به‌جرئت می‌توان نیروی انسانی را مهم‌ترین منبع یک سازمان دانست. وقتی موقعیت‌های شغلی که سازمان به آن‌ها نیاز دارد به‌دلایل مختلف خالی شوند، فرایند جذب و استخدام نیروی انسانی باید آغاز شود.
این فرایند شامل شناسایی افراد دارای صلاحیت، گزینش از میان کاندیدها، انتخاب و انتصاب از نفرات پذیرفته‌شده است. این موضوع شاید در نگاه اول ساده به‌نظر برسد؛ اما بسیار پیچیده و مهم است.
بسیاری عقیده دارند که اگر شما فرد اشتباهی را انتخاب و استخدام کنید، 23 برابر بیشتر از حقوق پایه او به سازمان آسیب وارد کرده‌اید.
یادگیری نحوه گزینش و استخدام افراد برای سازمان اهمیت زیادی دارد. در ادامه با روش‌های علمی گزینش این افراد و مراحل آن آشنا می‌شویم.
مراحل فرایند جذب و استخدام منابع انسانی
زمانی که یک یا چند موقعیت شغلی خالی می‌شود، این فرایند شروع به کار می‌کند. وظیفه استخدام به دوش مدیر مجموعه، مدیر استخدام و مدیر منابع انسانی است. این جمع را مدیریت منابع انسانی هدایت می‌کند.
در واقع، برای پذیرش افراد جدید در سازمان، نیازی نیست حتماً مراحل خاصی را موبه‌مو رعایت کنید؛ بلکه متناسب با سازمان خود و اهداف آن و موقعیت شغلی خالی میتوانید روش اجرایی جذب و استخدام خود را طراحی کنید.
در اینجا مراحلی از فرآیندهای منابع انسانی برای جذب و استخدام در سازمان‌ها که رایج هستند برای شما شرح می‌دهیم.
اعلام نیاز منابع انسانی
پیش از هرکاری لازم است لیستی از نیازهایی که شغل مورد نظر دارد، تهیه کنید. این مرحله به‌خصوص وقتی می‌خواهید شغل جدیدی تعریف کنید، اهمیت زیادی دارد.
نوشتن شرح شغل
برای این که بتوانید بهترین متقاضیان را جذب کنید، لازم است شرح شغل خوبی بنویسید. شرح شغل شامل کارها و مسئولیت‌هایی است که فرد مشغول در آن شغل باید انجام دهد. همچنین، مهارت‌های موردنیاز و تجاربی که برای گرفتن شغل مدنظر است باید نوشته شود.
نوشتن جزئیات به متقاضیان کمک می‌کند تا بهتر تصمیم بگیرند که آیا می‌خواهند یا می‌توانند این شغل را داشته باشند یا خیر.
برنامه‌ریزی دقیق برای جذب و استخدام منابع انسانی
در این مرحله باید بتوانید برنامه دقیقی برای ادامه کار بنویسید. نوشتن آگهی، سپردن آن به کانال‌های ارتباطی مناسب برای پیداکردن افراد ذی‌صلاح، دریافت رزومه متقاضیان و بررسی آن‌ها باید کاملاً برنامه‌ریزی و مشخص شود.
اگر یک تیم برای استخدام دارید، باید وظیفه تمام اعضا را در این مرحله مشخص کنید تا از ایجاد تضاد مسئولیت در مراحل بعدی جلوگیری شود. برای مثال، تعیین کنید نمره‌دهی به رزومه و بخش‌های مختلف آن بر عهده چه افرادی است.
یافتن افراد مناسب برای موقعیت شغلی خالی
با بررسی رزومه درخواست‌دهندگان، میتوانید بهترین‌های آن‌ها را شناسایی کنید. معمولاً بخش بررسی رزومه طولانی است و به‌همین دلیل، راهکارهای خاصی برای آن ارائه شده است.
میتوانید از نرم‌افزارهایی به نام ATS استفاده کنید. این نرم‌افزارها به شما کمک می‌کنند رزومه‌هایی که دارای کلمات مدنظر شما هستند فیلتر شوند. با نرم‌افزارهای ATS میتوانید حتی روی رزومه متقاضیان یادداشت ایجاد کنید و به آن‌ها بازخورد دهید.
