در دنیای به‌شدت رقابتی امروز، هر کسب‌وکار باید به‌دنبال بهینه‌ترین روش برای دوام آوردن و کسب موفقیت باشد. استفاده از روش‌های سنتی مدیریت فرایند، باعث هدر رفتن زمان و پول خواهد شد.
بدین منظور، شرکت‌ها باید به‌دنبال استفاده از سیستم‌های مدیریت فرایندهای کسب‌وکار خود باشند. پیاده‌سازی یک سیستم کارآمد برای مدیریت کسب و کار، با مزایای زیادی همراه خواهد بود.
Business process management system، که به اختصار سیستم BPMS نیز نامیده می‌شود، به‌معنای سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار است و نقش بسیار مؤثری در کارآمد کردن فرایندهای جاری در شرکت شما خواهد داشت.
اما منظور از BPMS چیست و چگونه می‌توان این سیستم را پیاده سازی کرد؟ برای پیاده سازی چنین سیستمی باید چه عواملی را در نظر گرفت؟
استفاده از این سیستم با چه مزایایی همراه خواهد بود؟ اگر به‌دنبال یافتن پاسخ این سوالات هستید، خواندن ادامه این مطلب را از دست ندهید.
BPMS چیست؟
ابتدا به تعریف دقیق سیستم BPMS پرداخته خواهد شد تا ذهنیت صحیحی از این سیستم پیدا کنید. BPMS، ابزاری برای اجرای متودولوژی‌های مدیریت است.
به کمک این ابزار، می‌توان فرایندها را از طریق تشخیص هویت فرایند، مدل سازی فرایند، خودکارسازی (اتوماسیون) آن، تحلیل کسب‌وکار و در نهایت اندازه‌گیری عملکرد فرایند، در بهینه‌ترین حالت ممکن اجرا کرد.
مزیت کلیدی سیستم مدیریت فرایند کسب و کار این است که کاربران این سیستم می‌توانند به صورت فعالانه در بهبود فرایندهای جاری در کسب‌وکار مشارکت کنند. این مشارکت با استفاده آسان از ابزار فراهم شده توسط این سیستم ممکن شده است. در ادامه به دلیل اصلی و اهمیت انتخاب BPMS برای کسب‌وکار اشاره خواهد شد.
چرا باید یک سیستم مدیریت فرایندهای کسب‌وکار را به کار بگیرید؟
همانطور که پیش‌تر گفته شد، سیستم BPMS می‌تواند مزایای زیادی را برای یک کسب‌وکار به همراه داشته باشد؛ اما مهم‌ترین دلایل و مزایای استفاده از BPMS را می‌توان در موارد زیر خلاصه کرد:
افزایش هوش اجرایی:
BPMS کمک می‌کند تا کارایی فرایندهای جاری در کسب‌وکار خود را افزایش دهید. صرفه‌جویی در زمان و هزینه لازم برای انجام کارهای تکراری، کمک می‌کند تا به این هدف برسید.
همچنین سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار با تعیین مراحل مهم هر فرایند، به شما کمک می‌کند تا تصمیمات هوشمندانه‌تری را هنگام اجرای فرایندها بگیرید. بدین ترتیب، هوش اجرای هر فرایند بهبود خواهد یافت.
چابکی در سازماندهی:
وجود فرایندهای غیر منعطف، باعث می‌شود به‌راحتی در برابر خیل رقبا به زانو در بیاید. چابکی، یک عامل حیاتی در نجات هر کسب‌وکار و رسیدن آن به موفقیت است.
اگر کسب‌وکار شما نتواند خود را به‌موقع با تغییرات وفق دهد، مشتریان شما به شرکت‌های رقیب روی خواهند آورد.
سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار کمک می‌کند تا تغییرات را در کمترین زمان ممکن انجام دهید و نیاز مشتریان را به‌موقع رفع کنید.
این دو دلیل به تنهایی اهمیت استفاده از BPMS را نشان می‌دهند. بدون در نظر گرفتن این عوامل، شرکت شما شانس کمی برای کسب موفقیت خواهید داشت؛ اما در پیاده‌سازی سیستم BPMS باید چه مراحلی را طی کرد؟
مراحل پیاده‌سازی و استفاده از سیستم مدیریت فرایندها
در این قسمت، مراحل پیاده‌سازی سیستم مدیریت فرایند به‌صورت دقیق توضیح داده خواهد شد.
