مدیریت پروژه در کسب و کار در واقع همان برنامه‌ریزی و هدایت پروژه است تا بتوان در زمان مشخص، با بودجه‌ای مقرر و با کیفیت تعیین‌شده به اهداف پروژه دست پیدا کرد. در مدیریت پروژه مجموعه‌ای از فعالیت‌های منظم اعم از آغاز، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و اتمام پروژه انجام می‌شود.
مهم‌ترین عامل پشتیبانی و قدرت هر پروژه در کسب وکار، افراد تیم با بهره‌وری بالا هستند. با این وجود، نقش اساسی مدیریت پروژه را در رسیدن به موفقیت در کسب و کار هرگز نمی‌توان انکار کرد، چراکه تمام امور برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و هدایت پروژه بر عهده مدیر است.
در این مبحث قصد داریم به جزئیات بیشتری از مدیریت پروژه اشاره کنیم. ما را تا پایان همراهی کنید.
معرفی مدیریت پروژه در کسب و کار
مدیریت پروژه در کسب و کار مستلزم داشتن یک مدیر اجرایی توانا و مدبر است که بتواند تمام تصمیم‌گیری‌های بزرگ و کوچک را انجام دهد. مدیر پروژه به عنوان رکن اساسی در برنامه‌ریزی، طراحی، اجرا کردن، نظارت، کنترل کردن و پایان کار پروژه شناخته می‌شود.
در حال حاضر بسیاری از مشاغل، اعم از پروژه‌های سازمانی، پروژه‌های ساختمانی، پروژه‌های معماری، پروژه‌های پتروشیمی، پروژه‌های صنایع مختلف و غیره، به یک مدیر پروژه توانا نیاز دارند تا بتوانند پروژه‌ها را با موفقیت به اتمام برسانند.
مدیر پروژه باید از توانایی‌های متعددی اعم از قدرت نفوذ بالا، قدرت تشخیص شرایط و توانایی پیش‌بینی وضعیت برخوردار باشد و با مهارت‌های مدیریت خود، پروژه را به سرانجام برساند. علاوه بر این، مدیر پروژه باید توانایی مدیریت خطر داشته باشد و با شناسایی خطراتی که در روند پروژه وجود دارد، آن‌ها را حذف و رفع کند.
آموزش مدیریت پروژه در کسب و کار
مراحل تکامل پروژه کسب وکار و نقش مدیریت پروژه
به منظور تکامل هر پروژه لازم است مراحلی طی شود و مدیریت پروژه در کسب و کار نقش مهمی در اجرای بهتر این مراحل بر عهده دارد. مراحل یادشده از قرار زیر هستند:
- آغاز کار پروژه کسب و کار
- برنامه‌ریزی پروژه کسب و کار
- تولید یا اجرای پروژه کسب و کار
- نظارت و کنترل بر روند کار پروژه کسب و کار
- تکمیل و اتمام کار پروژه کسب و کار
1.آغاز کار پروژه کسب وکار
به منظور آغاز پروژه کسب و کار، لازم است مدیر ماهیت و دامنه پروژه را تعیین کرده و تیم خود را با محیط کاری و هدف نهایی کار آشنا سازد. به همین منظور باید موارد زیر توسط مدیر انجام شود:
- تجزیه و تحلیل کردن اهداف بلند مدت و کوتاه مدت در پروژه
- مشخص کردن عملیات لازم، تعیین وظایف و برنامه‌های کاری
- بررسی شرایط مالی پروژه، بودجه موردنیاز، مزایا و هزینه‌های اجرای پروژه
- مشخص کردن تعداد و شرایط سهام‌داران، تیم اجرایی پروژه و پرسنل
- در نظر گرفتن نقاط ضعف، قوت، فرصت و تهدیدها در اجرای پروژه
2. برنامه‌ریزی پروژه کسب و کار
پس از اینکه مدیریت پروژه در کسب وکار، مرحله اول کار را پشت سر گذاشت، در واقع به جزئیات مناسبی از پروژه رسیده است. حالا باید درباره هزینه انجام کار، زمان مقرر و منابع موردنیاز برنامه‌ریزی دقیقی انجام شود. برای برنامه‌ریزی پروژه باید موارد زیر مدنظر قرار داده شود:
- انتخاب کردن تیم برنامه‌ریزی پروژه
- مشخص کردن فعالیت‌های لازم به منظور رسیدن به نتیجه مناسب در پروژه
- تجزیه و تحلیل منابع موردنیاز برای اجرای فعالیت‌ها
- تخمین زمان موردنیاز و بودجه لازم برای اجرای پروژه
- برنامه‌ریزی کردن برای مدیریت خطر یا ریسک
- تدابیر لازم برای تضمین کیفیت پروژه
- دریافت مجوزهای لازم برای آغاز کار پروژه
نحوه مدیریت پروژه در کسب و کار
3. تولید یا اجرای پروژه کسب وکار
در صورتی که برنامه‌ریزی پروژه در کسب و کار به طور دقیق انجام شود، مدیریت می‌تواند با تکیه بر آن، هماهنگی‌های لازم را برای به‌کارگیری منابع انسانی و برنامه‌های اجرای پروژه به نحو احسن انجام دهد. نتیجه پروژه در واقع خروجی این مرحله است.
