یکی از مفاهیم مهم در دوره مدیریت کسب و کار، مدیرت فرآیندهای کسب و کار یا BPM است. منظور از مدیریت فرآیندهای کسب و کار، تمرکز روی نحوه اجرای فرآیندها در یک کسب و کار است؛ در BPM با استفاده از یک ساختار نظام‌مند، نحوه انجام شدن امور مختلف در آن کسب و کار مورد مطالعه قرار می‌گیرد. هدف این است که کارایی و تاثیرگذاری فرایندهای موجود در آن کسب و کار سنجیده شوند و در صورت امکان، آن ها را افزایش داد.
در این مطلب به طور مفصل بررسی می‌کنیم که اهمیت مدیریت فرآیندهای کسب و کار در MBA چیست؛ BPM شامل چه اقداماتی می‌شود، انواع آن به چه شکل هستند و مدیریت فرآیندهای کسب و کار چه اهمیتی در رشته MBA دارد.
مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) چیست؟
اصطلاح BPM مخفف عبارت Business Process Management به معنای مدیریت فرایند کسب و کار است. همانطور که از نام آن مشخص است، سازمان‌ها و کسب و کارها از BPM برای بهبود نحوه اجرای فرایندها استفاده می‌کنند. به این نحو که با استفاده از ابزارهای مختلف و البته نیروی انسانی، نقص و ناکارآمدی‌های موجود در روند فرایندها شناسایی می‌شود و سپس در جهت اصلاح آنها اقدامات مشخصی انجام خواهد گرفت.
در سازمان‌ها و کسب و کارهای موفق، BPM همواره در جریان است. چرا که امروزه سرعت عمل یک عنصر کلیدی برای موفقیت محسوب می‌شود و مدیریت فرایندهای کسب و کار کمک می‌کند تا سازمان‌ها از شر عواملی که باعث اتلاف وقت و انرژی می‌شوند خلاص شوند و روز به روز کارآمدی سیستم را ارتقا دهند. به همین دلیل BPM باید بخشی همیشگی از استراتژی‌های مدیریتی یک کسب و کار باشد تا روند بهینه سازی فرایندها و همگام سازی با فناوری‌های جدید حفظ شود.
یک استراتژی موفق در زمینه مدیریت فرایندهای کسب و کار می‌تواند به طرز چشمگیری دست اندازهای موجود در فرایندهای اجرایی سازمان را کاهش دهد، سرعت توسعه محصولات جدید را افزایش دهد، با تغییرات جدید که چالش‌های جدیدی را به همراه می‌آورند در اولین فرصت هماهنگ شود و همچنین میزان رضایت مشتری را افزایش دهد. به طور خلاصه، BPM به کسب و کار و سازمان شما کمک می‌کند تا به حداکثر پتانسیل خود نزدیک شود و همواره یک قدم جلوتر از رقبا قرار بگیرد.
BPM چگونه به کسب و کارها کمک می‌کند؟
مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM مزایای زیادی برای کسب و کارها به همراه دارد و می‌تواند به کلی نحوه انجام امور روزمره در آنها رو متحول سازد. در اینجا چند مورد از مزایای کلیدی BPM برای کسب و کارها را مرور می‌کنیم:
1.افزایش کارآمدی و بهره وری
- مدیریت فرایندهای کسب و کار با شناسایی و حذف مراحل اضافه و غیر ضروری در فرایندهای اجرایی، باعث می‌شود تا این فرایندها با سرعت و سهولت بیشتری انجام شوند.
- یکی از شاخه‌های BPM گسترش اتوماسیون است؛ کارهای تکرارشونده می‌توانند به شکل اتوماتیک انجام شوند تا هم میزان خطای انسانی کاهش پیدا کند و هم نیروی انسانی روی کارهای مهم‌تر وقت بگذارد.
- با بهینه سازی فرایندهای اجرایی، BPM سبب می‌شود تا کسب و کارها به نحو احسن از منابع خود استفاده کنند.
