داگلاس مک گرگور (Douglas McGregor)، روانشناسی اجتماعی، در ۱۹۶۰ دو نظریه متضاد ارائه کرد که نشان می‌داد چگونه باورهای مدیران در مورد انگیزه‌های کارکنانشان می‌تواند بر سبک مدیریت آنها تاثیر بگذارد. او این تئوری‌ها را نظریه X و Y نام‌گذاری کرد. این نظریه حتی امروز نیز اهمیت دارد.
نظریه X و نظریه Y اولین بار در کتاب «The Human Side of Enterprise» مک گرگور توضیح داده شد. این نظریه‌ها به ۲ سبک مدیریت اشاره دارند؛ اقتدارگرا (نظریه X) و مشارکتی (نظریه Y).
به گفته مک گرگور، اگر فکر می‌کنید اعضای تیم شما از کارشان خوششان نمی‌آید و انگیزه کمی دارند، احتمالا از سبک مدیریتی اقتدارگرا استفاده خواهید کرد.
در طرف دیگر، اگر معتقدید که افراد شما به کار خود افتخار می‌کنند و آن را یک چالش می‌دانند، به احتمال زیاد سبک مدیریتی مشارکتی را در پیش خواهید گرفت. البته باید بگوییم که مدیران دیدگاه و نظریه آنها به دو گروه تقسیم‌بندی می‌گردد که در این مقاله سعی نمودیم به صورت جامع و کامل در مورد آن توضیح دهیم با مدرسه عالی کسب و کار ماهان همراه باشید.
نظریه مک گریگور
نظریه مک گرگور بر پایه انگیزش است. او ۲ نظریه در مورد مدیریت و رهبری انسانی مطرح کرد که عبارتند نظریه X و نظریه Y.
تئوری X این دیدگاه را مطرح می‌کند که انسان‌ها به‌طور ذاتی از کار بیزاری می‌جویند و آنها را می‌توان فقط با استفاده از روش‌های اجباری و با مسیردهی برای به دست آوردن نتیجه، به کار واداشت. نظریه X بر سبک رهبری اقتدارگرایانه تأکید دارد که در آن نتیجه‌گرایی کانون رهبری است و بیشتر کار محور است تا مردم محور.
رویکرد نظریه Y به مدیریت، بیشتر مردم محور است. در اینجا فرد مورد توجه و قدردانی قرار می‌گیرد. نظریه Y بیان می‌کند که وقتی به کارگران فضای مناسب داده شود، می‌توانند به بالاترین پتانسیل خود برسند و برای سازمانشان ارزش زیادی داشته باشند.
تعداد کمی از نویسندگان، نظریه مک گرگور را به عنوان یک نظریه اساسی انگیزش در نظر می‌گیرند؛ در حالی که برخی احساس می‌کنند که این نظریه، یک فلسفه طبیعی انسانی و منطقی‌تر از نظریه‌های انگیزش پایه در بحث رهبری است.
تئوری x و y در مدیریت یکی از نظریات مهم منابع انسانی (Human Resource) است. شاید تا به حال پیش آمده باشد که به‌عنوان یک کارمند یا مدیر به این موضوع فکر کنید که:
چه عامل/ عواملی موجب می‌شود تا کارکنان هر روز صبح به سر کار بیابند؟
آیا کارکنان از کار خود رضایت دارند یا به آن افتخار می‌کنند؟
آیا کارمندان تنها برای پول کار می‌کنند؟
و غیره
پاسخ به این سوالات به مدیر منابع انسانی کمک می‌کند تا شیوه‌های متفاوتی را برای مدیریت پرسنل خود انتخاب کند.
تعریف تئوری x و y در مدیریت
در دهه 1960 میلادی داگلاس مک گریگور (Douglas Mc Gregor)، روانشناس اجتماعی دو نظریه متفاوت را معرفی کرد که نشان می‌داد چگونه باورهای مدیران درباره انگیزه‌های کارکنان بر روی سبک مدیریت تاثیر می‌گذارد. او نظرات خود را در قالب دو نظریه x و y معرفی کرد. تئوری xy در مدیریت منابع انسانی اهمیت زیادی دارد.