۱. مشخص کردن فرایندها و تحلیل آن‌ها
فرایند، به مجموعه‌ای از فعالیت‌ها گفته می‌شود که به‌ترتیب و برای رسیدن به نتیجه‌ای خاص اجرا می‌شوند. قبل از خودکارسازی هر فرایندی، لازم است که مستندات مربوط به آن‌ها را تهیه کنید.
مستندسازی فرایندها به همکاری تمامی ذی‌نفعان آن فرایند وابسته است. همچنین برای این کار باید برنامه‌ریزی دقیقی داشته باشید.
پس از مستندسازی فرایندها، میتوانید یک سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار را اجرا کنید. همچنین مستندسازی فرایندها کمک می‌کند تا متخصصان و کارشناسانی که در شرکت شما حضور دارند، به خوبی بتوانند درستی اجرای فرایند را کنترل و تایید کنند.
۲. طراحی فرایند
برای تعریف هر فرایند به یک ابزار برای طراحی فرایندها نیاز خواهید داشت. در این قسمت باید مدلی از هر فرایند را بسازید. ابزار مورد نیاز برای طراحی فرایند، امکاناتی نظیر نمودارهای جریان کاری را در اختیار شما خواهد گذاشت.
مزیت اصلی مدل‌سازی فرایند این است که شما میتوانید فرایندهایی را که مستندسازی آن‌ها به سختی انجام شده است را، با اطمینان از این که قابل اجرا شدن هستند، طراحی کنید.
همچنین میتوانید نقاط ضعف فرایند خود را شناسایی و قبل از خودکارسازی فرایند، این نقاط ضعف را رفع کنید. سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار، ابزارهایی برای مدل‌سازی فرایند را در اختیار شما خواهد گذاشت.
۳. خودکارسازی یا اتوماسیون
خودکارسازی به معنای انجام فرایند بدون کمترین دخالت انسان در اجرای آن است. خودکارسازی جریان‌های کاری به صاحب کسب‌وکار کمک می‌کند تا فرایندها را راحت‌تر مدیریت کند و آن‌ها را به بهینه‌ترین حالت ممکن اجرا سازد.
سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار به شما در خودکارسازی فرایندها کمک می‌کند. خودکارسازی نیازمند در نظر گرفتن فعالیت‌ها و مکانیزم‌هایی است که با شبیه‌سازی رفتار کاربران، هدف مورد نظر شما را برآورده کنند.
برای خودکارسازی، سعی کنید کارهایی را در نظر بگیرید که به‌طور مکرر و تکراری انجام می‌شوند. در واقع به وظایفی فکر کنید که کارمندان شما به‌صورت روزانه و روتین آن‌ها را انجام می‌دهند.
با خودکارسازی این کارها، میتوانید سریع‌تر به نتیجه مورد نظر خود برسید و از اتلاف زمان جلوگیری کنید.
۴. تحلیل فرایندها
در سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار میتوانید گزارش‌های زیادی را دریافت کنید. این گزارش‌ها می‌توانند با یکدیگر تجمیع شوند و از آن‌ها برای تحلیل فرایندها استفاده کنید.
در واقع به کمک ابزار گزارش‌گیری میتوانید به سرعت از نحوه عملکرد هر فرایند، اطلاعات مفیدی کسب کنید. در گزارشات به‌دست آمده توسط سیستم BPMS، عناصر کلیدی مربوط به عملکرد هر فرایند فراهم شده است.
این عناصر، اطلاعات مفیدی درباره اعضای تیم و نحوه عملکرد آن‌ها را برای شما فراهم می‌کنند. تحلیل داده‌ها به شما کمک می‌کند تا عوامل مؤثر بر بهبود عملکرد فرایند را شناسایی کنید.
پس از شناخت مراحل پیاده‌سازی و به‌کارگیری سیستم مدیریت فرایندهای کسب‌وکار، این سؤال پیش می‌آید که چه سیستمی برای کسب‌وکار من بهتر است؟ در قسمت بعد به این سوال پاسخ داده خواهد شد.
ارزیابی های لازم برای انتخاب BPMS
برای انتخاب یک سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار مناسب، باید عوامل متعددی را مدنظر قرار دهید. در ادامه این عوامل را به‌صورت مفصل بررسی خواهد شد؛ اما بهتر است قبل از آن با دشواری‌های انتخاب چنین سیستمی آشنا شوید.
