در دنیای امروز انتظارات از متخصصان منابع انسانی به‌طور مداوم در حال افزایش است و انتظار می‌رود این واحد عملیاتی عملکرد قوی‌تری در سازمان‌ها داشته باشد. علاوه بر این نرم افزارهای‌های حرفه‌ای وارد بازار شده‌اند که تمام ابزارهای لازم برای بررسی و تحلیل داده‌های منابع انسانی را در کمترین زمان ممکن در اختیار مدیریت این واحد قرار می‌دهند.
اما سؤال اینجاست که عملکرد منابع انسانی به جه صورت ارزیابی می‌شود؟ و یا به عبارت دیگر، شاخص‌های کلیدی منابع انسانی چه چیزهایی هستند؟
در این مقاله قصد داریم تعدادی از شاخص‌های کلیدی عملکرد منابع انسانی را معرفی کرده و اهمیت هر کدام در سازمان را مورد بحث و بررسی قرار دهیم.
KPI منابع انسانی
KPI مخفف Key Performance Indicator یا شاخص کلیدی عملکرد است. این شاخص‌ها اندازه‌گیری‌هایی برای پیشرفت هستند که امروزه برای رهبران منابع انسانی اهمیت بیشتری پیدا کرده‌اند؛ زیرا دپارتمان‌های منابع انسانی نقش استراتژیک‌تری را بر عهده گرفته‌اند.
KPI یا شاخص کلیدی عملکرد معیاری است که عملکرد یک فعالیت یا فرایند خاص را اندازه‌گیری می‌کند. به طور کلی، هدف KPI منابع انسانی تحلیل میزان موفقیت یک پروژه براساس هدفی است که می‌خواهید به آن برسید.
بر همین اساس، KPI به تعیین اینکه آیا بخش منابع انسانی به هدف خود رسیده است یا خیر، کمک می‌کند. این بینش، تصمیم‌گیری و حل مشکل را تسهیل می‌کند.
برای مثال، بخش‌های منابع انسانی ممکن است از میزان غیبت افراد برای سنجش رضایت کارکنان استفاده كنند. همچنین آن‌ها می‌توانند اضافه کاری را به عنوان KPI منابع انسانی در نظر بگیرند؛ زیرا این داده‌ها ممکن است اطلاعاتی در مورد حجم کاری کارکنان ارائه دهد.
شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی
مدیران منابع انسانی برای موفقیت باید از شاخص‌های کلیدی عملکرد منابع انسانی استفاده كنند که منعکس کننده اهداف کلان دپارتمان و شرکت باشد. همچنین، آن‌ها باید شامل موارد زیر نیز باشند:
- مشخص: KPI باید ملموس باشد و هدف خاصی را دنبال کند.
- قابل اندازه‌گیری: اگر نمی‌توانید KPI را اندازه‌گیری کنید، پس شاخص‌های اشتباهی را انتخاب کرده‌اید.
- قابل دسترسی: هنگام تعریف شاخص کلیدی عملکردی که موفقیت شما را تعیین می‌کند، واقع بین باشید.
- مرتبط: فقط مواردی که واقعا مهم هستند را نظارت کنید؛ زمان را با شاخص‌هایی که هیچ کمکی به شرکت شما نمی‌کنند، هدر ندهید.
برخی از شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی عبارتند از:
- نرخ خروج کارکنان (Turnover Rate)
- نرخ حفظ استعداد
- مدت زمان ماندن کارمند در یک موقعیت شغلی
- نرخ اخراج
- میزان غیبت
- میانگین زمان برای استخدام
- آموزش و تربیت
- هزینه استخدام
- بهره‌وری کارکنان
- حوادث در محل کار
- رضایت کارکنان
شاخص های اثربخشی کارکنان
شاخص‌های اثربخشی، معیارهایی هستند که نشان می‌دهند کارمندان تا چه اندازه در شغل‌های خود عملکرد خوبی دارند. معیارهایی که بیشترین اهمیت را برای نتایج شما دارند نیز بازتابی از عملکرد سازمان شما هستند.
این معیارهای مهم به عنوان شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) یا اهداف و نتایج کلیدی (OKR) شناخته می‌شوند و راهی برای تعیین اهداف قابل اندازه‌گیری و ردیابی نتایج آن‌ها جهت سنجش سلامت شرکت هستند.
شاخص‌های اثربخشی می‌توانند معیارهای قابل سنجش مانند بهره‌وری، کیفیت یا کارایی را پوشش دهند. با این حال، بسیاری از شاخص‌هایی که بر موفقیت کسب‌وکار تاثیر می‌گذارند را نمی‌توان به اعداد خلاصه کرد (به مهارت‌های نرم مانند ارتباط یا گوش دادن موثر فکر کنید).