نظریه x در مدیریت بیشتر تاکید به جنبه‌های مادی و ابزاری کارکنان برای دستیابی به اهداف دارد. نظریه y در مدیریت به جنبه‌های انسانی و اهمیت آن در رشد سازمانی تاکید دارد. در ادامه به بررسی بیشتر این دو نظریه در علم مدیریت می‌پردازیم.
چه چیزی به کارکنان انگیزه می‌دهد؟
تئوری xy به دنبال شناسایی این حقیقت است که چه عواملی باعث ایجاد انگیزه در کارکنان می‌شوند. تئوری x و y در مدیریت، اولین بار توسط مک گریگوری در کتابی با عنوان بعد انشانی سازمان (The Human Side of Enterprise) توضیح داده است. در این کتاب به دو سبک مدیریت اقتدارگرایانه (نظریه x) و سبک مدیریت مشارکتی (نظریه y) اشاره شده است.
البته بعدها محققین براساس نظریه x و y به ارائه تئوری‌های دیگری مانند نظریه z پرداختند که ترکیبی از تئوری x و y در مدیریت بود.
اگر در سازمانی، کارکنان تمایلی به انجام وظایف محوله نداشته باشند و انگیزه آنها در سطح پایینی قرار داشته باشد به احتمال زیاد مدیران از سبک مدیریتی اقتدارگرایانه (مستبدانه) استفاده می‌کنند. مدیران در این سبک با خرده مدیریت (Micro Managing) اطمینان می‌یابند که تمامی کارها به درستی انجام خواهد شد. مک گریگور این شیوه را نظریه x می‌نامد.
اما اگر در سازمانی، کارکنان به وظایف خود افتخار کرد و با علاقه زیاد به دنبال حل چالش‌های پیشرو باشند به احتمال زیاد مدیران سبک مدیریت مشارکتی را دنبال خواهند کرد. در چنین شرایطی مدیران به کارکنان خود اعتماد کرده و با واگذاری اختیاراتی به آنها، سعی می‌کنند تا انگیزه کارکنان را در بهتر انجام دادن امور محوله افزایش دهند. مک گریگور این سبک را نظریه y می‌نامد.
باید توجه داشت، رویکردی که مدیران در پیش می‌گیرند تاثیر قابل توجه‌ای در ایجاد انگیزه در اعضای تیم خواهد داشت. درک مفهوم تئوری x و y در مدیریت و انتخاب یک سبک مناسب با توجه به شرایط بر روی بهره‌وری سازمانی تاثیر زیادی دارد. در ادامه به‌طور دقیق‌تری به بررسی نظریه x و y می‌پردازیم.
تئوری x
درتئوری x بیان می‌شود که مدیران تمایل دارند تا دیدگاه بدبینانه‌ای نسبت به کارکنان داشته باشند و اینطور تصور کنند که آنها به‌طور طبیعی بی‌انگیزه‌اند و به علت تنفر از کار، وظایف خود را به درستی انجام نمی‌دهند. تئوری x و y در مدیریت در مدیریت به این نکته اشاره دارد:
سازمان‌هایی که از نظریه x استفاده می‌کنند، کارکنان خود را با رویکرد هویج و چوب (تنبیه و تشویق) برانگیخته می‌کنند. در چنین سازمان‌هایی ارزیابی عملکرد (Performance Appraisals) براساس نتایج ملموس و قابل اندازه‌گیری صورت می‌پذیرد. در این سبک مدیریتی اینگونه تصور می‌شود که کارکنان:
- از کار گریز هستند؛
- مسئولیت را نمی‌پذیرند و نیاز به هدایت مداوم دارند؛
- برای انجام درست کارها باید کنترل شوند و با اجبار و تهدید وظایف‌شان را انجام دهند؛
- نیاز به نظارت جدی در هر مرحله‌ای دارند؛
- هیچ انگیزه شخصی برای کار یا جاه‌طلبی ندارند. بنابراین مدیران باید از جریمه یا پاداش به‌عنوان اهرمی برای ایجاد انگیزه استفاده کنند.
