تحلیلگر کسب و کار؛ وظایف تحلیل گر کسب و کار در سازمان

تحلیل گر کسب و کار کیست و چه وظایفی دارد؟

تحلیل گر کسب و کار در سازمان نقش مهمی دارد و امروزه به نقش کلیدی سازمان‌های موفق تبدیل شده‌ است. تحلیل گر به شرکت‌ها کمک می‌کند تا تحقیقات، استراتژی و تحلیل داده‌ها را عملی کنند. در روند تحلیل کسب‌وکار، چالش و فرصت‌ها شناسایی شده و راهکارهایی جهت دستیابی به اهداف تجاری و رقابتی ماندن ارائه می‌شوند. نقش تحلیل‌گران کسب و کار به اندازه‌ای مهم است که می‌توان بر اساس آن آینده یک تجارت را پیش‌بینی کرد.

تحلیل گر کسب و کار کیست؟

تحلیل گر کسب و کار عامل  و مسئول تغییرات در یک سازمان است. در واقع او از تجزیه و تحلیل به عنوان رویکردی دقیق برای معرفی و مدیریت تغییرات در سازمان‌ها بهره ‌می‌برد. به طور کلی تحلیل گر کسب و کار (BA) مسئول از بین بردن شکاف بین فناوری اطلاعات و کسب و کار با استفاده از تجزیه و تحلیل داده‌ها و در نتیجه ارزیابی فرآیندها، تعیین الزامات و ارائه توصیه‌ها و گزارش های مبتنی بر داده به مدیران اجرایی و ذی‌نفعان است. این تحلیل گران با رهبران و صاحبان  کسب و کارها و کاربران آنها تعامل می‌کنند تا بفهمند چه تغییراتی می‌تواند کارایی سازمان را بهبود بخشد و ارزش افزوده ایجاد کند.

نقش تحلیل گر کسب وکار در سازمان چگونه است؟

تحلیل گر کسب‌ و کار می‌تواند به عنوان هسته اصلی شرکت عمل کند. نقش او را می‌توان از چند جهت مورد ارزیابی قرار داد. یک تحلیل گر، مسئولیت‌های متعددی در سازمان دارد که همگی با حوزه عظیم کسب‌وکارهای اصلی سازمان مطابقت دارند. تحلیل‌گر باید برای فرآیندهای جدید کسب و کار ایده‌پردازی کند، آنها را توسعه دهد و در نهایت از اجرای درست و عملکرد خوب آنها اطمینان حاصل کند.

علاوه بر این، تحلیل گر باید فرایند سازمانی را به گونه‌ای طراحی و اجرا کند که با تمام بخش‌های دیگر سازمان در تضاد و تعارض نباشد. او باید درک روشنی از نحوه عملکرد فرآیندهای جاری در محیط کسب و کار داشته باشد. او با ایجاد یک فرایند دقیق و کارآمد می‌تواند کیفیت روش‌های سازمانی را ارزیابی کرده، مشکلات را شناسایی کند و سپس راه‌حل‌هایی برای رفع آنها بیابد. او همچنین تلاش می‌کند که از بروز مشکلات و شکاف‌های جدید در فرایند‌های سازمانی جدید جلوگیری کند.

یک تحلیل گر، مدل‌های کسب و کار و همچنین ارتباط آن ها با فناوری‌های سازمان را تحلیل می‌کند. به طور کلی، تجزیه و تحلیل کسب و کار شامل حداقل چهار سطح است:

• برنامه‌ریزی استراتژیک: این سطح از تجزیه و تحلیل شامل ارزیابی فعالیت‌های استراتژیک سازمان می‌شود.
• تجزیه و تحلیل مدل کسب و کار/عملیات: این سطح شامل شناسایی و همچنین ارزیابی خط مشی‌ها و رویه‌های سازمان برای انجام کسب و کار است.
• تعریف و طراحی فرآیند: این سطح از تجزیه و تحلیل شامل مدل‌سازی فرآیند کسب و کار است که اغلب نتیجه طراحی و مدل سازی فرآیند است.
• تجزیه و تحلیل فناوری کسب و کار و فناوری اطلاعات: این سطح قوانین و همچنین نیازهای سیستم‌های فنی را در بر می‌گیرد.