2.کاهش هزینه‌ها و بهبود مدیریت منابع
- تسهیل فرایندهای اجرایی و حذف عواملی که سبب اتلاف منابع می‌شوند به طور مستقیم روی کاهش هزینه‌های کسب و کار اثر می‌گذارد.
- در BPM شما قادر خواهید بود تا فرایندهایی را که به منابع کافی دسترسی ندارند شناسایی کنید و به آنها منابع بیشتری اختصاص دهید.
- یافته‌های حاصل از مدیریت فرایندهای کسب و کار به کسب و کارها در تصمیم گیری راجع به تخصیص منابع و سرمایه گذاری در بخش‌های مختلف کمک قابل توجهی می‌کند.
3.افزایش رضایت مشتریان
- یک استراتژی BPM موثر باعث می‌شود تا کالاها و خدمات با سرعت بیشتری آماده شوند و به دست مشتری برسند که نتیجه آن رضایتمندی مشتری است.
- شناسایی و حذف مراحل غیر ضروری و گسترش اتوماسیون باعث می‌شود تا محصول نهایی کیفیت بالاتری نیز داشته باشد.
- مدیریت فرایند کسب و کار همچنین در نحوه تعامل مشتری با کسب و کار نیز مؤثر است و می‌تواند سبب شکل گیری راه‌های ارتباطی مؤثر و کارآمد بین کسب و کار و مشتری شود.
4. سایر مزایای مهم BPM در کسب و کار
- BPM می‌تواند اطمینان حاصل کند که کسب و کارها به چهارچوب‌های قانونی و استانداردهای مربوطه پایبند می‌مانند.
- کسب و کارهایی که از مدیری فرایندهای کسب و کار استفاده می‌کنند، در مواجهه با تغییرات بازار انعطاف پذیری بیشتری نشان می‌دهند و راحت‌تر می‌توانند با شرایط جدید سازگار شوند.
- با جلوگیری از اتلاف وقت،سرمایه و انرژی برای انجام امور غیر ضروری، BPM کمک می‌کند تا کسب و کارها روی نوآوری و رشد بیشتر تمرکز کنند.
انواع مدیریت فرایندهای کسب و کار
به طور کلی استراتژی‌های مربوط به BPM در سه دسته کلی تقسیم بندی می‌شوند:
1. BPM سند محور
در این نوع از انواع BPM، تمرکز روی مدیریت فرایندهایی است که به شدت به اسناد و مدارک متکی هستند. فرایندهایی مثل قراردادها، توافق‌های حقوقی و یا درخواست وام. در مدیریت فرایندهای کسب و کار سند محور همانطور که انتظار می‌رود، این خود اسناد هستند که هسته مرکزی فرایند را شکل می‌دهند. سپس مراحل انجام کار و تاییدیه‌هایی که برای پیشبرد فرایند نیاز هستند، حول محور این اسناد طراحی می‌شوند.
یک مثال از BPM سند محور استخدام یک کارمند جدید در شرکت است. معمولا این فرایند شامل تعداد زیادی از مدارک مثل فرم درخواست شغل، فرم بیمه و فرم‌های حقوق و مزایا می‌شود. نرم افزار BPM سند محور به کسب و کارها کمک می‌کند تا فرایند جذب یک کارمند جدید به شکل اتوماسیون انجام شود. به نحوی که مدارک به مسئولین مربوطه برای تایید ارجاع شود، امکان ردگیری هر کدام از مدارک در هر مرحله وجود داشته باشد و در نهایت اطمینان حاصل شود که تا قبل از آن که کارمند جدید شروع به کار کند، تمامی مدارک مورد نیاز جمع آوری شده و به تایید رسیده‌اند.