از آنجایی که ارتباطات تیمی قوی می‌تواند نتایج شما را به اندازه تعداد فروش بسته شده در روز یا در یک هفته تحت تاثیر قرار دهد، بسیار مهم است که هر دو نوع داده را اندازه‌گیری و پیگیری کنید.
مهم‌ترین شاخص‌های کلیدی عملکرد منابع انسانی
1- میزان غیبت
کارکنان شما چقدر به کارشان اهمیت می‌دهند؟
«شاخص میزان غیبت و یا نرخ غیبت کارکنان»، میانگین میزان غیبت را به عنوان درصدی از کل روزهای کاری برای کل نیروی کار اندازه‌گیری می‌کند. این شاخص، یکی از مهم‌ترین شاخص‌های کلیدی عملکرد منابع انسانی برای بررسی تعامل کارکنان با سازمان است، زیرا انگیزه و مشارکت کارمند را در کار خود و به‌طورکلی در سازمان نشان می‌دهد.
مطالعات در گذشته نشان داده است که کارگرانی که انگیزه و تعهد پایینی دارند، احتمال بیشتری وجود دارد که برای گرفتن مرخصی استعلاجی تماس بگیرند یا برخی از روزها کار را رها کنند. توجه به این معیار در طول زمان و کاهش آن بسیار مهم است، زیرا به طور اجتناب‌ناپذیری بر کسب‌وکار شما تأثیر می‌گذارد: چه تأثیر بر جو شرکت باشد و چه تأثیر بر بهره‌وری کلی، در نهایت امور مالی و رفاه عمومی کسب‌وکار شما در خطر خواهد بود.
اصلاح شاخص
اگر میزان غیبت کارکنان سازمان در ماه(های) گذشته بالاتر از نرخ استاندارد است، بررسی کنید و دلایل آن را بیابید: آیا این مشکل مربوط به یک بخش خاص است یا یک موضوع در سطح شرکت؟ چرا این مشکل پیش آمده است؟ سپس یک استراتژی مناسب برای اصلاح وضعیت اجرا کنید.
2- ساعات اضافه‌کاری
چگونه بر حجم کار و ساعات کاری کارمندان نظارت می‌کنید؟
ساعات اضافه‌کاری در بسیاری از سطوح یک شاخص عالی است، اما بسته به زمینه کاری باید به طرق متفاوتی تفسیر شود. افزایش ناگهانی ساعات اضافه‌کاری ممکن است به دلیل به افزایش موقت حجم سفارش‌ها و رشد اقتصادی شرکت باشد.
اما همیشه هم این‌طور نیست!
ساعات اضافه‌کاری زیاد می‌تواند نقص در فرآیندهای کاری را نشان دهند، یا شاید یک نیروی کم کار که مجبور است که برای جبران کم‌کاری در ساعات کاری معمولی، ساعات بیشتری در شرکت بماند و این ساعات را تحت عنوان ساعات اضافه‌کاری رد کند.
اصلاح شاخص
اگر ساعات اضافه‌کاری شما همیشه و دائماً زیاد است، ممکن است بیانگر یک مشکل جدی در شرکت شما باشد. دلایل اضافه‌کاری دائمی بالا، باید در سطح داخلی بررسی شود، زیرا می‌تواند رشد بالقوه یک کسب‌وکار را زمانی که ناشی از کمبود ساعات کاری مفید و یا مسائل دیگر باشد، محدود کند.
3- هزینه‌های آموزش
آیا روی آموزش کارمندان خود سرمایه‌گذاری می‌کنید؟
شاخص هزینه‌های آموزش، یکی از مهم‌ترین شاخص‌های کلیدی عملکرد منابع انسانی است که برای اندازه‌گیری میزان سرمایه‌گذاری در استخدام‌های جدید و ارتقای تحصیلات استفاده می‌شود. این شاخص یک معیار مفید برای بررسی هزینه‌های توسعه کارکنان و تصمیم‌گیری هوشمندانه‌تر در مورد گسترش مجموعه مهارت‌های آن‌ها پس از استخدام است.
بااین‌حال، هزینه‌های آموزش نباید به آموزش استخدام‌های جدید محدود شود. امروزه تعداد بیشتری از کارمندان تمایل دارند که توسعه شغلی بهتری داشته باشند و آرزوی یادگیری مستمر در موقعیت خود را دارند. سرمایه‌گذاری روی یک کارمند برای توسعه مهارت‌های از قبل کسب‌شده یا مهارت‌های جدید، گزینه‌ای است که اغلب کمتر مورد توجه مدیریت منابع انسانی قرار می‌گیرد. آمارها نشان می‌دهد که بازگشت سرمایه هزینه‌های آموزشی به‌مراتب بیشتر از سرمایه‌گذاری اولیه برای آموزش کارمندان است.
