مایکروسافت پروجکت در حال حاضر یکی از بهترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه است. در این مقاله به بررسی آموزش مدیریت پروژه با MSP یا همان مایکروسافت پروجکت می‌پردازیم.
آموزش مایکروسافت پروجکت
اولویت‌بندی کارها دشوار و پرمخاطره است. دشوارتر از این، برنامه‌ریزی و پیگیری این برنامه در یک پروژه است. بااین‌حال، با آموزش مایکروسافت پروجکت، شما از سایر نرم‌افزارهای مدیریت پروژه بی‌نیاز می‌شوید و یاد می‌گیرید که تمام امور برنامه‌ریزی، سازماندهی و پیگیری پروژه را با مایکروسافت پروجکت انجام دهید.
Microsoft Project یک نرم‌افزار مدیریت پروژه است که به شما کمک می‌کند تا سریع‌تر و کارآمدتر پروژه خود را به نتیجه برسانید.
مایکروسافت پروجکت به‌دلیل رابط کاربرپسند بودن و بهره‌وری بالا توسط اکثر شرکت‌های سراسر دنیا مورد استفاده قرار می‌گیرد. با مایکروسافت پروجکت، به کارایی کامل خود خواهید رسید.
این نرم‌افزار جداول، نماها، فیلترها، فیلدها، تقویم‌ها و پایگاه داده را برای انجام کارهای زیر در اختیار شما قرار می‌دهد:
- توسعه طرح‌های پروژه
- تخصیص منابع
- پیگیری زمان و پیشرفت
- ایجاد گانت چارت
- ایجاد و مدیریت بودجه
- متعادل‌سازی حجم کار
- برنامه‌ریزی کارها و منابع
- ایجاد گزارش‌های گرافیکی
- ذخیره داده‌های پروژه در یک پایگاه داده مشترک
مزایای استفاده از MSP
با مایکروسافت پروجکت، کسب‌وکارها و افراد می‌توانند پروژه‌ها را در زمان واقعی تنظیم و مدیریت کنند. مایکروسافت پروجکت به تیم‌ها کمک می‌کند تا وظایف را برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی کنند. همچنین می‌توانند منابع را تخصیص دهند و پیشرفت و بودجه را پیگیری کنند تا پروژه‌ها را کارآمدتر و واقعی‌تر به پایان برسانند.
مدیریت پروژه مؤثر با دسترسی به داده‌های دقیق شروع می‌شود. مدیریت پروژه با MSP، کارها را ساده می‌کند تا بتوانید به‌راحتی بر تمام جنبه‌های هر پروژه نظارت داشته باشید.
با آموزش MSP میتوانید نحوه تجزیه‌وتحلیل منابع، مدیریت جدول زمانی و اندازه‌گیری پیشرفت را در یک نگاه انجام دهید.
در اینجا برخی از مزایای استفاده از MSP آورده شده است:
- باعث استفاده کارآمد و مؤثر از منابع می‌شود.
- برای جلوگیری از استخدام بیش‌ازحد نیرو و حمایت از تصمیمات مربوط به استخدام، میتوانید تصویر بزرگی از ظرفیت سازمان داشته باشید.
- با ارائه گزارش در مورد پروژه‌های آتی و استقرار منابع برنامه‌ریزی‌شده، درآمد را پیش‌بینی کنید.
- میتوانید از یک نرم‌افزار زمان‌بندی مایکروسافت استفاده کنید که جدول‌ها و نمودارهای خوانا را با رابط‌های انعطاف‌پذیر و غنی از داده خروجی می‌دهد.
- نرم‌افزار مدیریت تیم که نرم‌افزاری کاربرپسند است و میتوانید با این نرم‌افزار به‌راحتی تیم کاری خود را مدیریت کنید.
- ادغام یکپارچه با نرم‌افزار مایکروسافت تیمز که امکان چت در محل کار، جلسات ویدیویی، ذخیره‌سازی فایل و یکپارچه‌سازی کارهای پروژه را فراهم می‌کند.
در ادامه برخی از این ویژگی‌های مدیریت پروژه با MSP را شرح می‌دهیم:
صفحه اصلی متمرکز
اگر با سایر محصولات مایکروسافت آشنا هستید، با استفاده از Microsoft Project احساس راحتی خواهید داشت.
از بسیاری جهات، این ابزار بسیار شبیه مدیریت پروژه با اکسل است؛ اما مانند اکسل، برای استفاده حداکثری از آن باید از توانایی‌های نرم‌افزار کاملا آگاهی داشته باشید و آموزش مایکروسافت پروجکت به این موضوع کمک شایانی می‌کند.