2.BPM انسان محور
در مدیریت فرایندهای کسب و کار انسان محور، تمرکز روی فرایندهایی است که نیروی انسانی در اجرای آنها نقشی کلیدی دارد. این فرایندها معمولا فرایندهایی هستند که در آن مراحل انجام کار نیاز به قضاوت، تصمیم گیری و یا دخالت نیروی انسانی دارند. نرم افزار BPM انسان محور ابزارهایی ارائه می‌کند که در مدیریت این گونه از کارها به ما کمک می‌کنند. به این نحو که بهترین افراد برای سپردن وظایف این چنینی را شناسایی می‌کنند و همچنین امکان رهگیری فرایند را فراهم می‌نمایند.
برای مثال، فرایند تایید درخواست وام در بانک می‌تواند با کمک BPM انسان محور به شکلی کارآمد و سریع انجام گیرد. معمولا در این فرایند ابتدا کارمند مربوطه درخواست وام را بررسی می‌کند، اطلاعات مالی متقاضی را اعتبار سنجی می‌کند و سپس مراحل اعطای وام را پیش می‌برد. بخش بزرگی از این فرایند می‌تواند به کمک BPM انسان محور به شکل اتوماتیک انجام شود. به نحوی که همه اطلاعات لازم در کمترین زمان ممکن جمع آوری شوند و به دست کارمندان مربوطه برسند تا آنها فرایند بررسی و تأیید یا رد درخواست وام را اجرا کنند.
3.BPM یکپارچه محور
این نوع از انواع BPM روی مدیریت فرایندهایی تمرکز دارد که در آنها یک تعامل بین دو یا چند سیستم نرم افزاری برقرار است. کاری که BPM در این سناریو انجام می‌دهد این است که تبادل اطلاعات و تسک‌ها بین این نرم افزارها را به شکل اتوماتیک انجام می‌دهد. به کمک BPM یکپارچه محور، نرم افزارهای مختلف در یک قالب یکپارچه قرار می‌گیرند و روند تبادل اطلاعات بین آنها قابل مدیریت خواهد بود تا به بهترین شکل ممکن انجام شود.
یک نمونه از BPM یکپارچه محور، صدور خودکار فاکتور هنگام ثبت سفارش جدید توسط مشتری است. در این فرایند سیستم حسابداری شرکت نیاز دارد تا با سیستم ثبت و پردازش سفارشات تعامل داشته باشد. BPM یکپارچه محور این دو سیستم را در یک قالب یکپارچه قرار می‌دهد تا هم سرعت صدور فاکتور بالا برود و هم فاکتور خالی از اشتباه انسانی باشد. مشتری نیز می‌تواند بلافاصله بعد از ثبت سفارش فرایند پرداخت را انجام دهد.
سیستم‌های BPM از چه ابزارهایی استفاده می‌کنند؟
در انواع سیستم‌های BPM ابزارهای متنوعی برای طراحی، اتوماسیون، مدیریت و بهینه سازی فرایندهای کسب و کار استفاده می‌شود. چند مورد از ابزارهای کلیدی که در کار با انواع BPM با آنها برخورد خواهید داشت شامل این موارد می‌شوند:
·ابزارهای مدل سازی از فرایند
این ابزارها به کاربر امکان می‌دهند تا فرایندهای کسب و کار را با استفاده از فلوچارت و دیاگرام تصویرسازی کنند. این تصویر سازی کمک می‌کند تا مراحل هر فرایند، افراد مسئول هر بخش و جریان اطلاعات در طول فرایند را شناسایی کنید. از جمله ابزارهای محبوب در این زمینه BPMN و UML هستند.
· ابزارهای اتوماسیون
این ابزارها همانطور که از نامش پیداست، برای شناسایی و اتوماسیون وظایف تکرارشونده استفاده می‌شوند. با این کار دیگر نیازی به وارد کردن اطلاعات به شکل دستی نخواهد بود و دقت و سرعت تبادل اطلاعات در کسب و کار بالا می‌رود. برای مثال هدایت فرم‌ها به مسئولین مربوطه، ارسال اعلانات و انجام وظایف خاص با توجه به شرایط از پیش تعیین شده همگی با کمک ابزارهای اتوماسیون در BPM انجام می‌شوند.
