نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی آمده‌اند تا کار مدیر منابع انسانی را ساده‌تر کنند، به او در انجام کارها کمک کرده و فضایی برای ثبت اطلاعات باشند. اگر می‌خواهید بهره‌وری مدیر منابع انسانی خود و سازمان‌تان را ارتقا دهید، بهتر است از نرم افزار منابع انسانی استفاده کنید. با ما همراه باشید تا شما را با بهترین نرم افزارهای منابع انسانی آشنا کنیم.
نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی چیست؟
مدیریت منابع انسانی یا Human Resource Management (HRM) می‌خواهد به سازمان کمک کند تا در یک افق زمانی بلندمدت، با هزینه پایین، کارایی کارکنان را در جهت رسیدن به اهداف سازمان، به بالاترین سطح برساند.
حال برای بهبود شرایط و کارکرد مدیریت منابع انسانی، نرم‌افزارهایی را ساخته‌اند تا به او در رسیدن به اهداف این شغل کمک کنند زیرا موفقیت سیستم مدیریت منابع انسانی به موفقیت سازمان منجر خواهد شد.
پس نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی در واقع یک سیستم جدیدی است که همه فرایندهای استخدام، محاسبه کردن حقوق و مزایا، مدیریت کردن کارکنان و… را راحت‌تر می‌کند. همه موارد مفید و ضروری یک مدیر منابع انسانی را در خود جای داده است، دسترسی به اطلاعات کارمندان را بهبود بخشیده و سبب افزایش کارایی سازمان می‌شود.
هدف نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی ترکیب فرایندهای سنتی مدیریت منابع انسانی با تکنولوژی و ابزارهای جدید است تا پیشرفت، ارزیابی و کنترل بهبود یابد و کارها نسبت به قبل، به شیوه بهتری انجام شوند.
بخش‌هایی که نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی دارند
نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی برای دستیابی به اهدافی ساخته شده‌اند؛ بنابراین، بخش‌های مختلفی در آن‌ها قرار گرفته تا به بهترین نحو جوابگوی نیازها باشند. این بخش‌ها شامل موارد زیر است:
- بخشی برای استخدام تا کارهای تهیه و توزیع آگهی‌های استخدام را مدیریت کند.
- فضایی برای ارزیابی متقاضیان و انتخاب آن‌ها
- ساختاری برای تعیین و برنامه‌ریزی آسان جهت نمایش کلی کارکنان
- مجموعه‌ای از ابزارها جهت نظارت و ارزیابی تیم‌ها و کنترل از راه دور آن‌ها
نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی باید به گونه‌ای ساخته شوند که نیاز به یادگیری خاصی نداشته باشند و تا حد زیادی کاربرپسند ساخته شوند تا بتوانند مورد استفاده همه قرار بگیرند؛ یعنی برای کسب‌وکارهای بزرگ و کوچک با میزان متفاوت سواد و آگاهی کاربران مناسب و کاربردی باشند.
چرا باید از سیستم مدیریت منابع انسانی استفاده شود؟
نرم‌افزار و تکنولوژی برای ساده کردن کارها و بهبود کارایی طراحی شده‌اند و نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی نیز از این قاعده مستثنی نیستند. دلایلی که شما را مجاب می‌کند تا از نرم افزار مدیریت منابع انسانی استفاده کنید، شامل موارد زیر است:
- فرایندهای مدیریت منابع انسانی ساده‌تر شده‌اند.
- امکان استفاده از تمام استعدادها و پتانسیل‌های تیم بهبود یافته است.
- کاربردی بودن در همه سازمان‌های تجاری جهت انجام ساده‌تر فرایندهای استخدام، بررسی و ارزیابی
- مناسب بودن برای استفاده در آژانس‌های استخدامی و استعدادیابی و سهولت یافتن متخصصان بااستعداد توسط کارفرماها
- بهتر کردن عادت‌های مدیریتی
- بهبود دقت ارزیابی عملکردها
مزیت‌هایی که نرم افزار منابع انسانی در اختیار شما قرار می‌دهد
همان‌طور که اشاره کردیم، نرم‌افزارها برای بهبود شرایط موجود ایجاد شده‌اند. حال بیایید تا بررسی کنیم که چه مواردی را بهبود می‌دهند.