اصلاح شاخص
شاخص هزینه‌های آموزش بالا است ولی نتیجه‌ای دریافت نمی‌کنید، بهترین کار آزمون پس از دوره‌های آموزشی است. اجرای آزمون دانش و ارزیابی نمرات کارمندان شما کمک می‌کند که ببینید آیا آموزش ارائه شده مؤثر بوده است یا خیر.
4- بهره‌وری کارکنان
آیا اثربخشی کارمندان را می‌سنجید؟
اثربخشی کلی کار یک کارمند، یکی از شاخص‌های کلیدی عملکرد منابع انسانی بسیار جالب و کامل است که وقتی به طور کامل اندازه‌گیری می‌شود، ابعاد مختلفی را در نظر می‌گیرد. این شاخص معمولاً با تقسیم کل فروش بر تعداد کارمندان محاسبه می‌شود. اما برای تجزیه‌وتحلیل عمیق‌تر، بهتر است که مؤلفه‌هایی را در نظر بگیریم که بر بازده تولید تأثیر دارند، مانند: در دسترس بودن، یعنی مدت‌زمانی که کارکنان واقعاً مشغول به کار هستند؛ عملکرد یا مقدار محصول تحویل شده؛ و در نهایت کیفیت یا تعداد محصولات کامل/قابل فروش تولید شده در آن بازه زمانی.
این شاخص بیشتر یک رویکرد تولید محور دارد که با این وجود می‌تواند در سایر بخش‌ها نیز اعمال شود. فراتر از بررسی عملکرد نیروی کار، اندازه‌گیری‌های بهره‌وری می‌تواند به آن‌ها کمک کند تا بفهمند چقدر کار کرده‌اند و چقدر کارشان را خوب انجام داده‌اند و در صورت نیاز به اصلاح شیوه‌های کاری خود بپردازند.
اصلاح شاخص
هر چه این نسبت بیشتر باشد برای سازمان بهتر است. اندازه‌گیری دقیق بهره‌وری می‌تواند سود بیشتر را تضمین کند و درعین‌حال انگیزه و شناخت کارکنان را نیز افزایش می‌دهد.
5- رضایت کارمندان
کارکنان شما چقدر راضی هستند؟
این یکی از شاخص‌های کلیدی عملکرد منابع انسانی است که نباید در زمان کمبود کارگران ماهر و «جنگ برای استعدادها» از آن غافل شد. به‌خصوص برای متخصصان جوان، نه‌تنها جنبه‌هایی مانند حقوق و سایر مزایای مالی نقش حیاتی در انتخاب شغل ایفا می‌کند، بلکه یک تعادل خوب بین کار و زندگی، زمان کاری انعطاف‌پذیر، و فرهنگ شرکتی پایدار نیز در انتخاب آن‌ها مؤثر است.
شما باید این الزامات را برآورده کنید، به‌خصوص برای اینکه در درازمدت متخصصان مورد نیاز سازمان را حفظ کنید. به‌منظور ارزیابی اقدامات خود در این زمینه، باید به طور مرتب نظرسنجی‌های رضایت کارکنان را انجام دهید.
اصلاح شاخص
از این معیار برای ارزیابی کیفیت استخدام و استراتژی حفظ کارمندان سازمان استفاده کنید. منطقی است که به کارمندان یا متخصصان با توجه به مدت زمان استخدام و میزان نیاز شرکت به آن‌ها نگاه کنید.
6- هزینه برای هر استخدام
بهترین نرخ هزینه برای استخدام چقدر است؟
در اینجا ما یکی از شاخص‌های کلیدی عملکرد منابع انسانی بسیار ساده را داریم که میزان منابعی را که برای هر کارمند جدیدی هزینه می‌شود را اندازه می‌گیرد. این شاخص تمام هزینه‌های استخدام (تبلیغ / بازاریابی، مشوق‌های ارجاع، هزینه زمانی برای بررسی و انتخاب رزومه‌های استخدامی و سپس انجام مصاحبه) تا آموزش (هزینه زمان مدیر / مربی، ابزار استفاده شده و هزینه زمانی یک کارمند جدید) را پوشش می‌دهد.