· ابزارهای مدیریت وظایف
ابزارهای مدیریت وظایف (Task Management) برای سپردن وظایف به افراد، پیگیری فرایند انجام وظایف و اطمینان حاصل کردن از تکمیل وظایف در زمان مقرر کاربرد دارند. این ابزارها باعث بهبود روحیه کار تیمی می‌شوند و سبب می‌گردند تا هر شخصی نقش و مسئولیت خود در یک فرایند را جدی بگیرد. ابزارهای مدیریت وظایف تنوع بالایی دارند و بسیاری از آنها با سیستم‌های BPM سازگاری داشته و می‌توانند به شکل یکپارچه به کار گرفته شوند.
·موتورهای قوانین کسب و کار (BRE)
این ابزارها برای اعمال قوانین در فرایندهای کسب و کار به کار می‌روند. هر کسب و کاری مجموعه‌ای از قوانین و دستورالعمل‌ها دارد که فرایندهای درون سازمان باید با توجه به آنها انجام شوند. ابزار BRE به شکل خودکار این قوانین را اعمال می‌کنند تا همه فرایندها همواره در چهارچوب قوانین در نظر گرفته شده انجام گیرند.
·ابزارهای گزارش و آنالیز
یک بخش کلیدی از ابزارهای BPM، ابزارهای گزارش و آنالیز است. این ابزارها برای مطالعه روند انجام فرایندها و میزان کارآمدی آنها حیاتی است. اطلاعاتی که توسط این ابزارها استخراج می‌شوند برای شناسایی چالش‌ها، میزان بهره وری پروسه و نقاط ضعف و قوت آن مفید و ضروری هستند. گزارش‌هایی که توسط سیستم‌های BPM منتشر می‌شوند معمولا شامل معیارهایی مثل زمان چرخه، نرخ خطا و میزان به کارگیری منابع می‌شوند.
·ابزارهای یکپارچه سازی
همانطور که بالاتر اشاره کردیم، در کسب و کارهایی که نیاز به تعامل بین چند نرم افزار دارند، از BPM یکپارچه محور استفاده می‌شود. ابزارهایی که در این نوع از انواع BPM مورد استفاده قرار می‌گیرد با هدف انتقال اطلاعات به شکل دقیق و سریع بین این نرم افزارها طراحی شده‌اند و باعث می‌شوند تا نرم افزارهای مختلف در یک شبکه واحد با یکدیگر تعامل داشته باشند.
مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) برای چه سازمان‌هایی مناسب است؟
با توجه به طیف گسترده ابزارها و استراتژی‌ها در BPM، این پدیده می‌تواند برای حل بسیاری از چالش‌هایی که کسب و کارهای بزرگ و کوچک با آنها دست و پنجه نرم می‌کنند مورد استفاده قرار بگیرد و به رشد و کارآمدی آنها کمک کند. برای نمونه اگر یک سازمان با هر کدام از چالش‌های زیر رو به رو باشد، می‌تواند به کمک BPM آنها را رفع کند:
پیچیدگی فرایندها
بسیاری از سازمان‌ها از پیچیدگی بیش از حد فرایندها که در دپارتمان‌های مختلف گسترش یافته رنج می‌برند. مدیریت فرایندهای کسب و کار کمک می‌کند تا این فرایندهای پیچیده را مدل سازی کنید تا بتوانید ساز و کار آنها را راحت‌تر درک کنید. همچنین این مدل سازی به شناسایی نقاط ضعف و قوت و اصلاح فرایندهای پیچیده کمک خواهد کرد.
