آموزش مدیریت پروژه با اکسل (راهنمای جامع)

اکسل تمام نیازهای مدیریت پروژه شما را برآورده نمی‌کند، اما ابزارهای قدرتمند زیادی دارد. این مقاله آموزش مدیریت پروژه با اکسل را توضیح می‌دهد.

آموزش مدیریت پروژه با اکسل

آیا تا به حال نرم‌افزار مدیریت پروژه خریده‌اید؟ این پلتفرم‌های نرم‌افزاری گران هستند و به‌طور بالقوه شاید تا چند میلیون تومان قیمت داشته باشند. مدیریت پروژه با اکسل بسیار ساده است. در ادامه مزایای مدیریت پروژه با اکسل را نسبت به نرم‌افزارهای مدیریتی دیگر بررسی می‌کنیم.

چه زمانی باید از Excel برای مدیریت پروژه استفاده کرد؟

آیا باید از اکسل استفاده کنید یا نرم‌افزار مدیریت پروژه؟

سوال بالا بسیار سخت است. ازیک‌طرف، شما درخطر گیر‌افتادن در وسط یک پروژه با ابزاری هستید که فاقد ویژگی‌های پیشرفته موردنیاز برای اجرای صحیح وظایف روزانه است؛ درحالی‌که از طرف دیگر، ممکن است چند میلیون تومان برای نرم‌افزاری خرج کنید که قدرتمندتر از آنچه است که شما نیاز دارید.

چه زمانی اکسل بهترین انتخاب است؟

در اینجا چند دلیل برای انتخاب مدیریت پروژه در اکسل آورده‌ایم:

شما یک گروه تک‌نفره هستید: مثلاً اگر یک شرکت پیمانکاری کوچک هستید که فقط از خودتان یا چند نفر دیگر تشکیل‌شده است، به پلتفرمی که مملو از ویژگی‌ها است و برای شرکت‌های بزرگ سازمانی باشد، نیاز ندارید.

دنبال سادگی هستید چون آموزش مدیریت پروژه با اکسل آسان است: حتی ساده‌ترین پلتفرم‌های نرم‌افزار مدیریت پروژه دارای منحنی یادگیری هستند و آموزش آن‌ها زمان می‌برد. با اکسل، شما فقط لیست وظایف، سفارشات ، ساعت کار یا هر مورد دیگری که می‌خواهید مستقیماً در شیت اکسل ردیابی کنید را باید وارد کنید.

می‌خواهید در پول خود صرفه‌جویی کنید: نرم‌افزار خوب، گران است و چند میلیون یا بیشتر در ماه هزینه دارد. این پول مستقیماً از درآمد شما می‌آید؛ بنابراین، اگر اکسل نیازهای شما را برآورده می‌کند، می‌توانید صرفاً با مدیریت پروژه با اکسل، پول زیادی را پس‌انداز کنید.

چه زمانی باید از نرم‌افزار مدیریت پروژه دیگری به‌جای اکسل استفاده کنید؟

همان‌طور که کسب‌وکار شما رشد می‌کند، متوجه خواهید شد که اکسل برای پابه‌پای شما آمدن، تلاش خواهد کرد. در اینجا چند نشانه وجود دارد که نشان می‌دهد شما به نقطه‌ای رسیده‌اید که به نرم‌افزار مدیریت پروژه تخصصی مانند مایکروسافت پروجکت نیاز دارید:

• بیش از چند کارمند دارید

پس از گذشتن از ۵ کارمند یا بیشتر، نیاز به نرم‌افزار مدیریت پروژه بیشتر می‌شود. استفاده از اکسل برای مدیریت یک کسب‌وکار با قطعات متحرک زیاد سخت است؛ بنابراین، اگر با اکسل شروع کرده‌اید، وقتی رشد می‌کنید متوجه خواهید شد که نیاز پروژه‌های شما از قابلیت‌های آن پیشی می‌گیرد.

• محاسبات پیچیده هستند

یک مشکل بزرگ در اکسل این است که حتی یک خطای کوچک در ورود داده‌ها می‌تواند نتایج نادرستی به‌همراه داشته باشد که می‌تواند پروژه شما را به خطر بیندازد. با پیچیده‌تر شدن محاسبات، به‌جای مدیریت پروژه در اکسل به نرم‌افزار مدیریت پروژه نیاز دارید که بتواند اغلب ورودی داده‌های شما را خودکار کند.

