از آنجایی‌که نیروهای انسانی دخیل در کسب‌وکار، سرمایه اصلی آن کار محسوب میشوند و عملکرد آن‌ها سبب پیروزی یا شکست نهایی کار می‌شود؛ زیرا مدیریت این نیروها از اهمیت بالایی برخوردار است.
در این مقاله قصد داریم در ابتدا به تبیین فرآیند مدیریت منابع انسانی بپردازیم و در خاتمه یکی از استانداردهای مطرح در این حوزه را به شما معرفی خواهیم کرد.
فرایندهای منابع انسانی چیست؟
فرایندهای مدیریت منابع انسانی از مهم‌ترین عوامل دخیل در رشد و توسعه سازمان‌ها محسوب میشوند و شامل استخدام نیروهای انسانی، حقوق و مزایا، آموزش و توسعه، مدیریت استعداد، توسعه رهبری و کنترل منابع انسانی می‌شود.
با به‌کارگیری فرآیندهای منابع انسانی، نیروهای موجود در سازمان توسعه و بهبود پیدا می‌کنند و درنهایت سبب بهره‌وری سازمان میشوند.
مدیران موفق در سازمان‌ها با استخدام و به‌کارگیری نیروهای ماهر و متخصص و انتصاب شغل مناسب به آن‌ها اولین قدم را در مدیریت منابع انسانی برمی‌دارند. در ادامه مسیر، این افراد موظف هستند با استفاده از راه‌های مختلفی مانند برگزاری دوره‌های آموزشی، پاداش و غیره نیروهای خود را توسعه دهند.
به‌‌طور کلی، می‌توان گفت این فرآیند در هر سازمان و شرکتی به‌همین صورت انجام می‌شود. این فرآیندها در زیر توضیح داده خواهند شد.
فرآیندهای منابع انسانی
فرآیندهای منابع انسانی به استراتژی‌های اساسی لازم برای حمایت از چرخه عمر کارمند و تجربه مثبت کارمند اشاره دارد. هر فرآیند منابع انسانی مسیر پیچیده‌ای را دنبال می‌کند که نیازمند برنامه‌ریزی استراتژیک با توجه به پارامترها و اهداف خاص است. با اینکه هر فرآیند شامل رویه‌های خاص خودش است؛ همه فرآیندها به یکدیگر وابسته هستند.
فرایندهای اصلی منابع انسانی عبارتند از:
- جذب
- انتخاب
- استخدام
- آنبوردینگ
- آموزش
- روابط کارمندان
- ارزیابی عملکرد
- مدیریت مزایا
- مدیریت عملکرد
- آفبوردینگ (فرایند جدا شدن کارمند از یک شرکت)
فرآیندهای منابع انسانی به‌عنوان شریان‌های سازمان عمل می‌کنند، خون حیات را به هر بخش منتقل می‌کنند و سلامتی را در سطح شرکت پرورش می‌دهند.
رویکردهای سیستمی می‌توانند به رهبران منابع انسانی کمک کنند تا فرآیندهای کارآمد را ارتقا دهند و در نتیجه بهره‌وری، ابقا و مشارکت را در محل کار افزایش دهند.
فرایندهای اصلی مدیریت منابع انسانی
فرایندهای اصلی مدیریت منابع انسانی عبارتند از:
- جذب نیرو:
این فرآیند فرصت‌های جدید شغلی برای افراد گوناگون ایجاد می‌کند و به ۲ روش قابل انجام است. در روش اول، به افراد شاغل در سازمان پست‌های بالاتر پیشنهاد می‌شود و در روش دوم، استخدام از بین نیروهای جدید متقاضی کار صورت می‌گیرد.
در این فرآیند، مدیر منابع انسانی باید تلاش کند تا افراد مناسب و دارای صلاحیت را انتخاب کند. شرایط این افراد باید با شغل هم‌خوانی داشته باشد و هرقدر این تناسب بیشتر باشد، احتمال موفقیت فرد در سازمان بیشتر می‌شود.
