مدیریت پروژه اسکرام (راهنمای جامع)

در عصر کنونی کسب‌وکارها و شرکت‌های تجاری بسیاری فعالیت می‌کنند. انجام کلیه امور خدماتی و مدیریتی شرکت کار دشوار و زمان‌بری است. همچنین انجام این امور به هماهنگی و همکاری بین‌بخشی و نیروها نیاز دارد. در حال حاضر چارچوب‌ها و سیستم‌های توسعه نرم‌افزار مختلفی جهت پیشبرد هرچه سریع‌تر این اهداف، انجام امور و جبران کمبود و یا فقدان نیروی انسانی ایجاد شده‌اند. یکی از این چهارچوب‌های توسعه نرم‌افزار یا مدیریت پروژه اسکرام (scrum) است. در این مطلب قصد داریم شما را با مدیریت پروژه به روش اسکرام آشنا کنیم.

روش اسکرام

یکی از محبوب‌ترین تکنیک‌های مدیریت پروژه، اسکرام (scrum) است. برای این‌که بتوانید این شیوه مدیریتی را درک کنید و یک نمونه پروژه اسکرام تهیه کنید لازم است ابتدا با یکسری اصطلاحات زمینه‌ای آشنا شوید. اولین اصطلاح مدیریت پروژه چابک (Agile) است.

مدیریت پروژه چابک یا اجایل همان‌گونه که از نامش پیداست چابک یا قابل‌تغییر و سازگار هست. پروژه چابک به‌طور رسمی در سال ۲۰۰۱ آغاز به کار کرده است. این پروژه به‌منظور توسعه نرم‌افزار طراحی شده است و بر خودسازمان‌دهی و عملکرد متقابل در یک گروه و جلب رضایت مشتریان تأکید ویژه دارد. این تکنیک مدیریتی به تعاملات بین افراد گروه اهمیت ویژه‌ای می‌دهد. به‌علاوه پروژه چابک با همکاری مشتریان سبب تسهیل روند توسعه و پیشرفت می‌شود و هدف نهایی آن پاسخگویی به تغییرات است. این پروژه مدیریتی برای یکسری از پروژه مانند پروژه‌هایی که آماده تغییرات غیرمنتظره هستند و … کاربرد دارد. این تکنیک دارای چندین زیرشاخه است. یکی از این زیرشاخه‌ها پروژه مدیریتی scrum است که در ادامه به‌طور مفصل به آن می‌پردازیم.

مدیریت پروژه در اسکرام

همان‌طور که در بالا به آن اشاره شد روش اسکرام یکی از زیرشاخه‌های بسیار محبوب و متداول سیستم مدیریت پروژه چابک است. این شیوه مدیریت پروژه انعطاف‌پذیر است و بر توسعه نرم‌افزار به وسیله انجام فرآیندهای تکراری و یادگیری مستمر تأکید دارد. این چهارچوب مدیریتی مشکلات موجود در زمینه تولید محصول و خدمات را حل می‌کند و منجر به تولید محصولی بهینه و باکیفیت می‌گردد.

پیشرفت مدیریت پروژه به روش اسکرام با دنبال کردن توالی دوره‌های کوتاه و محدود از نظر زمانی به نام اسپرینت اندازه‌گیری می‌شود. می‌توان گفت هر نمونه پروژه اسکرام از تعداد بی‌شماری اسپرینت تشکیل شده است. حتماً می‌پرسید اسپرینت چیست؟

 اسپرینت (Sprint) فرصت زمانی است که به فرد داده می‌شود تا محصولی را توسعه بدهد. پس از انجام یکسری اقدامات روی محصول یک اسپرینت تمام و اسپرینت بعدی برای توسعه پروژه آغاز می‌شود. اسپرینت‌ها در مدیریت پروژه به روش اسکرام نقش حیاتی دارند و ایده‌ها را عملی می‌کنند. مدت زمان اسپرینت در هر نمونه پروژه اسکرام متفاوت و درعین‌حال ثابت است. این جمله به این معنی است که مدت اسپرینت در یک پروژه با پروژه دیگر تفاوت دارد، اما در عین حال تمام اسپرینت‌های یک پروژه زمان ثابتی دارند و مثل هم هستند. این بازه زمانی معمولاً بین ۱-۴ هفته است.

