علم مدیریت پروژه از سال 1960 میلادی به رسمیت شناخته شد و از آن روز تا به الان روند روبه‌رشدی را طی کرده است. پس از گذشت حدود ۷۰ سال، پیشرفت فناوری و تکنولوژی باعث‌شده روش‌های نوین مدیریت پروژه تدوین شوند.
به‌کاربردن اینترنت، اینترانت و اکسترانت در روش‌های مدیریت پروژه سبب پیشرفته‌شدن و سهولت در کارها شده است. در این روش‌ها، قابلیت‌های بالقوهٔ دنیای وب به کمک مدیران پروژه می‌آید. در ادامه این مقاله قصد داریم شما را با این شیوه‌ها و مزایای متعدد آن‌ها آشنا سازیم.
پروژه چیست؟
ابتدا باید بدانیم به چه کاری پروژه اطلاق می‌شود. پروژه مجموعه‌ای از تلاش‌ها و فعالیت‌هایی است که به یکدیگر ربط دارند و با هدف رسیدن به نتیجه‌ای مشخص، در زمان مشخص و با بودجه‌ای مشخص انجام می‌شوند.
پروژه امری موقتی محسوب می‌شود؛ بنابراین، شروع و پایان آن مشخص است. هدف مشخصی دارد که در پایان زمان پروژه باید به آن دست یافته باشید. پروژه یک سیستم است؛ یعنی ورودی‌های خاصی دارد که با انجام پردازش‌هایی به خروجی مشخصی تبدیل می‌شود.
نتایج هر پروژه منحصربه‌فرد و اغلب مستقل از پروژهٔ دیگر است. با وجود دارا بودن ابتدا و انتها، اما زمان و بودجه پروژه با تخمین مشخص می‌شود. وجود همین عدم‌قطعیت‌هاست که علمی به نام مدیریت پروژه را شکل می‌دهد.
پروژه‌های امروزی وسیع‌تر هستند و گاهی در مقیاس جهانی انجام می‌شوند. پراکندگی جغرافیایی دارند و برای رسیدن به هدف باید از چند رشته مختلف استفاده کرد.
پیچیده‌شدن این پروژه‌ها و گستردگی آن‌ها سبب به وجود آمدن نرم‌افزارهای تحت وب که دورکاری را فراهم می‌کنند و به مدیریت بهتر کمک می‌کنند، شده است؛ همچنین، روش‌هایی که در تلاش برای فرموله‌کردن مدیریت پروژه انجام شده، به ایجاد روش‌های نوین مدیریت پروژه منجر شده است.
روش‌های اجرایی مدیریت پروژه
با توجه به پیچیده‌شدن همه‌روزهٔ پروژه‌ها و رفتن دنیا به سمت علم و تکنولوژی، سازمان‌ها چاره‌ای جز استفاده از روش‌های مدیریت پروژه نوین ندارند؛ البته مدیریت پروژه مسیر پر پیچ‌وخمی برای رسیدن به این دوره طی کرده است. مدیریت پروژه از دید کرزنر به ۳ دوران مختلف تقسیم می‌شود
۱. مدیریت پروژه سنتی: در این زمان، مدیریت پروژه برای موضوعاتی از جمله مسائل دفاعی و نظامی، هوافضا و کارهای زیربنایی استفاده می‌شد. در این دوران، گرچه از مدیریت پروژه برای کنترل زمان یا هزینه استفاده می‌شد؛ اما گزارش‌ها حاکی از این است در انتها با افزایش هزینه 200 الی 300 درصدی مواجه می‌شدند.
۲. دوران رنسانس: در این دوران، بیشتر به مدیریت پروژه پرداخته شد. سازمان‌ها متوجه شدند استفاده از این علم باعث افزایش بهره‌وری آن‌ها می‌شود و مدیریت پروژه برای پروژه‌های کوچک‌تر نیز به کار رفت.
۳. مدیریت پروژه نوین: این دوران از زمانی آغاز شد که نرم‌افزارهای نوین به همهٔ سازمان‌ها قابلیت استفاده از مدیریت پروژه را بخشید. در واقع، مدیریت پروژه به شکل نگرشی سازمانی در مدیریت سازمان در آمد.