صفحه اصلی برنامه راهی آسان برای دسترسی به مهم‌ترین اطلاعات با یک نمای متمرکز است. میتوانید پروژه جدید بسازید، پروژه‌های اخیر را باز کنید یا به اطلاعات اصلی دسترسی داشته باشید. این کار برای کسانی مفید است که چندین پروژه را در مقیاس بزرگ انجام می‌دهند.
از روش‌های مدیریت پروژه چندگانه پشتیبانی می‌کند
بسیاری از ابزارهای مدیریت پروژه در بازار فقط از پروژه‌های ساده، خطی و اساسی پشتیبانی می‌کنند؛ اما MS Project به شما این امکان را می‌دهد که پروژه‌ها را به هر شکلی که صلاح می‌دانید مدیریت کنید و از انواع روش‌های مدیریت پروژه پشتیبانی می‌کند.
این نرم‌افزار از Scrum، Kanban و گردش کار سفارشی پشتیبانی می‌کند. میتوانید از آن برای مدیریت پروژه چابک، مدیریت پروژه آبشاری یا حتی متدولوژی‌های ترکیبی استفاده کنید.
در آموزش مایکروسافت پروجکت اضافه کردن برگه روزنامه به پروژه، سفارشی کردن مدت‌زمان و اضافه کردن وظایف را می‌توان با چند کلیک ساده یاد گرفت و انجام داد. MS Project را می‌توان به‌طور کامل سفارشی کرد تا از سبک مدیریت پروژه دلخواه شما پشتیبانی کند.
نماهای چندگانه پروژه:
برای کاربران، پروژه‌ها را می‌توان از نماهای مختلف در MS Project مدیریت کرد. نمای شبکه‌ای راهی آسان برای برنامه‌ریزی پروژه‌ها با لیستی از کارهای معلق است.
همچنین یک نمای تابلو به سبک Kanban وجود دارد که یک منبع بصری عالی برای مشاهده وضعیت کلی یک پروژه است.
شما حتی میتوانید به‌طور کامل تابلوهای وظیفه را شخصی‌سازی کنید. علاوه بر این، MS Project نمای گانت چارت را ارائه می‌دهد. این ابزار به ردیابی تاریخ‌ها و روابط بین وظایف در یک جدول زمانی بصری کمک می‌کند.
جابجایی بین هر نما براساس نیازها و سبک مدیریت پروژه آسان است. مدیران پروژه و اعضای تیم این انعطاف‌پذیری را دوست دارند.
گزارش‌های سفارشی
مایکروسافت پروجکت گزارش‌های سطح بالا به شما ارائه می‌دهد. شما آزاد هستید هر آنچه که می‌خواهید را در گزارشی خاص نمایش دهید.
مایکروسافت پروجکت برای انجام این کار که ظاهرا پیچیده به‌نظر می‌رسد، راه‌حل‌های بسیار ساده‌ای در نظر گرفته است. فقط باید به بخش گزارش صفحه سری بزنید تا داده‌هایی که می‌خواهید اضافه شود را انتخاب کنید.
میتوانید جداول و سایر عناصر بصری را اضافه کنید تا گزارش‌ها برای مخاطب راحت‌تر هضم شوند. گزارش‌ها بسیار حرفه‌ای و به‌راحتی قابل اشتراک‌گذاری هستند. این نوع گزارش‌ها علاوه بر استفاده شخصی، ابزاری عالی برای ارائه به مدیران اجرایی و ذینفعان شرکت هستند.
ردیابی زمان
مایکروسافت پروجکت دارای ویژگی «ارسال برگه زمانی» است که به اعضای تیم اجازه می‌دهد مدیریت زمان داشته باشند. علاوه بر ردیابی زمان صرف‌شده برای یک کار، شما میتوانید زمان خود را به روش‌های مختلف طبقه‌بندی کنید.
به‌عنوان مثال، یک کاربر ممکن است یک جدول زمانی برای یک پروژه خاص داشته باشد و آن را به‌عنوان تحقیق و توسعه طبقه‌بندی کند. این کار برای صورت‌حساب، حقوق، دستمزد و هزینه کار مفید است.
هر نرم‌افزار مدیریت پروژه‌ای شامل ابزارهای ردیابی زمان نیست؛ بنابراین این واقعیت که میتوانید این ویژگی را در MS Project داشته باشید، مزیتی بزرگ محسوب می‌شود.
مدیریت منابع
قابلیت‌های مدیریت منابع MS Project یکی دیگر از ابزارهای پیشرفته این نرم‌افزار است. استفاده از MS Project برای مدیریت منابع راهی عالی برای شناسایی ظرفیت اعضای تیم است تا بتوانید وظایف را براساس آن تعیین کنید.