مسئولیت و وظایف تحلیل گر کسب و کار در سازمان چیست؟

وظایف تحلیل گر کسب و کار در سازمان بسیار گسترده است. مهمترین وظایف تحلیل گر عبارتند از:

شناسایی نیازهای کسب و کار

یکی از مسئولیت‌های مهم تحلیلگر همکاری و تعامل با ذی‌نفعان پروژه در جهت رفع و درک نیازهای آنها است. او باید اطلاعات دقیق را به گونه‌ای به توسعه‌دهندگان فرایند منتقل کند که بتوانند آن را درک کنند. برای موفقیت در این بخش، تحلیل‌ گر به یک مهارت کلیدی مهم نیاز دارد. او باید بتواند نیازها و پیام‌های ذینعفعان را درک و بررسی کند تا چشم انداز منسجم و منفردی در این راستا ارائه کند. این وظیفه گاهی اوقات شامل به‌کارگیری استراتژی‌های سیاسی و مذاکره‌های خاصی می‌شود. تحلیل گران با ارائه اطلاعات دقیق و نشان دادن نقشه راه باعث صرفه جویی در زمان و جلوگیری از اتلاف انرژی ذی‌نفعان می‌شوند.

وظایف تحلیل گر کسب و کار در برابر احتمالات سیستمی

شاید در ابتدای هر پروژه‌ای، نقش یک تحلیل گر کسب‌وکار در میان تیم توسعه نرم افزار واضح و مشخص به نظر برسد. اما باید گفت که همیشه اینطور نیست؛ یک تحلیل گر ملزم به همکاری با افراد مختلفی است. او باید با ذی‌نفعان کلیدی پروژه و همچنین صاحبان کسب‌وکار تعامل ممتد داشته باشد تا بتواند چشم‌انداز پروژه را به درستی نمایش دهد. علاوه بر این، یکی از الزامات اولیه هر تحلیل گری ترسیم محدوده و نیاز اولیه پروژه است. هدف اصلی تحلیل گر کسب‌ و کار دستیابی به طرح و چشم‌انداز کلی اولیه و تبدیل آن به واقعیت است.

ارائه و سخنرانی در جمع

در یک کسب‌ و کار ارائه اطلاعات به صورت درست و با کیفیت در مورد موضوعاتی مانند وضعیت پروژه، طراحی برنامه‌ها و همچنین الزامات تجاری بسیار مهم و حیاتی است. به طور کلی، افراد ارشد سازمان و مدیران کسب و کار و فناوری اطلاعات افرادی هستند که می‌خواهند در جریان فرایند‌های سازمانی قرار بگیرند. در همین راستا، مسئولیت اصلی تحلیل گر کسب و کار تحت تأثیر قرار دادن ذی‌نفعان و سایر مسئولان و مدیران از طریق ارائه اطلاعات در زمینه رشد کسب‌وکار است.

ارائه جزئیات پروژه

یکی دیگر از مهمترین وظایف تحلیل گر کسب و کار، تشریح جزئیات است. او باید در این مرحله نیازهای سازمان را ارزیابی کند و تمام چزئیات را به صورت دقیق و بدون کم‌وکاست در اختیار تیم اجرا قرار دهد. این مسئولیت سنگینی است و تحلیلگر موظف است با افراد مختلفی مانند ذی‌نفعان در تمام بخش‌های شرکت هماهنگ باشد. او باید با بررسی جنبه‌های مختلف کار در مورد توجیه اقتصادی و مالی پروژه قضاوت کند. تحلیلگر بر اساس پروژه به یک مدل داده یا مشخصات نیاز دارد.

امروزه در کمپانی‌های مختلف، این مرحله از پروژه به روشی تکراری انجام می‌شود. به این معنی که تحلیل گر کسب و کار مشخصات عملکردی و سایر الزامات را در مرحله‌ای آماده می‌کند که توسط سازمان پذیرفته شده باشد و سپس تیم توسعه شرکت طراحی و اجرا می‌شود.