- گزینش نیرو:
این مرحله از فرآیند از اهمیت بالایی برخوردار است. در حقیقت، طی انجام این فرآیند افراد نالایق و فاقد صلاحیت با روش‌های مختلفی مانند آزمون، مصاحبه و غیره از چرخه حذف و درنهایت، بهترین افراد برای کار انتخاب میشوند.
- استخدام یا عقد قرارداد:
در این مرحله، عقد قرارداد با نیروی جدید در چارچوب قوانین و مقررات سازمان انجام می‌شود.
- آموزش و توسعه نیروهای استخدامی:
در طی این فرآیند، دوره‌های آموزشی جهت مهارت‌آموزی و آنبوردینگ نیروهای جدید برگزار می‌شود. با برگزاری این دوره‌ها، نیروها در آینده مفیدتر عمل خواهند کرد و در توسعه و پیشبرد اهداف سازمان تأثیر بسیاری خواهند گذاشت.
- مدیریت اجرایی:
این فرآیند در پیشبرد اهداف سازمان‌ها بسیار تأثیرگذار است و شامل استفاده از روش‌هایی نظیر تشویق و پاداش کارکنان به‌منظور بهره‌وری بیشتر است.
به یاد داشته باشید که شیوه مدیریت اجرایی افراد گوناگون متفاوت است و یک روش اجرایی برای همه مدیران وجود ندارد. هر مدیر ارشدی می‌تواند بسته به نظر و صلاح‌دید خود از راه‌های مختلفی استفاده کند.
- پاداش و مزایا:
این فرآیند ازجمله کلیدی‌ترین راه‌ها برای ایجاد انگیزه در کارکنان است. هر چه حقوق و مزایای کارکنان به‌موقع پرداخت شود و مزایای شغلی بیشتر باشد، انگیزه کارکنان برای پیشبرد اهداف سازمان نیز بیشتر می‌شود.
مدیران موفق سازمان‌ها ضمن به‌کارگیری فرآیندهای ذکر شده در بالا، همواره تلاش می‌کنند وظایف خود را به‌خوبی انجام دهند؛ زیرا انجام به‌موقع این وظایف در اجرای هرچه بهتر فرآیندها تأثیرگذار خواهد بود.
مدیرانی در اجرای فرایند مدیریت منابع انسانی موفق هستند که از قبل برای کارهای سازمان برنامه‌ریزی کنند. در گام بعد، باید بتوانند این برنامه‌ها را عملی و شغل‌ها، سمت‌ها و افراد شاغل در سازمان را سازمان‌دهی کنند.
در انتها نیز این مدیران باید نیروهای انسانی خود را راهنمایی و هدایت کنند و بر تمامی مراحل این پروسه نظارت و کنترل لازم را داشته باشند.
با به‌کارگیری این راهکارها و فرآیندها است که یک مدیر موفق به مدیریت صحیح منابع انسانی خود می‌شود و تصمیم‌های بهتری می‌گیرد. همچنین، بین کارکنان سازمان و اعضا پیوند برقرار می‌کند، به اهداف شغلی و سازمانی دست می‌یابد، وقت، انرژی و منابع خود را بهینه می‌کند و در انتها نیز به بهره‌وری می‌رسد.
در ادامه به بیان یکی از استاندارهای مطرح در زمینه فرایندهای منابع انسانی می‌پردازیم.
فرایندهای منابع انسانی براساس استاندارد ۳۴ هزار
یکی از بزرگ‌ترین دغدغه‌های مدیران رده‌بالا و ارشد سازمان‌ها، مدیریت صحیح و درست منابع انسانی است. مدیران از این روش‌ها که شامل کوچک‌سازی، بازآرایی و مهندسی ساختار سازمان، مهندسی مجدد فرآیندها، مدیریت دانش، برنامه‌های مشارکت کارکنان و برنامه‌های ارتباط با مشتری استفاده می‌کنند.