• شما از محدودیت‌های اکسل ناامید شده‌اید

جذابیت اصلی اکسل در سادگی آن است؛ نه در ویژگی‌های آن. اگر پلتفرمی می‌خواهید که موارد اضافی مانند نظارت بر کار، مدیریت پیشنهادات، طراحی و سایر جنبه‌های مدیریت پروژه را ارائه دهد، به‌جای مدیریت پروژه با اکسل از یک پلتفرم نرم‌افزار اختصاصی مدیریت پروژه استفاده کنید.

• اشتباهات پرهزینه‌ای مرتکب می‌شوید

اگر تلاش برای مدیریت پروژه در اکسل باعث می‌شود که اشتباهاتی مانند از دست دادن مهلت‌های خاص یا سفارشات اشتباه داشته باشید، به نرم‌افزار قدرتمندتری نیاز دارید که برای مدیریت پروژه‌هایتان تنظیم شده باشد.

موارد استفاده مدیریت پروژه با اکسل

امکانات اکسل مانند برخی نرم‌افزارها به‌طور خاص برای مدیریت پروژه طراحی نشده‌اند؛ اما بسیاری از وظایف مرتبط با پیگیری پروژه، رسیدگی به امور مالی و مدیریت وظایف روزانه را انجام می‌دهند. در ادامه آموزش مدیریت پروژه با اکسل، روش‌های مدیریت پروژه خاص این نرم‌افزار معرفی می‌شود که می‌تواند به شما کمک کند.

مدیریت پروژه با اکسل با استفاده از جدول زمانی

اکسل می‌تواند یک نمودار جدول زمانی بصری ایجاد کند و به شما کمک کند تا برنامه و مراحل پروژه را ترسیم کنید. به‌طور خاص، می‌توانید یک نمودار گانت ایجاد کنید که ابزاری محبوب برای مدیریت پروژه است؛ زیرا وظایف را بر‌اساس مدت زمانی که طول می‌کشد، زمان شروع و پایان آن‌ها ترسیم می‌کند.

ردیاب خط زمانی دارای نوارهای افقی است که هر کار را نشان می‌دهد و آن‌ها در کنار هم قرارگرفته‌اند تا تصویری کامل از برنامه و محصولات تحویلی پروژه به شما ارائه دهند.

آموزش مدیریت پروژه با اکسل، یادگیری الگوی برنامه‌ریزی اکسل و سایر ابزارهای برنامه‌ریزی پروژه کمی زمان‌بر هستند و استفاده از آن‌ها زمان می‌برد؛ اما آشنایی با آن‌ها به شما اجازه می‌دهند تا پروژه‌های خود را به خوبی مدیریت کنید.

آموزش مدیریت پروژه با اکسل برای ذخیره و پیگیری اطلاعات بودجه

شیت اکسل نیز می‌تواند راهی عالی برای برنامه‌ریزی و مدیریت بودجه پروژه شما باشد. از آنجایی که این نرم‌افزار شامل گزینه‌های مختلفی برای انجام محاسبات مالی است، می‌تواند گزینه مناسبی برای ذخیره و مدیریت مالی پروژه شما باشد.

شما می‌توانید یک سیستم ساده برای نظارت بر هزینه‌های خود ایجاد کنید و آن‌ها را با درآمد خود مقایسه کنید تا مطمئن شوید که پروژه شما در محدوده بودجه خود باقی می‌ماند.

اگرچه برنامه‌های دیگر ممکن است گزینه‌های برنامه‌ریزی مالی بیشتری را ارائه دهند، مدیریت پروژه در اکسل و ایجاد بودجه در اکسل ساده است و می‌تواند انتخابی مناسب برای پروژه‌های کوچک یا متوسط ​​باشد.

مدیریت پروژه با اکسل برای ایجاد لیست وظایف

اکسل به شما کمک می‌کند یک لیست کار ایجاد کنید تا بتوانید فعالیت‌های خود را به‌صورت روزانه مدیریت کنید یا می‌توانید هرروز یک لیست برای تیم خود ایجاد کنید تا مطمئن شوید که پروژه‌های شما در مسیر خود باقی می‌مانند.

راه واضح برای انجام این کار، فهرست کردن هر کار، شرح آنچه باید انجام شود، منابع لازم، کارمند مسئول و غیره است. بااین‌حال، اگر بخواهید برای آن وقت بگذارید، می‌توانید فهرست کارها را پویاتر و خودکارتر کنید.

برنامه‌ریزی و پیگیری استفاده از منابع

راه دیگر برای مدیریت پروژه در اکسل، استفاده از صفحه گسترده برنامه‌ریزی و مدیریت منابع خود در طول پروژه است. منابع شامل مواد فیزیکی، کارکنان و تجهیزات است.

