مدریت کارآمد و موثر کارمندان : گوش دادن انعکاسی

• تیم های قوی چگونه ارتباط برقرار میکنند ؟
• گوش دادن انعکاسی چیست؟
• چرا گوش دادن انعکاسی و بازخورد دادن به تیم، مهم است؟
• چگونه می توان بر تعصب ناخودآگاه غلبه کرد؟

آیا تا به حال برای شما پیش آمده است هنگامی که با کسی حرف میزنید، از تلفن همراه خود استفاده کنید؟ در واقع شما تنها می توانید صدای این فرد را بشنوید و به او گوش نمی کنید!
گوش دادن و شنیدن فرآیندهای متفاوتی هستند، شنیدن در واقع تنها به معنای دریافت صداهاست و گوش دادن فرآیندی است که طی آن هر چیزی که شنیده اید به یک پیام معنا دار تبدیل می شود.
معمولا در طول روز صداهای زیادی در اطراف ما وجود دارند. بنابراین درک این موضوع که چه چیزی را باید بشنوید و به چه صداهایی باید گوش بدهید تغییر اساسی در کار شما بوجود خواهد آورد.

به کدام یک از صداها باید گوش بدهید؟

صدای بوغ خودرویی که از بیرون دفتر شما عبور میکند یا صدای همکارتان که به شما تفکیک سه ماهه بودجه را ارائه می¬دهد.

در حالی که شنیدن صدای عبور ماشین در حین کار مشکلی ندارد، بسیار مهم است که به توضیحات همکار خود در مورد اینکه تمام بودجه شما چگونه صرف می¬شود گوش دهید.
شنوندگان خوب معمولاً با توانایی منحصر به فردی که قابلیت پردازش آنچه که می¬شنوند را به آن¬ها می¬دهد، متولد نمی شوند. بسیاری از آنها گوش دادن انعکاسی را تمرین می کنند.
گوش دادن انعکاسی مستلزم آن است که شما کلمات و احساساتی را که دیگران با شما به اشتراک می گذارند منعکس کنید.
زمانی است که کارمندتان در مورد حجم کاری خود با شما حرف میزند بین مؤدبانه تکان دادن سر، و درک کردن شرایط این افراد در هنگام انجام کارهایشان تفاوت فاحشی وجود دارد.

این کار با اینکه ممکن است برای بسیاری از مدیران دشوار باشد اما در همه¬ی سطوح از اهمیت بالایی برخوردار است. در نظر گرفتن آنچه اعضای تیم، مشتریان و فروشندگان می‌گویند می‌تواند به شما کمک کند شرایط محیط کار را برای همه به بهترین نحو تنظیم کنید.

سازماندهی فرصت هایی برای ملاقات و گفتگو با تیم خود در مورد چالش های آن ها می تواند از برقراری ارتباط دور کند.
داشتن یک برنامه زمان‌بندی برای این جلسات به شما کمک می کند تا مشکلات احتمالی را قبل از تبدیل شدن به مشکلات واقعی برطرف کنید.
اگر شما به طور طبیعی این توانایی را ندارید، راه‌هایی وجود دارد که می‌توان از طریق آن ها گوش دادن انعکاسی را بیشتر به یک بازخورد تبدیل کرد.
ابتدا اجازه دهید فردی که در حال صحبت با او هستید صحبت کند. صحبت آن¬ها را قطع نکنید. این به شما فرصتی می دهد که به آنها گوش دهید و آن ها را زیر نظر داشته باشید.
بعلاوه، آن ها احساس نخواهند کرد که شما فقط منتظر فرصت خود هستید تا به کاری که قبلا انجام می دادید بازگردید.
هنگامی که فرد نظر خود را بیان کرد، احساسات او را تصدیق کنید. اما در صورتی که آنها را به درستی نشنیده اید، تصور نکنید که کاملاً احساسات آنها را درک کرده اید. سعی کنید از جملاتی نظیر “به نظر می رسد ناامید هستید” یا “به نظر می رسد از این موضوع ناراحت هستید.” استفاده کنید