4. نظارت و کنترل بر روند کار پروژه کسب و کار
دیگر مرحله‌ای که در تکامل پروژه اهمیت بسیاری دارد و نقش مدیریت پروژه در کسب و کار در این مرحله مورد توجه است، نظارت و کنترل بر روند کار پروژه است. نظارت و کنترل در مسیر اجرای پروژه انجام می‌شود تا مشکلات احتمالی سریعا شناسایی شده و به موقع اصلاح شود.
نظارت باعث می‌شود مشاهده و اندازه‌گیری به صورت منظم انجام شود و نتایج درستی را بر اساس برنامه در اختیار مدیران قرار می‌دهد. در کنترل و نظارت پروژه توسط مدیر مراحلی وجود دارد که از قرار زیر هستند:
- بررسی فعالیت‌های در حال انجام پروژه
- نظارت کردن بر متغیرهای پروژه از قبیل هزینه‌های آن و میزان تلاش
- تجزیه و تحلیل اهداف در هر مرحله از پروژه و میزان تحقق آن
- پیش‌بینی و تصمیم‌گیری فوری به منظور انجام اصلاحات در پروژه
- شناسایی و تشخیص موانعی که باعث ایجاد اختلال در پیشروی پروژه می‌شوند
به منظور اجرای پروژه‌های چند مرحله‌ای، باید در بین هر مرحله بررسی‌ها انجام شده و اقدامات اصلاحی توسط مدیریت صورت بگیرد. این کار کمک می‌کند پیش از آنکه مرحله بعد آغاز شود، عوامل مخل شناسایی شده و اصلاح شود. این اقدامات از قرار زیر هستند:
- پشتیبانی کردن از کاربران
- اصلاح و از بین بردن خطاهای قبل در پروژه
- به روز رسانی کردن محصول در این فاصله
وظایف مدیریت پروژه در کسب و کار
5. تکمیل و اتمام کار پروژه کسب و کار
در این مرحله مدیریت پروژه در کسب و کار می‌تواند پایان کار را به طور رسمی اعلام کرده و پرسنل را برای بایگانی فایل‌ها و اسناد آماده کند. علاوه بر این، پس از اتمام پروژه باید روند کار را تجزیه و تحلیل کنند و از تجربیاتی که در حین کار به دست آورده‌اند، درس بگیرند. به این ترتیب مراحلی که در هنگام اتمام کار انجام می‌شود از قرار زیر هستند:
- بررسی کردن خطراتی که اتفاق افتاده
- بررسی میزان و ارزش سود کسب شده
- نظرسنجی از متخصصان فعال در حوزه موردنظر
- اندازه‌گیری هزینه‌های کلی پروژه
- بررسی و مقایسه اهداف اولیه در پروژه و دستاوردهای نهایی در پایان کار
نحوه مدیریت پروژه در کسب و کار باید چگونه باشد؟
افرادی که درصدد آموزش مدیریت پروژه در کسب و کار هستند، باید ابتدا بتوانند نقشه راه برنامه‌ریزی و کنترل کسب و کار خود را ترسیم کنند. از این رو لازم است به منظور موفقیت در کار خود، به مراحلی توجه کنند که از قرار زیر است:
صحبت کردن با مشاوران و کارمندان
مدیر به منظور مدیریت پروژه در کسب وکار لازم است ابتدا راجع به طرح خود با مشاوران و کارمندان صحبت و مشورت کند و نظر آن‌ها را جویا شود. این کار کمک می‌کند در همان ابتدا تمام نظرات موافق و مخالف در یک جا جمع شده و با استفاده از تجربه افراد، اصلاحات لازم در طرح پروژه اعمال شود.
