مدیریت تنها به نظارت بر کارها محدود نمیشود. این علم به مدیران کمک میکند تا استراتژیها را طراحی کنند، مشکلات را پیشبینی کنند و از منابع موجود به مؤثرترین روش استفاده کنند. مدیران نه تنها مسئول راهبری تیمها هستند، بلکه باید فرهنگ سازمانی، ارتباطات و تعاملات درون سازمانی را نیز به درستی هدایت کنند. این راهنمای جامع به شما کمک میکند تا با مفاهیم پایه مدیریت، ابزارها و تکنیکهای مدیریتی آشنا شوید و به عنوان یک مدیر کارآمد و رهبری با استراتژیهای دقیق عمل کنید. در این مسیر، یاد خواهید گرفت چگونه تصمیمات درست بگیرید و تیمهای خود را برای مواجهه با چالشها آماده و پویا نگه دارید.
هدف از این مقاله: آشنایی با مفاهیم بنیادین علم مدیریت، از نظریههای کلاسیک تا روندهای دیجیتال امروزی و همچنین شناخت اصول موثر مدیریت برای دستیابی به موفقیت در مدیریت کسب و کار بیایید این سفر را با هم آغاز کنیم.
علم مدیریت چیست؟
شاید کلمهی “علم” کمی ترسناک به نظر برسد، اما در واقعیت، علم مدیریت (Management Science) یک رویکرد سیستماتیک برای حل مسائل سازمانی است. این علم از روشهای تحلیلی و مبتنی بر داده برای تصمیمگیریهای بهتر استفاده میکند. به جای تکیه بر حدس و گمان، مدیران مدرن از این علم برای بهینهسازی فرآیندها و رسیدن به اهدافشان بهره میبرند.
اما به طور دقیقتر کلی علم مدیریت به مجموعهای از اصول و فرآیندهایی اطلاق میشود که به نظارت، هدایت و بهینهسازی منابع برای رسیدن به اهداف مشخص میپردازد.
تاریخچه مدیریت در قرن بیستم و تکامل آن
علم مدیریت از هنر ساده هدایت افراد در گذشته به یک علم جامع و سیستماتیک در امروز تبدیل شده است. در دوران انقلاب صنعتی، تمرکز بر بهرهوری و کنترل کارها بود، اما اوایل قرن بیستم، مدیریت علمی تیلور و اصول فایول پایههای علمی مدیریت را شکل دادند. پس از جنگ جهانی دوم، توجه به منابع انسانی و مدیریت رفتار سازمانی افزایش یافت و مدیران دریافتند که موفقیت سازمانها تنها به فرآیندها بستگی ندارد، بلکه روانشناسی و تعاملات انسانی نیز مهم است. با جهانی شدن و رشد تکنولوژی، مدیریت به یک علم چندبعدی و پویا تبدیل شده است که شامل رهبری، نوآوری، تغییر سازمانی و تحول دیجیتال است و مدیران را برای مقابله با چالشهای پیچیده آماده میکند.
سطوح مختلف مدیریت در سازمان
مدیریت در هر سازمان به چندین سطح عملیاتی و استراتژیک تقسیم میشود تا عملکرد سازمان به بهترین شکل ممکن هدایت شود. شناخت این سطوح به مدیران کمک میکند تا نقشها، مسئولیتها و حوزههای تصمیمگیری خود را بهتر درک کنند و سازمان را به سمت اهدافش هدایت کنند.
۱. مدیریت عالی (Top Management)
مدیریت عالی شامل مدیران ارشد و هیئت مدیره است که وظیفه تعیین اهداف کلان، استراتژیها و جهتگیری کلی سازمان را بر عهده دارند. این سطح تصمیمات استراتژیک و بلندمدت اتخاذ میکند و نقش مهمی در هدایت سازمان و تعامل با ذینفعان خارجی دارد.
۲. مدیریت میانی (Middle Management)
مدیریت میانی پل ارتباطی بین مدیریت عالی و سطوح عملیاتی است. این سطح مسئول اجرای استراتژیها، هماهنگی بخشها و نظارت بر عملکرد تیمها است. مدیران میانی باید تصمیمات عملیاتی و برنامهریزیهای جزئی را با اهداف کلان سازمان هماهنگ کنند.
۳. مدیریت عملیاتی (Lower/Operational Management)
مدیریت عملیاتی شامل سرپرستان و مدیران واحدها است که وظیفه کنترل فعالیتهای روزمره، تخصیص منابع و هدایت کارکنان مستقیم را بر عهده دارند. این سطح تمرکز بر اجرای دقیق دستورالعملها و دستیابی به اهداف کوتاهمدت دارد و موفقیت آن مستقیماً بر عملکرد سازمان اثر میگذارد.
