امروزه کسب‌وکارها برای ارتقای کیفیت محصولات و خدمات و حضور موفق در بازار نیازمند مدیریت به روش علمی هستند. یکی از ابزارهای تحلیلی مدیریتی ساده و اثربخش 5M است. به‌کارگیری مدل 5M در مدیریت، ریشه در فلسفه کایزن دارد و کاربرد اصلی آن بالا بردن کارایی فرآیند تولید و پاسخ به‌موقع به تقاضای بازار است. مدل 5M که بعضا به نمودار ایشیکاوا معروف است، یک ابزار مدیریتی است که هدف آن تجزیه و تحلیل عوامل یا علل ایجاد یک مشکل شناخته‌شده در سازمان است.
در این مطلب با مدل 5M در مدیریت و تجزیه و تحلیل بر پایه 5M آشنا می‌شوید و امید می‌رود این آموزش جامع و گام به گام به شما کمک کند تا بتوانید با ترسیم نمودار ایشیکاوا و مدل 5M به علت‌یابی مشکلات و ارائه راه‌حل‌های مناسب بپردازید. با ما همراه باشید.
5M چیست؟
عوامل تولید متشکل از عوامل بسیاری مانند زمین، نیروی کار، سرمایه، کارآفرینی و مدیریت است که در آن مدیریت، عامل حیاتی تولید محسوب می‌شود.
ممکن است یک کارآفرین سازمان را به عنوان مالک آن تاسیس کند؛ اما این مدیریت است که منابع مختلف را مولد می‌کند. آنها به کاتالیزور مدیریت نیاز دارند تا نتایج حاصل شود؛ زیرا این مدیریت است که عوامل مختلف تولید را هماهنگ می‌کند.
عوامل دیگری نیز در تولید موثر هستند که عبارتند از پول (money)، نیروی انسانی (manpower)، مواد (materials)، ماشین آلات (machinery) و
روش‌ها (methods) که به عنوان 5M مدیریت شناخته می‌شوند.
هر عامل دیگری که بخش 5M است، دینامیک خاص خود را دارد. این وظیفه مدیر یا مدیران است که ماهیت اساسی و کارکردهای هر M و منبع در دسترس بودن آن را درک یا تحلیل كنند.
مدیران باید به طور شفاف اهدافی را که سایر عوامل برای آنها به کار گرفته می‌شوند، بدانند و آنها را به گونه‌ای هماهنگ كنند که بهره‌وری‌شان بهینه شود.
مدل 5M در مدیریت دقیقا به چه معناست؟
در تعریف اولیه، مدل 5M در مدیریت شامل 5 بخش اصلی یک واحد تولیدی است که همگی با حرف M شروع می‌شوند:
5 دسته عوامل مهم در تحلیل مشکلات سازمان به روش 5M
مواد اولیه (Material)
مواد اولیه، لازمه اصلی فرآیند تولید هستند. کمیت و کیفیت مواد اولیه مستقیما بر محصول نهایی اثرگذارند و تنها یک اشتباه کوچک در انتخاب و تأمین مواد اولیه می‌تواند کل زنجیره تولید را مختل کند و حتی به اعتبار کسبوکار لطمه وارد کند.
در ارتباط با مواد اولیه باید بازرسی کامل صورت گیرد و کیفیت و کمیت مورد سنجش قرار بگیرند. برای تسهیل فرآیند بازرسی و کنترل مواد اولیه، لازم است که هر شرکت استانداردهای مشخصی را تنظیم کند. در صورت مشاهده نقص در مواد در هنگام بازرسی، مسئول مربوطه باید به سرعت علت‌یابی کند و برای رفع مشکل و تأمین مواد جایگزین اقدام شود. میزان حساسیت به کیفیت مواد و شیوه نگهداری آنها در صنایع مختلف متفاوت است و باید مورد توجه قرار گیرد.
دستگاه (Machine)
دستگاه‌ها و تجهیزات خط تولید، سهم موثری در موفقیت یا شکست محصول دارند؛ کیفیت محصول را بالا می‌برند و بهره‌وری نیروی کار را بیشتر می‌کنند. فرآیند بازرسی و نگهداری دستگاه‌ها باید به‌صورت منظم انجام گیرد تا مطمئن شوید مشکلی وجود ندارد. ضعف در مدیریت تعمیر و نگهداری دستگاه‌ها ممکن است حتی به اخلال در روند تولید به‌دلیل نیاز به تعمیرات منجر شود.
نیروی انسانی (Manpower)
البته که ماشین‌آلات مهم هستند اما نیروی انسانی کنترل‌کننده آنها حتی نقش مهمتری دارند. اگر نیروی تولیدی صلاحیت کافی نداشته باشد، منابع بسیاری از مواد اولیه و تجهیزات هدر خواهد رفت و آسیب خواهد دید. بنابراین داشتن استراتژی مشخص در جذب و آموزش کارکنان در هر واحد تولیدی حیاتی‌ست.