تهیه لیست اولیه از متقاضیان برتر
معمولاً تعداد متقاضی، به‌خصوص برای شغل‌های خوب زیاد است؛ در نتیجه، متقاضیان برتر نیز بیش از حد نیاز شما خواهند بود. در این مرحله باید لیستی از بهترین رزومه‌ها را به ترتیب اولویت بسازید.
متقاضیان برتر به‌سرعت جذب می‌شوند و به‌همین دلیل، ابتدا باید سراغ بهترینشان بروید. این لیست به‌سرعت عمل شما در جذب بهترین‌ها کمک خواهد کرد.
برقراری تماس تلفنی با متقاضیان
این مرحله در واقع یک مصاحبه تلفنی است. با بهترین متقاضیان تماس بگیرید و به‌طور خلاصه از او بخواهید رزومه خود و دلیل انتخاب سازمان شما را شرح دهد. از او در مورد تجربه‌های قبلی و دلایل اتمام همکاری با سازمان‌های قبلی بپرسید.
اگر متقاضی در این مرحله توانست نظر شما را جلب کند، او را به مصاحبه حضوری دعوت کنید. برخی از سازمان‌ها امروزه از مصاحبه آنلاین نیز استفاده می‌کنند. معمولاً زمان مصاحبه تلفنی با متقاضی کمتر از 15 دقیقه است.
انجام مصاحبه حضوری برای استخدام موفق
در فاصله کمی از انجام مصاحبه تلفنی، مصاحبه حضوری با متقاضی را ترتیب دهید. سؤالات را از قبل مشخص کنید و رفتار متقاضی را نیز زیر نظر بگیرید. زبان بدن و انتخاب کلمات در فرایند جذب و استخدام منابع انسانی بسیار مهم است.
گاهی اوقات، مصاحبه حضوری در چند مرحله و با چند مصاحبه‌کننده صورت می‌گیرد؛ این موضوع به شما و سازمانتان و اهمیت موقعیت خالی بستگی دارد. معمولاً این مصاحبه زمان زیادی می‌گیرد.
در انتها، از مصاحبه‌شونده تشکر کنید و به او بگویید نتیجه را به او اطلاع خواهید داد. فراموش نکنید حتی در صورت ردکردن متقاضی این موضوع را به او اطلاع دهید تا بی‌دلیل منتظر شما نماند.
پیشنهاد کار به متقاضیان انتخاب‌شده
در این زمان دیگر فرد یا افرادی را انتخاب کرده‌اید. البته ممکن است متقاضی پیشنهاد شما را نپذیرد و در شرکت دیگری مشغول به کار شده باشد یا به‌هر دلیلی شرایطش تغییر کرده باشد.
طبق آمار، اگر مدیر سازمان با متقاضی صحبت کند، احتمال پذیرفتن شغل بالاتر می‌رود. برخی از سازمان‌ها پس از ورود نیروی جدید، یک دوره آزمایشی غالباً سه‌ماهه را برای او در نظر می‌گیرند و سپس متقاضی رسماً وارد سازمان می‌شود.
شاخص‌های جذب و استخدام نیروی انسانی
پس از اینکه یک نمونه دستورالعمل جذب و استخدام را برای شما به‌طور خلاصه بیان کردیم، خوب است بدانید چه شاخص‌هایی وجود دارد که در جذب بهتر نیروی انسانی به شما کمک می‌کند.
در واقع این شاخص‌ها با توجه به ارزش‌های هر سازمانی در فرایند جذب و استخدام منابع انسانی آن تغییر می‌کند. با این وجود، شاخص‌هایی هستند که در فرایند جذب و استخدام منابع انسانی مهم هستند.
هزینه استخدام یک کارمند بد می‌تواند 24 برابر پایه حقوق او باشد. در واقع، گاهی خالی بودن موقعیت شغلی کمتر از استخدام بد به سازمان ضربه می‌زند. ممکن است برخی تصور کنند می‌توان ضعف‌های کارمند استخدام‌شده را با آموزش برطرف کرد؛ اما این موضوع همیشه صدق نمی‌کند.