حمایت و پشتیبانی اجرای پروژه

یکی دیگر از وظایف مهم تحلیل گر کسب و کار پشتیبانی فرایند از ابتدا تا انتها است. او معمولا به طور مستقیم در پیاده‌سازی فرایند دخالت ندارد مگر اینکه نقش اضافی دیگری را بر عهده بگیرد. تحلیل گر باید در صورت بروز مشکل در اجرای فرایند حضور داشته باشد و برای رفع آن راه حل و پشتیبانی لازم را ارائه کند. برای اینکار او باید ابتدا مشکل را شناسایی و سپس برای حل آن اقدام کند. همچنین در صورتی که مشکل مشخص شده باشد، این پشتیبانی می‌تواند در قالب یک جلسه حل مشکل با تیم اجرایی برگزار شود.

پس از پایان اجرای فرایند، تحلیل‌گر باید به صورت فعال‌تر کار خود را ادامه دهد. او باید پشتیبانی‌های لازم در مورد فرایند اجراشده ارائه کند. این پشتیبانی شامل موارد زیر است:

• تجزیه و تحلیل چگونگی استفاده ذینفعان یا مصرف کنندگان فرایند و راه‌حل‌های جدید برای تکمیل فعالیت‌ها و وظایف خاص
• آموزش و تست پذیرش کاربران
• اطمینان از عملکرد صحیح فرایند
• ارائه راه‌حل جدید یا پشتیبانی فنی در صورت بروز مشکل
• و…

تعیین الزامات کاربردی  و الزامات غیر عملکردی

یکی دیگر از مسئولیت‌های مهم تحلیل‌گر رسیدن به محصول نهایی موفق است. او باید بایدهای پروژه و نحوه عملکرد آن را تعیین کند. در اصطلاح تحلیل کسب و کار، اینها به عنوان الزامات کاربردی (آنچه پروژه باید انجام دهد) و الزامات غیر عملکردی (چگونگی عملکرد پروژه) شناخته می‌شوند. دلیل اهمیت الزامات کاربردی و غیرعملکردی این است که هنگامی که محصول در جایگاه خود در محیط واقعی به کار می‌رود، می‌توان آن را توسعه و ارزش آن را افزایش داد.

تست پذیرش کاربر

مسئولیت تحلیل گر کسب و کار به شناسایی نیازها و الزامات پروژه ختم نمی‌شود. پس از تحویل پروژه، آنها باید مطمئن شوند محصول به درستی کار می‌کند و نیاز‌های مشتری را برآورده می‌کند. این یکی از حیاتی‌ترین مسئولیت‌های تحلیلگر کسب و کار است. تست پذیرش کاربر تنها راه ممکن و پذیرفته‌شده برای اطمینان از این امر است. زمانی که محصول در مرحله توسعه و همچنین استقرار است، تحلیلگران باید فعالانه روی توسعه سناریوهای تست کاربر از طریق رویکردهای آزمایشی کار کنند. بهترین نشانه پذیرش کاربر این است که محصول، نتیجه مورد انتظار را ارائه می‌دهد.

مستندسازی، تصمیم گیری و حل مسئله

نقش اصلی تحلیل گران کسب و کار، شناسایی نیازهای کسب و کار و مستند کردن آنها است. آنها می‌دانند که برای دستیابی به موفقیت و اجرای صحیح فرایند باید اسناد معتبر و قابل‌اتکا جمع‌آوری کنند تا در صورت نیاز به آن مراجعه کنند.

همچنین تحلیلگران مسئول تصمیمات مهم در زمینه فرایند و پروژه‌اند. چندین تکنیک رسمی و قابل‌اتکا برای تصمیم‌گیری صحیح وجود دارد. برای مثال ماتریس تصمیم‌گیری، که باعث می‌شود تحلیل گر بتواند تصمیمات مناسب، با کیفیت و همچنین قابل دفاع برای کسب و کار بگیرد. در صورت تصمیم‌گیری درست، او می‌تواند بهترین خدمات را به مشتریان ارائه کرده و کیفیت پشتیبانی را افزایش دهد.

برای حل مسئله نیز، همانند تصمیم‌گیری، چندین تکنیک رسمی وجود دارد، مانند طوفان فکری که می‌توان با استفاده از این تکنیک‌ها علت اصلی یک مشکل را شناسایی و راه‌حل‌های قدرتمندی برای پشتیبانی ارائه کرد.