روش (Method)
متود به روش، فرآیند و تکنیک‌های مورد استفاده در تولید کالا و خدمات و انجام وظایف سازمانی برای دستیابی به اهداف ویژه کسبوکار اشاره دارد. در مدل 5M در مدیریت به دنبال شناسایی بهترین شیوه‌ها، ساده‌سازی فرآیندها و بهبود مستمر روش‌های مورد استفاده در ارائه محصولات و خدمات به مشتریان هستیم. با در دست داشتن همان منابع موجود (شامل ابزار تولید و منابع انسانی)، این روش یا فرآیند است که تعیین می کند کدام کسبوکار مولدتر است. استفاده از متودهای علمی باعث به حداقل رساندن هزینه‌ها می‌شود.
اندازه‌گیری (Measurement)
اندازه گیری در مدل 5M به روش‌ها و ابزارهای مورد استفاده برای اندازه‌گیری و ارزیابی عملکرد یک اشاره دارد که شامل KPI (شاخص‌های کلیدی عملکرد) و موارد دیگر برای سنجش پیشرفت و شناسایی موارد قابل بهبود است. هدف این مرحله این است که اطمینان حاصل شود که سازمان اطلاعات و بینش لازم برای تصمیم‌گیری آگاهانه، تعیین اهداف واقع‌بینانه و بهبود عملکرد در طول زمان را دارد. در مرحله اندازه‌گیری بررسی‌های منظم دوره‌ای و جمع‌آوری و پردازش دیتای لازم، بهترین آگاهی از وضعیت روندهای اجرایی در سازمان را به ما آشکار می‌کند.
انواع دیگر مدل 5M
مدل چندM در مدیریت، انواع مختلفی دارد و دسته‌بندی علل در 4 تا 7 دسته و حتی بیشتر تعریف می‌شوند و وجه مشترک آنها داشتن حرف M در ابتدای نام آنها به زبان انگلیسی است. در بعضی از تعریف‌ها از مدل 5M در مدیریت، پول (Money)به جای اندازه‌گیری (Measurement) قرار دارد، به‌دلیل اینکه ممکن است در بعضی از صنایع ارزش تحلیل بیشتری داشته باشد.
مدل 5M در صنایع و همچنین تبلیغات نیز جایگاه ویژه‌ای دارد و برای تجزیه و تحلیل مورد استفاده قرار می‌گیرد. مدل 5M تبلیغات شامل 5 دسته هدف (Mission)، پیام (Message)، رسانه‌ها (Media)، هزینه یا پول (Money) و ارزیابی (Measurement) است و به‌منظور تدوین استراتژی تبلیغات استفاده می‌شود.
نمودار ایشیکاوا یا اسکلت ماهی
نمودارهای ایشیکاوا در دهه 1960 توسط کائورو ایشیکاوا، که پیشگام فرآیندهای مدیریت کیفیت در کارخانه‌های کشتی‌سازی کاوازاکی بود، رایج شد و در نهایت به یکی از بنیان‌گذاران مدیریت مدرن تبدیل شد. نمودار ایشیکاوا به دلیل شکل آن شبیه به نمای جانبی اسکلت ماهی، به نمودار استخوان ماهی معروف است.
این نمودار هنوز در بسیاری از سازمان‌ها برای تشخیص یا انجام اقدامات مشخصی که در آنها علت اصلی مشکل شناسایی می‌شود، استفاده می‌شود. نمودارهای استخوان ماهی معمولاً از راست به چپ کار می‌کنند و هر استخوان بزرگ ماهی به استخوان‌های کوچک‌تری حاوی جزئیات بیشتر منشعب می‌شود.
این تکنیک از یک رویکرد مبتنی بر نمودار برای فکر کردن در مورد همه علل احتمالی یک مشکل استفاده می‌کند و به شما کمک می‌کند تا تحلیل کاملی از وضعیت انجام دهید. ترسیم نمودار ایشیکاوا امکان بارش فکری و ارائه گزینه‌های مختلف برای علت‌یابی و پیشنهاد راه‌حل بین اعضای تیم را فراهم می‌کند و بدین صورت در یافتن پاسخ‌های خلاقانه به مسائل پیش روی سازمان‌ها مفید است.
چهار مرحله برای استفاده درست از نمودار ایشیکاوا وجود دارد:
1. مشکل را شناسایی کنید.
2. عوامل اصلی دخیل را بررسی کنید.
3. علل احتمالی ایجاد مشکل را شناسایی کنید.
4. نمودار خود را تجزیه و تحلیل کنید.