فرد تازه استخدام‌شده باید حداقل هماهنگی‌هایی را با محیط سازمان و موقعیت شغلی داشته باشد و آنبوردینگ شود؛ بنابراین باید دستورالعمل جذب و استخدام منابع انسانی خود را همواره بررسی و در صورت نیاز اصلاح کنید.
استفاده از این شاخص‌ها در ساختن یک فرایند استخدام موفق به شما کمک زیادی می‌کند. در ادامه برخی از این شاخص‌ها را به شما معرفی می‌کنیم.
تعداد متقاضیان واجد شرایط به‌ازای هر فرصت شغلی
زمانی که آگهی خود را از راه‌های مختلف منتشر می‌کنید، تعدادی از افراد، متقاضی تصدی شغل مورد نظر شما می‌شوند. برخی از این افراد اصلاً واجد شرایط نیستند. این افراد در مرحله بررسی رزومه‌ها رد می‌شوند و متقاضیان برتر فهرست خواهند شد.
اگر تعداد متقاضیان واجد شرایط شما به‌ازای هر موقعیت شغلی خالی که قصد پرکردن آن را دارید کم است، یعنی جایی از فرایند جذب و استخدام منابع انسانی شما با مشکل روبه‌رو است.
در چنین شرایطی سعی کنید نمونه دستورالعمل جذب و استخدام سازمان‌های مشابه خود را بخوانید تا متوجه ایراد شوید. ممکن است ایراد در نوشتن شرح شغلی یا متن آگهی باشد. ممکن است پیشنهاد شما به‌قدر کافی جذاب نباشد یا آن را در محیط اشتباهی منتشر کرده باشید.
شاخص هزینه استخدام
در این شاخص باید میزان هزینه‌ای که برای استخدام کرده‌اید را محاسبه کنید. معمولاً میانگین هزینه استخدام در نظر گرفته می‌شود. در واقع هزینه استخدام به‌عنوان شاخص برای هر فرایند شامل هزینه کل استخدام تقسیم بر تعداد استخدام انجام‌شده است.
به جز این مورد هم خوب است به هزینه هر استخدام به‌صورت جداگانه نگاه کنید و ببینید آیا هزینه انجام‌شده در قبال کیفیت دریافت شده صرفه دارد؟ پاسخ به این سؤال می‌تواند به شما کمک کند روند استخدامی بهتری برای سازمان طراحی کنید.
زمان لازم برای رسیدن به بهره‌وری
زمانی که کارمند استخدام می‌شود تا زمانی که در سازمان به بهره‌وری می‌رسد، بسیار اهمیت دارد. از اولین روز شروع به کار کارمند تا زمانی که به‌طور کامل و با سرعت و دقت کافی در سازمان مشغول به کار است، نباید زیاد طولانی باشد. در غیر این صورت، نشان می‌دهد روند استخدام مناسب نبوده و فرد اشتباهی را به خدمت گرفته‌اید.
رضایت متقاضی فرصت شغلی
در روند مصاحبه با افرادی که برای پذیرفتن فرصت شغلی با شما همکاری کرده‌اند، سؤالی را به رضایت یا عدم رضایت آن‌ها از روند مصاحبه و پذیرش اختصاص دهید. این سوال بهتر است با بله و خیر پرسیده شود تا بتوانید درصدگیری انجام دهید.
در صورت تمایل میتوانید از مصاحبه‌شوندگان بخواهید اگر پیشنهاد یا انتقادی دارند به‌صورت تشریحی نیز با شما در میان بگذارند. پیشنهاد دیگر این است که پرسیدن این سوال را به‌نحوی انجام دهید تا نام مصاحبه‌شونده برایتان فاش نشود.
در این صورت، متقاضیان از روی ترس و نگرانی گزینه بله را انتخاب نمی‌کنند و نظر واقعی خود را می‌گویند. رضایت و راحتی متقاضی هرقدر بالاتر باشد برای شما بهتر است و نشان‌دهنده روند خوبی در جذب و استخدام منابع انسانی است.
