وظایف مدیر پروژه
مدیر پروژه به شخصی گفته می‌شود که از آغاز تا پایان یک پروژه مسئولیت برنامه‌ریزی و مدیریت را به‌عهده دارد. معمولا در هر صنعتی از جمله مهندسی، ساخت‌وساز و فناوری که به رهبری گروه نیاز باشد، مدیر پروژه حضور دارد.
یکی از مهمترین وظایف مدیران پروژه بودجه‌بندی و برنامه‌ریزی برای تاریخ اتمام پروژه است، علاوه‌براین آنها باید به روند پیشرفت امور نیز نظارت داشته باشند. در واقع مدیر پروژه مسئول موفقیت یا شکست پروژه است. در این مقاله به شرح وظایف مدیر پروژه می‌پردازیم.
وظایف مدیر پروژه چیست؟
مدیر پروژه، شخص واجد شرایطی است که توسط مدیر عامل انتخاب و استخدام می‌شود و وظیفه برقراری انسجام بین افراد تیم و هدایت آنها را به‌عهده دارد. این فرد باید مهارت برقراری ارتباط با سایر کارمندان، مهارت حل مسئله و ایجاد حس همکاری بین افراد گروه را داشته باشد.
علاوه‌براین مدیر پروژه باید به روند پیشبرد کارها، واگذاری مسئولیت به افراد و زمان‌بندی برای شروع و اتمام پروژه نظارت داشته باشد. در واقع از جمله وظایف اصلی مدیر پروژه سرعت بخشیدن به کارها و تلاش در زمینه کاهش هزینه‌هاست.
در برخی از شرکت‌ها، مدیران پروژه فقط برای انجام یک پروژه خاص استخدام می‌شوند اما در برخی دیگر این افراد از قبل از شروع پروژه در فعالیت‌های ارزیابی و تحلیل نیز مشارکت دارند و با مدیران اجرایی و واحدهای تجاری در زمینه نحوه بهبود عملکرد سازمان و روش‌های پیشبرد اهداف مشورت و همکاری می‌کنند. از جمله مهارت‌های مهم مدیر پروژه می‌توان به رهبری، مدیریت استراتژیک و مهارت‌های فنی اشاره کرد.
شرح وظایف مدیر پروژه با توجه به نوع صنعت، سازمان و پروژه تعیین می‌شود. اما به‌صورت کلی مدیران پروژه پنج وظیفه اصلی دارند که به شرح زیر است.
- تعیین اهداف پروژه
یکی از وظایف اصلی مدیر پروژه تعیین اهداف، خروجی‌های اصلی و زمان آغاز پروژه است. مدیر پروژه باید الزامات پروژه را مشخص کرده و ذینفعان داخل سازمان و خارج از آن را شناسایی کنند و بعد از بررسی انتظارات مشترک، مجوز شروع پروژه را دریافت کند. در این مرحله مدیران پروژه باید موارد زیر را مدنظر داشته باشند.
- اهمیت پروژه
- شناسایی و بررسی مشکلات خاص
- شناسایی و تعیین هدف مطلوب
- بررسی معیارهای موفقیت
- شناسایی ذینفعان
- تعیین محدودیت‌های پروژه
مدیر پروژه باید همه این موارد را در منشور پروژه تعریف کرده و سازمان آن را تصویب کند. بعد از تصویب مشور، یک برنامه متمرکز توسط مدیران پروژه و ذینفعان ایجاد می‌شود و کارها بر اساس دستیابی به اهداف مشخص پیش می‌رود.
- برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی
از جمله وظایف مدیر پروژه برآورد هزینه‌ها و زمان‌بندی برای پروژه است. در این مرحله مدیر پروژه باید با همکاری بخش‌های تدارکات، مهندسی و مالی مدیریت و کنترل هزینه‌ها را در دستور کار قرار دهند. مسئولیت این تیم شامل بررسی و نظارت منظم اسناد مربوط به گزارش‌های مالی، وضعیت هزینه‌های موجود و برآورد هزینه‌های آتی است.
در زمینه برنامه‌ریزی، مدیر پروژه باید به زمان‌بندی، هزینه‌ها و مسائل اجرایی نظارت کرده و وظایفی را که برای تکمیل پروژه و دستیابی به اهداف لازم است، شناسایی کند. مرحله برنامه‌ریزی از قبل از شروع پروژه و تا زمان اتمام آن ادامه دارد و در طول فرایند تکامل می‌یابد.