در ابتدای مدیریت در اسکرام یکسری برنامه‌ریزی‌ها انجام می‌شود که در پایان هر اسپرینت فرد بایستی به آن مقدار مشخص شده از قبل دست پیدا کند. همچنین قبل از آغاز هر اسپرینت باید از اتمام اسپرینت قبل اطمینان حاصل نمود.

نقش‌های اساسی مدیریت پروژه به روش scrum:

مدیر اسکرام (Scrum Master): شخصی است که مسئولیت مدیریت و کنترل کل پروسه را بر عهده دارد و چارچوب پروژه را پیگیری می‌کند. این فرد برنامه‌ریزهای لازم جهت برگزاری جلسات را انجام می‌دهد، موانع موجود در مسیر پیشرفت را شناسایی می‌کند و در حد توان به حل آن‌ها می‌پردازد. همچنین او موظف است با پیشنهاد دادن روش‌های نوین و خلاقانه به توسعه بهتر و پایدار محصول کمک کند. به خاطر داشته باشید این فرد افراد تیم را مدیریت نمی‌کند، زیرا که این امر با اصول مدیریت چابک تناقض دارد.

مالک محصول یا نماینده صاحب پروژه (Product Owner): مالک محصول در حقیقت نماینده مشتریان و یا کاربر محصول نهایی هست. این فرد در پروژه نقش کلیدی دارد و چشم‌اندازهای مربوط به محصول و خدمات را برای اعضای تیم بیان می‌کند و به سؤالات آن‌ها پاسخ می‌دهد. همچنین این فرد با داشتن ارتباط نزدیک با اعضای تیم نیازهای مشتریان را نیز مرتفع می‌سازد. توجه داشته باشید که مالک محصول دخالتی در چگونگی انجام پروژه ندارد و توجهش فقط معطوف به نتیجه کار است. از دیگر وظایف نماینده صاحب پروژه می‌توان به جمع‌آوری و ثبت اظهارات مشتریان، مدیریت آن‌ها و ارائه نسخه نمایشی قابلیت و ویژگی‌های نمونه پروژه اسکرام به کاربران و اولویت‌بندی و پالایش بک‌لاگ اشاره نمود.

تیم اسکرام: این گروه از جمعی از متخصصان در زمینه طراحی، تولید، توسعه نرم‌افزار، کد نویسی، تست و غیره تشکیل شده است. این اعضا کلیه کارهای مربوط به پروژه را انجام می‌دهند. همان‌طور که در تعریف سیستم مدیریت چابک گفته شد، اعضای تیم خودسازمان‌یافته هستند و هیچ شخصی بر عملکرد آن‌ها نظارت نمی‌کند. در ضمن هیچ‌یک از اعضا نقش ثابتی ندارند و هرکدام می‌توانند کارهای مختلفی را بر عهده بگیرند. ایده‌هایی که توسط این اعضا در جلسات برگزار شده مطرح می‌شود به بهبود و توسعه هرچه بهتر کار کمک شایانی می‌کند. این اعضا موظف هستند در طی فرآیند انجام پروژه محصول را مرتب تست و بررسی نمایند و نظرات خود را اعلام کنند. در ضمن نظر هر یک از اعضای تیم باارزش و محترم است. تعداد اعضای این تیم بسته به نوع پروژه بین ۵ الی ۹ نفر متغیر است. بیشتر شدن تعداد اعضا بر عملکرد تیم اثر نامطلوب می‌گذارد و نتیجه را برعکس می‌کند.

نقاط قوت مدیریت پروژه به روش اسکرام:

1. اسکرام انجام یک پروژه را به وسیله تقسیم کردن آن در هر اسپرینت راحت‌تر و سهل‌الوصول‌تر می‌کند. لذا برای پروژه‌های بزرگ و پیچیده ابزار بسیار مناسبی است.
2. این نرم‌افزار سبب مدیریت زمان بهینه و هزینه می‌شود.
3. امکان دریافت بازخورد از جانب مشتریان و مالکان پروژه وجود دارد.
4. پروژه بهتر مدیریت می‌شود، کار تیمی توسعه پیدا می‌کند و شفافیت کار زیاد است.
5. انعطاف‌پذیری و چابکی اسکرام ویژگی‌های بسیار مطلوبی جهت پروژه‌های پیچیده و توسعه‌ای است.
6. برگزاری جلسات در اسکرام و حضور افراد ذی‌نفع در این جلسات سبب می‌شود تا نظر آن‌ها در پروژه اعمال و نتیجه نهایی به سلیقه این افراد نزدیک باشد.
7. ترتیب دادن جلسات مکرر در پایان هر اسپرینت امکان بررسی ابعاد وسیعی از مسائل را برای حاضرین در جلسه فراهم می‌کند. این جلسات سبب می‌شود افراد با دید گسترده‌تری به مسائل بنگردند و همین عامل روند توسعه پروژه را بهبود می‌بخشد.
8. عملکرد اعضای گروه چه به صورت مطلوب و چه نامطلوب در پایان هر جلسه برای مدیریت پروژه معلوم می‌گردد. مدیریت با تقدیر و تشکر از افراد موفق می‌تواند در دیگر اعضای گروه نیز انگیزه به جهت تلاش بیشتر ایجاد کند.

