل دارای 4 ارزش اصلی است:
- افراد و تعاملات از فرآیندها و ابزار ارزشمندترند
- کار بر روی نرم‌افزار از مستندات جامع ارزشمندتر است
- همکاری مشتری از مذاکره بر سر قرارداد ارزشمندتر است
- پاسخ به تغییر از پیروی از یک برنامه ارزشمندتر است
این ارزش‌های اصلی در قلب همه رویکردهای مدیریت پروژه چابک قرار دارند و همه چیز را از روش‌های استاندارد کار گرفته تا 12 اصل مدیریت پروژه چابک به شما اطلاع می‌دهند. آنچه از ارزش‌های اصلی مشخص می‌شود این است که رویکردهای چابک بیش از همه، مشارکتی و مبتنی بر افراد هستند. این مسئله نه تنها در مورد فرآیندهای کاری، بلکه در مورد محصولات نهایی نیز صدق می‌کند. یعنی هدف ساخت یک محصول کاربردی است که بیشترین ارزش را به کاربر نهایی ارائه دهد.
12 اصل مدیریت پروژه چابک
طبق مانیفست چابک، 12 اصل کلیدی مدیریت پروژه چابک وجود دارد. آنها عبارتند از:
- اولویت شماره یک رضایت مشتری از طریق تحویل سریع و مستمر محصول ارزشمند است.
- از تغییر و تحول حتی در اواخر مراحل توسعه استقبال کنید.
- نرم‌افزار را به طور مکرر، از چند هفته تا چند ماه، با اولویت به مقیاس زمانی کوتاه‌تر، تحویل دهید.
- افراد تیم و توسعه‌دهندگان باید به صورت روزانه در طول پروژه با یکدیگر همکاری کنند.
- پروژه‌ها را حول افراد با‌انگیزه بسازید. به آنها فضای لازم را بدهید، از آنها حمایت کنید و برای انجام کارها به آنها اعتماد کنید.
- بهترین و کاراترین شیوه‌ی انتقال اطلاعات به تیم توسعه، گفتگوی رو در رو است.
- توجه داشته باشید که معیار پیشرفت، محصول نهایی است.
- فرآیندهای چابک توسعه پایدار را ترویج می‌کنند. حامیان مالی، توسعه‌دهندگان و کاربران باید بتوانند به طور نامحدود یک سرعت ثابت را حفظ کنند.
- توجه مستمر به برتری فنی و طراحی خوب، چابکی را افزایش می‌دهد.
- سادگی از مهم‌ترین اصول مدیریت پروژه چابک است.
- بهترین معماری‌ها، نیازمندی‌ها و طرح‌ها از تیم‌های خودسازمان‌دهنده پدید می‌آیند.
- در فواصل زمانی منظم، افراد تیم در مورد چگونگی موثرتر شدن فکر می‌کند و سپس رفتار خود را بر اساس آن تنظیم می‌کنند.
روش مدیریت پروژه چابک از شما می‌خواهد تا همسو شوید، همسو بمانید و با هم کار کنید. این برای همه افراد درگیر مثل اعضای تیم شما، تجار، سایر بخش‌ها و سهامداران صدق می‌کند. در حقیقت روش‌های مدیریت پروژه چابک بر یک فرآیند بسیار مشارکتی و پایه‌های بین فردی قوی متکی هستند.
روش مدیریت پروژه چابک
مدیریت پروژه چابک از تیم‌ها می‌خواهد که به‌طور مداوم زمان و هزینه را در حین حرکت در کار خود ارزیابی کنند. در روش مدیریت پروژه چابک، توسط نمودارهای مختلف می‌توان میزان پیشرفت پروژه را مشاهده کرد. مدیریت پروژه چابک به حضور و مشارکت مدیر پروژه نیاز ندارد. اگرچه مدیر پروژه برای موفقیت تحت روش‌های سنتی تحویل پروژه، مانند مدل آبشار که در آن موقعیت، بودجه، پرسنل، محدوده پروژه و سایر عناصر کلیدی را مدیریت می‌کند، ضروری است، نقش مدیر پروژه تحت APM بین اعضای تیم توزیع می‌شود. به عنوان مثال، صاحب محصول اهداف پروژه را تعیین می‌کند، در حالی که اعضای تیم برنامه‌ریزی، گزارش پیشرفت و وظایف را تقسیم می‌کنند.
البته مدیران پروژه همچنان می‌توانند در مدیریت پروژه چابک استفاده شوند. بسیاری از سازمان‌ها هنوز از آنها برای پروژه‌های اجایل استفاده می‌کنند. به‌ویژه برای پروژه‌های بزرگ‌تر و پیچیده‌تر. این سازمان‌ها عموماً مدیران پروژه را بیشتر در نقش هماهنگ‌کننده قرار می‌دهند و مالک محصول مسئولیت تکمیل کلی پروژه را بر عهده می‌گیرد. مدیریت پروژه چابک می‌خواهد که اعضای تیم بدانند چگونه در چارچوب کار کنند. آنها باید بتوانند با یکدیگر همکاری کنند. آنها باید بتوانند به خوبی ارتباط برقرار کنند تا پروژه‌ها را در مسیر خود نگه دارند. همچنین باید احساس راحتی کنند که اقدامات مناسب را در زمان‌های مناسب انجام دهند تا با برنامه‌های تحویل همگام باشند.