- اجرا پروژه
در مرحله اجرا، اعضا تیم باید برنامه‌های مشخص شده را انجام دهند و برای دستیابی به اهداف پروژه وظایف خود را منظم انجام دهند. مدیر پروژه باید به اجرا برنامه‌ها نظارت داشته باشد و راهکارهایی برای حل مسائل ارائه دهد. همچنین از جمله وظایف مدیر پروژه در این مرحله، تلاش برای افزایش تمرکز تیم و هدایت افراد در صورت بروز تغییرات است.
- نظارت بر پروژه
مرحله نظارت و کنترل از شروع پروژه آغاز می‌شود و تا پایان آن ادامه می‌یابد. در این مرحله وظیفه برنامه‌ریزی، نظارت بر اجرا مسئولیت‌ها و مراحل اتمام پروژه بر عهده مدیر پروژه است. در مرحله نظارت و کنترل، مدیر پروژه باید پیشرفت پروژه و بودجه را بررسی کند و عملکرد واقعی افراد را با عملکرد برنامه‌ریزی شده مقایسه کند و در صورت لزوم تغییراتی اعمال نماید.
- اتمام پروژه
در مرحله پایانی پروژه، از جمله وظایف مدیر پروژه این است که فعالیت‌های لازم را در زمینه اتمام پروژه در زمان مقرر بررسی کند. علاوه‌براین مدیر پروژه باید گزارش کار بنویسد و اشتباهات و نکات کلیدی پروژه را در آن ذکر کند؛ این کار موجب پیشرفت کار در پروژه‌های بعدی می‌شود. در این مرحله مدیر پروژه باید:
- پروژه را به مشتری تحویل دهد و بر مراحل ثبت اتمام پروژه توسط مشتری نظارت کند.
- منابع و بودجه باقیمانده را آزاد کند و با افراد گروه تسویه کند.
- روی کار فروشندگان و شرکای شخص ثالث نظارت کرده و فاکتورهای آنها را پرداخت کند.
- اسناد و مدارک مربوط به پروژه را بایگانی کند.
وظایف اصلی مدیر پروژه
برای اینکه بخواهیم وظایف اصلی مدیر پروژه را بررسی کنیم در درجه اول باید بدانیم که هر روز منحصربه‌فرد است و در نتیجه، هیچ روزی وظایف یک مدیر پروژه یکسان نیست.
با این حال، وظیفه اصلی یک مدیر پروژه این است که پروژه در مسیر درست نگه دارد و راه را برای موفقیت اعضای تیم خود باز کند. این وظایف می‌توانند شامل موارد زیر باشند:
- پاسخگویی به ایمیل‌های مربوط به اجرا یا نگهداری یک پروژه
- ملاقات با اعضای تیم برای گزارش وضعیت و رسیدگی به هرگونه مشکل جدید
- برقراری ارتباط با مشتری یا ذینفعان برای اطلاع‌رسانی به آنها در مورد پیشرفت پروژه
- کنترل اسناد و مدارک مناسب برای ارزیابی ریسک‌های پروژه، بودجه، زمان‌بندی و محدوده پروژه
- نظارت بر پیشرفت و مقابله با تغییرات پروژه با تخصیص مجدد منابع
- کار با ابزارها و نرم‌افزارهای مدیریت پروژه برای اجرا، نظارت و مشارکت
اختیارات مدیر پروژه
مدیر پروژه، کاپیتان کشتی (پروژه) است و به عنوان یک تسهیل‌کننده عمل می‌کند. یک مدیر پروژه به منظور انجام کارهای پروژه، به طور رسمی دارای برخی اختیارات است.
علاوه بر این، قدرت‌هایی وجود خواهد داشت که به طور ذاتی در مدیر پروژه وجود دارد. همه این اختیارات به او کمک می‌کند تا وظایف و مسئولیت‌های خود را به انجام برساند.
از جمله اختیارات مدیر پروژه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
مشروعیت و رسمیت
این قدرت، «قدرت صندلی» است. قدرتی که یک مدیر پروژه به دلیل موقعیتش اعمال می‌کند. مدیر پروژه به عنوان بخشی از این قدرت، وظایف و مسئولیت‌هایی به اعضای تیم خود محول می‌کند.