نقاط ضعف مدیریت پروژه در اسکرام:

1. همان‌طور که در آغاز مقاله اشاره کردیم اسکرام تیم محور است و موفقیت آن در گرو همکاری همه‌جانبه اعضای گروه هست. به همین سبب کوتاهی هر یک از اعضای گروه می‌تواند موجب ایجاد خلل در روند توسعه و درنهایت شکست پروژه شود (تقدیر و تشکر مدیریت پروژه اسکرام می‌تواند این عامل مخرب را کم‌تر کند).
2. تجربه اعضای تیم در موفقیت پروژه تأثیر زیادی دارد. بر همین اساس هم وجود افراد دارای تجربه کم روند توسعه را کندتر می‌کند. از طرفی وجود افراد دارای تجربه و سابقه کاری بالا نیز ممکن است برای تیم مشکل ایجاد کند. زیرا که این افراد ممکن است در مقابل پذیرش چارچوب‌های اسکرام مقاومت کنند.
3. در طی تکمیل نمونه پروژه اسکرام بسیاری از موارد مانند زمان از قبل قابل پیش‌بینی نیستند و همین امر تکمیل برنامه‌ریزهای انجام شده در هر اسپرینت را با مشکل مواجه می‌کند.
4. در طول پیشرفت پروژه اگر محصول و روند توسعه آن به‌طور مرتب بررسی نشود، تکمیل پروژه به مشکل می‌خورد و ممکن است محصول نهایی کیفیت مطلوب مصرف‌کننده را نداشته باشد.
5. از آنجایی که این پروژه به صورت تیمی انجام می‌شود خروج هر یک از اعضای تیم و به هر علتی روند کار را مختل می‌کند.

با وجود معایب عنوان شده در بالا، اگر برنامه‌ریزی‌ها از قبل به‌خوبی انجام گیرد، تعیین اسپرینت به‌دقت و هوشمندانه انجام شود و اعضای گروه به‌خوبی با هم همکاری کنند، نمونه پروژه اسکرام با موفقیت انجام خواهد شد.

ابزارهای مورداستفاده در مدیریت پروژه در اسکرام:

ابزارهای گوناگون و رایگانی جهت پیگیری امور مدیریت پروژه وجود دارند. شما با یک جستجو ساده در گوگل می‌توانید به آن‌ها دسترسی پیدا کنید. این ابزار به‌راحتی و با نصب بر روی موبایل یا لپ‌تاپ قابل‌استفاده هستند. در زیر تعدادی از مهم‌ترین ابزارهای مدیریت پروژه به‌اختصار معرفی شده است. این ابزارها عبارت‌اند از:

• ترلو (Trello): مهم‌ترین ابزار مدیریت پروژه است که به‌صورت رایگان به بازار عرضه شده است. ترلو هماهنگی بین اعضای تیم را به‌آسانی انجام می‌دهد و پروژه و برنامه‌ریزی‌های مربوط به آن را مدیریت می‌کند.
• جیرا (Jira): یکی از ابزار مدیریت پروژه چابک است و جهت ردیابی مشکلات و مدیریت پروژه استفاده می‌شود. این ابزار قابلیت‌های مختلفی مانند گزارش‌گیری، جستجوی پیشرفته و ابزارهای امنیتی قوی دارد و معمولاً برای پروژه‌های معمولی و پیچیده استفاده می‌شود.
• ·          مان‌دی (Monday): یکی از ابزارهای ساده مدیریت پروژه به روش اسکرام است که در آن امکانات متعددی جهت مدیریت و پیگیری پروژه‌ها وجود دارد. این ابزار نیاز پروژه‌های بزرگ و معمولی را برای مدیریت برطرف می‌کند.
• اسپرینتس (Sprints): ابزاری بسیار مناسب جهت نصب روی تلفن همراه است. این ابزار فضای کاربری بسیار مناسبی دارد و تمام امور را مدیریت می‌کند.
• میسترتسک (MeisterTask): یکی از پیشرفته‌ترین ابزارهای مدیریت پروژه چابک است که از رابط کاربری قوی و امکانات متنوعی برخوردار است. این ابزار قابلیت نصب بر روی تلفن همراه را نیز دارد.
• اسکرام‌وایز (ScrumWise): ابزاری است که به‌طور اختصاصی برای مدیریت پروژه در scrum طراحی شده است. تقسیم‌بندی وظایف، ایجاد چک‌لیست و بک‌لاگ از جمله قابلیت‌های این ابزار است. علاوه بر این کار کردن با آن بسیار راحت هست و برای تهیه نمونه پروژه اسکرام ابزار بسیار مناسبی است.