معمولاً علل مشکل را در دسته‌های مشخصی بررسی می‌کنید که از متداول‌ترین روش‌های دسته‌بندی مدل 4M، 5M و 6M هستند که عوامل را در 4، 5 یا 6 دسته قرار می‌دهند. دسته ها در مدل 6M معمولاً عبارتند از:
مواد: مواد اولیه، قطعات، لوازم دفتری و غیره که برای تولید محصول نهایی مورد استفاده‌اند.
ماشین‌آلات: هر گونه تجهیزات، کامپیوتر، ابزار و غیره که برای انجام کار مورد نیازند.
نیروی کار: هر کسی که درگیر فرآیند تولید است.
روش‌ها: فرآیندهای درگیر در تولید و الزامات خاص برای انجام آنها، مانند سیاست‌ها، رویه‌ها و قوانین.
اندازه‌گیری: داده‌های تولید شده از فرآیندها که برای ارزیابی کیفیت استفاده می‌شوند.
محیط: شرایطی مانند مکان، زمان، دما و فرهنگ سازمانی که در کیفیت تولید موثرند.
پس از شناسایی و مرتب‌سازی این علل به‌کمک مدل 5M در مدیریت، تیم‌های سازمانی می‌توانند راه‌حل‌های مناسب برای بهبود مشکل را پیدا کنند. سپس بر روی دلایلی که آنها را عمده دلیل ایجاد مشکل ارزیابی می‌کنند تمرکز کنند و را‌حل‌های نهایی را اتخاذ کند و برنامه اقدام موثر را تدوین نمایند.
ساختار کلی تجزیه و تحلیل بر پایه 5M و نمودار ایشیکاوا
مزایای استفاده از مدل 5M در مدیریت
استفاده از روش تحلیلی 5M مزایای بسیاری در برنامه‌ریزی برای رفع مشکلات سازمان‌ها دارد که چند نمونه شاخص آن موارد زیر هستند.
کمک به درک بهتر از سازمان: مدل 5M یک چارچوب جامع و سیستماتیک برای تجزیه و تحلیل اجزای یک سازمان فراهم می‌کند و به مدیران و ذینفعان اجازه می‌دهد تا درک بهتری از نحوه عملکرد سازمان داشته باشند.
مدیریت بهتر منابع: مدل 5M در مدیریت یک رویکرد ساختاریافته برای شناسایی، منبع‌یابی و مدیریت منابع مورد نیاز برای پشتیبانی از فرآیندها و عملیات در یک سازمان است.
ساده‌سازی فرآیندها: با تجزیه یک سازمان به اجزای آن و تجزیه و تحلیل روش‌های مورد استفاده برای انجام کارها، مدل 5M می‌تواند به سازمان‌ها در شناسایی فرصت‌ها برای ساده‌سازی فرآیندها و افزایش کیفیت آنها کمک کند.
بهبود عملکرد: با ردیابی و اندازه‌گیری شاخص‌های کلیدی عملکرد، سازمان‌ها می‌توانند نحوه عملکرد خود را بهبود داده و زمینه‌های قابل بهبود را شناسایی کنند.
تصمیم‌گیری بهتر: مدل5M اطلاعات و بینش مورد نیاز برای تصمیم‌گیری آگاهانه، تعیین اهداف واقع‌بینانه و تخصیص بهینه منابع را فراهم می‌کند.
محدودیت‌های مدل 5M در مدیریت
استفاده از تجزیه و تحلیل بر پایه 5M مانند هر مدل تحلیلی دیگر محدودیت‌هایی دارد که باید در هنگام استفاده از این ابزار مد نظر قرار گیرند. مهم‌ترین این محدودیت‌ها شامل موارد زیرند.
محدوده تمرکز درون‌سازمانی: مدل 5M در مدیریت به طور خاص بر اجزای داخلی یک سازمان متمرکز است و ممکن است عوامل خارجی مانند شرایط رقابتی، روند بازار و مقررات بازرگانی را در نظر نگیرد. عواملی که در تصمیم‌گیری‌های سازمانی بسیار اثرگذارند.
ساده‌سازی بیش از حد: مدل 5M می‌تواند فرآیندها و سازمان های پیچیده را ساده کند و همیشه در هنگام سازه‌سازی به‌کمک مدل‌ها به‌طور بالقوه این خطر وجود دارد که جزئیات و نکات ظریف مهمی از تحلیل ما بیرون بمانند.
وابستگی به صحت و کیفیت داده‌ها: مدل 5M برای ارزیابی عملکرد به داده‌ها و اندازه‌گیری‌های دقیق متکی است و اگر داده‌ها ناقص، نادرست یا قدیمی باشند، ممکن است نتایج معناداری که بر وضعیت فعلی کسبوکار منطبق باشد، ارائه نکند.