اجزای کلیدی مدیریت پروژه چابک
داستان‌های کاربر
به زبان ساده، یک داستان کاربر یک تعریف سطح بالا از یک درخواست کاری است. این شامل اطلاعات کافی است تا تیم بتواند تخمین معقولی از تلاش لازم برای انجام درخواست ارائه دهد. این توضیح کوتاه و ساده از دیدگاه کاربر نوشته شده است و بر ترسیم آنچه مشتری شما می‌خواهد (اهداف آنها) تمرکز دارد.
اسپرینت‌ها
اسپرینت‌ها یک تکرار کوتاه هستند که معمولاً بین یک تا سه هفته طول می‌کشد تا تکمیل شود، جایی که تیم‌ها روی وظایف تعیین‌شده در جلسه برنامه‌ریزی کار می‌کنند. همانطور که پیش می‌روید، باید به طور مداوم این اسپرینت‌ها را تکرار کنید تا زمانی که محصول شما آماده شود. هنگامی که اسپرینت به پایان رسید، باید محصول را بررسی کنید و ببینید چه چیزی کار می‌کند و چه چیزی کار نمی‌کند. سپس تغییرات لازم را اعمال کنید و یک اسپرینت دیگر را برای بهبود محصول یا خدمات خود شروع کنید.
جلسات ایستاده
جلسات ایستاده روزانه که معمولا زیر 10 دقیقه است، به عنوان «جلسات روزانه اسکرام» نیز شناخته می‌شود و راهی عالی برای اطمینان از اینکه همه در مسیر درست هستند است. این فعل و انفعالات روزانه به عنوان «ایستادن» شناخته می‌شوند، زیرا شرکت‌کنندگان باید ایستاده بمانند و به کوتاه‌تر و دقیق ماندن جلسات کمک کنند.
تخته چابک
تخته چابک به تیم شما کمک می‌کند تا پیشرفت پروژه را پیگیری کنید. تخته چابک می‌تواند یک تخته سفید با یادداشت های چسبناک، یا یک برد “kanban” در یک نرم افزار مدیریت پروژه باشد.
نیازمندی‌ها
نیازمندی‌های محصول یا “Backlog” در حقیقت یک لیست الویت‌بندی‌شده از همه‌ی مواردی است که باید در محصول گنجانده شوند. بکلاگ می‌تواند ویژگی‌ها، رفع اشکال، الزامات و تقریباً هر چه که برای ارائه محصول نهایی را شامل شود. در واقع در هنگام برنامه‌ریزی اسپرینت، نیازهای موجود در بکلاگ برای تکمیل شدن به اسپرینت منتقل می‌شوند. مدیریت بکلاگ یا نیازمندی‌های محصول برای مدیران پروژه در یک محیط چابک نقش حیاتی دارد.
5 مرحله در مدیریت پروژه اجایل
هدف اجایل تولید چرخه‌های توسعه کوتاه‌تر و انتشار محصولات بیشتر نسبت به مدیریت پروژه آبشار سنتی است. این بازه زمانی کوتاه‌تر، تیم‌های پروژه را قادر می‌سازد تا به تغییرات مورد نیاز مشتری واکنش مؤثرتری نشان دهند. شما میتوانید از فریمورک‌های مختلف اجایل استفاده کنید. دو مورد kanban و scrum از رایج‌ترین آنها هستند. اما هر متدولوژی اجایل از همان فرآیند اساسی پیروی می‌کند که شامل موارد زیر است:
1. برنامه‌ریزی پروژه
مانند هر پروژه دیگری، قبل از شروع تیم شما باید هدف نهایی، ارزش سازمان یا مشتری و نحوه دستیابی به آن را درک کند. در اینجا میتوانید محدوده پروژه را مشخص کنید، اما به یاد داشته باشید که هدف از استفاده از مدیریت پروژه اجایل این است که بتوانیم تغییرات و اضافات پروژه را به راحتی بررسی کنیم، بنابراین محدوده پروژه نباید غیرقابل تغییر باشد.
2. ایجاد نقشه راه محصول
نقشه راه خلاصه‌ای از ویژگی‌هایی است که محصول نهایی را تشکیل می‌دهد. این یکی از اجزای مهم در مرحله برنامه‌ریزی چابک است، زیرا تیم شما این ویژگی‌های فردی را در طول هر اسپرینت ایجاد می‌کند. در این مرحله، شما همچنین یک بکلاگ محصول ایجاد خواهید کرد، که لیستی از تمام ویژگی‌ها و موارد قابل تحویل است که محصول نهایی را تشکیل می‌دهد.