همچنین مدیران پیش از آنکه کار را آغاز کرده و وظایف را در بین کارکنان تقسیم کنند، باید نقشه راه را ترسیم کرده و آن‌ها را به طور کامل در جریان تمام برنامه‌ها قرار دهند. این کار کمک می‌کند کارکنان به مسئولیت‌های خود آشنا و متعهد شده و آن‌ها را به طور صحیح انجام دهند.
برای اینکه طرح اولیه مدیر پروژه آماده شود، باید به سه موضوع مهم توجه شود؛ هدف، برنامه‌ریزی، تخمین هزینه‌های اولیه پروژه. با مشخص کردن این سه مورد اجرای پروژه برای مدیر راحت‌تر شده و او را تا انتهای کار راهنمایی خواهد کرد. به این ترتیب مدیر پروژه، در طول اجرای پروژه باید به این طرح رجوع کرده و مسیر حرکت تیم خود را بررسی کند.
مشخص کردن وظایف و مسئولیت‌های کارکنان
با آماده شدن طرح اولیه و انجام اصلاحات لازم، باید به منظور مدیریت پروژه در کسب و کار، مسئولیت هر یک از کارکنان تعیین شود. کارکنان و پرسنل افرادی هستند که مدیر برای پیشبرد اهداف خود در پروژه به آن‌ها نیاز دارد. آن‌ها شامل افراد زیر هستند:
- مدیر پروژه : مدیر پروژه وظیفه بسیار مهمی دارد و وظیفه او کنترل، اجرای پروژه و سرپرستی تیم کاری است.
- اسپانسر پروژه : اسپانسر یکی از اعضای تیم است که به کمک مدیر می‌آید و به حمایت پروژه و تایید روند اجرای آن کمک می‌کند.
- کارشناسان حوزه کسب و کار : کارشناسان کسب و کار بر کیفیت خدمات یا محصول نهایی نظر داده و خروجی کار را بر اساس جدول زمانی مشخص می‌سنجند.
- تیم کاری : کلیه افرادی که در کنار یکدیگر برای تولید محصول یا ارائه خدمات در بخش‌های مختلف مشغول فعالیت هستند، تیم کاری را تشکیل می‌دهند.
- کاربران محصول : افرادی هستند که پیش از مشتری برای استفاده از محصول یا خدمات داوطلب می‌شوند و نظر می‌دهند. این افراد کیفیت محصول را پیش از تولید انبوه و عرضه به بازار مورد بررسی قرار می‌دهند.
- علاوه بر موارد بالا، افراد دیگری از قبیل حسابداران، تحلیل‌گران کیفیت، تدارکات و غیره نیز همراه گروه فعالیت می‌کنند.
مسئولیت‌های مدیریت پروژه در کسب و کار
برگزار کردن جلسات گروهی
پس از معرفی وظایف کارمندان توسط مدیریت پروژه در کسب و کار، لازم است یک جلسه با کلیه اعضای تیم برگزار شود. این جلسه کمک می‌کند بخش‌های مختلف هماهنگ شده و با برقراری ارتباط بین آن‌ها، روحیه همکاری و اعتماد در کارکنان تقویت شود. به این ترتیب مدیر باید به دیدگاه و استراتژی پروژه، چشم‌انداز پروژه، وظایف و مسئولیت‌ها، قوانین پروژه، چگونگی تصمیم‌گیری و موارد دیگر اشاره کند.
عقد قرارداد کاری با کارکنان
همانطور که می‌دانید، به منظور آغاز همکاری لازم است قرارداد مابین دو طرف نوشته شود. در متن قرارداد باید اهداف کاری معرفی شده، مدت زمان همکاری قید شود، حقوق و مزایا عنوان شده و به دیگر پارامترهای ضروری اشاره شود. علاوه بر این، قوانینی که می‌تواند منجر به لغو همکاری گردد، نیز ذکر می‌شود.