جایزه
این قدرت، پاداش دادن و شناسایی اعضای تیم براساس عملکرد آنها است.
تنبیه
این قدرت، جریمه کردن عضو تیم به دلیل عملکرد ضعیف یا مجازات برای هرگونه تخلفی می‌شود که عضو تیم مرتکب شده است.
کارشناسی
این قدرتی است که یک مدیر پروژه به دلیل تخصص خود در حوزه‌ای خاص با آن فرمان می‌دهد و اعمال می‌کند.
مرجعیت
این قدرتی است که از طرف کسی که شما را دوست دارد، به شما احترام می‌گذارد یا می‌خواهد مانند شما باشد، به شما می‌رسد. این قدرت، کاریزما و شهرت است.
مسئولیت مدیر پروژه
نقش‌ها مشخص می‌کنند که چه کاری باید برای پروژه انجام دهید. این نقش‌ها نحوه ارتباط شما با اعضای تیم و مشتریان را مشخص می‌کنند. مسئولیت‌ها بیشتر به نقش بستگی دارند.
مسئولیت‌ها، فعالیت‌ها و کارهای روزمره‌ای هستند که هر روز در محل کار انجام می‌دهید. این فعالیت‌ها و وظایف با هم به انجام نقش شما به عنوان مدیر پروژه کمک می‌کنند.
این مسئولیت‌ها ممکن است بسته به مرحله پروژه متفاوت باشند. در ادامه با برخی از این مسئولیت‌ها آشنا می‌شویم.
- هماهنگی با تیم
- منسجم نگه داشتن تیم
- واگذاری کارها به طور موثر
- ارائه بازخورد به کارمند
- برنامه‌ریزی برای همه چیز، از اجرا تا تحویل
- هدایت تیم برای رسیدن به هدفی مشترک
- مدیریت زمان
- نظارت بر پیشرفت و ردیابی موانع
- برگزاری جلسات منظم
- ایجاد چشم‌انداز مشترک
- مدیریت اسناد و گزارش‌ها
- برنامه‌ریزی برای پلن B
- هماهنگی با مشتریان (کارفرماها)
شرح وظایف مدیر پروژه
یک مدیر پروژه خوب باید بتواند پروژه را در زمان تعیین شده و با بودجه مشخص به اتمام برساند. علاوه‌براین باید با ذینفعان و مشتریان تعامل داشته و انتظارات آنها را برآورده کند. از جمله وظایف مهم مدیر پروژه ارائه راهکارهای مفید برای دستیابی به اهداف پروژه است. توجه به جزئیات، توانایی حل مسئله، قدرت سازمانی، قابلیت مدیریت ریسک، داشتن تفکر انتقادی، مهارت‌های ارتباطی و ایجاد انگیزه در افراد از جمله ویژگی‌های یک مدیر پروژه موفق است. در ادامه به شرح وظایف مدیر پروژه می‌پردازیم.
- تدوین برنامه برای منابع و فعالیت‌ها
در شروع هر پروژه، مدیر آن باید برنامهای برای رسیدن به اهداف تدوین کرده و به بودجه‌بندی و وزمان‌بندی آن متعهد باشد. برنامه‌ریزی ضعیف موجب اتلاف منابع و بودجه می‌شود. مدیران پروژه موفق به مسائل نگاهی کاملا واقع‌بینانه دارند و بر اساس توانایی‌های تیم و میزان بودجه اختصاصی، زمان پروژه را تخمین می‌زنند. مدیر پروژه باید در طول انجام برنامه‌ها، نظارت و کنترل دقیقی روی کارها داشته باشد و در صورت لزوم تغییراتی را اعمال کند.
- رهبری پروژه
از جمله وظایف اصلی مدیر پروژه هدایت و رهبری تیم است. او باید توانایی برقراری ارتباط عاطفی با افراد تیم را داشته باشد و نقاط قوت و ضعف افراد را شناسایی کرده و بر اساس آنها مسئولیت‌ها را به اعضا محول کند. بعد از تشکیل تیم، مدیر پروژه باید تاریخ شروع و اتمام پرژه را به اعضا اعلام کند و منابع لازم را بریا دستیابی به اهداف فراهم آورد.