3. برنامه‌ریزی انتشار
در مدیریت سنتی پروژه آبشار، یک تاریخ اجرا وجود دارد. اما هنگام استفاده از اجایل، پروژه شما از چرخه‌های توسعه کوتاه‌تری (به نام اسپرینت) با ویژگی‌هایی که در پایان هر چرخه منتشر می‌شوند، استفاده می‌کند. قبل از شروع پروژه، برنامه‌ای در سطح بالا برای انتشار ویژگی‌ها انجام می‌دهید و در ابتدای هر اسپرینت، برنامه انتشار آن ویژگی را مجدداً بررسی و ارزیابی می‌کنید.
4. برنامه‌ریزی اسپرینت
قبل از شروع هر اسپرینت، ذینفعان باید یک جلسه برنامه‌ریزی اسپرینت برگزار کنند تا تعیین کنند آنچه در طول آن اسپرینت تعیین شده توسط چه فردی انجام و چگونه محقق خواهد شد. همچنین بار وظایف نیز باید ارزیابی شود. بسیار مهم است که بار وظایف را به طور مساوی بین اعضای تیم تقسیم کنید تا آنها بتوانند وظایف محول شده خود را در طول اسپرینت انجام دهند. همچنین برای شفافیت تیم، درک مشترک در تیم و شناسایی و حذف تنگناها، باید گردش کار خود را به صورت بصری مستند کنید.
5. بررسی
پس از پایان هر اسپرینت، تیم شما دو جلسه برگزار خواهد کرد. ابتدا یک بررسی سرعتی با ذینفعان پروژه برگزار خواهید کرد تا محصول نهایی را به آنها نشان دهید. این بخش مهمی از حفظ ارتباط با سهامداران است. یک جلسه حضوری یا ویدئو کنفرانس به هر دو گروه اجازه می‌دهد تا یک ارتباط کاربردی ایجاد کنند و در مورد مسائل مربوط به محصول بحث کنند. دوم شما یک جلسه گذشته نگر با ذینفعان خود برای بحث در مورد موارد زیر خواهید داشت:
- چه چیزی در طول اسپرینت خوب پیش رفت؟
- چه چیزی می‌توانست بهتر باشد؟
- آیا بار کاری برای هر عضو خیلی سنگین بود یا خیلی سبک؟
- در طول اسپرینت چه کارهایی انجام شد؟
اگر تیم شما در مدیریت پروژه چابک تازه کار است، این جلسه ضروری را نادیده نگیرید. این به شما کمک می‌کند تا بررسی و اندازه‌گیری کنید که تیم شما در طول هر اسپرینت چقدر توان دارد و کارآمدترین طول اسپرینت برای پروژه‌های آینده به چه شکل خواهد بود.
مزایای مدیریت پروژه چابک
روش چابک برای مدیریت پروژه‌ها و برنامه‌ریزی پروژه مزایای زیادی نسبت به روش‌های سنتی دارد. از جمله:
- استقرار سریع‌تر راه حل‌ها
- افزایش انعطاف‌پذیری و سازگاری با تغییر
- افزایش موفقیت از طریق تلاش متمرکزتر
- زمان چرخش سریع‌تر
- تشخیص سریع‌تر مسائل و عیوب
- فرآیندهای توسعه بهینه
- چارچوب سبک‌تر
- کنترل پروژه بهینه
- افزایش تمرکز بر نیازهای خاص مشتری
- افزایش و بهبود میزان همکاری و بازخورد
در پروژه‌های اجایل بسیار معمول است که نه فقط مدیر، بلکه تیم برنامه‌ریزی کند، برنامه‌ریزی پروژه به قدری مهم است که سازمان باید آن را در اولویت اول قرار دهد تا به درستی انجام شود. پروژه را در تکرارهای کوتاه سازماندهی کنید. تنها معیار واقعی پیشرفت در پروژه توسعه نرم‌افزار، تحویل نرم‌افزار کاربردی می‌باشد.
سخن آخر
این که آیا سازمان شما آماده است تا متدولوژی چابک را بپذیرد یا خیر یک مسئله مهم است. به خاطر داشته باشید که این رویکرد با آنچه برخی از اعضای تیم شما به آن عادت دارند بسیار متفاوت است و ممکن است در ابتدا بخواهند آن را رد کنند یا به سختی آن را بپذریند. این بدان معنا نیست که نمی‌توانید از این سبک مدیریت پروژه استفاده کنید. اجایل به عنوان یک متدولوژی توسعه و یک روش مدیریت پروژه، ثابت کرده است که می‌تواند در بسیاری از انواع پروژه‌ها، از جمله پروژه‌های ماموریت حیاتی در ناسا، موفق باشد. در کنار صنعت هوافضا، بسیاری از پروژه‌های مهم دولتی و پروژه‌های صنعتی خصوصی، به روش‌شناسی اجایل متکی هستند. روش مدیریت پروژه چابک در موقعیت مناسب موثر است، اما همچنان به برنامه‌ریزی نیاز دارد. همانطور که می‌دانید، شکست در برنامه‌ریزی به معنای برنامه‌ریزی برای شکست است!