سبک های مختلف مدیریت چیست؟
مدیریت یک فرآیند پویا است که بسته به شرایط سازمان، فرهنگ کاری و نیازهای تیمها میتواند سبکهای متفاوتی به خود بگیرد. هر سبک مدیریت ویژگیهای خاص خود را دارد و میتواند تأثیرات متفاوتی بر فرهنگ سازمانی، انگیزه کارکنان و نتایج کسبوکار بگذارد. در اینجا، به برخی از سبکهای معروف مدیریت اشاره میکنیم:
| سبک مدیریت | ویژگیها | مزایا | معایب |
| استبدادی (Autocratic) | – تصمیمگیری یکطرفه توسط مدیر- نظارت کامل بر کار تیم | – تصمیمگیری سریع- مناسب برای مواقع بحرانی | – کاهش مشارکت کارکنان- ممکن است منجر به نارضایتی شود |
| دموکراتیک (Democratic) | – مشارکت کارکنان در تصمیمگیری- تبادل نظر و همکاری بیشتر | – افزایش انگیزه و تعهد کارکنان- تقویت روحیه تیمی | – زمانبر بودن فرآیند تصمیمگیری- ممکن است منجر به تصمیمات کند شود |
| سهلگیرانه (Laissez-Faire) | – حداقل دخالت مدیر- آزادی عمل بالا برای کارکنان | – افزایش خلاقیت و نوآوری- تقویت استقلال کارکنان | – ممکن است منجر به بینظمی یا عدم هماهنگی شود |
| معاملهای (Transactional) | – استفاده از پاداش و تنبیه برای هدایت عملکرد کارکنان | – مشخص بودن اهداف و پاداشها- مناسب برای کارهای تکراری و ساده | – محدود بودن انگیزه کارکنان به پاداشها- عدم تمرکز بر توسعه فردی |
| تحولی (Transformational) | – تمرکز بر الهامبخشی و رشد کارکنان- ایجاد تغییرات عمیق و پایدار | – ایجاد انگیزه برای اهداف بلندمدت- تقویت نوآوری و خلاقیت | – زمانبر بودن فرآیند تغییر- ممکن است نیاز به منابع زیاد داشته باشد |
| مربیگری (Coaching) | – راهنمایی و توسعه مهارتهای فردی کارکنان- بازخورد مستمر و پشتیبانی | – افزایش مهارتهای فردی- ارتقاء عملکرد بلندمدت | – ممکن است به زمان و منابع زیادی نیاز داشته باشد |
آشنایی با تئوری های مختلف مدیریت
علم مدیریت به مرور زمان، تحت تأثیر نظریات و تئوریهای مختلف، تکامل یافته است. هر تئوری، به نوعی میتواند به درک بهتر فرآیندهای مدیریتی کمک کند و پایهگذار روشها و تکنیکهای مدرن مدیریت باشد. در اینجا به بررسی برخی از تئوریهای کلاسیک مدیریت مانند تیلور و فایول پرداخته و تفاوتهای آنها را با رویکردهای مدرن مقایسه میکنیم.
۱. تئوری مدیریت علمی (فردریک تیلور)
فردریک تیلور بنیانگذار مدیریت علمی بود که هدف اصلی او افزایش بهرهوری و کارآیی در محیطهای کاری بود. تیلور معتقد بود که میتوان با تحلیل دقیق کارها و استانداردسازی روشها، عملکرد کارکنان را به حداکثر رساند.
بیشتر بخوانید: نظریه مدیریت علمی تیلور
۲. تئوری مدیریت عمومی (هنری فایول)
هنری فایول یکی از نظریهپردازان بزرگ در مدیریت است که مدیریت را به عنوان یک فرآیند کلی و شامل وظایف و مراحل مختلف تعریف کرد. فایول برخلاف تیلور که بیشتر به بهرهوری و کارآیی توجه داشت، به ابعاد مدیریتی و اصول راهبری تأکید میکرد.
بیشتر بخوانید: هنری فایول
۳. تئوری روابط انسانی (التون مایو)
در پاسخ به نواقص تئوریهای کلاسیک، تئوری روابط انسانی به رهبری التون مایو در دهه 1930 به وجود آمد. مایو تأکید داشت که کارکنان تنها به پاداش مالی پاسخ نمیدهند، بلکه نیاز به تشویق روانی و انگیزش اجتماعی دارند.
۴. تئوری X و Y (داگلاس مکگرگور)
مکگرگور در دهه 1960 تئوری X و Y را معرفی کرد که بر اساس دیدگاههای مختلف مدیران نسبت به کارکنان بنا شده بود. در تئوری X، مدیران به کارکنان به عنوان افرادی تنبل و نیازمند نظارت شدید نگاه میکنند، در حالی که در تئوری Y، مدیران معتقدند که کارکنان خودانگیخته، مسئولیتپذیر و آماده برای پیشرفت هستند.