چگونگی مدیریت پروژه به روش scrum:

در پایین نحوه استفاده از اسکرام برای اجرای یک نمونه پروژه اسکرام گام‌به‌گام شرح داده شده است.

• گام اول: تعیین گروه. در این مرحله شما باید افراد دخیل در بخش‌های مختلف پروژه مانند توسعه، تولید و غیره را مشخص کنید.
• گام دوم: تهیه بک‌لاگ. در این گام باید فهرستی از تمام ویژگی‌ها، نیازمندی‌ها، ارتقاءها، اصلاحات و قابلیت‌ها محصول یا پروژه تهیه شود. به این لیست بک‌لاگ (Backlog) می‌گویند. این لیست پویا است و اجزای آن به‌طور مداوم و با هر توسعه و پیشرفتی تغییر می‌کند و به‌روزرسانی می‌شود. تهیه و تکمیل آن بر عهده مالک پروژه است. وی می‌تواند جهت تعیین بهتر جزئیات از تیم طراحی کمک بگیرد.
• گام سوم: ایجاد اسپرینت. در قسمت قبل در مورد ماهیت اسپرینت به اندازه کافی توضیح دادیم. در این گام بایستی دوره‌های زمانی کوتاه به‌منظور دستیابی به برنامه‌ریزی‌های انجام شده از قبل مشخص گردد. سپس بک‌لاگ تهیه شده در هر اسپرینت گنجانده شود..
• گام چهارم: اجرای اسپرینت و برگزاری جلسه. در این مرحله باید یک جلسه روزانه کوتاه به نام scrum روزانه و یا stand up توسط مدیر پروژه و با حضور اعضای آن ترتیب داده شود. افراد گروه در این جلسه کوتاه در مورد پیشرفت‌های پروژه صحبت می‌کنند و به حل مشکلات و معضلات ایجاد شده می‌پردازند.
• گام پنجم. برگزاری جلسات روزانه در پایان هر اسپرینت. در پایان هر دوره اسپرینت یک جلسه باید ترتیب داده شود. در این جلسه همه افراد دخیل در پروژه شرکت می‌کنند و در مورد نتایج، تغییرات ایجاد شده و برنامه‌ریزی‌های انجام شده صحبت می‌کنند. همچنین این جلسات به اعضای تیم کمک می‌کند تا کیفیت اسپرینت‌های آتی را بهبود ببخشند.
• گام ششم: تکرار. موفقیت در پروژه مدیریت در اسکرام به تکرار وابسته است. دو گام ذکر شده در بالا تا زمان پایان یافتن اسپرینت‌ها بایستی تکرار شوند تا در نهایت پروژه به اتمام برسد و توسعه حاصل شود.

 در پایان

شناسایی روش مناسب جهت مدیریت پروژه در موفقیت آن پروژه و دستیابی به محصول نهایی مطلوب کاربر و مشتری نقش اساسی دارد. انتخاب بهترین شیوه مدیریت پروژه بر اساس شرایط، امکانات و محدودیت‌ها صورت می‌گیرد. در مطالب بیان شده در بالا اطلاعاتی جامع و کاربردی در زمینه یکی از روش‌های مدیریت پروژه به نام اسکرام بیان شده است. امید است این اطلاعات بتواند به شما در مدیریت هرچه جامع‌تر، پویاتر و بهتر پروژه کمک نماید. از همراهی شما بی‌نهایت سپاس‌گزاریم.