سپس سعی کنید آنچه را که به شما گفته اند خلاصه کنید. عباراتی مانند “پس به نظر می رسد” یا “پس شما می گویید”می¬تواند شروع خوبی باشد. نکات کلیدی حرف های آنان را برجسته کنید – وقتی صحبت از گوش دادن می شود، دقت به نفع همه است.
اگر چیزی وجود دارد که در مورد آن گیج شده اید، وانمود نکنید که متوجه سخنان آنان شده اید! از شخصی که با او صحبت می کنید بخواهید که برایتان شفاف سازی کند و سپس درک خود را از موضوع با اون در میان بگذارید و اگرنکته ای نیاز به جزئیات بیشتری دارد، از او بخواهید توضیحات بیشتری را به شما ارائه دهد.
وقتی واضح است که متوجه می شوید چه می گویند، با همدلی پاسخ دهید. می‌توانید بگویید: «می‌دانم چرا این برای تو مهم است» یا «می‌توانم بفهمم چرا چنین احساسی داری.» به یاد داشته باشید: که برای درک کردن افراد با روحیات متفاوت راه طولانی¬ای را در پی دارید

حتی اگر عبارات کلیدی که برای گوش دادن انعکاسی وجود دارند استفاده می¬کنید، مهم است که این همدلی به طور طبیعی برای شما به وجود آید. مردم می خواهند احساس کنند که دارند با یک شخص واقعی صحبت می کنند – نه یک ربات مکالمه
گوش دادن انعکاسی تنها بخشی از برقراری ارتباط خوب است. شما باید مطمئن شوید که می توانید بازخورد خوبی ارائه دهید.
بازخورد فقط این نیست که به مردم بگوییم کار خوب یا بدی انجام می دهند. بازخورد به معنای آن است که شما چگونه تیم خود را به نحوی سازماندهی کنید تا عملکرد خود را بهبود دهند و بتوانند چالش های بزرگتری را مدیریت کنند. سازنده بودن کلید اصلی یک بازخورد خوب است.

چطور می شود به اشخاص بازخورد منفی داد؟

قبل از هرچیزی از خود بپرسید که آیا قبل از شروع کار، انتظارات خود را از آنها به درستی تعریف کرده بودید؟
همواره انتظارات را به طور واضح و پیوسته بیان کنید، به طوری که وقتی بازخورد می دهید، همه اعضای تیم شما احساس کنند که برخورد شما منصفانه است.
آخرین چیزی که می خواهید این است که اعضای تیمتان احساس کنند که شما از آنها نسبت به هم تیمی هایشان قضاوت سخت گیرانه تری دارید
اما انصاف یک دشمن مخفی دارد: تعصب ناخودآگاه. و مبارزه با این دشمن به این معنی است که بدانید با چه چیزی روبرو هستید.

سوگیری ناخودآگاه زمانی اتفاق می¬افتد که تجربیات گذشته، زمینه فرهنگی و کلیشه های اجتماعی اعمال ما را حتی بدون اینکه متوجه شویم، تغییر می دهند. این موضوع می تواند ما را به ایجاد فرضیاتی در مورد افراد سوق دهد و در نتیجه بر نحوه عملکرد ما تأثیر بگذارد.
برای مثال قسمت ناخودآگاه مغز شما فرض می‌کند که افراد 20 ساله نمی‌توانند بازخورد سخت گیرانه بگیرند. بنابراین، ممکن است شما بدون فکر کردن، شدت بازخورد خود را نسبت به اعضای تیم جوان‌تر کاهش ‌دهید و بعد از مدتی متوجه می‌شوید که بهبود نمی‌یابند. این یک تعصب ناخودآگاه در کار است.

اما اگر حتی به این تعصبات فکر نمی کنید، چگونه می توانید جلوی آنها را بگیرید؟
این کار با دقت به مفروضاتی که دارید شروع می‌شود.
مفروضات می توانند منفی یا مثبت باشند.
به همین دلیل است که بهتر است قبل از تعیین کار با افراد به عنوان یک فرد مستقل از باورهایتان رفتار کنید و فرصت ها را با آنها در میان بگذارید. اجازه دهید مردم فیلترینگ خود را انجام دهند. آنها ممکن است با مطرح کردن یک چالش یا توضیح اینکه چرا برای یک کار خاص مناسب نیستند، شما را شگفت زده کنند.
بهترین راه برای منصف بودن با تیم خود این است که سیستم هایی برای گوش دادن و بازخورد دادن به آنها راه اندازی کنید.