امروزه موفقیت در تلاش برای یافتن کاندیدای مناسب با وجود کمبود استعداد، بیش از همیشه مهم شده است. با این حال، پس از یافتن فرد مناسب، چالش بزرگ‌تری آغاز می‌شود و آن نیز پذیرش فرد جدید در سازمان است که تحت عنوان آنبوردینگ (Onboarding) در منابع انسانی شناخته می‌شود.
آنبوردینگ چیست؟
آنبوردینگ، فرایند اضافه شدن یک کارمند جدید در یک شرکت و آشنایی آنها با فرهنگ و سیاست‌های شرکت است؛ به طوری که بتوانند به عضوی موثر و کمک‌کننده در تیم تبدیل شوند.
یک فرایند آنبوردینگ خوب، یادآور سوار شدن به هواپیما است. در ابتدای راه، شخصی به استقبال شما می‌آید و برخوردی عالی با شما دارد. آنها به شما کمک می‌کنند تا صندلی خود را بیابید و با آن آشنا شوید تا پروازی آرام داشته باشید و با خیال راحت به مقصد برسید.
برنامه‌های آنبوردینگ به کارکنان جدید کمک می‌کنند تا:
- با نقش‌ها و مسئولیت‌های خود را آشنا شوند.
- در محیط جدید احساس راحتی داشته باشند.
- با هم تیمی‌های خود آشنا شوند.
- سیاست‌ها و پروتکل‌های شرکت را بیاموزند.
در عین حال، آنبوردینگ موفق، با حصول اطمینان از اینکه نیروهای جدید می‌توانند با سرعت بیشتری با نقش‌های خود آشنا می‌شوند، مدیریت نیروی کار را بهبود می‌بخشد.
onboarding در منابع انسانی
آنبوردینگ (Onboarding) اصطلاحی در صنعت منابع انسانی است که به فرآیند معرفی یک کارمند تازه استخدام‌شده به یک سازمان اشاره دارد. آنبوردینگ در منابع انسانی همچنین به‌عنوان جامعه‌پذیری سازمانی نیز شناخته می‌شود.
کمک به عضویت در یک سازمان بخش مهمی از کمک به کارکنان تازه استخدام‌شده برای درک موقعیت جدید و الزامات شغلی است. این کار فرآیندی است که به آنها کمک می‌کند تا به‌طور یکپارچه با بقیه شرکت ادغام شوند.
فعالیت‌های زیادی وجود دارد که در فرآیند آنبوردینگ در منابع انسانی انجام می‌شود، از پیشنهاد شغلی گرفته تا آموزش تیم. آنبوردینگ ممکن است از چند هفته تا یک سال طول بکشد؛ اما اغلب تطابق با محیط و آشنایی کامل با شغل حداقل چند ماه طول می‌کشد.
در حالت ایده‌آل، کارمندان پس از تکمیل فرآیند آنبوردینگ در منابع انسانی، باید احساس اعتمادبه‌نفس و شایستگی داشته باشند.
چک لیست آنبوردینگ
برای تدوین چک لیست آنبوردینگ نیروی جدید، نظم و دقت اساسی است. در ادامه، چک لیستی مرحله به مرحله ارائه می‌دهیم که میتوانید آن را بر‌اساس نیازهای سازمان خود تنظیم کنید.
قبل از شروع کار
- بررسی مدارک استخدام: اطمینان حاصل کنید که تمامی مدارک استخدامی، از جمله قرارداد کاری، تکمیل شده‌اند.
- آماده‌سازی محل کار: میز کای، تجهیزات مورد نیاز و دسترسی‌های لازم را آماده کنید.
- ایمیل خوش‌آمدگویی: ارسال یک پیام خوش‌آمدگویی به همراه برنامه‌ریزی برای روز اول.
- برنامه‌ریزی برای آموزش: جلسات آموزشی مرتبط با نقش و صنعت خود را برنامه‌ریزی کنید.
روز اول
- گردش در شرکت: معرفی فضای کاری و امکانات موجود
- معرفی تیم: برگزاری جلسات معارفه با همکاران کلیدی و مدیریت.
- جلسه خوش‌آمدگویی: بررسی فرهنگ سازمانی، ارزش‌ها و اهداف شرکت.