مایکروسافت پروجکت علاوه بر مدیریت منابع انسانی، سایر منابع مرتبط با کار را نیز پشتیبانی می‌کند. میتوانید از آن برای ردیابی منابعی مانند مواد، تجهیزات و سایر هزینه‌های مربوط به پروژه استفاده کنید.
MS Project به شما امکان می‌دهد جزئیات زیادی را اضافه کنید. حتی میتوانید برای هر منبع یک واحد اندازه‌گیری اضافه کنید و هزینه‌های مربوطه را نیز وارد کنید.
پشتیبانی از مدیریت پروژه در مقیاس‌های مختلف
این قابلیت، راه‌حل ایده‌آلی برای سازمان‌های متوسط تا بزرگ است. با وجود ابزارهای بسیار زیادی که برای تیم‌های کوچک و مبتدیان به بازار عرضه می‌شوند، مایکروسافت پروجکت با توجه به نیازهای تیم‌های بزرگ‌تر، بسیار خوب عمل می‌کند.
اگر سازمان شما نیازهای پیچیده مدیریت پروژه دارد، مایکروسافت پروجکت تمام نیازهای شما را برآورده می‌کند.
معایب مایکروسافت پروجکت چیست؟
مانند هر برنامه دیگری، مایکروسافت پروجکت نیز مشکلات خود را دارد. یکی از معایب رایج این است که با وجود سازگار بودن با دیگر نرم‌افزارهای مایکروسافت، فاقد اتصالات برنامه شخص ثالث است؛ البته هر مدیر پروژه می‌تواند قبل از تصمیم‌گیری در مورد اینکه آیا با نیازهایش مطابقت دارد یا خیر، نسخه آزمایشی رایگان این نرم‌افزار را بررسی کند.
در ادامه برخی از معایب مدیریت پروژه با مایکروسافت پروژه را بررسی می‌کنیم:
برای مبتدیان نیست
این نرم‌افزار برای مدیریت پروژههایی با سطح ابتدایی نیست. درواقع، حتی برای افرادی که فقط با مفاهیم مدیریت پروژه آشنا هستند نیز مناسب نخواهد بود. این نرم‌افزار برای مدیران پروژه باتجربه و کاربران حرفه‌ای طراحی‌شده است.
برای اینکه بفهمید MS Project چگونه کار می‌کند، به چیزی بیش از دانش فنی عمومی و به آموزش مایکروسافت پروجکت نیاز دارید.
ارتباطات درون برنامه‌ای ضعیف
از نظر ارتباط تیمی، MS Project جای پیشرفت دارد. شما نمی‌توانید به‌سرعت به یکی از اعضای تیم در پلتفرم پیام دهید یا پینگ کنید. با این وجود، مایکروسافت هزاران ابزار ارتباطی دیگر دارد.
احتمالاً فرض بر این بوده که اکثر تیم‌های MS Project از نرم‌افزارهای دیگر مایکروسافت نیز استفاده می‌کنند؛ بنابراین احتمالا طراحان آن فرض کرده‌اند که استفاده‌کنندگان از Teams ،Outlook ،Skype ،Yammer و سایر ابزارهای مایکروسافت برای برقراری ارتباط با تیم خود استفاده می‌کنند و این ویژگی‌ها را در MS Project تکراری می‌دانسته‌اند.
عدم ادغام
MS Project با سایر ابزارهای تجاری، به‌ویژه ابزارهای خارج از خانواده مایکروسافت، پیوند خوبی ندارد. مثلا با Zapier که یک منبع آنلاین محبوب برای همگام‌سازی برنامه‌های شخص ثالث است، ارتباط برقرار نمی‌کند.
اگر می‌خواهید ابزار مدیریت پروژه خود را با پلتفرم‌های دیگری مانند Salesforce یا Slack ادغام کنید، MS Project راه‌حل ایده‌آلی برای نیازهای شما نخواهد بود؛ اما اگر از آفیس 365 و سایر ابزارهای مایکروسافت استفاده می‌کنید، MS Project کاملاً مناسب است.
دشوار بودن یادگیری
این برنامه از آن ابزارهایی نیست که امروز در آن ثبت‌نام کنید و در عرض چند دقیقه مدیریت پروژه‌ها را به‌دست بگیرید.
در نتیجه، نیاز به آموزش مایکروسافت پروجکت خواهید داشت. قطعاً به زمان بیشتری برای یادگیری نیاز دارید؛ به‌خصوص اگر از کاربران جدید این نرم‌افزار هستید.
MS Project فرض می‌کند که کاربران قبلاً با مفاهیم مدیریت پروژه آشنا هستند. منابع و آموزش‌های زیادی از مایکروسافت وجود دارد که نحوه انجام برخی کارها را در پلتفرم توضیح می‌دهد.