بیشتر بخوانید: نظریه x و y
مهم ترین وظیفه مدیر در سازمان چیست؟
مهمترین وظیفه یک مدیر در هر سازمان، هدایت و مدیریت منابع انسانی مالی و فنی به منظور رسیدن به اهداف سازمانی به شیوهای مؤثر و پایدار است. مدیر نه تنها باید تصمیمات استراتژیک اتخاذ کند، بلکه باید اجرای عملیاتی آنها را نیز نظارت و ارزیابی نماید تا سازمان بتواند در محیطهای پویای اقتصادی و رقابتی موفق عمل کند.
در سطح عملیاتی، مدیر مسئول برنامهریزی دقیق، سازماندهی وظایف، تعیین اولویتها و کنترل فرآیندها است. همزمان، او باید رهبری تیم، انگیزش کارکنان و ایجاد فرهنگ سازمانی مثبت را نیز مدیریت کند تا تیمها بتوانند با هماهنگی و کارایی بالا به اهداف تعیینشده دست یابند. به بیان ساده، مدیر موفق کسی است که بتواند توازن میان منابع، استراتژی و انگیزه کارکنان را حفظ کند، چالشها را پیشبینی و مدیریت نماید و سازمان را در مسیر رشد، نوآوری و تابآوری هدایت کند.
تفاوت مدیر با مشاغل دیگر
مدیران نقش محوری و راهبردی در سازمان دارند که آنها را از سایر کارکنان و مشاغل متمایز میکند. در حالی که بسیاری از شغلها تمرکز بر اجرای وظایف مشخص و تخصصی دارند، مدیران مسئول تصمیمگیری، هماهنگی و هدایت منابع سازمان هستند. آنها باید هم تصمیمات استراتژیک بگیرند و هم عملکرد تیمها را ارزیابی و بهینهسازی کنند. برخلاف کارکنان عملیاتی که عمدتاً وظایف روزمره را اجرا میکنند، مدیران باید چشمانداز کلی سازمان را ببینند، استراتژیها را طراحی کنند و افراد و فرآیندها را برای دستیابی به اهداف هماهنگ کنند. همچنین، مدیران نقش مهمی در حل تعارضات، ایجاد انگیزه و توسعه فرهنگ سازمانی دارند که در مشاغل معمولی کمتر مشاهده میشود.
| ویژگی | مدیر | سایر مشاغل/کارکنان |
| تمرکز اصلی | تصمیمگیری استراتژیک و هدایت سازمان | اجرای وظایف تخصصی و عملیاتی |
| مسئولیتها | هماهنگی منابع، نظارت، رهبری تیمها | انجام وظایف مشخص و دستیابی به اهداف کوتاهمدت |
| سطح تصمیمگیری | بلندمدت و تأثیرگذار بر کل سازمان | محدود به حوزه وظیفهای یا پروژه مشخص |
| ارتباط با تیم | ایجاد انگیزه، توسعه مهارتها، حل تعارضات | همکاری در اجرای وظایف و دریافت دستورالعملها |
| تمرکز بر اهداف | هم اهداف کوتاهمدت و هم بلندمدت سازمان | عمدتاً اهداف کوتاهمدت فردی یا تیمی |
| نقش در سازمان | رهبری و ایجاد چشمانداز کلی | پشتیبانی از فرآیندها و اجرای فعالیتها |
بررسی سبک های مختلف مدیریتی
مدیریت موفق به توانایی مدیر در انتخاب سبک مناسب برای تیم و شرایط سازمان بستگی دارد. هر سبک مدیریتی ویژگیها، مزایا و محدودیتهای خاص خود را دارد و میتواند تأثیر مستقیم بر کارایی، انگیزه و رضایت کارکنان بگذارد. در ادامه، به بررسی چهار سبک مدیریتی مهم میپردازیم:
۱. سبک مربیگری (Coaching Management)
در سبک مربیگری، مدیر تمرکز خود را بر توسعه مهارتها و رشد فردی کارکنان میگذارد. مدیر به عنوان راهنما و پشتیبان تیم عمل میکند، بازخورد مستمر ارائه میدهد و افراد را تشویق میکند تا به بهترین نسخه از توانمندیهای خود دست یابند.
۲. سبک دموکراتیک (Democratic Management)
در این سبک، مدیر کارکنان را در تصمیمگیریها مشارکت میدهد و بر همکاری و تعامل تیمی تأکید دارد. افراد احساس میکنند که نظراتشان ارزشمند است و این باعث افزایش انگیزه و تعهد میشود.