در طول پروژه نیز وظیفه مدیر این است که به کار افراد نظارت داشته و در صورت لزوم با آنها صریحا صحبت کند. مدیران پروژه وظیفه دارند که با افراد تیم و ذینفعان به‌صورت منظم از طریق ایمیل، تماس و جلسات تیمی ارتباط برقرار کرده و موانع احتمالی در زمینه پیشبرد پروژه را شناسایی کرده و راهکارهای لازم را ارائه دهند. علاوه‌براین آنها موظف هستند که گزارش‌های منظمی از وضعیت پیشرفت پروژه به ذینفعان ارائه دهند.
- ایجاد انگیزه در افراد
مدیر پروژه باید به اجرای موفق مراحل نظارت کرده و با اعضای تیم و سهامداران در ارتباط باشد. مدیران پروژه باید توانایی ایجاد انگیزه در اعضا تیم را داشته باشند و پتانسیل افراد را شناسایی کرده و تیم خود را در جهت دستیابی به اهداف هدایت و تشویق کنند.
- مدیریت زمان
توجه به تاریخ دقیق اتمام پروژه یکی از وظایف مهم مدیر پروژه است. مدیر پروژه باید به روند انجام کارها نظارت دقیق داشته باشد و در صورت لزوم سررسیدهای هر مرحله را به افراد اطلاع دهد. تعریف فعالیت‌ها، تعیین مراحل، تخمین مدت زمان هر مرحله، توسعه و حفظ زمان‌بندی از جمله وظایف اصلی مدیر پروژه در این مرحله است.
مدیر پروژه و افراد تیم باید به زمان‌بندی متعهد باشند و در صورت بروز مشکل و طولانی شدن مراحل، باید موانع را شناسایی کرده و با حل آنها پروژه را به مسیر خود بازگرداند. نرم‌افزارهای مدیریت و تایم‌شیت از جمله ابزارهای مفید برای برنامه‌ریزی دقیق و تخصیص منابع هستند.
- بودجه‌بندی و نظارت بر هزینه‌ها
یکی دیگر از وظایف مدیر پروژه نظارت بر بودجه و هزینه‌هاست. پروژه‌ای را می‌توان موفق دانست که با برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی دقیق پیش برود و انتظارات مشتری را برآورده کند. مدیران پروژه باید در تمامی مراحل به هزینه‌های پیش‌بینی شده متعهد باشند و در صورت نیاز آنها را تعدیل دهند.
- جلب رضایت مشتری و ذینفعان
در طول فرایند انجام پروژه، مدیر باید به مشتریان و ذینفعان گزارش دهد و در جهت تأمین انتظارات آنها تلاش کند. مدیر پروژه موفق باید با مشتریان ارتباط برقرار کرده و برای دستیابی به اهداف پروژه تلاش کند.
- مدیریت ریسک
مدیریت ریسک یکی از ویژگی‌های مهم مدیر پروژه است. او باید موانع و مشکلات را قبل از شروع پروژه بررسی و ارزیابی کند و در صورتی‌که حین انجام پروژه با مسئله‌ای مواجه شد، توانایی برطرف کردن آن را داشته باشد.
- نظارت بر پیشرفت پروژه
مدیر پروژه باید بر پیشرفت کارها، هزینه‌ها و عملکرد تیم نظارت داشته باشد و در صورت بروز مشکل اقدامات لازم را انجام دهد. مدیر پروژه باید به‌صورت هفتگی بر هزینه‌ها و مسئولیت افراد نظارت کرده و در صورت بروز مشکل، آن را کنترل کند. همچنین او باید مشتریان و ذینفعان را در جریان امور قرار داده و گزارش‌های هفتگی به آنها ارائه دهد.
- تنظیم مستندات
گزارش‌های نهایی و تنظیم مستندات از جمله وظایف مهم مدیر پروژه است. او باید گزارش‌های دقیقی از روند انجام پروژه، تاریخچه آن، فرایند دستیابی به اهداف، وظایف افراد تیم و راهکارهای مؤثر برای آینده تهیه کند. علاوه‌براین او باید روش‌هایی برای اندازه‌گیری و تحلیل پیشرفت پروژه داشته باشد و تمامی اقدامات و اسناد لازم را به‌صورت مستند بایگانی کند.