به گفته مک گریگور، سازمان‌هایی که به تئوری x علاقه دارند، دارای ساختار سلسله مراتبی هستند و در چندین لایه، مدیران و سرپرستان به نظارت و هدایت کارکنان می‌پردازند. در این نگرش به ندرت شاهد تفویض اختیار هستیم و سیستم کنترل بر کارکنان به‌صورت متمرکز باقی می‌ماند.
اگر چه امروزه رویکرد x در تئوری xy تا حدود زیادی مورد پسند واقع نمی‌شود، اما این نظریه در سازمان‌های بزرگی کاربرد دارد که تعداد زیادی از کارکنان را در واحدهای مختلف استخدام می‌کنند و همیشه با محدودیت‌هایی در انجام امور روزمره مواجه هستند.
تئوری y
در تئوری x و y در مدیریت، مدیرانی که دیدگاه y را انتخاب می‌کنند، نظر خوش‌بینانه‌ای به افراد تحت نظر خود دارند و از سبک مدیریتی غیرمتمرکز و مشارکتی استفاده می‌کنند. رابطه مشارکتی و همکاری بین مدیران و کارکنان یک ارتباط مبتنی بر اعتماد را در بین آنان ایجاد می‌کند.
در دیدگاه y در تئوری xy، افراد مسئولیت بیشتری را می‌پذیرند و مدیران هم آنها را تشویق می‌کنند تا براساس مسیرهای پیشرفت شغلی، مهارت‌های خود را توسعه دهند. در سازمان‌هایی که مبتنی بر تئوری y هستند، به‌صورت منظم ارزیابی صورت می‌پذیرد و برخلاف سازمان‌های مبتنی بر تئوری x، از ارتباطات باز به جای کنترل شدید بر کارکنان استفاده می‌شود.
سازمان‌های مبتنی بر تئوری y، به کارکنان فرصت‌های متعددی برای ارتقا شغلی می‌دهند. در این سبک مدیریتی فرضیات زیر درباره کارکنان در نظر گرفته می‌شود:
- کارکنان باید براساس ابتکارهای شخصی وظایف محوله را انجام دهند؛
- مدیران به کارکنان اجازه دخالت در تصمیم‌گیری‌ها را می‌دهند؛
- مویران با تقویت خودانگیزشی کارکنان به آنها در تکمیل وظایف کمک می‌کنند؛
- کارکنان در رویکرد y از مالکیت کار لذت می‌برند؛
- مسئولیت‌پذیری بالا و نیاز به حداقل راهنمایی از ویژگی‌های چنین کارمندانی است؛
- کارکنان به چالش‌ها علاقه‌مند بوده و مشکلات را با قدرت خلاقیت و تخیل‌شان حل می‌کنند.
نظریه y در تئوری x و y در مدیریت بین سازمان‌ها طرفدار بیشتری دارد. این واقعیت نشان می‌دهد که کارکنان برای دستیابی به رضایت شغلی در کنار دریافت پول و مزایا به امتیازات دیگری هم نیاز دارند. مک گریگور، تئوری y را برتر از تئوری x می‌داند، زیرا انگیزه‌های سازمان‌های مبتنی بر نظریه y در درازمدت کاهش چندانی نخواهد یافت.
چه زمانی از تئوری x و y در مدیریت استفاده کنیم؟
نظریه x و y به خوبی دو ریکرد متفاوت مدیریتی در سازمان را به منابع انسانی نشان می‌دهد. اما سوالی که برای بسیاری از مدیران ارشد کسب و کارها یا مدیران واحد منابع انسانی پیش می‌آید این است که از کدام نظریه و در چه شرایطی استفاده کنند؟!