مزایای استفاده از روش‌های مدیریت پروژه
سازمان‌ها به‌دلیل مزایای بسیاری که روش‌های نوین مدیریت پروژه به آن‌ها ارزانی می‌دارد، از آن‌ها استفاده می‌کنند. برخی از این مزایا عبارت هستند از:
- به دلیل استفاده از یک بانک اطلاعاتی مشترک، اطلاعات افراد درگیر پروژه یکسان است.
- اطلاعات در بستر وب به‌صورت دائم به‌روز می‌شوند و افراد، سریعا از تغییرات با خبر می‌شوند.
- سهولت ارتباط به‌دلیل امکان برقراری ارتباطات در بستر وب
- آخرین وضعیت پروژه عملیاتی به‌صورت آنلاین نمایش داده می‌شود.
- تصمیم‌گیری‌هایی که باید با هماهنگی چند طرف انجام شود، راحت‌تر خواهد شد.
- توافقات بین طرفین به‌سرعت صورت می‌گیرد.
- به‌دلیل بهینه‌سازی روش‌های هماهنگی و گزارش‌گیری، رضایت مشتری بهبود می‌یابد.
- بهره‌وری به‌دلیل سیستم یکپارچه و عدم اتلاف وقت، بالا می‌رود.
معرفی برخی از انواع روش‌های مدیریت پروژه
براساس آماری که از مدیران پروژه حرفه‌ای در سال 2019 به‌دست آمد، ۸۹٪ آن‌ها اعلام کردند که از یک روش اجرایی مدیریت پروژه خاص استفاده نمی‌کنند. آن‌ها بهترین روش مدیریت پروژه خود را با ترکیب چند روش مختلف به‌دست می‌آورند.
برخی از روش‌ها ضوابط مشخصی دارند و با این قوانین شناخته می‌شوند. یکی از آن‌ها روش مدیریت پروژه اجایل است که در ادامه به آن خواهیم پرداخت. برخی روش‌ها نیز مانند مدیریت پروژه PMBOK، استانداردهای زیادی در خود دارند و قابل‌استفاده در طیف گسترده‌ای از پروژه‌ها هستند.
در ادامه به معرفی برخی از این روش‌ها می‌پردازیم:
روش مدیریت پروژه آبشاری
در این روش، فازهای مختلف پروژه در ابتدا طراحی می‌شوند. سپس طی ترتیبی که برای آن‌ها در نظر گرفته‌شده است، اجرا می‌شوند. این روش رویکردی خطی است و به‌همین دلیل، آبشاری نام دارد.
این روش به‌دلیل مراحل بالا به پایینی که دارد، در برخی موارد دچار نواقصی بود که منجر به به‌وجود آمدن و توسعه سایر روش‌ها شد. از جمله این نواقص می‌توان به آزمایش پروژه تنها در مرحله آخر، وابستگی زیاد به الزامات ابتدایی و در نظر نگرفتن نیازهای متغیر مشتری اشاره کرد.
روش مدیریت پروژه اجایل (Agile)
این روش از محبوب‌ترین روش‌های نوین مدیریت پروژه در سطح جهانی است. از این روش میتوانید در گستره فراوانی از پروژه‌ها استفاده کنید. اجایل برای پروژه‌های تکراری کاربرد بسیار خوبی دارد؛ همچنین به شما کمک می‌کند موقعیت‌های پیش‌بینی‌نشده در پروژه‌های تکراری را مدیریت کنید.
اجایل به معنی چابک است. مدیریت پروژه چابک در سال 2001 توسط ۱۳ نفر از بهترین رهبران صنعتی دنیا تدوین شد. این روش به‌عنوان پاسخی برای عدم پاسخگویی‌های روش آبشاری که در بالا توضیح دادیم، تدوین شده است.
ویژگی‌های روش مدیریت پروژه چابک
اجایل برای افرادی مناسب است که به‌دنبال بالا بردن شاخص پویایی و فعالیت در پروژه هستند. پروژه‌های پیچیده به خوبی با اجایل مدیریت می‌شوند. روش مدیریت پروژه اجایل انعطاف بالایی دارد و برای پروژه‌هایی که سطح عدم اطمینان در آن‌ها بالاست، توصیه می‌شود.
این انعطاف‌پذیر بودن آن را نزد بسیاری از مدیران محبوب کرده است؛ زیرا فکر می‌کنند در جریان پروژه به‌راحتی می‌توانند تصمیم خود را تغییر دهند.
با این حال، باید توجه داشت روش اجایل هزینه زیادی نیز دارد. باید بتوانید نیازهایی که در اثر تغییر تصمیم عوض می‌شوند مدیریت کنید و پاسخ دهید.