نمای کاملی از کارمندان و مهارت‌های آن‌ها خواهید داشت
شاید بتوان گفت که مهم‌ترین عمل سیستم مدیریت منابع انسانی، تهیه یک لیست جامع از اطلاعات کارکنان است. اطلاعاتی که به صورت منظم و یکپارچه تهیه شده‌اند تا به شما در محول کردن وظایف کمک کنند و عملکرد سازمان را دقیق‌تر نمایند.
این سیستم به کارکنان نیز کمک می‌کند تا با اطلاعات و وظایف محول شده به خود، بهتر آشنا شوند. پروفایل‌های دقیق‌تری دریافت کنند و به‌مرور آن را به‌روزرسانی نمایند تا در زمان کلی سیستم صرفه‌جویی شود.
هر گاه کاری برای انجام شدن وجود داشته باشد، نرم افزار مدیریت منابع انسانی به شما می‌گوید که چه کسی می‌تواند آن را به بهترین نحو انجام دهد و چقدر طول خواهد کشید تا این کار انجام شود.
میتوانید افراد لایق‌تر را به صورت موثری شناسایی کنید
شما به کمک نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی میتوانید آگهی‌های مناسب برای استخدام کارکنان موردنیاز خود را تهیه کنید و آن را در بسترهای مناسب منتشر کنید تا در بین جمعیت فراوان افرادی که خواهان استخدام هستند، افرادی را برگزیند که شرایط کلی کار کردن در سازمان شما را دارند. سپس از بین این افراد، کارهای ارزیابی و انتخاب را انجام دهید. این‌گونه در زمان و هزینه شما نیز صرفه‌جویی خواهد شد.
فرایند مدیریت نیروی انسانی راحت‌تر شده و به یک کار پیوسته تبدیل می‌شود
نرم افزار مدیریت منابع انسانی به شما کمک می‌کند تا یک فضای جامع را در اختیار داشته باشید که در آن، همه اطلاعات موردنیاز هر بخش، در دسترس آن قرار بگیرد. دیگر نیازی به اسناد کاغذی و فضاهای ابری متعدد نخواهید داشت. پیگیری و بررسی کارهای مربوط به کارکنان راحت‌تر شده و میتوانید آن‌ها را به صورت پیوسته ارزیابی نمایید.
امکان همکاری بهتر کارکنان فراهم می‌شود
نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی به شما و مجموعه‌تان کمک می‌کند تا یک فضای ارتباطی خاصی در اختیار داشته باشید. میتوانید در این فضا، رویدادهای مجموعه را پیگیری کنید، برای ارتباط با یک‌دیگر از آن استفاده کنید، درباره کارها نظر بدهید یا ایده‌های خود را به اشتراک بگذارید.
یک نرم افزار منابع انسانی خوب به شما کمک می‌کند تا از طریق هر دستگاهی به این سیستم مدیریت منابع انسانی متصل شوید. از سوی دیگر، مدیریت مجموعه می‌تواند سطوح دسترسی مختلف را با توجه به نقش کاربران، برای آن‌ها در نظر بگیرد و به آن‌ها اجازه دهد تا با توجه به سطح دسترسی بتوانند به فایل‌های مرتبط به خودشان دسترسی داشته باشند.
میتوانید ارزیابی دقیق‌تری از کارمندان خود داشته باشید و از افراد شایسته تقدیر کنید
از جمله دلایل اصلی استعفا در یک مجموعه، عدم رضایت فرد از محل کار و شغل موردنظرش است. بسیاری از کارمندان به دلیل شیوه برخورد، نحوه قدردانی از زحماتشان و نبود فرصتی برای رشد و ارتقای شغلی ناراضی هستند که نتیجه آن، خروج از مجموعه به جای ماندن است.
سیستم مدیریت منابع انسانی به مجموعه‌ها کمک می‌کند تا پیشرفت کارکنان را به‌طور دقیق پیگیری کنند و شیوه‌هایی برای قدردانی از فعالیت‌های کارکنان برتر را در اختیار مدیریت قرار می‌دهد. از سوی دیگر، به مدیران کمک می‌کند تا روندها و الگوهای منفی را شناسایی کنند تا عملکرد مجموعه بهتر شود.
حقوق و دستمزد را مدیریت کنید
نرم افزار منابع انسانی بخشی برای مدیریت بودجه، هزینه و حسابداری دارند تا فعالیت‌های مربوط به حسابداری را سامان ببخشند و مدت زمان انجام کارهای مربوط به آن را کاهش دهند.