این هزینه‌ها به‌سرعت و به‌شدت روی بودجه یک شرکت تأثیر می‌گذارند، به همین دلیل است که فرآیند استخدام نباید ساده انگاشته شود. اما حقیقت این است که بدون کارمندان، کاری نیز انجام نمی‌شود و کسب‌وکار نمی‌تواند اداره شود.
در پایان، این رمز موفقیت هر کسب‌وکاری است: سرمایه‌گذاری بر روی استعدادهایی که ارزش بیشتری را بازمی‌گردانند. بنابراین اگر منابع انسانی تأیید کند که نیروی مورد نظر ارزشش را دارد، هزینه بیشتر برای استخدام او مانند یک سرمایه‌گذاری پرسود خواهد بود.
اصلاح شاخص
هزینه هر استخدام را با توجه به منابع استخدام اندازه‌گیری کنید و ببینید کدام یک از آن‌ها پرهزینه‌تر یا کم‌هزینه است. این نباید یک دلیل منحصربه‌فرد برای تصمیم‌گیری در مورد اینکه آیا گزینه کم هزینه بهتر است یا خیر باشد، زیرا نرخ گردش کارمند (مدت زمانی که افراد در شرکت می‌مانند) نیز مهم است.
به عبارت دیگر اگر متوسط هزینه‌ی استخدام بیشتر از حد استاندارد است، اما نیروی استخدام شده مدت زمان طولانی است که در شرکت کار می‌کند (برای مثال 5 سال)، بهتر از زمانی است که متوسط هزینه استخدام کم است، اما نیروی مورد نظر در کمتر از یک سال شرکت را ترک کرده و عملاً تمام هزینه‌های مربوط به استخدام او به هدر رفته است.
7- نرخ تبدیل استخدام
بهترین روش استخدام برای سازمان شما چیست؟
نرخ تبدیل استخدام‌کننده یک از شاخص‌های کلیدی عملکرد منابع انسانی است که معیار عملکرد بهینه منابع انسانی را به ما نشان می‌دهد. این شاخص بیشتر بر مدیران منابع انسانی متمرکز است تا کارمندان شرکت. این شاخص نسبت تعداد کل متقاضیانی را که در پایان فرآیند استخدام، به کارمند شرکت تبدیل شده‌اند را نشان می‌دهد.
حقیقت این است که هیچ نسبت مشخصی برای استخدام کارآمد وجود ندارد. این شاخص به شرکت، منطقه و بخش شما بستگی دارد. اما این معیاری است که میتوانید از آن برای نگاهی دقیق‌تر به تمام مراحل و مقایسه روش‌های مختلف استخدامی که پیاده‌سازی کرده‌اید، استفاده کنید. سپس در حالی که شاخص‌های دیگر را نیز در نظر می‌گیرید، کارآمدترین روش استخدام را انتخاب کنید. هدف اصلی یافتن روشی است که بهترین نامزدها را با کمترین هزینه به استخدام شرکت دربیاورد.
اصلاح شاخص
اگر هزینه استخدام نیرو بیش از بودجه و توان شرکت است، باید در روش استخدام بازبینی دقیق صورت بگیرد. روش‌های مختلف استخدام را در کنار هزینه هر روش، با یکدیگر مقایسه کنید. سپس، یکی را انتخاب کنید که فکر می‌کنید با سبک و بودجه شرکت شما مطابقت دارد.
8- زمان لازم برای پر کردن یک موقعیت شغلی خالی در سازمان
چقدر زمان برای پیدا کردن کارمند جدید نیاز دارید؟
این شاخص، یکی دیگر از معیارهای عملکرد منابع انسانی است که به راحتی قابل درک است. این معیار به سادگی زمان سپری شده بین لحظه ارسال یک پیشنهاد شغلی و لحظه‌ای که یک کارمند جدید برای آن موقعیت خاص استخدام شده است را اندازه‌گیری می‌کند.
این شاخص درست مانند نرخ تبدیل استخدام، میزان کارآمدی فرآیند استخدام را از نظر منابع زمانی صرف شده برای پر کردن یک جای خالی بررسی می‌کند. همچنین به شما اطلاع می‌دهد که برنامه‌ریزی کسب‌وکار واقع‌بینانه انجام دهید. برای مثال در برخی مواقع هزینه آموزش یک کارمند ناکارآمد، به مراتب کمتر از هزینه لازم برای پر کردن موقعیت شغلی او است. در مواقعی که یک موقعیت شغلی عملکرد بهینه برای شرکت ندارد، بررسی کنید که چقدر زمان و هزینه برای پر کردن مجدد این موقعیت لازم است و در صورتی که بتوان با روش‌های جایگزین، مانند آموزش و افزایش انگیزه عملکرد را اصلاح کرد، نیازی به اخراج نیرو و هزینه برای استخدام نیروی جدید نخواهد بود.
