فرآیند جذب و استخدام نیروی انسانی یکی از مهمترین و حساسترین فعالیتها در حوزه مدیریت منابع انسانی است. برای آنکه یک سازمان به مزیت رقابتی پایدار دست پیدا کند، بیش از هر زمان دیگری به نیروی انسانی توانمند، متعهد و همسو با اهداف خود احتیاج دارد. به همین دلیل است که، طراحی و اجرای صحیح فرایند جذب و استخدام منابع انسانی میتواند نقش تعیینکنندهای در موفقیت یا شکست سازمانها ایفا کند.
با یک مشاهدهی ساده میتوان پی برد بازار کار منابع انسانی و انتظارات نسل جدید نیروی به سرعت درحال تغییر است. در نتیجه اهمیت منابع انسانی بیش از پیش شده است. نباید به عنوان یک فرآیند اجرایی ساده بلکه یک فرآیند استراتژیک و تصمیمساز از آن یاد کرد.افرادی که قصد ارتقای مهارتهای مدیریتی و تصمیمگیری استراتژیک دارند، معمولاً با شرکت در دوره مدیریت کسبوکار (MBA) مسیر حرفهای خود را هدفمندتر دنبال میکنند و مراحل، اصول، استراتژیها و روشهای نوین آن را در تمامی مراحل کسب و کار از فرآیند جذب و استخدام تا افزایش بهره وری در فروش به کار می گیرند.
فرآیند جذب و استخدام منابع انسانی چیست؟
فرایند جذب و استخدام منابع انسانی مجموعهای از اقدامات برنامهریزیشده و نظاممند بوده که با هدف شناسایی، جذب، ارزیابی، انتخاب و بهکارگیری نیروی انسانی مناسب در راستای مدیریت کسب و کار انجام میشود. قدم اول این فرآیند شناسایی نیاز سازمان بوده و سپس با مراحل پذیرش و استقرار نیروی جدید در سازمان ادامه پیدا میکند.
در مدیریت نوین منابع انسانی، جذب و استخدام نیروی انسانی بر اساس شایستگی، فرهنگ سازمانی اهداف بلندمدت و استراتژی کسبوکار طراحی میشود. استخدام نادرست سبب تحمیل هزینههای مالی قابلتوجهی به سازمان شده و از طرفی میتواند افت بهرهوری، نارضایتی کارکنان و تضعیف فرهنگ سازمانی را به ارمغان بیاورد.
اهمیت جذب و استخدام در منابع انسانی
جذب و استخدام نیروی انسانی تاثیر بهسزایی بر موفقیت سازمانها دارد. کیفیت تصمیمگیریها و رشد سازمان به شدت تحت تاثیر گزینش افراد مناسب است. این روند بر عملکرد تیمها، به شکل مستقیم تاثیرگذار است. از مهمترین دلایل اهمیت فرآیند جذب و استخدام میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- ایجاد مزیت رقابتی پایدار
- افزایش بهرهوری و کارایی سازمان
- کاهش نرخ ترک خدمت و هزینههای استخدام مجدد
- تقویت فرهنگ سازمانی و همسویی ارزشها
- ارتقای برند کارفرمایی در بازار کار
مراحل فرآیند جذب و استخدام نیروی انسانی
- نیازسنجی و تعیین نیازهای سازمان
نخستین گام از فرآیند جذب و استخدام نیروی انسانی، نیازسنجی دقیق است. در این مرحله، واحد منابع انسانی با بررسی اهداف استراتژیک، ساختار سازمانی، حجم فعالیتها و مهارتهای موجود، شکاف نیروی انسانی را شناسایی میکند. نیازسنجی از بروز استخدامهای غیرضروری و پرهزینه جلوگیری میکند.
- تدوین و آمادهسازی شرح شغل
شرح شغل، سندی کلیدی در فرایند جذب و استخدام منابع انسانی است. این سند باید شامل وظایف، مسئولیتها، مهارتهای تخصصی، شایستگیهای رفتاری و شرایط احراز شغل باشد. شرح شغل شفاف، مبنای ارزیابی دقیقی ایجاد کرده و کمک میکند متقاضیان درک بهتری از موقعیت شغلی داشته باشند.
- برنامهریزی استخدام
در این مرحله، منابع انسانی درباره روش جذب، کانالهای انتشار آگهی، بودجه استخدام و زمانبندی تصمیمگیری میکند. افزایش اثربخشی فرآیند و کاهش اتلاف منابع مستلزم برنامهریزی اصولی است.
- آغاز جستوجو و جذب داوطلبان
جذب و استخدام نیروی انسانی از طریق کانالهای مختلفی مانند وبسایتهای کاریابی، شبکههای اجتماعی، معرفی کارکنان، رویدادهای شغلی و بانکهای رزومه انجام میشود. یکی از عوامل جذب داوطلب باکیفیت، انتخاب کانال مناسب است.