بسته به نوع و مقدار منابع موردنیاز برای پروژه خود، می‌توانید برگه‌های جداگانه‌ای برای هر نوع منبعی که مدیریت می‌کنید ایجاد کنید. برای مثال، نحوه تنظیم شیت شما برای مدیریت منابع مادی ممکن است با نحوه سازمان‌دهی صفحه برای مدیریت کارکنان متفاوت باشد.

داشتن شیت‌های جداگانه برای این منابع به شما این اجازه می‌دهد هر سند را طوری طراحی کنید که نیازهای برنامه‌ریزی و ردیابی خاص هر منبع را برآورده کند.

مدیریت پروژه با اکسل برای پیگیری پروژه

هنگامی‌که پروژه راه‌اندازی شد، می‌توانید از Excel به‌عنوان ردیاب پروژه استفاده کنید و هر مشکلی که پیش می‌آید را مدیریت کنید. ستون‌هایی برای نام پروژه، وظیفه، مدیر مسئول، مدت زمان، پیشرفت، بودجه واقعی و غیره ایجاد کنید.

این کار به شما نشان می‌دهد که چقدر وظایف به اتمام نزدیک هستند، بودجه‌بندی درست است و هر مورد دیگری که می‌خواهید نظارت کنید.

سپس می‌توانید از این داده‌ها برای ایجاد نمودارهایی استفاده کنید که به شما کمک می‌کند وضعیت و پیشرفت پروژه‌ها را تصویرسازی کنید تا فقط به مجموعه‌ای از اعداد نگاه نکنید.

نظارت بر ساعات پروژه

ایجاد شیت اکسل می‌تواند به شما کمک کند تا نظارت کنید که تیم شما چند ساعت برای یک پروژه وقت می‌گذارد. پیگیری کار ساعتی مهم است اگر مشتریان شما ساعتی پرداخت می‌کنند یا اگر اعضای تیم شما دستمزد خود را ساعتی دریافت می‌کنند.

داده‌های ثبت‌شده اکسل مدیریت پروژه می‌تواند به شما در درک بهتر زمان صرف‌شده برای کارهای خاص کمک کند. ممکن است متوجه شوید که برخی از کارها بیشتر از حد انتظار طول می‌کشد یا ممکن است زمان کمتری از آنچه در ابتدا برنامه‌ریزی کرده بودید، طول بکشد.

دانستن اینکه به‌طور متوسط یک کار خاص چند ساعت طول می‌کشد می‌تواند به شما کمک کند تا جدول زمانی پروژه خود را تنظیم کنید و پیش‌بینی‌های مدیریت زمان دقیق‌تری داشته باشید.

این برنامه الگویی برای ایجاد جدول زمانی ارائه می‌دهد. این الگو می‌تواند راهی ساده برای ادغام یک جدول زمانی در سند شما باشد. شما می‌توانید جدول زمانی خود را به‌همان اندازه که برای پروژه لازم است، ساده یا پیچیده کنید.

اگر بر تیم کوچکی از کارمندان ساعتی نظارت می‌کنید، ممکن است نیازی به سیستم ردیابی زمان گسترده نداشته باشید. کسانی که تیم بزرگی از کارمندان را مدیریت می‌کنند که نرخ‌های متفاوتی دریافت می‌کنند، ممکن است به سیستم ردیابی دقیق‌تری نیاز داشته باشند.

مدیریت پروژه با اکسل برای گزارش‌گیری

می‌توانید از این برنامه برای تولید گزارش‌های پروژه سفارشی براساس داده‌هایی که در فایل‌های اکسل خود وارد می‌کنید، استفاده کنید. این گزارش‌ها به شما امکان می‌دهد عملکرد خود را در نقاط کلیدی توسعهٔ پروژه ارزیابی کنید.

برای مثال، می‌توانید گزارش‌هایی ایجاد کنید که نشان می‌دهد چقدر کارآمد برای رسیدن به اهداف کار می‌کنید تا چه حد به ضرب‌الاجل‌ها و مشخصات بودجه پایبند هستید و تیم شما چقدر در طول ساعات کاری خود سازنده است.

براساس این گزارش‌ها، می‌توانید برنامه پروژه خود را طوری تنظیم کنید که مطمئن شوید اهدافتان با توانایی شما در دستیابی به آن‌ها هماهنگ است یا عادات کاری خود را برای دستیابی بهتر به اهداف پروژه تغییر دهید.