علاوه بر این، آن‌ها از برنامه‌های تسهیم سود، آموزش، مدیریت عملکرد، فرآیند بازخورد، طراحی شغل، گردش شغلی، کار تیمی، کار انعطاف‌ناپذیر، تسهیم شغل، تنوع آزمایشی، مدیریت، حسابرسی منابع انسانی، طراحی سیستم‌های انگیزشی، تدوین شرح شغل و شرایط احراز اطمینان حاصل می‌کنند.
در نهایت، مدیران از سیستم رشد و ارتقاء، برنامه‌های ایمنی، امنیت، بهداشت، محیط و ارگونومی برای بهره‌وری و اثربخشی مدیریت منابع انسانی استفاده می‌کنند.
باوجود اینکه تاکنون روش‌های مختلفی برای مدیریت مؤثر منابع انسانی به کار گرفته شده است؛ اما مشکل همه سازمان‌ها نداشتن مدلی یکپارچه برای استفاده از این روش‌هاست. اینجاست که ۳۴ هزار وارد میدان می‌شود.
استاندارد ۳۴ هزار مدلی یکپارچه برای مدیریت منابع انسانی است که با بررسی وضعیت مدیریت منابع انسانی در سازمان‌ها، گام‌هایی جهت بهبود و توسعه آن‌ها برمی‌دارد. این استاندارد که با هدف بررسی نظام‌مند و جامع سیستم منابع انسانی ایجاد شده است، سطح بلوغ فرآیندهای منابع انسانی را می‌سنجد.
از جمله مهم‌ترین ویژگی‌های استاندارد ۳۴ هزار می‌توان به توجه دقیق و همه‌جانبه به تمامی ابعاد، وجود نقشه راه توسعه در هر یک از فرآیندهای موجود، کمّی نمودن نتایج و امکان کنترل، مدیریت و پایش پیشرفت، حرکت آگاهانه و تدریجی جهت توسعه منابع انسانی اشاره کرد.
از دیگر ویژگی‌های این مدل، سلسله مراتبی بودن، تبیین دقیق اقدامات و توانمندی‌ها موردنیاز هر سطحی از شرکت‌ها برای اجرا و ارتقاء سیستم منابع انسانی است. این استاندارد علاوه بر دربرداشتن ۱۶ فرایند منابع انسانی که ۲۰ هزار امتیاز دارد، شامل ۱۲ متغیر در حوزه نتایج و دیدگاه‌های منابع انسانی می‌شود.
این ۱۲ متغیر که ۱۴ هزار امتیاز دارد در ۵ سطح وضعیت بلوغ سازمان را ارزیابی می‌کند. در ادامه به بیان ۱۶ فرآیند منابع انسانی، ۱۲ متغیر نتایج و نگرش و این سطوح بلوغ سازمانی می‌پردازیم.
فرآیندهای منابع انسانی
استاندارد ۳۴ هزار دارای ۱۶ فرآیند انسانی است که در ۵ سطح تقسیم‌بندی می‌شود. این سطوح عبارت‌اند از:
- سطح ۱، پراکندگی: اقدامات کاری بی‌ثبات و پراکنده
- سطح ۲، مقدماتی: طراحی ساختار سازمانی کلان، تجزیه‌وتحلیل و درجه‌بندی شغلی، برنامه‌ریزی برای منابع انسانی، جذب و درجه‌بندی مشاغل، حقوق و مزایا
- سطح ۳، میانی: روابط کار و سلامت جامع منابع انسانی، سیستم‌های اطلاعاتی منابع انسانی، آموزش، یادگیری و تسهیم دانش، مدیریت عملکرد کارکنان و ارائه پاداش
- سطح ۴، پیشرفته: تحلیل و توسعه قابلیت‌ها و شایستگی‌ها، کوچینگ و نظارت، ایجاد تیم و توانمندسازی آن‌ها، مدیریت استعدادها و تربیت نیروهای جانشین
- سطح ۵، بهینه: پیشنهاد‌ها و نوآوری‌های پی‌درپی، حسابرسی و ریسک‌های منابع انسانی، مدیریت اخلاق، ارزش و فرهنگ سازمانی و برنامه‌ریزی استراتژیک منابع انسانی
سازمان دارای کمترین سطح بلوغ نمره ۱۰۰۰۱ و سازمان دارای بالاترین سطح بلوغ نمره ۲ هزار را از این ۱۶ فرآیند کسب می‌کند.