- دسترسی‌های لازم: اطمینان از اینکه کارمند به تمامی سیستم‌ها و ابزارهای مورد نیاز دسترسی دارد.
هفته اول
- برنامه‌ریزی کاری: معرفی پروژه‌ها، وظایف و انتظارات
- آموزش‌های تخصصی: برگزاری جلسات آموزشی برای تقویت مهارت‌های مرتبط با شغل.
- جلسات تیمی: شرکت در جلسات تیمی برای درک بهتر فرآیندها و پروژه‌ها.
- فیدبک اولیه: ارائه بازخورد اولیه و دریافت نظرات کارمند درباره تجربه آنبوردینگ.
فرایند آنبوردینگ
طبق گفته Forbes، فرایند ۷ مرحله دارد که در ادامه به طور خلاصه به این مراحل خواهیم پرداخت:
- سرمایه‌گذاری روی نرم‌افزار منابع انسانی که ویژگی‌های آنبوردینگ را در برمی‌گیرد مد نظر قرار دهید.
- میزان ادامه داشتن فرایند آنبوردینگ را تعیین کنید.
- برای فرایند پیش از آنبوردینگ، فرایند بچینید.
- روز اول آنبوردینگ
- تعریف نقش، تعیین هدف، شاخص‌های کلیدی عملکرد و فرهنگ کار
- بررسی‌های مداوم
- در صورت لزوم، فرایند آنبوردینگ را بهبود دهید و اصلاح کنید.
آنبوردینگ می‌تواند کاری وقت‌گیر، پرهزینه و اضطراب‌آور برای هر کارشناس منابع انسانی باشد اما استفاده از این ۷ مرحله می‌تواند نقطه شروعی برای شما فراهم کند تا برنامه آنبوردینگی تدوین کنید که مناسب شرکت شما باشد.
به کارگیری بهترین روش‌ها می‌تواند به شما کمک کند تا کارکنان جدیدی که استخدام می‌کنید، حفظ کنید و برای آنها وقت بگذارید تا اعضای شاد و موفق تیم شما شوند.
فرآیندهای آنبوردینگ کارکنان جدید
آنبوردینگ از چندین فرآیند جداگانه تشکیل شده است. با این حال، هیچ تعریف رسمی برای فرآیندهای آنبوردینگ و پذیرش سازمانی کارکنان جدید وجود ندارد و نظرات در مورد اینکه کدام فرآیندها زیرمجموعه Onboarding هستند، متفاوت است.
با این حال، به‌صورت کلی فرآیندهای پذیرش سازمانی می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- پیشنهاد شغلی
- مذاکره حقوق و دستمزد
- اسناد استخدامی جدید
- آموزش سیاست‌ها و فرهنگ شرکت
- آموزش کار و وظایف
- آموزش کتابچه راهنمای کارکنان
در ادامه هرکدام از این فرآیندهای Onboarding در منابع انسانی را مورد بحث و بررسی قرار می‌دهیم.
پیشنهاد شغلی
هرچند پیشنهاد شغلی اولیه توسط مدیریت یک سازمان و سیاست‌های آن تعیین می‌شود؛ اما در نهایت این بخش منابع انسانی است که باید روی جزئیات تمرکز کند.
اگر یک رزومه خاص از میان چندین رزومه ارسالی نظر شما را جلب کرده است، در صورت امکان، پیشنهاد شغل را به‌صورت تلفنی به فرد مورد نظر اعلام کنید. پیشنهادات تلفنی، شخصی‌تر از پیشنهادات ایمیلی هستند و می‌توانند به شما کمک کنند تا اشتیاق خود را برای یک نامزد بهتر بیان کنید.
حتما در نظر داشته باشید که از قبل به کاندید مورد نظرتان در مورد ساعت و روز تماس اطلاع دهید تا او را غافل‌گیر نکنید.
مذاکره حقوق و دستمزد
مذاکره در مورد حقوق و دستمزد یکی از مهم‌ترین مراحل Onboarding در منابع انسانی است که حضور یا عدم حضور یک کارمند در سازمان را تعیین می‌کند.