مثالی از تجزیه و تحلیل 5M در صنعت غذا
از آنجایی که ایمنی و بهداشت مواد غذایی ضامن سلامت مصرف‌کنندگان است، تولیدکنندگان در صنایع غذایی از روش‌های مختلفی برای ارزیابی کارآمدی فرآیند تولید استفاده می‌کنند تا اطمینان حاصل کنند که انواع کنترل‌ها و تست‌های لازم بر روی محصولاتشان انجام می‌شود.
مدل 5M در بسیاری از صنایع به‌ویژه در کنترل کیفیت کاربرد دارد.
از آنجایی که با مدل 5M در مدیریت می‌توان نموداری از تمامی مشکلات ممکن در فرآیند تولید را تنها در یک نمودار ترسیم کرد، از بهترین روش‌ها برای شناسایی همه منابع آلوده‌کننده بالقوه در روند تولید محصولات غذایی است.
عوامل مرتبط با مواد اولیه که ایمنی غذایی را به خطر می‌اندازند و می‌توانند به‌عنوان علل مشکل‌زا پیشنهاد شوند:
- نظارت ناکافی به کیفیت انتقال مواد از مبدأ به درون کارخانه
- نقص در کیفیت نگهداری مواد اولیه
عوامل مرتبط با دستگاه‌ها و تجهیزات که ایمنی غذایی را به خطر می‌اندازند و می‌توانند به‌عنوان علل مشکل‌زا پیشنهاد شوند:
- دستگاه‌های غیراستاندارد
- نصب نادرست و ناایمن دستگاه‌ها
- استفاده از تجهیزات خارج از دستورالعمل سازنده آن
- نقص در برنامه بازرسی دوره‌ای و تعمیر و نگهداری منظم (خصوصا در تجهیزاتی که برای حفظ دمای مناسب استفاده می‌شوند).
- نبود استاندارد مناسب در تمیز و ضدعفونی کردن تجهیزات
عوامل مرتبط با نیروی کار که ایمنی غذایی را به خطر می‌اندازند و می‌توانند به‌عنوان علل مشکل‌زا پیشنهاد شوند:
- ناآگاهی کارکنان از پروتکل‌های بهداشتی
- عدم نظارت کافی بر رعایت پروتکل‌های بهداشتی توسط کارکنان
- آموزش ناکافی به کارکنان برای استفاده استاندارد از دستگاه‌ها و تجهیزات
عوامل مرتبط با روش و فرآیندها که ایمنی غذایی را به خطر می‌اندازند و می‌توانند به‌عنوان علل مشکل‌زا پیشنهاد شوند:
- اشکال در پروتکل‌های دریافت و ذخیره‌سازی مواد خام
- اشکال در روش کنترل دما
- اشکال در روش مدیریت ضایعات
- اشکال در فرآیند کنترل آفات
- اشکال در فرآیند تمیزکاری و ضدعفونی کردن محیط
عوامل مرتبط با اندازه‌گیری که ایمنی غذایی را به خطر می‌اندازند و می‌توانند به‌عنوان علل مشکل‌زا پیشنهاد شوند:
- عدم یا نقص در ثبت اطلاعات و تکمیل برگه‌های اطلاعات فنی و مشخصات مواد اولیه
نمودار ایشیکاوا (به‌همراه روش 5M) یکی از ابزارهایی است که می‌تواند برای نظارت و تشخیص هرگونه انحراف از اقدامات بهداشتی و الزامات ایمنی غذا در سطح جهانی مورد استفاده قرار گیرد. کافی است تجزیه و تحلیل کاملی بر روی عوامل بالقوه مشکل‌زا انجام شود، در این مثال می‌توان با ترسیم نمودار 5M نمایی ساده‌شده از تمامی مشکلات مرتبط با ایمنی غذایی در کارخانه داشته باشیم.
مثالی از تجزیه و تحلیل بر پایه 5M و نمودار ایشیکاوا در صنایع غذایی
جمع‌بندی نهایی
در این مطلب با مدل 5M در مدیریت و تجزیه و تحلیل بر پایه آن به کمک نمودار استخوان ماهی آشنا شدیم. ساختار این نمودار بسیار ساده و روشن است و به همین دلیل قدرتمند است؛ در نمودار ایشیکاوا مشکل مورد مطالعه «سر ماهی» است و علل اصلی و فرعی بالقوه «ساختار استخوان ماهی» را تعریف می‌کنند. بنابراین نمودار به‌وضوح روابط بین مشکل شناسایی‌شده در محصول و علل بالقوه ایجاد آن را نشان می‌دهد.
معمولا علل ایجاد مشکل در دسته‌هایی که با حرف M شروع می‌شوند (دستگاه‌ها، روش‌ها، نیروی کار، مواد، اندازه‌گیری، عوامل محیطی و مدیریت) شامل 4M، 5M، 6M و 7M قرار می‌گیرند و بنا به نیاز کسبوکار از یکی از این مدل‌ها استفاده می‌شود که مدل 5M همچنان متداول‌ترین آنهاست.