- اتمام و نگهداری
بعد از اتمام پروژه، مدیر باید در زمینه نگهداری و عیب‌یابی پروژه برنامه‌ریزی کرده و روش‌هایی برای حمایت از تحویل نهایی آن ارائه دهد.
مهارت‌های مدیر پروژه موفق
مهارت‌های مدیر پروژه شامل مهارت‌های فنی، توانایی رهبری و مدیریت استراتژیک است.
- مهارت‌های فنی
مدیر پروژه موفق باید دانش و مهارت کافی در زمینه انجام امور را داشته باشد و بتواند آنها را در زمینه پیشبرد اهداف به کار گیرد. تهیه برنامه زمان‌بندی، گزارش‌گیری، استفاده از ابزار مناسب، مدیریت منابع و هزینه‌ها و مدیریت ریسک از جمله مهارت‌های فنی مدیر پروژه است.
- مدیریت استراتژیک
اطلاع و آگاهی کافی از کسب‌وکار و سازمان، توانایی مذاکره، ارزیابی مالی و بازاریابی از جمله مهارت‌های استراتژیک مدیر پروژه است. او باید توانایی درک کسب‌وکار و شرح آن برای افراد را داشته باشد و استراتژی‌های لازم را در زمینه تحویل پروژه اتخاذ کند. علاوه‌براین مدیر پروژه باید اهداف و خروجی‌ها را بررسی کرده و برای اعضا تیم و ذینفعان توضیح دهد و با بررسی وضعیت بازار و رقبا، بهترین استراتژی را انتخاب و اجزا کند.
- توانایی رهبری
از جمله مهارت‌های مهم مدیر پروژه توانایی رهبری و ایجاد انگیزه در افراد است. او باید خوش‌بین و مثبت‌اندیش بوده و روحیه همکاری داشته باشد. اعتمادسازی، حل اختلافات، جلب توافق، برقراری ارتباط مؤثر، مدیریت، تشویق افراد، اولویت‌بندی، توانایی ایجاد تیم و بررسی عوامل مختلف در جهت پیشبرد اهداف از جمله ویژگی‌های یک مدیر و رهبر موفق هستند که مدیر پروژه باید آنها را داشته باشد.
تحصیلات مدیر پروژه
مدیران پروژه معمولا در رشته‌هایی مثل مدیریت کسب‌وکار تحصیل می‌کنند و برخی از آنها مدرک فنی در زمینه فناوری اطلاعات دارند. مهمترین ویژگی مدیر پروژه داشتن دانش، تخصص و تجربه لازم در انجام امور است. آنها می‌توانند دوره‌های مختلفی از قبیل مدیریت فنی پروژه، مدیریت استراتژیک و کسب‌وکار و رهبری را بپذرانند.
مدیر پروژه باید از مهارت‌های سازمانی برای مدیریت جنبه‌های گوناگون یک پروژه برخوردار بوده و توانایی برنامه‌ریزی، زمان‌بندی، برآورد هزینه‌ها و منابع را داشته باشد. تفکر انتقادی یکی دیگر از ویژگی‌های مدیران موفق است که منجر به ارائه راهکارهای عملی و مناسب در جهت پیشبرد اهداف می‌شود. علاوه‌براین مدیر پروژه باید بتواند مشکلات و ریسک‌ها را ارزیابی کرده و در صورت بروز آنها، بهترین تصمیم را اتخاذ کند.
نتیجه‌گیری
برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت، کنترل و اتمام به‌موقع پروژه‌ها از جمله وظایف اصلی مدیر پروژه است. مدیران پروژه نقش مهمی در رهبری و هدایت افراد تیم و دستیابی به اهداف دارند. آنها موظف هستند که از زمان شروع تا اتمام پروژه‌ها نظارت دقیقی روی زمان‌بندی و هزینه‌ها داشته باشند و در صورت بروز موانع، با صرف کمترین هزینه و زمان مشکلات را برطرف کنند.
از جمله وظایف مدیر پروژه مستندسازی و گزارش‌گیری از روند انجام پروژه است. او باید به‌صورت هفتگی بر فرایند انجام امور نظارت داشته و به ذینغعان و مشتریان گزارش ارائه دهد. مدیر پروژه موفق مهارت رهبری، حل مسئله، مدیریت ریسک و توانایی برقراری ارتباط با افراد را دارد.