مذاکره در مورد حقوق و دستمزد باید در نهایت احترام انجام شود و حتما در نظر داشته باشید که باید در مورد میزان دستمزد، انصاف را رعایت کنید؛ زیرا حتی اگر فرد مورد نظر به دلایلی شغلی با دستمزد کم را قبول کند، احتمال جابه‌جایی او و رفتنش از شرکت شما بسیار زیاد است.
در حقیقت، در این حالت شما فقط هزینه و زمان برای آموزش متقاضی صرف کرده‌اید.
اسناد استخدامی جدید
در فرآیند Onboarding در منابع انسانی اسناد استخدامی باید به‌صورت کامل دریافت و تکمیل شوند. هرگونه نقص در پرونده ممکن است در آینده تبدیل به مشکلی جدی شود و به‌همین دلیل است که باید قبل از شروع کار و دوره آموزشی، تمامی مدارک و اسناد به‌صورت کامل از متقاضی دریافت شود.
برای مثال، ممکن است متقاضی اصلا اجازه کار به‌عنوان کارشناس در سمت خاصی را نداشته باشد. این فرد در ابتدای کار از ارائه مدارک لازم خودداری می‌کند و در صورتی‌که قبل از اجرای آموزش لازم مدارک تکمیل نشود، واحد منابع انسانی هزینه زیادی برای آنبوردینگ این شخص صرف کند؛ در حالی که در نهایت فرد مربوطه نمی‌تواند منافع شرکت را تأمین کند.
آموزش سیاست‌ها و فرهنگ شرکت
در فرآیند Onboarding در منابع انسانی، تطابق با محیط کار اهمیت زیادی دارد و برای یک کارمند جدید تا حد زیادی به آموزش سیاست‌ها و فرهنگ شرکت وابسته است.
بهتر است این آموزش‌ها در قالب ویدئو‌های آموزشی در مورد عملکرد شرکت یا تورهای آموزشی کوتاه‌مدت در سازمان انجام شود.
آموزش کار و وظایف
در هر مرحله از Onboarding در منابع انسانی، وظایف و توقعات سازمان از کارمند جدید باید به‌صورت شفاف بیان شود. این اشتباه وجود دارد که در صورتی که کارمند جدید سابقه کاری طولانی‌مدت داشته باشد، آموزش کار و وظایف ساده‌تر است.
در حالی که همین سابقه کاری و سبک ارائه کار در شرکت قبلی، ممکن است باعث سوتفاهم در شرکت جدید شود. به همین دلیل فارغ از میزان سابقه کاری کارمند جدید، توضیح و آموزش کار و وظایف باید به صورت دقیق و بدون کم و کاستی انجام شود.
آموزش کتابچه راهنمای کارکنان
مقررات سازمان، مرزهای سازمانی، مسئولیت‌ها و دستورالعمل‌ها باید در قالب یک کتابچه در اختیار کارمند جدید قرار بگیرد.
این مقررات ممکن است در مورد ساعات ورود و خروج، تعداد روزهای مرخصی مجاز و مواردی از این قبیل باشد که نیاز به توضیح شفاهی و صرف وقت بیشتر ندارد.
فرآیند همسوسازی کارکنان جدید یا همان آنبوردینگ چیست؟
آنچه که متخصصان منابع انسانی عموماً روی آن توافق دارند این است که فرآیند همسوسازی کارکنان جدید از لحظه‌ای آغاز می‌شود که یک متقاضی، پیشنهاد شغلی را می‌پذیرد و زمانی پایان می‌یابد که یک کارمند جدید کاملاً با محیط سازمان هماهنگ‌شده و مطابق انتظار عمل کند.
تحقیقات نشان می‌دهد که فرآیند همسوسازی کارکنان جدید به‌طور چشم‌گیری بر تعامل، عملکرد و مدت زمان حضور آن فرد در سازمان تأثیر می‌گذارد. بهترین فرآیندهای همسوسازی کارکنان جدید شامل موارد زیر است:
- تعیین انتظارات
- ایجاد ارتباط با سایر کارکنان
- ایجاد اطمینان و اعتماد بین کارمند جدید و سازمان
- ایجاد یک تعریف روشن از وظایف و مرزها
دستورالعمل آنبوردینگ در منابع انسانی
هیچ قانون دقیقی در مورد مدت زمان ورود یک کارمند جدید به سازمان وجود ندارد. با این حال، اگر می‌خواهید مشارکت کارکنان را به حداکثر و جابجایی کارکنان را به حداقل برسانید، باید در این فرآیند دقیق باشید.