دشواری های انتخاب BPMS
انتخاب سیستم مدیریت فرایندها می‌تواند کاری پیچیده و دشوار باشد. مهم‌ترین این دشواری‌ها عبارت‌اند از:
- وجود انتخاب‌های متعدد با امکانات، ویژگی‌ها و قیمت‌های متفاوت.
- انتخاب سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار روی تمام سازمان تأثیرگذار است، نه یک بخش خاص از آن؛ بنابراین تمامی فرایندها و روابط بین بخش‌های مختلف سازمان را در نظر بگیرید.
- سیستم انتخابی شما باید با سایر تکنولوژی‌های به‌کار رفته در سازمان هم‌خوانی داشته باشد.
- شرکت‌ها معمولاً پشتیبانی لازم را از ارائه‌دهندگان چنین سیستم‌هایی دریافت نمی‌کنند؛ بنابراین انتخاب سیستم از شرکتی که پشتیبانی مناسبی را فراهم کند به خودی خود یک چالش است.
- ممکن است محصول انتخابی شما ابزارهای مناسبی برای یک وظیفه خاص ارائه دهد؛ اما در برآورده کردن سایر نیازهای شما ناکام بماند.
با وجود این دشواری‌ها اگر نکاتی را که در ادامه مطرح خواهیم کرد در نظر بگیرید، میتوانید یک محصول مناسب برای مدیریت فرایندهای کسب‌وکار خود انتخاب کنید.
عوامل مؤثر در انتخاب سیستم BPMS
با در نظر گرفتن عوامل کلیدی زیر، میتوانید محصولی را که به‌دنبال آن هستید انتخاب و خریداری کنید.
۱. ظرفیت یکپارچه سازی
وجود قابلیت یکپارچه‌سای با سیستم‌هایی نظیر مدیریت محتوای تجاری (Enterprise Content Management)، مدیریت الکترونیکی اسناد (Electronic Document Management)، برنامه‌ریزی منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning) و سایر سیستم‌های مشابه، عاملی مهم در انتخاب سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار است.
امکان مدیریت داده‌ها به‌صورت یکپارچه، استفاده از آن‌ها در حین اجرای فرایندها را آسان‌تر می‌کند.
۲. میزان کاربردی بودن سیستم
سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار باید اجرای فرایندها را ساده‌تر کند و به‌همین منظور، این سیستم باید برای تمامی ذی‌نفعان قابل استفاده و همچنین قابل فهم باشد
به یاد داشته باشید که این سیستم توسط کارمندان مختلفی که درگیر یک فرایند هستند استفاده خواهد شد و ممکن است این کارمندان با تکنولوژی و نرم افزار میانه خوبی نداشته باشند.
۳. نحوه پشتیبانی از سیستم
همواره هنگام انتخاب سیستم BPMS این نکته را مدنظر قرار دهید که آيا شرکت ارائه‌دهنده خدمات، پشتیبانی لازم را از محصول خود به عمل می‌آورد یا خیر؟ بررسی کنید که دسترسی به بخش فناوری اطلاعات شرکت مربوطه تا چه حد آسان است.
توجه کنید که آیا پشتیبانی از سیستم توسط خود شرکت سازنده آن انجام می‌شود یا به یک شرکت شخص ثالث سپرده شده است.
علاوه بر این، سیستمی ایده‌آل است که یادگیری کار با آن توسط کارمندان شرکت به سرعت انجام شود. بدین ترتیب، حل مشکلات و انجام پشتیبانی می‌تواند با اطمینان به کارمندان و هدایت آن‌ها راحت‌تر انجام شود.
۴. وجود مستندات و در دسترس بودن اطلاعات مربوط به سیستم
وجود مستندات ضروری و اطلاعات مربوط به نحوه کار با سیستم، عامل مهم دیگری است که باید هنگام انتخاب سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار در نظر بگیرید.
وجود ویدیوهای آموزشی، مثال‌های کاربردی و آموزش‌های قدم‌به‌قدم برای کار با سیستم را بررسی کنید. کاربران باید بتوانند بسیاری از نیازهای خود را بدون مراجعه به پشتیبانی، برآورده کنند.
۵. قیمت محصول و زیرساخت های لازم برای پیاده سازی سیستم
ممکن است محصولی را پیدا کنید که تمامی نیازهای شما را برآورده کند اما اگر قیمت آن بیش از حد بالا باشد و با بودجه شما سازگار نباشد، ارزش خرید ندارد. سعی کنید یک سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار مقرون به صرفه را انتخاب کنید.