۶ اصل روش مدیریت پروژه چابک برای پیشرفت عبارتند از چشم‌انداز، نقشه راه، بک‌لاگ، برنامه عرضه، بک‌لاگ اسپرینت و توسعه محصول.
روش مدیریت پروژه کانبان (Kanban)
کانبان یک واژه ژاپنی است. داشتن نام ژاپنی برای این روش جای تعجب ندارد؛ زیرا کارخانه تویوتا الهام‌بخش این روش محسوب می‌شود. شرکت تویوتا در دهه 40 میلادی تغییری در پروسه مهندسی خود با تکیه بر قفسه‌بندی سوپرمارکت‌ها ایجاد کرد.
ایده این روش، این بود که سوپرمارکت‌ها تنها به‌اندازه نیاز در قفسه‌های خود مواد ذخیره می‌کنند. این موضوع جریان مواد بین مشتری و سوپرمارکت را بهینه می‌سازد؛ بنابراین روش کانبان مبتنی بر ذخیره محصولات براساس تقاضای مشتری و جای خالی است.
در روش کانبان کارخانه تویوتا، هر تیم از تیم‌های پروژه کارت‌هایی داشت که براساس آن ظرفیت خالی خود را اعلام می‌کرد. کار جدید در روش کانبان زمانی اضافه می‌شود که کارت‌ها وجود جای خالی خود را اعلام کرده باشند. از معانی کانبان به ژاپنی، کارت است.
هدف روش کانبان ارائه محصول باکیفیت به‌وسیله ایجاد تصوری کلی از روند کار است. مشکلات و موانع کار در مراحل ابتدایی توسعه شناسایی می‌شوند. یک تخته برای نوشتن به همراه آهن‌رباهای مغناطیسی، استیکرها و کاغذهای چسبان برای اجرای روش کانبان، تجهیزاتی ابتدایی هستند.
با این حال، امروزه جای این تخته‌ها و آهن‌رباها را نرم‌افزارهای جدید مدیریتی گرفته‌اند. کارها را به ۳ دسته برای اجرا، در حال اجرا و انجام‌شده تقسیم و براین‌اساس مدیریت می‌کنند. البته این نوع، ساده‌ترین تقسیم‌بندی است و می‌توان مراحل دیگری را نیز به این ۳ مرحله افزود.
بخش‌هایی مثل آماده انجام، در حال آزمایش، تأیید شده و منتظر آزمایش می‌توانند بخش‌هایی باشند که به فراخور پروژه شما اضافه می‌شوند. کانبان برای پروژه‌هایی با اعضای کم توصیه می‌شود.
مزایای روش کانبان
- به‌کاربردن این روش ساده است.
- به‌دلیل شناور بودن این روش، انعطاف آن بالاست.
- اتلاف این روش کم است.
- برای توسعه فردی نیز بسیار مناسب است.
روش مدیریت پروژه اسکرام
اسکرام بخشی از بازی راگبی است. در این بخش از بازی، بازیکنان مثل زنجیره به‌هم می‌چسبند و با سرهای پایین، به بازیکنان تیم مقابل فشار می‌آورند تا بتوانند توپ را تصاحب کنند. اسکرام روشی منعطف برای مدیریت پروژه است که به‌جای ارائه دستورالعمل به افراد، روابط و تعاملات بین آن‌ها را مدیریت می‌کند.
۳ رکن اصلی مدیریت پروژه اسکرام عبارتند از شفافیت، بازرسی و سازگاری. همچنین، 5 ارزش تعهد، تمرکز، احاطه و گشایش، احترام و شجاعت در روش اسکرام وجود دارد.
درک ۳ نقش صاحب محصول که نماینده‌ی ذی‌نفعان و مشتریان است، تیم توسعه که متخصصین درگیر در پروژه هستند و اسکرام مستر که رهبر تیم است و آن‌ها را هدایت می‌کند، برای آشنایی با روند کار روش اسکرام ضروری است.
در اسکرام رویدادهای متفاوتی از جمله اسپرینت وجود دارد. اسپرینت بازه‌ای است که ۲ تا ۴ هفته را شامل می‌شود. در اسپرینت، تیم اسکرام تلاش می‌کند به اهدافی دسترسی پیدا کند که شما را به پروژه می‌رسانند.