بسیاری از شرکت‌ها فرآیندی دارند که تنها یک ماه یا چند هفته به طول می‌انجامد، که این خطر باعث می‌شود کارکنان جدید در این بازه زمانی کوتاه فقط مشغول یادگیری مسئولیت‌های جدید باشند و نتوانند با بقیه سازمان ارتباط برقرار کنند.
بسیاری از متخصصان منابع انسانی توصیه می‌کنند که فرآیند آنبوردینگ شرکت باید حدود 90 روز طول بکشد؛ در حالی که برخی از متخصصان توصیه می‌کنند که این فرآیند تا یک سال تمدید شود.
این مسئله تضمین می‌کند که کارکنان منابع لازم برای شناخت شرکت، نهادینه کردن آموزش‌ها و احساس راحتی در انجام کار خود را همانطور که انتظار می‌رود، داشته باشند.
1- پیشنهاد شغلی
فرآیند پذیرش کارمند بلافاصله پس از مرحله استخدام شروع می‌شود. هنگامی‌که یک کارمند انتخاب می‌شود، مدیر منابع انسانی یک ایمیل خوش آمدگویی گرم با چند فایل ضروری مانند نامه پیشنهاد شغلی، لینک‌هایی برای پر کردن فرم‌های دیجیتال و اسناد خط‌مشی سازمان را برای او ارسال می کند.
داشتن رویکردی شفاف، کارمندان جدید را با فرهنگ سازمان آشنا می‌کند و باعث می‌شود به انتظار روشنی از شرکت برسند.
2- پذیرش پیشنهاد
هنگامی‌که کارمند پیشنهاد را بپذیرد، سازمان برای بررسی فرم‌ها، مزایا، سیاست‌ها و تعیین انتظارات یک تماس تلفنی کوتاه را برنامه‌ریزی می‌کند.
در این مرحله، باید ارتباط با کارمند جدید حفظ شود تا روابط عاطفی قوی بین کارمند و سازمان ایجاد شود. این بازه زمانی برای شروع طراحی دستور کار جهت‌گیری کارکنان مناسب است.
3- دوره انتظار
در نظر داشته باشید فقط به این دلیل که یک کارمند پیشنهاد شغلی شما را پذیرفته است، تضمینی وجود ندارد که هر تاریخی که شما بخواهید برای پیوستن به شرکت حاضر شود.
در طول دوره انتظار، کارمند ممکن است پذیرای پیشنهادات دیگری از کارفرمایان دیگر نیز باشد؛ بنابراین، ایجاد یک رابطه خوب با کارمند بسیار مهم است. اجازه دهید کارمند بداند که برای او ارزش قائل هستید.
ایده خوبی است که هنگام طراحی فرآیند پذیرش کارمند جدید و آنبوردینگ، دوره انتظار را نیز برنامه‌ریزی کنید. در حقیقت، کارمند شما باید بداند که چقدر باید برای شروع کار منتظر بماند.
4- روز پیوستن به کار
در روز اول، اکثر افرادی که تازه استخدام شده‌اند، احساسات متفاوتی دارند. آنها همزمان احساس اضطراب، شادی، هیجان و عصبی بودن می‌کنند؛ بنابراین، وظیفه اصلی مدیران منابع انسانی این است که اطمینان حاصل کنند کارمندان تازه استخدام‌شده احساس خوشایند و راحتی در محیط کار دارند.
ایجاد حس تعلق در افراد جدید باعث می‌شود آنها احساس تعهد بیشتری داشته باشند و تمرکز بهتری در کارشان احساس کنند.