- غربالگری رزومهها و انتخاب اولیه
در این مرحله، رزومهها بر اساس معیارهای از پیش تعیینشده بررسی شده و متقاضیان واجد شرایط در فهرست کوتاه قرار میگیرند. غربالگری مؤثر، زمان و هزینه مراحل بعدی را بهطور قابلتوجهی کاهش میدهد.
- تماس تلفنی اولیه
تماس تلفنی بهعنوان یک ابزار ارزیابی اولیه، برای بررسی انگیزه، مهارتهای ارتباطی و تطابق کلی متقاضی با شغل مورد استفاده قرار میگیرد. این مرحله به حذف داوطلبان نامتناسب کمک شایانی میکند.
- مصاحبه حضوری و تخصصی
یکی از حساسترین مراحل فرآیند جذب و استخدام مصاحبه حضوری است. در این مرحله، شایستگیهای فنی، رفتاری، توانمندیهای فردی و میزان تطابق فرهنگی داوطلب با سازمان ارزیابی میشود. استفاده از مصاحبههای ساختاریافته و شایستگیمحور، دقت تصمیمگیری را افزایش میدهد.
- ارزیابی نهایی و انتخاب بهترین گزینه
پس از مصاحبهها و آزمونها، نتایج جمعبندی شده و داوطلبان بر اساس معیارهای مشخص مقایسه میشوند. انتخاب نهایی باید بر پایه داده، شایستگی و تناسب بلندمدت با سازمان انجام شود.
- ارائه پیشنهاد شغلی
در این مرحله، پیشنهاد شغلی شامل حقوق، مزایا، شرایط همکاری و مسیر رشد به داوطلب منتخب ارائه میشود. شفافیت و انصاف در این مرحله، نقش مهمی در پذیرش پیشنهاد شغلی ایفا میکند.
- پذیرش و جذب نهایی نیروی انسانی
پس از پذیرش پیشنهاد، قرارداد منعقد شده و فرآیند ورود و آشنایی نیروی جدید با سازمان (Onboarding) آغاز میشود. اجرای صحیح این مرحله، تأثیر زیادی بر تعهد و ماندگاری نیروی انسانی دارد.
اصول جذب و استخدام نیروی انسانی
برای کاهش ریسک استخدام نادرست و افزایش کیفیت تصمیمگیریها باید اصول جذب و استخدام را رعایت کرد. مهمترین اصول جذب و استخدام نیروی انسانی عبارتاند از:
- تدوین استراتژی جذب و استخدام همسو با اهداف سازمان
- توجه به برند کارفرمایی و تصویر سازمان در بازار کار
- تصمیمگیری مبتنی بر شایستگی و داده
- رعایت عدالت و شفافیت در فرآیند استخدام
- استفاده از فناوری و ابزارهای نوین منابع انسانی
استراتژیهای جذب و استخدام در منابع انسانی
- تمرکز بر تنوع، عدالت و شمول در استخدام
- جذب و مدیریت نسلهای مختلف نیروی کار
- ارائه مدلهای کاری منعطف و دورکاری
- بهرهگیری از هوش مصنوعی و ابزارهای دیجیتال
- طراحی مصاحبههای ساختاریافته و هدفمند
- تمرکز بر شناسایی و پرورش استعدادهای برتر
انواع روشهای جذب و استخدام نیروی انسانی
- بهکارگیری کانالهای ارتباطی متنوع
- شبکهسازی و حضور در رویدادهای تخصصی
- استخدام مجدد کارکنان سابق
- استفاده از آزمونهای شخصیتشناسی و رفتاری
- ارزیابی مهارتها از طریق آزمون نمونهکار
چالشهای فرآیند جذب و استخدام منابع انسانی
با وجود اهمیت بالای جذب و استخدام، قطعا این فرآیند با چالشهایی همراه است. شناخت این چالشها به مدیران منابع انسانی این امکان را میدهد تا راهکارهای مؤثرتری برای حفظ منابع انسانی در شرایط بحران طراحی کنند. چالشهایی نظیر:
- کمبود نیروی انسانی متخصص
- رقابت شدید در بازار کار
- هزینه و زمانبر بودن فرآیند استخدام
- خطاهای انسانی در ارزیابی داوطلبان
- عدم تطابق فرهنگی بین فرد و سازمان
جمعبندی
فرآیند جذب و استخدام نیروی انسانی، یکی از مهمترین رکنها در دوره مدیریت منابع انسانی است که نقش مستقیم و بهسزایی در موفقیت و پایداری سازمانها دارد. اجرای اصولی و استراتژیک این فرآیند، این امکان را برای سازمانها فراهم میکند تا نیروی انسانی توانمند، متعهد و همسو با اهداف سازمان را جذب کنند.
مدرسه کسب و کار ماهان با تمرکز بر آموزشهای کاربردی مدیریت، منابع انسانی و MBA، نقش بهسزایی در بالا بردن دانش و مهارت مدیران و کارشناسان فعال در این حوزه ایفا میکند. ماهان در تلاش است تا بستری مناسب برای توسعه حرفهای علاقهمندان به مدیریت منابع انسانی ایجاد کند.