۳. سبک تحولآفرین (Transformational Management)
مدیران تحولآفرین به دنبال الهامبخشی و ایجاد تغییرات مثبت در سازمان هستند. آنها با ایجاد انگیزه و چشمانداز روشن، تیم را به سوی اهداف بلندمدت و نوآوری هدایت میکنند.
۴. سبک مبتنی بر چشمانداز (Visionary Management)
مدیران با تمرکز بر چشمانداز و اهداف بلندمدت سازمان، مسیر حرکت تیم و سازمان را مشخص میکنند. این سبک باعث میشود که کارکنان هدایتشده و همراستا با اهداف کلان عمل کنند.
انواع مشاغل مدیریتی
مشاغل مدیریتی، از مدیران ارشد تا مدیران میانی، هرکدام نقشهای خاص خود را در سازمان دارند. در حالی که برخی از این شغلها بر تصمیمات استراتژیک و رهبری سازمان تمرکز دارند، برخی دیگر بیشتر به مدیریت منابع، عملیات و فرآیندها میپردازند. انتخاب شغل مدیریتی مناسب بستگی به مهارتها، تجربه و هدف شخصی دارد و میتواند تاثیر زیادی بر رشد سازمان و تیمها بگذارد.
۱. مدیر ارشد (CEO – Chief Executive Officer)
۲. مدیر مالی (CFO – Chief Financial Officer)
۳. مدیر منابع انسانی (HR Manager)
۴. مدیر بازاریابی (Marketing Manager)
۵. مدیر پروژه (Project Manager)
۶. مدیر عملیاتی (COO – Chief Operating Officer)
۷. مدیر فناوری اطلاعات (CIO – Chief Information Officer)
۸. مدیر تولید (Production Manager)
مدلهای تصمیمگیری در مدیریت چگونه است؟
مدیریت موفق به انتخاب مدل مناسب برای تصمیمگیری بستگی دارد. هر مدل، روش خاصی برای مواجهه با چالشها و اتخاذ تصمیمات در شرایط مختلف ارائه میدهد. در اینجا، چند مدل پرکاربرد تصمیمگیری را معرفی میکنیم:
- مدل تصمیمگیری عقلانی بر تحلیل دادهها و بررسی همه گزینهها برای انتخاب بهترین راهکار تأکید دارد. این مدل به دقت و شفافیت در تصمیمگیری کمک میکند، اما زمانبر است و در برخی مواقع ممکن است برای شرایط فوری یا پرریسک مناسب نباشد.
- مدل تصمیمگیری مبتنی بر شهود به تجربه و احساسات مدیر و تصمیم گیری در عدم قطعیت وابسته است. این مدل برای مواقعی که زمان محدود است یا اطلاعات کافی در دسترس نیست مفید است. با این حال، این روش ممکن است به دلیل وابستگی به شهود، خطر اشتباهات انسانی را افزایش دهد.
- مدل تصمیمگیری گروهی شامل مشارکت گروهی برای جمعآوری ایدهها و انتخاب بهترین تصمیم است. این مدل مزیت تنوع دیدگاهها و کاهش اشتباهات را دارد، اما به دلیل زمانبر بودن و احتمال بروز تعارضات در گروهها ممکن است کارایی کمتری داشته باشد.
- مدل تصمیمگیری تحت شرایط عدم اطمینان در مواقعی به کار میرود که اطلاعات کافی در دسترس نیست و مدیر باید با تحلیل احتمالات و ریسکها تصمیمگیری کند. این مدل انعطافپذیری بالایی دارد و در شرایط بحران یا تغییرات سریع مفید است، اما به دلیل عدم قطعیت بالا، احتمال اشتباهات نیز افزایش مییابد.
مهارت های ضروری برای مدیران
مدیران موفق باید مجموعهای از مهارتهای تحلیلی، ارتباطی، راهبردی و انسانی داشته باشند تا بتوانند سازمان را به سوی اهدافش هدایت کنند. این مهارتها شامل توانایی تصمیمگیری مؤثر، حل مسئله، مدیریت منابع، رهبری تیم و برقراری ارتباطات شفاف است. به عنوان مثال، یک مدیر مالی در یک شرکت تولیدی ممکن است از مدل تصمیمگیری عقلانی برای بودجهبندی سالانه استفاده کند و با تحلیل دادههای هزینه و درآمد، بهترین استراتژی تخصیص منابع را تعیین کند. یا مدیر بازاریابی در یک سازمان خدماتی میتواند با مدل تصمیمگیری گروهی، تیم خود را در انتخاب کمپین تبلیغاتی مناسب مشارکت دهد تا تنوع دیدگاهها و ایدهها بهبود یابد.