علاوه بر این، ضروری است که وجود زیرساخت‌های لازم برای بکارگیری سیستم انتخابی را بررسی کنید. آیا سرور شما به صورت متمرکز است یا به‌صورت تمرکززدایی شده؟
آیا زیرساخت فناوری اطلاعات موجود در شرکت، توانایی پشتیبانی از سیستم انتخابی شما را دارد؟ پاسخ به این سؤالات، نقش مهمی در انتخاب سیستم مناسب دارد.
۶. سازگاری با فرهنگ حاکم بر کسب‌وکار
این نکته را فراموش نکنید که اجرای فرایندها باید با فرهنگ شرکت شما سازگاری داشته باشد. اگر سیستمی را انتخاب کنید که استفاده از آن با اعتراض کارمندان همراه شود، به موفقیت در کسب‌وکار نخواهید رسید.
در واقع هدف شما نباید این باشد که بهترین سیستم موجود در بازار را انتخاب کنید؛ بلکه باید شرایط شرکت و کسب‌وکار خود را در نظر بگیرید و بهترین سیستمی را که با سازمان شما سازگاری دارد، انتخاب کنید.
بازار سیستم‌های مدیریت فرایند کسب و کار
بازار سیستم BPMS بسیار گسترده است و شرکت‌های زیادی اقدام به تولید چنین سیستم‌هایی کرده‌اند. این شرکت‌ها، نیازهای سازمان‌ها را شناسایی کرده‌اند و راه‌حل خود را به‌صورت سیستمی یکپارچه با قابلیت‌های مختلف ارائه داده‌اند.
شرکت‌های کوچک‌تری نیز وجود دارند که با تمرکز بر یک جنبه خاص سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار نظیر طراحی فرایند، همکاری بین اعضا و مدیریت فرایند، محصولاتی را تولید کرده‌اند.
از سیستم‌هایی که در بازار وجود دارد، می‌توان برای مدیریت فرایندهای پیچیده در شرکت‌های بزرگ که تعداد بسیار زیادی کارمند دارند، استفاده کرد.
علاوه بر این، می‌توان از سیستم‌های موجود در بازار برای خودکارسازی فرایندهای ساده‌ای که به مدل‌سازی نیازی ندارند نیز بهره برد. بهترین سازندگان سیستم مدیریت کسب‌وکار در دنیا عبارت‌اند از:
- شرکت Appian
- شرکت IBM
- شرکت Integrify
- شرکت Pegasystems
این شرکت‌ها با شناخت دقیق نیازهای کسب‌وکارهای مختلف توانسته‌اند سهم خوبی از بازار سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار را به دست آورند.
هر یک از محصولات این شرکت‌ها، طیف مختلفی از خدمات را ارائه می‌دهند. با در نظر گرفتن نکاتی که پیش‌تر به آن‌ها اشاره کردیم میتوانید سیستم مناسب کسب‌وکار خود را انتخاب کنید.
نتیجه‌گیری
در این مطلب، با سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار آشنا شدید. بکارگیری سیستم BPMS نقش مهمی در مدیریت صحیح و بهینه فرایندهای جاری در کسب‌وکار شما خواهد داشت.
به‌همین دلیل، اگر تاکنون به فکر استفاده از این سیستم نبوده‌اید، با در نظر گرفتن نکات گفته شده در این مطلب، یک سیستم مناسب را برای مدیریت بهینه فرایندها پیاده سازی کنید.
سیستم BPMS چیست؟
سیستم مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) یک راه‌حل نرم‌افزاری که سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا فرایندهای تجاری خود را مدل‌سازی، خودکارسازی، اجرا و بهینه كنند. این سیستم یک پلتفرم متمرکز برای فرایندهای نقطه‌به‌نقطه، ساده کردن گردش کار و بهبود کارایی عملیاتی کلی فراهم می‌کند.
BPMS چگونه با کسب‌وکارها کمک می‌کند؟
این به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا فرایندهای تجاری خود را تصویرسازی کنند، تنگناها را بشناسند و گردش کار را برای کارایی بهتر، بهینه كنند. این سیستم با خودکارسازی وظایفِ دستی و ساده‌سازی فرایندها، خطاهای انسانی را کاهش می‌دهد و تکمیل فرایند را تسریع می‌کند.