پاسخ کلیدی که به این سوال می‌دهیم:
اکثر مدیران به احتمال زیاد ترکیبی از تئوری x و y در مدیریت کسب و کار را به کار خواهند گرفت. هر دو سبک مدیریتی در شرایطی برای انگیزه‌بخشی به کارمندان مناسب هستند و انتخاب شیوه مدیریتی تا حدود زیادی به نیازها و خواسته‌های تیم و اهداف سازمانی بستگی دارد.
برخی از مدیران رویکرد x را در تئوری xy برای کارکنان تازه‌کار استفاده می‌کنند که نیاز به راهنمایی و کنترل بیشتری دارند. اما رویکرد y در نظریه x و y بیشتر برای متخصصانی مناسب است که تمایل دارند از ابتکار و نوآوری خود برای حل چالش‌های پیشرو استفاده کنند و کمتر نیازی به دریافت راهنمایی یا کنترل توسط مدیران و سرپرستان دارند.
شرایط مختلف بر سبک مدیریت و استفاده از نظریه x و y اثر می‌گذارد. به‌عنوان مثال تئوری x در سازمان‌های بزرگتر یا در تیم‌های کاری کارایی دارد که هدف محور هستند. در مقابل تئوری y در سازمان‌هایی که ساختار سلسله مراتبی مسطحی دارند و کارکنان در همه سطوح در تصمیم‌گیری‌ها مشارکت می‌کنند، کاربرد بیشتری خواهد داشت.
جابه‌جایی از سبک x به y یا بالعکس در تئوری x و y در مدیریت
نکته کلیدی که اکثر مدیران باید به آن توجه داشته باشند، این است که نظریه x و y همیشه ثابت نیست. اگر مدیری حس می‌کند که رویکرد y به جای رویکرد x در سازمانش بهره‌وری را افزایش خواهد داد و باعث انگیزه و رضایت بیشتر در کارکنان می‌شود، باید به‌عنوان رهبری تحول آفرین نسبت به ایجاد تغییر در سبک مدیریتی و ساخختار سازمانی اقدام کند.
معایب نظریه x و y
هر دو نظریه x و y چالش‌هایی دارند. به‌عنوان مثال، ماهیت محدود کننده نظریه x در شرایطی که مدیران سخت‌گیری بیش از حد انتظاری دارند، باعث بی‌انگیزگی و عدم همکاری افراد در تیم‌های می‌شود. بسیاری از ترک شغل‌هایی که در کسب و کارهایی با تئوری x اتفاق می‌افتد به علت کنترل بیش از حد مدیران ایجاد می‌شوند.
از سویی دیگر در تئوری y نیز که به کارکنان آزادی بیش از حد انتظار داده می‌شود، ممکن است باعث دور شدن آنها از اهداف اصلی و عدم تمرکز بر وظایف محوری شود. همچنین برخی از افرادی که محیط کسب و کار با چالش‌های پی‌درپی را ترجیح نمی‌دهند، ممکن است دچار فرسودگی شغلی شده و کار خود را ترک کنند.
استفاده ثابت از تئوری x و y در مدیریت یک راهکار همیشگی نیست و مدیران باید با توجه به شرایط از رویکرد x یا رویکرد y در موقعیت‌های مختلف استفاده کنند تا کارکنان آنها بهترین عملکرد را داشته باشند.
آشنایی با تئوری z به عنوان ترکیبی از تئوری x و y در مدیریت
در طول سالیان متمادی، اکثر سازمان‌های آمریکایی از ساختار x برای مدیریت بر کارکنان خود استفاده می‌کردند. در طرف مقابل نیز شرکت‌های ژاپنی از تئوری y برای مدیریت بر کارکنان خود استفاده می‌کرده‌اند.
اوچی و جوران (Ouchi & Juran) با بررسی و تحلیل‌هایی که بر روی سازمان‌های آمریکایی و ژاپنی داشتند، متوجه شدند که شرکت‌های آمریکایی از نظر ساختار بر شرکت‌های ژاپنی برتری دارندو به‌طور متقابل سازمان‌های ژاپنی از نظر سبک رهبری و مدیریت نسبت به سازمان‌های آمریکایی برتری دارند.