توسعه طرح اولیه
پس از اینکه مدیر به انعقاد قرارداد با اعضای تیم کاری اقدام کرد، برای اینکه بتواند بهتر مدیریت پروژه در کسب و کار را انجام دهد، لازم است به صورت مداوم برنامه‌ریزی‌های اولیه را مورد ارزیابی قرار داده و تا انتهای پروژه این کار را تکرار کند. به همین منظور باید:
- به انتخاب منابع لازم برای هر کار اقدام کرده و بتواند مدت زمان لازم برای پایان آن را پیش‌بینی کند.
- باید مدیر برای هر مسئولیتی حق‌الزحمه ساعتی در نظر بگیرد.
- محدودیت‌ها را به صورت واقع‌گرایانه در نظر بگیرد.
- تقویمی را برای تاریخ‌های مهم داشته بااشد.
- هزینه‌های صرف‌شده و سود به دست آمده را یادداشت کند.
تحلیل و بررسی کیفیت پروژه
کیفیت پروژه از نظر مدیر به این معناست که از تولید محصول نهایی مطابق با درخواست مشتری اطمینان حاصل کرده و حتی کارکنان شرکت نیز درخواست استفاده از آن را داشته باشند. به منظور داشتن محصولات و خدمات باکیفیت، باید ریسک را کاهش داده و از بروز اشتباه جلوگیری کرد.
خطرات پروژه می‌تواند در مسیر پروژه اتفاق بیافتد و عملکرد و پیشبرد کار را تحت تاثیر قرار دهد. خطرات و موانع باعث بهم ریختگی برنامه‌ریزی و زمان‌بندی مدیر شده و می‌تواند روند اجرای پروژه را با اختلال مواجه سازد.
مزایای مدیریت پروژه در کسب و کار
مهارت مدیر در برقراری ارتباط
کلیه مواردی که در بالا به آن اشاره کردیم، در صورت داشتن مهارت برقراری ارتباط مدیر امکان‌پذیر است. به منظور مدیریت پروژه در کسب و کار یکی از ضروری‌ترین مهارت‌ها، توانایی برقراری ارتباط با دیگر اعضای تیم و هدایت آن‌ها است.
این مهارت در تمام مراحل اجرای پروژه از طرح اولیه تا مشاوره، توجیه پرسنل، بررسی‌های حین کار، بازاریابی و عرضه محصول نهایی و غیره نقش موثری دارد. این مهارت می‌تواند در مدیریت پروژه در سازمان نیز بسیار مورد توجه باشد، چراکه از این طریق مدیر می‌تواند تمام اعضای تیم خود را یکپارچه کرده و برای رسیدن به هدف، هدایت کند.
ابزارهای مدیریت پروژه در کسب و کارها
در حال حاضر نرم‌افزارهایی مفید و کاربردی در بازار وجود دارد که به عنوان مهم‌ترین ابزار مدیریت پروژه در کسب و کار، می‌توانند عمل کنند. اغلب صاحبان کسب و کارها به منظور افزایش بهره‌وری کسب و کار خود و موفقیت در آن از این ابزارها استفاده می‌کنند.
اطلاعاتی که از طریق این ابزارها به دست می‌آید، باعث می‌شود استراتژی و عملکردهای کسب و کار برای رسیدن به موفقیت سنجیده شود. این نرم‌افزارها کمک می‌کند میزان تاثیر آن‌ها را روی نتایج و پیشرفت کسب و کار مشاهده کنید. به این ترتیب از این ابزارهای کاربردی می‌توان به عنوان وسیله‌ای برای برنامه‌ریزی و بهبود اجرای پروژه‌ها استفاده کرد.
عملکرد مدیریت پروژه در کسب و کار
جمع‌بندی
مدیریت پروژه در کسب و کارها در واقع برنامه‌ریزی برای هدایت و راهنمایی پروژه به منظور رسیدن به هدف موردنظر است. مدیریت پروژه کمک می‌کند پروژه در زمان مشخص، با هزینه مقرر و با کیفیت بالا اجرا شده و کسب و کار آن‌ها را رونق ببخشد.