تفاوت مدیریت و رهبری
مدیریت بیشتر به برنامهریزی، سازماندهی و کنترل منابع میپردازد، در حالی که رهبری روی الهامبخشی، انگیزهدهی و هدایت افراد تمرکز دارد. مدیران وظیفه دارند فرآیندها و عملکرد تیمها را بهینه کنند، اما رهبران تمرکزشان بر ایجاد چشمانداز، اعتماد و فرهنگ سازمانی مثبت است.
بیشتر بخوانید: ویژگی های یک رهبر موفق
مدیریت در ایران
در ایران، مدیریت با چالشهای خاصی مانند تغییرات سریع اقتصادی، محدودیت منابع و فرهنگ سازمانی متفاوت روبهروست. مدیران باید بتوانند انعطافپذیری و مهارتهای تطبیقی را در مواجهه با این شرایط به کار گیرند تا سازمانها بتوانند تابآوری و رقابتپذیری خود را حفظ کنند.
اهمیت استاندارد در مدیریت
استانداردها در مدیریت نقش مهمی در یکپارچگی، کیفیت و کارایی فرآیندها دارند. استفاده از استانداردهای بینالمللی مانند ISO و PMBOK باعث میشود که تصمیمگیریها و عملکرد سازمان بر اساس بهترین شیوهها و معیارهای جهانی انجام شود و از خطا و هدررفت منابع جلوگیری شود.
ابزارهای مدیریت پروژه
ابزارهای مدیریت پروژه مانند نرمافزارهای برنامهریزی و زمانبندی (MS Project، Trello، Asana)، نمودار گانت، ماتریس مسئولیتها (RACI) و مدیریت ریسک به مدیران کمک میکنند تا پروژهها را با کارایی بالا، کنترل زمان و منابع و کاهش خطا مدیریت کنند.
آموزش مدیریت
آموزش مدیریت شامل توسعه مهارتهای رهبری، تصمیمگیری، حل مسئله و ارتباطات است. شرکت در کارگاهها، دورههای MBA و برنامههای توسعه مهارتی سازمانی به مدیران کمک میکند تا با تغییرات محیطی همگام شوند و توانایی هدایت تیم و سازمان را ارتقا دهند.
انواع ساختار سازمانی برای مدیران
بسته به اندازه و ساختار یک کسبوکار، ساختار سازمانی تیم متفاوت خواهد بود و هرکدام مزایا و معایب خود را دارد. با این حال، ایجاد یک ساختار سازمانی واضح، مزیتی جهان شمول دارد.
ساختار سازمانی به کارکنان کمک میکند تا نقش خود را در یک شرکت بشناسند تا قادر به مدیریت انتظارات و اهداف باشند.
یک مدیر برای موفقیت کسبوکار خود باید ساختار سازمانی تعریف کند. انواع مختلفی از ساختارهای سازمانی وجود دارد که در ادامه محبوبترینهای آن مورد بررسی قرار میگیرد.
ساختار سازمانی عملکردی (Functional Organizational Structure)
ساختار عملکردی، سازمان را براساس وظایف شغلی مشترک بخشبندی میکند و یکی از رایجترین انواع ساختار سازمانی محسوب میشود.
بهعنوان مثال، در سازمانی با ساختار عملکردی، همه بازاریابان را در یک بخش، همه فروشندگان را با هم در بخشی جداگانه و همه افراد مشغول در خدمات مشتری را با هم در بخش سومی گروهبندی میکند.
ساختار عملکردی اجازه میدهد تا درجه بالایی از تخصص برای کارمندان فراهم شود و در صورت رشد سازمان، بهراحتی مقیاسپذیر است. همچنین، این ساختار ماهیتی مکانیکی دارد و میتواند از رشد یک کارمند جلوگیری کند.
قرار دادن کارکنان در بخشهای مبتنی بر مهارت همچنان میتواند به آنها اجازه دهد تا در نقشی که هستند کاوش كنند و بفهمند در چه کاری خوب عمل میکنند.
ساختار بخش بندی مبتنی بر محصول (Product Based Divisional Structure)
این ساختار، متشکل از ساختارهای عملکردی چندگانه و کوچکتر است؛ یعنی هر بخش در یک ساختار بخشبندی میتواند تیم بازارکتینگ، تیم فروش و غیره خود را داشته باشد. در این ساختار، هر بخش در سازمان به خط محصول خاص اختصاص داده میشود.
این نوع ساختار برای سازمانهایی با محصولات زیاد ایدهآل است و میتواند به کوتاه کردن چرخههای توسعه محصول کمک کند. این ساختار به کسبوکارهای کوچک اجازه میدهد تا به سرعت با پیشنهادات جدید، وارد بازار شوند.