مقاومت کارکنان در برابر تغییر
در اغلب موارد وقتی که قرار باشد یک کسب و کار تغییراتی را در ساختار خود ایجاد کند، کارکنان واکنش مثبتی نشان نمی‌دهند و مقاومت می‌کنند. با کمک BPM می‌شود این تغییرات را به شکلی ایده آل که هم به نفع سازمان و هم کارکنان باشد عملی کرد. ابزارهای BPM این امکان را فراهم می‌کنند تا این انتقال روان‌تر صورت پذیرد و همه افراد دخیل، به خوبی با مزایای پروژه جدید آشنا شوند.
ناکارآمدی و کمبود منابع
کسب و کارها بر اثر ناکارآمدی و کمبود منابعی که در طول زمان انباشته می‌شود، با مشکلات جدی مواجه می‌شوند. این ناکارآمدی‌ها شامل مراحل غیر ضروری در فرایندها، وظایفی که به شکل دستی انجام می‌شود و احتمال خطا در آنها زیاد است، نداشتن مدل دقیق از فرایندها و… می‌شود. کمکی که BPM در این زمینه می‌کند این است که ناکارآمدی‌ها را شناسایی کرده و جلوی آنها را می‌گیرد؛ برای مثال هر کجا که ممکن باشد، از اتوماسیون استفاده می‌کند تا نرخ اشتباهات پایین بیاید.
کمبود نظارت و کنترل
در نبود نظارت دقیق و موشکافانه، مدیریت فرایندها به شکل مؤثر دشوار خواهد بود. ابزارهای نظارتی در BPM به کسب و کارها امکان می‌دهند تا عملکرد بخش‌های مختلف را با دقت زیر نظر بگیرند و هر کجا که لازم بود، اقدامات اصلاحی را در دستور کار قرار دهند.
مشکلات یکپارچه سازی
امروزه نرم افزارها بخش مهمی از یک کسب و کار را شکل می‌دهند. در کسب و کارهایی که از چند نرم افزار مختلف استفاده می‌کنند، داشتن یک شبکه یکپارچه اهمیت فوق‌العاده بالایی دارد. چرا که در غیر این صورت انتقال اطلاعات بین این نرم افزارها به کندی و با دقت پایین صورت می‌گیرد و کارکنان باید وقت و انرژی مضاعفی را برای جبران این موضوع اختصاص دهند. همانطور که توضیح داده شد با BPM یکپارچه محور این مشکل حل خواهد شد.
تعارض با قوانین و مقررات
خیلی از کسب و کارها با توجه به زمینه‌ای که در آن فعالیت می‌کنند، ملزم به پیروی از مجموعه‌ای از قوانین و مقررات هستند که در صورت تخطی از آنها جریمه خواهند شد و یا محصول نهایی انها کیفیت لازم را نخواهد داشت. با کمک مدیریت فرایندهای کسب و کار، دیگر لازم نیست نگران این موضوع باشید چرا که ابزارهایی برای اعمال قوانین به شکل یکپارچه و با ثبات وجود دارند که این مشکل را حل می‌کنند.
خلاصه مطلب
مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا BPM یک مفهوم کلیدی در دوره مدیریت کسب و کار است. در این شاخه از MBA، روی بهبود و بهینه سازی فرآیندهای موجود در یک کسب و کار یا سازمان تمرکز می‌شود. ابتدا این فرآیندها مورد مطالعه و مدل سازی قرار می‌گیرند و سپس نقاط ضعف آنها و مراحلی که قابلیت حذف یا اتوماسیون دارند شناسایی می‌شوند. سپس با به کارگیری تکنیک‌ها و ابزارهای متنوع، فرآیندهای اجرایی هم کوتاه‌تر و سریع‌تر شده و هم با دقت بالاتر و نرخ خطای پایینتر انجام می‌پذیرند.
آدرس شبکه های اجتماعی مدرسه عالی کسب وکار ماهان :
اینستاگرام مدرسه عالی کسب وکار ماهان