تعمیر و نگهداری سیستم و عملکرد

هنگامی که تمام نیازها برطرف و راه حل ارائه شد، وظیفه تحلیل گر کسب و کار به سمت پیشگیری یا اصلاح عیوب، ایجاد تغییرات، بهبود و نگهداری سیستم برای افزایش ارزش سیستم سوق پیدا می‌کند. تحلیل‌گر همچنین باید در ارائه گزارش‌های تعمیر و نگهداری، گزارش‌های اعتبارسنجی سیستم، طرح‌های غیرفعال‌سازی و همچنین سایر برنامه‌ها و گزارش‌های دیگر مشارکت فعال و پررنگ داشتند. تحلیل گران کسب و کار همچنین در ارزیابی سیستم برای یافتن مشخص کردن نیاز به جایگزینی یا غیرفعال کردن بخش خاصی شرکت خواهند داشت.

تیم‌سازی

تیم سازی یک از وظایف اجتناب ناپذیر تحلیل گر کسب و کار است. او ملزم به رهبری تیم‌های موقت یا دائمی و رسمی است. برای یک تحلیل‌گر خوب هماهنگی، ساختار و رهبری اعضای تیم  اولویت دارد تا بتواند در نقش خود با موفقیت بیشتر ظاهر شود.

تحلیل گر کسب و کار چه مهارت‌هایی برای انجام وظایف خود باید داشته باشد؟

در زیر برخی از مهارت‌های مهمی که یک تحلیل گر کسب و کار برای موفقیت نیاز دارد را ارائه کرده‌ایم:

• برقراری اتباط موثر: تحلیلگران کسب و کار احتمالاً با ذینفعان در تمام سطوح سازمان و مدیر عامل سروکار دارند. داشتن مهارت‌های ارتباطی به آنها کمک می‌کند تا به بهترین شکل از این افراد برای رسیدن به هدف بهره ببرد.
• تفکر انتقادی: این مهارت به توانایی درک و تجزیه و تحلیل مسائل و یافتن راه حل مربوط است.
• حل مسئله: توانایی حل مسئله به توانایی تفکر خلاق و همکاری با تیم ها برای حل چالش‌های تجاری اطلاق می‌شود.
• تصمیم‌گیری: یک تحلیل گر موفق کسی است که توانایی تصمیم‌گیری در مورد مواردی مانند اولویت بندی نیازها، محدوده، ارزیابی قابلیت اجرای راه حل‌ها و غیره را داشته باشد. این مهارت بسیار حیاتی است؛ زیرا تصمیمات نادرست می‌تواند کل سازمان را به خطر بیاندازد.
• شنونده و ارتباط دهنده خوب: جمع‌آوری نیازها بخش کلیدی نقش است، بنابراین توانایی پرسیدن سؤالات درست و درک صحیح اطلاعات دریافتی ضروری است.
• مهارت‌های مستندسازی و نوشتاری: یکی از وظایف مهم تحلیلگران کسب و کار ایجاد اسنادی مانند موارد استفاده و اسناد الزامات تجاری است. به این ترتیب داشتن مهارت نوشتاری و مستندسازی برای او حیاتی خواهد بود
• اعتماد به نفس: یک تحلیل گر کسب و کار زمانی موفق خواهد بود که بتواند یافته‌ها و توصیه‌ها را به بهتریت شکل به رهبران ارشد ارائه کند و جلسات ذینفعان را در نهایت تسلط مدیریت کند.

سخن آخر

امروزه، تحلیل گر کسب و کار نقش مهمی در چرخه عمر توسعه پروژه ایفا می‌کند. یک تحلیل گر کاردرست باید بتواند نیازهای سازمان را تجزیه و تحلیل کند و سیستم فنی، فرآیند و استراتژی‌های تجاری را طراحی کند. او مسئول تعیین نیازهای واقعی مشتریان است. او همچنین مسئول برقراری ارتباط بین بخش‌های مختلف تجارت است. در این مطلب تلاش کردیم تا نکات مهمی را در مورد تحلیل گر کسب و کار و وظایف او ارائه کنیم.