این دو محقق متوجه شدند که انتخاب بین تئوری x و y در مدیریت کار درستی نیست و برای داشتن یک مدیریت کارآمد بر کارکنان باید به سراغ رویکرد مرکب از هر دو نظریه رفت. اوچی و جوران برای دستیابی به مدیریت مبتنی بر کیفیت، ویژگی‌های مثبت این دو سیستم را تلفیق کرده و براساس نزدیکی ساختارهای سازمانی شرکت‌های آمریکایی به نگرش x و ژاپنی به نگرش y، تئوری جدیدی به نام نظریه z را معرفی کردند.
در ادامه به بررسی برخی از ویژگی‌های سازمانی در تئوری x و y در مدیریت و تئوری z می‌پردازیم:
- نوع استخدام: در تئوری x، سازمان به استخدام کوتاه‌مدت می‌پردازد. این در حالی است که سازمان مبتنی بر تئوری y از استخدام مادام‌العمر استفاده می‌کند ولی در تئوری z تاکید بر استخدام بلندمدت مبتی بر شایستگی است؛
- توجه به نحوه تقسیم کار و تخصص در سازمان: در تئوری x و y در مدیریت دو استراتژی مختلف به تخصص می‌شود. سازمان با تئوری x تقسیم کار سخت‌گیرانه را مدنظر قرار می‌دهد. این در حالی است که سازمان‌های مبتنی بر تئوری y در زمینه تقسیم کار منعطف هستند و سازمان‌های z برای تقسیم کار متعادل عمل می‌کنند؛
- میزان جابه‌جایی یا ترک کار کارکنان: سازمان‌های مبتنی بر تئوری x جابه‌جایی زیاد کارکنان و حتی ترک کار را به علت سخت‌گیری‌های غیرمعمول تجربه می‌کنند. سازمان‌های y کمترین جابه‌جایی را دارند و سازمان مبتنی بر تئوری z در زمینه جابه‌جایی کارکنان منطقی و معقول رفتار می‌کنند؛
- تصمیم‌گیری سازمانی: در الگوی تئوری x، تصمیم‌گیری فردی است. اما الگوی تصمیم‌گیری در تئوری y به‌صورت جمعی است و در تئوری z به‌صورت توافقی خواهد بود؛
- الگوهای ارزیابی عملکرد: در سازمان‌هایی که از تئوری x استفاده می‌کنند، ارزیابی‌های متعدد و رسمی انجام می‌شود. اما در سازمان‌های مبتنی بر الگوی y، ارزیابی‌ها کم و غیر رسمی است. همچنین در سازمان‌های مبتنی بر الگوی z از ارزیابی‌های تدریجی استفاده می‌شود؛
- نوع نگرش به کارکنان: تئوری x و y در مدیریت، نگرش‌های متفاوتی به کارکنان به‌عنوان یک انسان دارند. در تئوری x به کارکنان با دید مادی یا حتی ابزاری نگاه می‌شود. این در حالی است که تئوری y دیدگاه ابزاری به کارکنان نداشته و به آنها به دید انسانی می‌نگرد. در تئوری z به کارکنان با دید انسانی نگریسته می‌شود و البته هم زمان به تمامی ابعادی مادی و غیرمادی کارکنان توجه می‌شود.
سخن پایانی نظریه x و y
تئوری x و y در مدیریت توسط روانشناس اجتماعی، راگلاس مک گریگور مطرح شد. نظریه x و y، سبک‌های مدیریتی متفاوتی را ایجاد می‌کند که بر روی عملکرد و بهره‌وری سازمانی تاثیر می‌گذارند. بسیاری از فرضیات مدیران درباره کارکنان براساس نگرش ذهنی آنها شکل می‌گیرد.
تئوری xy به مدیران کمک می‌کند تا برای کنترل بهتر بر سازمان در شرایط مختلف، عوامل گوناگونی را در نظر بگیرند. امروزه به‌طور معمول ترکیبی از نظریه‌های x و y برای مدیریت نمودن منابع انسانی در سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد.