ساختار بخش بندی مبتنی بر بازار (Market-Based Divisional Structure)
یکی دیگر از انواع ساختار سازمانی بخشبندی، ساختار مبتنی بر بازار است که در آن تقسیمات یک سازمان حول بازارها، صنایع یا انواع مشتری است.
ساختار مبتنی بر بازار برای سازمانی ایدهآل خواهد بود که محصولات یا خدماتی دارد که مختص بخشهای خاص بازار است و در صورتی موثر خواهد بود که آن سازمان دانش پیشرفتهای از آن بخشها داشته باشد.
این ساختار سازمانی کسبوکار را دائما از تغییرات تقاضا در میان بخشهای مختلف مخاطبان خود آگاه میکند.
ساختار بخش بندی جغرافیایی (Geographical Divisional Structure)
همانطور که میتوان حدس زد، ساختار سازمانی جغرافیایی بخشهای خود را براساس جغرافیا شکل میدهد. بهطور خاص، بخشهای یک ساختار جغرافیایی میتواند شامل قلمروها، مناطق یا ناحیهها باشد.
این نوع ساختار برای سازمانهایی مناسب است که باید در نزدیکی منابع تامین و/یا مشتریان (مثلا برای تحویل یا پشتیبانی در محل) باشند. همچنین انواع بسیاری از تخصصهای تجاری را گرد هم میآورد و به هر بخش جغرافیایی اجازه میدهد تا از زاویههای متنوعتری تصمیمگیری کند.
ساختار مبتنی بر فرایند (Process-Based Structure)
ساختارهای سازمانی مبتنی بر فرایند حول جریان نقطهبهنقطه فرایندهای مختلف مانند «تحقیق و توسعه»، «جذب مشتری» و «تکمیل سفارش» طراحی شدهاند.
ساختار مبتنی بر فرایند برخلاف مدل عملکردی، نه تنها فعالیتهایی که کارکنان انجام میدهند، بلکه نحوه تعامل همان فعالیتهای مختلف با یکدیگر را نیز در نظر میگیرد.
برای درک تصویر بالا، باید از چپ به راست به آن نگاه کنید. تا زمانی که یک محصول کاملا توسعهیافته نداشته باشید، فرایند جذب مشتری نمیتواند شروع شود. بههمین ترتیب، تا زمانی که مشتریان بهدست نیایند و سفارش محصولی برای تکمیل وجود نداشته باشد، فرایند انجام سفارش نمیتواند آغاز شود.
ساختار سازمانی مبتنی بر فرایند برای بهبود سرعت و کارایی یک کسبوکار ایدهآل است و برای کسانی که در صنایع در حال تغییر هستند مناسبتر خواهد بود؛ زیرا بهراحتی قابل انتقال است.
ساختار ماتریسی (Matrix Structure)
برخلاف سایر ساختارهایی که تاکنون به آنها اشاره کردیم، ساختار سازمانی ماتریسی از مدل سنتی سلسله مراتبی پیروی نمیکند. در عوض، کارکنان (که با جعبههای سبز نشان داده شدهاند) روابط گزارشدهی دوگانه دارند. بهطور معمول، یک خط گزارش عملکردی (با رنگ آبی نشان داده شده است) و همچنین، یک خط گزارش مبتنی بر محصول (به رنگ زرد نشان داده شده است) وجود دارد.
در نمودار ساختار سازمانی ماتریسی، خطوط یکپارچه نشاندهنده روابط قوی و مستقیم هستند؛ در حالی که خطوط نقطه چین نشان میدهند که این رابطه ثانویه است یا به اندازه کافی قوی نیست. در مثال بالا، واضح است که گزارش عملکردی بر گزارش مبتنی بر محصول اولویت دارد.
جذابیت ساختار ماتریسی این است که میتواند انعطافپذیری و تصمیمگیری متعادلتری را فراهم کند؛ زیرا به جای یک زنجیره، دو زنجیره فرمان وجود دارد.
ساختار دایره ای (Circular Structure)
ساختار دایرهای با اینکه ممکن است مانند دیگر ساختارهای سازمانی گفتهشده باشد، اما همچنان بر سلسله مراتب متکی است؛ بهطوری که کارکنان سطح بالاتر حلقههای داخلی دایره را اشغال میکنند و کارکنان سطح پایین، حلقههای بیرونی را در بر میگیرند.
همانطور که گفته شد، رهبران یا مدیران اجرایی یک سازمان دایرهای بهنوعی در بالای سازمان نمینشینند و دستورات را در زنجیره فرماندهی ارسال میکنند. در عوض، آنها در مرکز سازمان هستند و دیدگاه خود را به بیرون گسترش میدهند.