رویداد بعدی، برنامه‌ریزی اسپرینت است. در این رویداد بررسی می‌شود که آیا اسپرینت مفید است یا خیر؟ چه اقداماتی و چگونه باید در اسپرینت انجام شوند؟ رویداد سوم اسکرام، روزانه است که جلسات 15 دقیقه‌ای روزانه در هر اسپرینت را شامل می‌شود. مرور کار، اطلاع‌رسانی و تبادل نظر در این مرحله صورت می‌گیرد.
رویداد چهارم و نهایی، بازنگری اسپرینت است که برای بازنگری یک اسپرینت ماهانه، تقریباً 3 ساعت زمان صرف می‌شود. در اسکرام، تیم‌ها هستند که پروژه را مدیریت می‌کنند.
بدیهی است که در ابتدا نمی‌توانند به خوبی مسائل را مدیریت کنند و رسیدن به هماهنگی بین اعضای تیم زمانی تقریباً ۲ هفته‌ای می‌طلبد. روش مدیریت پروژه اسکرام به پروژه‌هایی که تیم‌های آن کمتر از ۷ عضو دارند توصیه می‌شود.
مدیریت پروژه به روش ناب یا lean
این روش بر ۳ اصل اساسی به حداکثر رساندن ارزش تولیدشده، به حداقل رساندن اتلاف و مدام پیشرفت کردن است. این اتلاف، شامل زمان تولید و هزینه است. ۳ روش برای شناسایی اتلاف در مدیریت پروژه ناب استفاده می‌شود.
- مودا: مودا یک واژه ژاپنی به معنی اتلاف است. هر فعالیتی که ارزش افزوده تولید نکند یا باعث اتلاف وقت و منبع باشد، مودا گفته می‌شود.
- مورا: مورا مسائلی که باعث عدم هماهنگی در کار می‌شوند را برطرف می‌کند. این موضوع به جریان بهتر کار کمک می‌کند و طبیعی است که از اتلاف وقت جلوگیری می‌شود.
- موری: واژه موری به معنی بیش از حد سنگین بودن است. موری سبب حذف مسائلی می‌شود که پروژه را از سرعت می‌اندازند. این مسئله شامل کارهای غیرضروری که کارکنان انجام می‌دهد، ابزار نامناسب و غیره می‌شود.
مورا، موری و مودا با یکدیگر ارتباط دارند و مستقل نیستند. به این معنی که ایجاد تغییرات در هر یک، باعث به‌وجود آمدن تغییراتی در ۲ مورد دیگر می‌شود. روش مدیریت پروژه ناب نیز در تویوتا متولد شده و برای پروژه‌هایی که به تولیدات صنعتی می‌پردازند، بسیار مناسب است.
نتیجه‌گیری
با رشد علم و تکنولوژی، روش‌های مدیریت پروژه نیز پیشرفته شده و در بستر وب با الگوریتم‌های جدید کار می‌کنند. برای سازمان‌ها ضروری است که خود را همواره با نیازهای روز جامعه آپدیت کنند تا بتوانند پروژه‌هایشان را به بهترین شکل به سرانجام برسانند.
موفقیت سازمان‌ها به موفقیت مدیران پروژه وابسته است؛ بنابراین مدیران پروژه باید بتوانند همواره به‌روز بمانند. مدیر پروژه‌ای که با صرف کمترین هزینه و زمان بهترین کیفیت را ارائه دهند، پروژه‌های بیشتری می‌گیرند و به‌تبع آن، درآمد بهتری نیز خواهند داشت.
یک مدیر پروژه حرفه‌ای باید بر انواع روش‌های مدیریت پروژه مسلط باشد و بتواند آن‌ها را با یکدیگر ترکیب کند یا در صورت نیاز، از هریک از اصول آن‌ها استفاده کند؛ بنابراین، آموزش از مهم‌ترین ارکان تبدیل‌شدن به یک مدیر پروژه عالی است و هرگز متوقف نمی‌شود.
یادگیری مدیریت پروژه هم به‌صورت آکادمیک در ایران امکان‌پذیر است و هم می‌توان دوره‌ها و کتاب‌های مربوط به آن را مطالعه کرد. نرم‌افزارها، روش‌ها، ابزارها و مهارت‌های نرم مدیریت پروژه مواردی است که هر مدیر پروژه حرفه‌ای باید در مورد آنان به مطالعه مداوم بپردازد.