بااین‌حال، باید با مفاهیم اولیه مدیریت پروژه آشنایی داشته باشید تا بتوانید از این پلتفرم استفاده کنید. حتی کاربران باتجربه نیز باید کمی زمان بگذارند تا به نرم‌افزار مایکروسافت پروژه عادت کنند.
آیا Microsoft Project بهترین نرم‌افزار مدیریت پروژه است؟
بسته به این دارد که برای چه‌کاری می‌خواهید از آن استفاده کنید، مایکروسافت پروجکت می‌تواند بهترین نرم‌افزار مدیریت پروژه باشد. Microsoft Project یک سیستم قدیمی امن و قابل‌اعتماد است.
برای برنامه‌ریزی پروژه پیچیده و در سطح سازمانی، Microsoft Project می‌تواند جزو اولین انتخاب‌های شما باشد. با این حال، جایگزین‌هایی برای مایکروسافت پروجکت وجود دارد که پشتیبانی بهتری برای همکاری دارند.
خوشبختانه مایکروسافت یک دوره آزمایشی 30 روزه برای تجربه عملی با نرم‌افزار را در اختیار کاربران قرار می‌دهد که میتوانید نرم‌افزار را محک بزنید.
Microsoft Project Online چیست؟
Microsoft Project Online برنامه‌ای برای کسانی است که می‌خواهند نسخه تحت وب MS Projects مبتنی بر فضای ابری را داشته باشند. Microsoft Project آنلاین تمام ویژگی‌هایی که می‌شناسید و دوست دارید را در اختیار شما قرار می‌دهد
Project Online شبیه MS Project است که راه‌حلی انعطاف‌پذیر برای مدیریت پورتفولیو پروژه (PPM) و نیازهای روزمره گردش کار است؛ مانند همتای دسکتاپ، منابعی برای کمک به برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی، سازماندهی و مدیریت هر گردش کار را ارائه می‌دهد.
Project Online روی پلتفرم شیرپوینت ساخته‌شده است و داده‌ها را در فروشگاه داده شیرپوینت ذخیره می‌کند.
برخی از ویژگی‌های Project Online عبارت‌اند از:
- هشدارها و یادآوری‌ها: میتوانید با یادآوری‌ها در Outlook و Microsoft Teams، برای کارهای مهم آینده و رویدادهای پروژه برنامه‌ریزی کنید.
- خطوط پایه: خطوط پایه پروژه را برای نظارت بر عملکرد فعلی در برابر عملکرد گذشته با استفاده از برنامه وب پروژه تنظیم کنید.
- نمای تابلو: وظایف پروژه را برای بهبود گردش کار و نظارت بر وضعیت پیگیری بصری کنید.
- مسیر بحرانی: با استفاده از برنامه وب پروژه، کارهایی را که طولانی‌ترین مسیر را در پروژه نشان می‌دهند، ردیابی کنید.
- مدیریت تحویلی: با استفاده از تاریخ شروع و پایان و زمان‌بندی خودکار، اقلام تحویلی را ردیابی و مدیریت کنید.
- نسخه‌سازی پروژه: نسخه‌های مختلف یک پروژه را با گزارشی مقایسه کنید که نشان می‌دهد چه مواردی بین نسخه‌ها تغییر کرده است.
- تأییدیه‌های جدول زمانی: اعضای تیم می‌توانند برگه‌های زمانی را برای تأیید ارسال کنند. مدیران منابع و سرپرستان می‌توانند برگه‌های زمانی ارسالی را بررسی، تأیید و رد کنند
Microsoft Projects آنلاین، در مقایسه با پروژه‌های معمولی، برای همکاری، میزبانی فضاهای کاری مختلف، دسترسی آسان از طریق URL عمومی، ساخت تقویم پروژه و ارائه یک API پشتیبانی بهتر است و یک اپلیکیشن موبایل نیز دارد.
نتیجه‌گیری
نرم‌افزار مدیریت پروژه مایکروسافت پروجکت که بیشتر با نام MS Project شناخته می‌شد، راه‌حلی قدرتمند و قابل‌اعتماد برای تیم‌های باتجربه است.
یادگیری این نرم‌افزار در مقایسه با سایر ابزارهای موجود در بازار، کمی زمان‌بر است و برای استفاده از آن نیاز به آموزش مایکروسافت پروجکت احساس می‌شود؛ اما در صورت یادگیری و استفاده صحیح، یک روش استثنایی برای مدیریت پروژه‌های پیچیده است.
هنگامی‌که نکات نرم‌افزار را بدانید، کار با آن بسیار ساده می‌شود. در این مقاله نکات آموزش مدیریت پروژه با MS Project و ویژگی‌های این نرم‌افزار را بررسی کردیم.