ساختار دایرهای از منظر ایدئولوژیک، برای ارتقای ارتباطات و جریان آزاد اطلاعات بین بخشهای مختلف سازمان است.
ساختار مسطح (Flat Structure)
در حالی که یک ساختار سنتیتر ممکن است بیشتر شبیه به یک هرم بهنظر برسد، ساختار فلت با چندین لایه از سرپرستان، مدیران و سرپرستان بین کارکنان و رهبری، مدیریت را محدود میکند؛ بنابراین، همه کارکنان تنها چند قدم با رهبر فاصله دارند.
این ساختار ممکن است همیشه دارای فرم یا به شکل هرم نباشد و هر شکل دیگری داشته باشد.
ساختار فلت احتمالا یکی از دقیقترین ساختارهاست؛ همچنین تصور میشود که کارکنان میتوانند در محیطی که فشارهای سلسله مراتبی کمتری وجود دارد، بهرهورتر باشند. به علاوه، این ساختار ممکن است باعث شود کارکنان احساس كنند مدیرانی که دارند، بیشتر شبیه به همکاران یا اعضای تیم هستند.
ساختار شبکه ای (Network Structure)
یک ساختار شبکهای اغلب زمانی ایجاد میشود که یک شرکت با شرکت دیگری منابعش را به اشتراک میگذارد یا در چند مکان با عملکردها و رهبران متفاوت است. همچنین اگر بسیاری از نیروی انسانی یا خدمات به فریلنسرها یا چندین کسبوکار دیگر برونسپاری میشود، میتوان از این ساختار بهره برد.
ساختار شبکهای تقریبا مشابه ساختارهای بخشبندی است که در بالا توضیح داده شدند. با این حال، ممکن است خدمات برونسپاری شوند یا مکانهای دیگری در آن ثبت شده باشد.
اگر سازمان شما تمام کارها را در یک محل انجام نمیدهد. این ساختار راهی عالی برای نشان دادن نحوه عملکرد برونسپاری فرایندهای خارج از سازمان به کارکنان یا سهامداران است.
بهعنوان مثال، اگر یک کارمند برای پروژه وبلاگنویسی به کمک یک توسعهدهنده وب نیاز داشته باشد و امور توسعه وب برونسپاری شده باشد، میتواند به این نمودار نگاه کند و بداند که با کدام دفتر یا با چه فردی خارج از محل کار خود تماس بگیرد.
راهنمایی هایی برای مدیریت بهتر
در بخش نهایی این راهنمای جامع، راهنماییهایی برای مدیریت بهتر ارائه میشود. بلاگ HBR که شناختهشدهترین منبع حوزه مدیریت محسوب میشود، هر روز در خبرنامه Management Tip of the Day خود نکات روزانهای را برای کمک به مدیریت تیمها ارائه میکند.
در ادامه چند نکته اصلی HBR را مرور میکنیم.
در سازمان خود زبان فراگیر را ترویج کنید
کلمات مهم هستند و متاسفانه، واژگان حرفهای امروزی مملو از اصطلاحات استثنایی هستند. برای ایجاد یک فرهنگ واقعا فراگیر، نگاهی به نحوه استفاده افراد از زبان بیندازید.
بهعنوان مثال، مطمئن شوید که استخدامکنندگان و مدیران استخدام به زبانی که هنگام تهیه شرح شغلی بهکار میبرند، توجه میکنند تا ناخواسته از استخدام افراد دارای معلولیت، زنان (یا مردان) و غیره جلوگیری نکنند.
عباراتی مانند «هکر» یا «نینجا» نهتنها برای بسیاری از افراد دشوار است، بلکه غیرضروری نیز بهنظر میرسد؛ زیرا میتوانید از جایگزینهایی مانند «برنامهنویس» یا «مهندس نرمافزار» استفاده کنید که خنثی و بهطور گستردهتری قابل درک است.
علاوه بر این، ممکن است فهرستی از کلمات و عباراتی که در توسعه محصول، بازاریابی و ارتباطات خارجی ممنوع هستند، تهیه کنید.
فرهنگ تیمی بسازید که به محیط آرام احترام بگذارد
امروزه زندگی پر سروصداتر از همیشه است. بهعنوان یک مدیر، باید یک فرهنگ تیمی بسازید که واقعا به آرامش احترام بگذارد. با صحبت در مورد این مسئله آغاز کنید. گفتگویی باز با تیم خود آغاز کنید که در آن هریک از اعضا فرصتی برای پاسخ به سوالات زیر دارد:
- از چه راههایی صدا تولید میکنم که بر دیگران تاثیر منفی میگذارد؟
- کدام کارهای پر سروصدا بیشتر از همه آزارم میدهند؟
- چگونه میتوانم به دیگران کمک کنم تا زمان آرامی که میخواهند داشته باشند؟
با شکست راحتتر باشید
تلاش کنید که با شکست راحتتر باشید. با ایمنسازی خود در برابر ناامیدیهای بزرگ و انجام آزمایشهایی که به شما اجازه میدهد در راههای کوچک شکست بخورید، آغاز کنید. برای مثال، اگر هدف شما نوشتنِ هر روزه است؛ هر روز صبح، یک پاراگراف کوچک بنویسید.