مجموعه فعالیت‌های مربوط به روز پیوستن به کار عبارت‌اند از:
- دسترسی به پلتفرم کاری و ایمیل
- تهیه لوازم اداری مورد نیاز (مبلمان، کلید، کارت دسترسی و غیره)
- راه‌اندازی حساب مربوط به حقوق و دستمزد
- معرفی یک مربی یا همکار برای آموزش‌های اولیه
5- هماهنگی با سایر بخش‌ها
هماهنگی با سهام‌داران کلیدی (همکاران و مدیران) و اطلاع آنها از تاریخ شروع استخدام کارمندان جدید ضروری است. کارکنان منابع انسانی ممکن است از سایر کارمندان برای آموزش کارمند جدید کمک بگیرند، جلسات خوشامدگویی به شرکت را سازماندهی و یک جلسه توجیهی را برنامه‌ریزی کنند.
6- آموزش و جهت‌گیری
جلسات توجیهی به کارمندان جدید دیدی کلی از فرهنگ سازمان و بینشی از اهداف شرکت می‌دهد. این مرحله اطلاعات مربوط به استخدام‌های جدید را در مورد تیم‌های درون شرکت، فرآیندهای تیم و سیاست‌های آن ارائه می‌دهد.
این بازه زمانی برای تعیین اهداف و وظایف کارمند جدید، در 30، 60، 90 روز آینده است تا به استخدام‌کنندگان جدید نشان دهید که باید بر چه مواردی تمرکز کنند.
از آنجایی که بخش عمده‌ای از کارمندان برای شروع کار به آموزش‌های ضروری نیاز دارند، اکثر سازمان‌ها برنامه آموزشی را به گونه‌ای برنامه‌ریزی می‌کنند که کارمندان را سریعاً به‌روز کنند و مشغول انجام وظایف شوند.
انجام ارزیابی مهارت‌ها به کارفرمایان کمک می‌کند تا دانش و توانایی کارمندان جدید را بسنجند و یک برنامه آموزشی شخصی‌شده هماهنگ با مجموعه مهارت‌هایشان ایجاد کنند.
7- سه ماهه اول
هدف اصلی این دوره بررسی انتظارات سازمان‌ها و کارکنان و اطمینان از مطابقت آن‌هاست. این مرحله باید با گفتگوهای فعال در مورد پیشرفت کارمندان جدید و تلاش مستمر برای تبدیل شدن این کارمندان به بخشی جدایی‌ناپذیر از سازمان شود.
در ادامه چک لیست آنبوردینگ آمده است که کارکنان منابع انسانی و مدیران برای حفظ طولانی‌مدت یک کارمند جدید جدید باید انجام دهند:
- در مورد تجربه کاری در این بازه زمانی کارمند بحث کنید و بررسی کنید که آیا با انتظارات او از محیط کار مطابقت دارد یا خیر.
- عملکرد آنها را بررسی کنید و بازخورد ارائه دهید.
- بررسی کنید که آیا کارمند نگرانی یا مشکلی دارد یا خیر.
- در مورد برنامه‌ریزی شغلی و پیشرفت صحبت کنید.
- بازخوردهای مربوط به ورود و هرگونه پیشنهاد را جمع‌آوری کنید.
- مشخص کنید که آیا آنها به آموزش اضافه نیاز دارند یا خیر.
نتیجه‌گیری
فرآیند آنبوردینگ در منابع انسانی، معرفی درستِ یک کارمند تازه استخدام‌شده به نقش خود در یک شرکت است، که شامل راه‌اندازی سیستم کاری او، آشنایی با فرآیندهای کاری و تیمی، معرفی اعضای تیم و مدیران و سایر عناصر سازمان است.
فرآیند پذیرش باید به گونه‌ای طراحی شود که به استخدام‌کنندگان جدید هر آنچه را که نیاز دارند برای دستیابی به حداکثر عملکرد در کار خود در سریع‌ترین زمان ممکن بدهد.
همه‌ی کارمندان جدید در سازمان‌ها، فرآیند آنبوردینگ در منابع انسانی را طی می‌کنند؛ اما کیفیت گذراندن این فرآیند است که تضمین می‌کند یک کارمند جدید تا چه اندازه منافع سازمان را تأمین کند.
در صورتی که فرآیند Onboarding در منابع انسانی به درستی طراحی و اجرا نشود، ممکن است شاخص هزینه‌های مربوط به استخدام که از مهم‌ترین شاخص‌های کلیدی عملکرد منابع انسانی است به‌طرز فاجعه‌باری بالا برود.