نتایج و نگرش‌های منابع انسانی
این بخش از استاندارد ۳۴ هزار دارای ۱۲ متغیر است. چنانچه عملکرد فرآیندهای ۱۶ گانه منابع انسانی در سطح بهینه‌ای باشد، وضعیت این ۱۲ متغیر نتایج و نگرش نیز توسعه و بهبود می‌یابد. این ۱۲ متغیر شامل:
- مقدماتی: رضایت شغلی، تعهد سازمانی، ماندگاری و عدم ترک خدمت
- میانی: بهداشت روان‌شناختی، عدم اعتیاد به کار، تعادل بین کار و خانواده
- پیشرفته: عجین‌شدن و سازگاری با شغل، اشتیاق سازمانی، حمایت سازمانی درک‌شده
- بهینه: هویت سازمانی، عدم وجود رفتارهای ضد سازمانی، انجام رفتارهای سازمانی
این متغیرها در بالاترین سطوح بلوغ دارای امتیاز ۱۴ هزار و در پایین‌ترین سطح آن دارای امتیاز ۷۰۰۱ هستند.
سطوح استاندارد ۳۴ هزار
همان‌طور که چند خط قبل‌تر هم به آن اشاره شد، استاندارد ۳۴ هزار دارای ۵ سطح بلوغ است و هرکدام از این سطوح دارای چندین فرآیند و اقدامات و توانمندی‌هایی برای ارتقاء منابع انسانی هستند.
هنگامی که سازمانی موفق به دستیابی به اهداف هر مرحله می‌شود، در حقیقت سازمان آن سطح بلوغ را کسب کرده و به‌این ترتیب است که وارد سطح جدیدی از قابلیت‌های منابع انسانی می‌شود.
با هر بار رشد و دستیابی به اهداف، قابلیت و شایستگی جدیدی در سازمان ایجاد و به‌همین منوال، ظرفیت آن برای جذب، رشد و حفظ استعدادها نیز بیشتر می‌شود. این ۵ سطح عبارت‌اند از:
- سطح ۱، صفر یا پراکنده:
استاندارد در این سطح، راه مستمری برای انجام کار ندارد و متناسب با مشکلات سازمان راه‌حلی برای حل مشکلات ارائه می‌شود. همچنین اقدامات منابع انسانی پراکنده، بی‌ثبات و غیر مرتبط است و فرآیند مدونی موجود نیست.
سازمان‌هایی که در این سطح از بلوغ قرار دارند، با مشکلات بسیاری جهت حفظ منابع انسانی مواجه هستند. از جمله این مشکلات می‌توان به کمبود استعداد اشاره کرد.
علاوه بر این، برای برخی از حوزه‌های منابع انسانی هیچ فرآیند تعریف شده‌ای وجود ندارد و در برخی از موارد نیز اقدامات افراد نمایشی هستند. کارکنان در این سطح از بلوغ هیچ وابستگی و دلبستگی به سازمان ندارند، هر کس مسیر خودش را می‌رود و احتمال ترک خدمت کارکنان در این سطح بالاست.
حتی مدیران این سازمان‌ها هم از توانایی لازم برای مدیرت منابع انسانی برخوردار نیستند. اقداماتی مانند ورود و خروج کارکنان، کارکرد ماهیانه، مرخصی، قراردادها و غیره در سطح ۱ انجام می‌شود.