انواع نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی
سیستم‌های مدیریت منابع انسانی فقط یک نوع نیستند و با توجه به ویژگی‌ها و امکاناتی که دارند، به انواع مختلفی تقسیم شده‌اند تا هر مجموعه و سازمان، با توجه به شرایط خود به انتخاب نوع مناسب بپردازد. ما در ادامه سه نوع از نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی را به شما معرفی می‌کنیم:
عملیات اصلی سیستم مدیریت منابع انسانی (HR)
بیشتر نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی در این نوع قرار می‌گیرند و سه رکن اصلی مدیریت کارمندان را با هم ترکیب می‌کنند:
- ردیابی کارمند
- مدیریت مزایا
- مدیریت حقوق و دستمزد فرد
در هر کسب‌وکاری فرایند خودکارسازی این عملکردها مهم است اما یکی از خسته‌کننده‌ترین بخش‌های مدیریت منابع انسانی به حساب می‌آید. نرم افزار منابع انسانی با تغییر روش‌های سنتی به شیوه‌های نوین، این مشکل را برطرف کرده است.
سیستم استراتژیک منابع انسانی
این سیستم مدیریت منابع انسانی بیشتر به استخدام توجه می‌کند و عملکرد مدیران را در جذب و پرورش کارکنان ارتقا می‌بخشد. معمولا این سیستم به تنهایی به کار نمی‌رود و همراه آن کیت‌های مدیریت یادگیری، ابزارهای ردیابی و استخدام فرد، روش‌های نگه‌داری کارکنان مورداستفاده قرار می‌گیرد. این سیستم بیشتر در آژانس‌های کاریابی و استخدام مورد استفاده قرار می‌گیرد.
کیت پیوسته مدیریت نیروی انسانی
این ابزار در کارهای برنامه‌ریزی، مسیر شغلی، نظارت و ارزیابی نیروی کار کمک می‌کند. زمان، هزینه و حضور را ثبت کرده و طبق قوانین اجرایی عمل می‌کند. همچنین ابزارهایی برای ساختن گزارش تحلیلی در آن وجود دارد تا داده‌ها را به اطلاعات مفید برای تصمیم‌گیری تبدیل کند.
کاری که یک نرم افزار مدیریت منابع انسانی انجام می‌دهد، چیست؟
برای فهمیدن مناسب نحوه عملکرد سیستم منابع انسانی، باید با ویژگی‌های اصلی آن آشنا باشید. پس در ادامه، مهم‌ترین ویژگی‌های نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی را برای شما آورده‌ایم تا با شناخت بهتری از آن‌ها داشته باشید.
سنجش عملکرد کلی سازمان
سیستم مدیریت منابع انسانی به دلیل متمرکز بودن داده‌های کارکنان در آن، می‌تواند ابزاری برای نظارت بر کل کارکنان سازمان باشد، پیشرفت‌ها را پیگیری کند و برای تیم‌ها، هدف تعیین نماید.
انجام برنامه‌ریزی شغلی برای کارکنان
با سیستم منابع انسانی، شما میتوانید شیفت‌های کاری و زمان‌های حضور و غیاب را برای کارکنان خود برنامه‌ریزی نمایید و در هر لحظه، کارهای اعضای تیم را کنترل نمایید. این سیستم به تعیین بهتر وظایف، همکاری مناسب بین بخش‌های مختلف و کاهش اثر شدید تغییر برنامه کمک می‌کند.
امکان مدیریت حضور و غیاب
بیشتر نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی دارای بخشی برای حضور و غیاب هستند تا فرایند کنترل و حفظ نظم کارکنان ساده‌تر شود.
استخدام و پیگیری افراد جویای کار
سیستم‌های مدیریت منابع انسانی معمولا دارای بخش‌هایی برای ساخت برنامه‌های استخدام و ذخیره آن‌ها هستند تا افرادی را که متناسب با کار در مجموعه هستند، شناسایی و انتخاب کنند. آن‌ها را مورد ارزیابی قرار داده و داده‌های مربوط به آن را ذخیره می‌کنند تا فرایند استخدام فرد مناسب به شیوه مناسبی انجام شود.
مدیریت آموزش و پاداش کارکنان
نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی فقط برای هدایت و نظارت بر کارکردهای مجموعه نیستند بلکه آموزش دادن به افراد با استعداد نیز بخشی از عملکرد مناسب این نرم‌افزار است؛ این‌گونه به افراد فرصت رشد، یادگیری و توسعه را می‌دهد و کارکنان درمی‌یابند که برای رشد و توسعه خود، باید عملکرد مناسبی را از خود نمایش داده و همواره برای رشدشان تلاش کنند.