نرخ ریزش در سال اول اشتغال
این نرخ برابر است با تعداد کارمندانی که در سال اول اشتغال، کار در سازمان را ترک کرده‌اند تقسیم بر تمام کارمندانی که شغل خود را ترک کرده‌اند ضرب در ۱۰۰. اگر این درصد بالا باشد، خبر بدی برای مدیران است.
به‌صورت کلی، این موضوع خبر از نارضایتی کارمندان می‌دهد. این نارضایتی دلایل زیادی از قبیل عدم رضایت آن‌ها از شغل، عدم رضایت از سازمان یا انتظارات اشتباه از شغلی که در آن هستند، دارد. گاهی نرخ بالای ریزش نشان می‌دهد مسئله‌ای در سازمان غلط است و شما باید رفتار سازمانی خود را اصلاح کنید.
چند نکته مهم در فرایند جذب و استخدام منابع انسانی
نکته مهم در فرایند استخدام موفق در سازمان‌ها این است که باید شرح شغل مناسبی بنویسید. نرخ متقاضیان واجد شرایط شما با رعایت این نکته بسیار بالاتر خواهد رفت. نیازهای سازمان را همواره بسنجید و ببینید آیا نیازی به موقعیت شغلی جدید دارید یا خیر.
از کانال‌های مختلفی برای انتشار آگهی استفاده کنید. گاهی اوقات کارمندان شما و روابط آن‌ها می‌تواند کانال بسیار مناسبی باشد. کارمندان شما می‌دانند که سازمان شما چگونه است و موقعیت شغلی خالی چه مزایا و معایبی دارد؛ بنابراین، می‌توانند فرد مناسبی را جهت پرکردن موقعیت‌ها معرفی کنند.
گاهی اوقات میتوانید به‌جای استخدام فرد جدید، از افراد حاضر در سازمان استفاده کنید. البته در این صورت باید دقت کنید که کارمند شما به‌دلیل مشغلهٔ فراوان فرسوده نشود.
طراحی یک دوره آموزشی برای آشنایی افراد تازه استخدام‌شده را فراموش نکنید. برای رسیدن به بهره‌وری بیشتر، این مرحله را به‌خوبی طراحی کنید. از شاخص‌ها همواره بهره ببرید تا روند استخدام خود را به‌روز نگه دارید.
نتیجه‌گیری
مهم‌ترین سرمایه هر سازمان، منابع انسانی آن هستند. این که افراد بتوانند در سازمان با هم تعامل کنند و با بهره‌وری مناسبی کارها را پیش ببرند، نکته‌ای طلایی در رسیدن به موفقیت در کسب‌وکار است. کار مدیر منابع انسانی در فرایند جذب و استخدام افراد بسیار مهم است.
وقتی موقعیت شغلی جدیدی تعریف می‌شود یا چند موقعیت شغلی خالی می‌شوند؛ همین‌طور زمانی که نیاز به‌کارگیری نیروی بیشتری وجود دارد، منابع انسانی دست به گزینش و استخدام می‌زند.
دستورالعمل جذب و استخدام افراد در هر سازمان و برای موقعیت‌های شغلی مختلف متفاوت است. با این حال، یک روش اجرایی جذب و استخدام در این مقاله توضیح داده شد تا بدانید چه مراحلی را باید طی کنید.
برای این که متوجه شوید آیا فرایند شما بهینه است یا خیر، شاخص‌های جذب و استخدام وجود دارند که میتوانید روند خود را با آن‌ها بسنجید. پس از دریافتن بخش‌های مشکل‌دار فرایند، باید آن‌ها را دوباره بازسازی کنید یا روش کار خود را تغییر دهید.
چنانچه شما نیز تجربه‌ای خواندنی و جالب در خصوص طراحی روند استخدام یا به‌کارگیری کارمند بد و ضربه زدن به سازمان یا بالعکس آن دارید، آن را با دیگر کاربران در بخش نظرات به اشتراک بگذارید.