- سطح ۲، مقدماتی:
استاندارد در سطح مقدماتی، پایه و اساسی برای فرآیندهای منابع انسانی ایجاد می‌کند. در این سطح، اقدامات منابع انسانی در سطح واحد صورت می‌پذیرد و تلاش می‌شود تا مشکلات و معضلات در این محدوده حل شود.
مدیران اجرایی نیز قابلیت لازم برای این کار را به دست می‌آورند؛ اما به مشکلات کل سازمان کاری ندارند. با انجام اقدامات این سطح مانند جذب و طبقه‌بندی، برنامه‌ریزی منابع انسانی، حقوق و مزایا و غیره، احتمال ترک خدمت کارکنان کاهش پیدا می‌کند.
- سطح ۳، میانی:
استاندارد ۳۴ هزار در سطح ۳ تلاش می‌کند تا اقدامات عالی را شناسایی و سپس آن‌ها را در فرآیندهای سازمانی یکپارچه‌سازی و اجرا کند. پس از اینکه اقدامات منابع انسانی در سطح واحد انجام شد، در طی این مرحله باید انجام اقدامات در سطح سازمانی مدنظر قرار بگیرد.
به‌علاوه، در سطح میانی سازمان چارچوب کلی برای قابلیت‌ها و توانایی‌های انسانی ایجاد و معماری منابع انسانی را شکل می‌دهد.
اهداف و دستورالعمل‌های این سطح به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با انجام اقداماتی نظیر روابط کار و سلامت کلی منابع انسانی، سیستم‌های اطلاعاتی منابع انسانی، آموزش، یادگیری و تسهیم دانش و مدیریت عملکرد کارکنان و پاداش رقابتی ایجاد کنند.
- سطح ۴، پیشرفته:
در این سطح، استاندارد ۳۴ هزار تلاش می‌کند تا با استفاده از قابلیت‌های ایجاد شده در سطوح قبلی، فرآیندها را با عملکرد کل سازمان هم‌راستا کند.
در این مرحله، دیگر سازمان قادر است شایستگی، قابلیت و عملکرد را از نظر کمی سنجش و مدیریت کرده و درنهایت نتایج را پیش‌بینی کند.
به‌علاوه، می‌تواند شروع به توانمندسازی و استعداد پروری هم کند. سنجش کمی مدیریت سبب می‌شود تا مدیران در این سطح از بلوغ بتوانند حل مشکلات روزمره را به زیردستان خود بسپارند و تنها عملکرد آن‌ها را پیگیری کنند.
- سطح ۵، بهینه:
در پنجمین سطح بلوغ، استاندارد ۳۴ هزار به‌دنبال بهبود همه فرآیندها در سطوح فردی، گروهی و سازمانی است. در چنین سطحی از بلوغ، همه افراد برای تعالی و رشد سازمان تلاش می‌کنند و هرکجا که لازم باشد تغییراتی ایجاد می‌کنند.
گفتنی است که این بهبودی مستمر در پی شایستگی و قابلیت‌های افراد و گروه ایجاد می‌شود و همسوسازی اقدامات منابع انسانی در این سطح از حساسیت بالایی برخوردار است. اقدامات این سطح شامل پیشنهاد‌ها و نوآوری‌های پی‌درپی، حسابرسی و ریسک منابع انسانی، مدیریت اخلاق، ارزش‌ها و فرهنگ سازمانی و برنامه‌ریزی استراتژیک منابع انسانی است.
نتیجه‌گیری
در این مطلب، ضمن تبیین معنای فرآیندهای انسانی، یکی از مدل‌های منابع انسانی مهم و مناسب معرفی شد. این مدل برای همه سازمان‌ها مناسب، قابل اجرا و عملی است و می‌تواند دستورالعمل خوبی در اختیار مدیران ارشد قرار دهد.
به‌این‌ترتیب، مدیران نیز قادر خواهند بود فرآیندهای منابع انسانی را توسعه دهند و درنهایت در تجارت خود به سود زیادی دست پیدا کنند.