اصلاح شاخص
در نظر داشته باشید هرچند هزینه پایین همیشه بهتر است. با این حال، این نباید این یک معیار اصلی باشد. سرمایه‌گذاری زمان برای یافتن بهترین گزینه مهم است و یک استخدام خوب ممکن است در ابتدا هزینه داشته باشد، اما مزایای آن همیشه بیشتر خواهد بود.
9- رتبه‌بندی کارمندان
کیفیت کارمندان خود را چگونه ارزیابی می‌کنید؟
ارتباط منظم و سازنده با کارمندان، برگزاری جلسات بازخورد و گرفتن فیدبک از مراجعان، از مهم‌ترین روش‌های رسیدن به داده‌های با ارزش برای ارزیابی کیفیت کارمندان است و امروزه در اکثر شرکت‌ها بدیهی تلقی می‌شود. با این حال، بخش منابع انسانی باید کیفیت کارمندان خود را به‌صورت جداگانه اندازه‌گیری کند تا بتواند اقدامات استخدامی خود را ارزیابی کند. به‌عنوان‌مثال، می‌توان تشخیص داد که ارزیابی‌های کارکنان در بخش فناوری اطلاعات رضایت‌بخش نیست، که می‌تواند ناشی از معیارهای ارزیابی نادرست در طول فرآیند استخدام، یا آزمون‌های نامربوط با تمرکز بر موضوعات اشتباه باشد. برای اینکه بتوانید چنین کاستی‌هایی را شناسایی کنید و در همه زمان‌ها دید کلی کافی از کیفیت کارمندان خود داشته باشید، باید یک سیستم ارزیابی فردی کارکنان (امتیاز استعداد) ایجاد کنید.
اصلاح شاخص
هر چه سیستم ارزیابی کارکنان شما فردی‌تر و تخصصی‌تر باشد، مزایای بالقوه این شاخص برای مدیران منابع انسانی بیشتر خواهد بود.
10- نرخ جابجایی کارکنان
میزان پایداری یک کارمند در یک موقعیت شغلی خاص چقدر است؟
نمونه دیگری از شاخص‌های کلیدی عملکرد منابع انسانی، جابه‌جایی کارمند در پوزیشن‌های شغلی مختلف در یک سازمان است. این شاخص، اندازه‌گیری می‌کند که چه تعداد از کارمندان شما داوطلبانه یا غیر داوطلبانه موقعیت شغلی خود ترک می‌کنند. این نشان دهنده موفقیت شرکت شما از نظر تلاش‌های حفظ کارمندان است و درست مانند زمان استخدام، کمک خوبی برای برنامه‌ریزی برای جایگزینی استعدادها است. ترجیحاً افرادی که برای شرکت مفید نیستند و یا نمی‌توانند استعدادهای خود را نشان دهند، شرکت را ترک کنند و این برای هر دو طرف بد نیست.
با این حال، زمانی که استعدادهای از شرکت شما می‌روند، جابجایی به یک مشکل تبدیل می‌شود، زیرا این ترک شغل برای همیشه است. مردم هرگز به موقعیت‌های شغلی که ترک کرده‌اند بر نمی‌گردند، یا به ندرت برمی‌گردند. معمولاً افراد مدیران خود را ترک می‌کنند، نه شغل خود را. به همین دلیل است که اگر گردش کارمند بالایی دارید، باید دلایل اصلی را دنبال کنید و مناطق بالقوه مشکل‌ساز را شناسایی کنید که باید اصلاح شوند.
اصلاح شاخص
نرخ گردش کارمند پایین همیشه برای عملکرد رضایت‌بخش در بلندمدت و در مجموع هزینه‌های استخدام کمتر بهتر است.
جمع‌بندی و نتیجه‌گیری
تعداد شاخص‌های کلیدی عملکرد منابع انسانی با توجه به زمینه‌های کاری سازمان‌های مختلف، بسیار زیاد است و به همین دلیل نمی‌توان همه‌ی آن‌ها را در یک مقاله مورد بررسی قرار داد. در اینجا تعدادی از شاخص‌های کلیدی عملکرد منابع انسانی که تقریباً برای همه‌ی سازمان‌ها اهمیت زیادی را مورد بحث و کاوش قرار می‌دهیم.
در حقیقت این شاخص‌های کلیدی عملکرد منابع انسانی برای همه‌ی سازمان‌ها فارغ از اندازه‌ی سازمان و نوع زمینه‌ی کاری، همیشه باید در اولویت قرار بگیرند.