مسیرهای حیاتی و اولویت‌های کار را دنبال کنید

می‌توانید از اکسل برای تجزیه‌وتحلیل وظایف پروژه و تعیین ترتیبی برای انجام تکالیف خود استفاده کنید. برخی از وظایف پروژه ممکن است به تکمیل پروژه دیگری بستگی داشته باشند؛ بنابراین، یک شیت ممکن است به شما کمک کند تا محدوده کامل پروژه را برنامه‌ریزی کنید و به شما امکان می‌دهد تشخیص دهید کدام تکالیف را اول تمام کنید و کل پروژه چقدر طول می‌کشد.

دانستن مدت‌زمانی که هر مرحله از توسعه پروژه ممکن است طول بکشد به شما کمک می‌کند تا جدول زمانی پروژه خود را برنامه‌ریزی و اولویت‌های کاری خود را ارزیابی کنید.

در مدیریت پروژه با اکسل باید الگوهای اکسل را به‌خوبی بشناسید؛ زیرا برای گنجاندن این ویژگی‌ها در فایل اکسل خود، باید الگوی مربوطه را دانلود کنید.

الگوی ردیابی مسیر حیاتی یک نمایش بصری ایجاد می‌کند که مشخص می‌کند کدام وظایف برای پروژه شما حیاتی و کدام غیر حیاتی هستند. این کار می‌تواند به شما کمک کند وظایف خود را اولویت‌بندی کنید.

این الگو تاریخ شروع و پایان هر کار را فهرست می‌کند تا بتوانید ضرب‌الاجل‌های خود را مدیریت کنید و در صورت نیاز، تنظیمات جدول زمانی را انجام دهید. اگرچه می‌توانید یک ردیاب مسیر حیاتی را بدون الگو بسازید، این الگو یک نمودار بصری ایجاد می‌کند که ممکن است راحت‌تر از ایجاد نمودار خودتان باشد.

نقاط عطف پروژه را مشاهده و شناسایی کنید

درنهایت، در آموزش مدیریت پروژه با اکسل به این نکته می‌پردازیم که می‌توانید از یک شیت اکسل برای پیگیری نقاط عطف پروژهٔ خود استفاده کنید. اکسل مدیریت پروژه به شما امکان می‌دهد هر نقطه عطف کلیدی در توسعه پروژه خود را شناسایی و فهرست کنید.

می‌توانید از آن به‌عنوان یک چک‌لیست برای ردیابی دستاوردهای خود و ارزیابی پیشرفت خود به‌سمت اهداف اصلی استفاده کنید. این کار، راهی عالی برای ارزیابی پیشرفت کلی شما در پروژه است و ممکن است به‌عنوان بخشی از جدول زمانی پروژه شما به‌خوبی عمل کند.

گنجاندن یک ردیاب نقطه عطف در جدول زمانی شما شاخص بصری دیگری از عملکرد شما ارائه می‌دهد و ممکن است به شما کمک کند پیشرفت خود را به اعضای تیم یا سهام‌داران پروژه نشان دهید.

اکنون یک پروژه سریع پیش‌نویس کنید

بهترین راه برای اینکه آموزش مدیریت پروژه با اکسل را تکمیل کنید، این است که یک پروژه در آن تعریف کنید. با استفاده از چندین برگه در اکسل، یک جدول زمانی، برنامه، لیست وظایف و بودجه سریع ایجاد کنید تا هر آنچه یاد گرفته‌اید را پیاده‌سازی کنید.

ایجاد گزارش‌های سفارشی را آزمایش کنید. تصور کنید که اجرای یک پروژه از طریق اکسل چگونه به نظر می‌رسد.

مدیریت پروژه با اکسل زمان می‌برد، اما انجام این اقدامات به شما تصویر واضحی از اینکه آیا اکسل برای شما کافی است یا به نرم‌افزار مدیریت پروژه نیاز دارید، می‌دهد و از طرفی این کار خودش نوعی آموزش مدیریت پروژه با اکسل است.

نتیجه‌گیری

سازمان‌دهی و نظارت بر پیشرفت، در جهت دستیابی به اهدافتان از عناصر کلیدی مدیریت موفق پروژه هستند. بسیاری از کسب‌وکارها از نرم‌افزار صفحه گسترده‌ای مانند مایکروسافت اکسل استفاده می‌کنند تا به آن‌ها کمک کند پیشرفت پروژه خود را پیگیری کنند و داده‌های مربوط به بودجه، جدول زمانی و منابع را سازمان‌دهی کنند.

یادگیری نحوه استفاده از اکسل برای مدیریت پروژه، مزایای آن و اینکه چه ویژگی‌هایی باید اعمال شود، می‌تواند به شما کمک کند تا این نرم‌افزار را در استراتژی پروژه خود بگنجانید.