مدیریت حقوق و دستمزد
بخشی از کارکرد سیستم مدیریت منابع انسانی، حضور و غیاب و حقوق و دستمزد است. این سیستم روی میزان کار کارکنان نظارت می‌کند و پرداخت و دستمزدهای آن‌ها را مدیریت می‌کند تا امکان خطا را به شدت کاهش داده و در زمان موردنیاز برای انجام آن صرفه‌جویی کند.
نرم‌افزار برای انجام مناسب این وظیفه، پارامترهایی مثل اضافه‌کاری، مرخصی، حق مسکن، حق اولاد و… را بررسی کرده و آن‌ها در نظر می‌گیرد. شما میتوانید قوانین مالیاتی را نیز به نرم‌افزار بدهید تا آن را در محاسبات خود لحاظ کند.
تجزیه، تحلیل و گزارش‌دهی
نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی با استفاده از داده‌هایی که در اختیار دارند، گزارش‌هایی را به مدیران ارائه می‌دهند تا به مرور سطح عملکرد سازمان خود را بهتر کنند.
به چه عواملی باید هنگام خرید نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی توجه کنید؟
نرم افزار مدیریت منابع انسانی، نرم‌افزارهای ارزانی نیستند. برای همین باید ملاک‌هایی را قبل از خرید در نظر داشته باشید تا بیشترین استفاده را از نرم‌افزار ببرید. مثلا میتوانید از نسخه رایگان نرم‌افزار استفاده کنید یا با استفاده از نسخه دمو، برخی از قابلیت‌های نرم‌افزار را ببینید. در ادامه موارد مهمی که باید قبل از خرید در نظر داشته باشید تا بیشترین رضایت را از هزینه خود داشته باشید، آورده‌ایم:
منطبق بودن با قوانین کار و استانداردهای مالیاتی
هنگام انتخاب یک نرم افزار منابع انسانی باید از منطبق بودن آن با استانداردهای مالیاتی مطمئن باشید که مشکلی را برایتان به وجود نیاورد. از آن‌جایی‌که باید طبق قوانین مالیاتی کار کنید، بهتر است از یک سیستم مدیریت منابع انسانی بومی استفاده کنید که در این زمینه دغدغه‌ای نداشته باشید.
امکان سفارشی‌سازی و انعطاف‌پذیری نرم‌افزار
یکی از قابلیت‌های مهمی که باید نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی داشته باشند، امکان شخصی‌سازی و سفارشی ساختن آن متناسب با نیازهای شماست.
استفاده راحت و لذت‌بخش از سامانه
باید نرم افزار مدیریت منابع انسانی به‌قدری ساده باشد که برای استفاده از آن نیازی به آموزش نباشد و از سوی دیگر، رابط کاربری و محیط آن، زیبا طراحی شده باشد.
قیمت مناسب در ازای خدمات خوب
سیستم مدیریت منابع انسانی باید در ازای خدمات مناسبی که ارائه می‌دهد، قیمت مناسبی داشته باشد.
پشتیبانی مناسب مجموعه
یکی از مهم‌ترین مواردی که هنگام خرید یک نرم‌افزار باید در نظر داشته باشید، بخش پشتیبانی مناسب آن است زیرا همواره در فرایند کار ممکن است سوالاتی برای شما پیش بیاید که نیاز به راهنمایی و آموزش از سوی پشتیبانی باشد. افراد پشتیبانی باید کاربلد، باحوصله و خوش برخورد باشند.
قابلیت ادغام با سایر ماژول‌های مدیریتی
نرم‌افزار باید شما را از دیگر ابزارهای مدیریت منابع انسانی بی‌نیاز کند یا بتواند به سادگی همراه با آن‌ها کار کند.
سخن پایانی
نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی برای کمک به کسب‌وکارها ساخته و توسعه یافته‌اند تا کارهای مربوط به سیستم مدیریت منابع انسانی را به نحو بهتری مدیریت و انجام دهند. ما در این مقاله شما را با ویژگی‌ها و نکات لازم نرم افزار مدیریت منابع انسانی آشنا کردیم تا بتوانید از این ابزار برای بهبود سازمان خود بهره‌مند شوید. اگر سوالی در این زمینه داشتید، با ما در ارتباط باشید.