اگر آنچه را که نوشتهاید دوست ندارید، ایرادی ندارد. شما فقط یک پاراگراف کوچک نوشتهاید. فردا پاراگراف دیگری بنویسید. در مرحله بعد، هدف خود را قبل از اینکه در شما شک و تردید بهوجود بیاورد، با دیگران به اشتراک بگذارید.
این سطح از مسئولیتپذیری به شما کمک میکند تا هدف خود را دنبال کنید؛ مهم نیست در شروع مسیر چهقدر بد هستید. در نهایت، گزارش تلاشهای خود نگه دارید. با گذشت زمان، متوجه خواهید شد که چقدر پیشرفت کردهاید.
به جای تمرکز بر شکستهای کوچک و اجتنابناپذیر، میتوانید پیشرفت کلی خود را جشن بگیرید.
نحوه شناخت تیم خود را بهبود بخشید
نشان دادن شناخت (زمانی که بهخوبی انجام شود)، بازده بسیار زیادی دارد و روحیه کارکنان، عملکرد و ابقا را افزایش میدهد. برای بهتر شدن در شناخت، میتوانید هم بر ماهیت شناخت و هم بر نحوه و زمینهای که آن را ارائه میدهید تمرکز کنید.
برای بهبود خود، با خاص بودن آغاز کنید. برای کارمند خود توضیح دهید که چه کاری انجام داده است و تاثیری که بر شما، سازمان یا مشتریان گذاشته است، چیست. با اینکه شناخت نتایج ارزشمند است؛ اما شناخت اقدامات مثبتی که منجر به نتیجه شده است نیز اهمیت دارد.
برای بهبود شناخت خود، کارمندی که میشناسید را در نظر بگیرید. آیا ترجیح میدهد در جمع یا بهصورت خصوصی از او تقدیر شود؟ این تقدیر شفاهی باشد یا از طریق نامه؟ روش خود را با توجه به شخصیت آن کارمند تنظیم کنید.
هر روشی که انتخاب میکنید، بهموقع آن را انجام دهید. هرچه زودتر این کار را انجام دهید، ارزشی که کارمند شما درک میکند، بیشتر خواهد شد.
فشار عملکرد تیم را متعادل کنید
در حال حاضر بسیاری از مدیران بین خواستههای عملکردی رئیس سازمان و درخواست همدردی کارمندان خود احساس سردرگمی میکنند. اگر شما نیز چنین احساسی را دارید، چه کاری باید انجام دهید؟
برای شروع، با مدیران بالایی خود جلسه بگذارید تا دید کلی در مورد عملکرد را تغییر دهید. به آنها کمک کنید تا نیازهای کارمندان را درک كنند و دادههایی در مورد تعداد افرادی که با سختی روبهرو هستند، ارائه دهید.
در این میان، کارمندان خود را نیز توانمند کنید. به یاد داشته باشید که دلسوزی به این معنا نیست که باید تمامی مشکلات آنها را حل کنید. به آنها کمک کنید تا مشکلات خود را از زاویه جدیدی ببینند و ارتباطاتی که برای ایجاد و گسترش شبکههای پشتیبانی خود نیاز دارند، تسهیل کنید.
در نهایت، مراقبت از خود را فراموش نکنید. هیچ مدیری نمیتواند زیر بار مشکلات سر خم کند و همچنان به کارمندان خود نیز کمک برساند.
نتیجهگیری مدیریت
مدیریت و رهبری دو مقوله اساسی در موفقیت هر سازمان هستند که مهارتهای خاص خود را میطلبند. مدیران با تواناییهایی چون تصمیمگیری مؤثر، مدیریت منابع و رهبری تیمها نقش کلیدی در تحقق اهداف استراتژیک سازمان ایفا میکنند. همچنین، رهبری با الهامبخشی و ایجاد انگیزه در تیمها به سازمانها کمک میکند تا در محیطهای رقابتی پیشرفت کنند. آشنایی با مدلهای تصمیمگیری مختلف، ابزارهای مدیریت پروژه و اهمیت استانداردها برای اطمینان از موفقیت در هر زمینهای از مدیریت ضروری است.
