مدیریت منابع انسانی اقدامات و استراتژی‌های ممتعددی را دربر می‌گیرد. این واحد پرکار و مهم در سازمان، همه آنچه با سرمایه‌های انسانی مجموعه درارتباط است را سازماندهی کرده، برنامه‌های لازم را در این زمینه تدوین و اجرا می‌کند. درواقع درک این حقیقت که منابع انسانی چه اهمیت و ارزشی برای مجموعه دارند، به درک اهمیت مدیریت منابع انسانی و فراهم آوردن پیش‌نیازهای لازم جهت کسب رضایت و بهبود شرایط این سرمایه‌ها، می‌انجامد. برهمین اساس بحث برنامه‌ریزی منابع انسانی تبدیل به یکی از مهمترین و اصلی‌ترین مباحث و وظایف واحد مدیریت منابع انسانی بدل شده و تاحد زیادی موفقیت و پیشرفت سازمان را وابسته به خود کرده است.
برنامه‌ریزی منابع انسانی چیست؟
برنامه‌ریزی منابع انسانی (Human Resource Planning) درواقع فرآیندی است که در آن استراتژی‌های مدیریت منابع انسانی پیاده می‌شود. HRP همه فاکتورها و پلن‌ها یا وظایف واحد منابع انسانی را به‌شکلی مدون و دقیق طراحی کرده و مسیر راه را برای مدیران و مسئولان در این زمینه مشخص می‌کند. یکی از مهمترین مباحث در مدیریت منابع انسانی، شناسایی نیروی انسانی مورد نیاز سازمان، جذب بهترین‌های ممکن در موقعیت‌های موجود و هدایت آنها در مسیر مفید برای سازمان است. اینکه بدانیم سازمان به چه تعداد نیرو و با چه مهارت‌ها و تخصص‌هایی و در چه بازه زمانی نیاز دارد، یکی از مهمترین وظایف مدیریت منابع انسانی است که در غالب برنامه‌ریزی منابع انسانی به‌اجرا درخواهد آمد. برنامه‌ریزی نیروی انسانی (Manpower Planning) کمک می‌کند تا سرمایه انسانی مازاد جذب سازمان نشود، ضمن اینکه بهترین نیروها از بهترین منابع به سازمان اضافه شوند.
اهداف برنامه‌ریزی منابع انسانی
برنامه‌ریزی منابع انسانی یا برنامه‌ریزی نیروی کار (Workforce Planning) از آنجایی اهمیت دارد که میتواند کمک کند تا کارآمدترین و مناسب‌ترین تعداد نیرو را در راستای اهداف شرکت به‌کار بگیریم. نیروهایی که می‌توانند از تخصص و مهارت خود استفاده کرده و به پیشبرد استراتژی‌های شرکت بیشترین کمک را برسانند. در نتیجه اهمیت برنامه‌ریزی نیروی انسانی را می‌توان در موارد زیر عنوان نمود:
- دستیابی یه ارزیابی کامل از نیازهای نیروی انسانی در آینده
- امکان پیشبینی وجود کمبود یا مازاد نیروی انسانی درآینده و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز جهت پیشگیری
- بهره‌مندی از نیروی کار مستعد (A Player) در سازمان
- بهبود و تسریع تحقق اهداف سازمان با تأمین کارکنان مفید و مورد نیاز
- مدیریت و کاهش هزینه‌های مربوط به کارکنان
- مشخص نمودن نیازهای مهارتی آینده سازمان
- پیشبینی و شناسایی تغییرات شغلی و مهارتی احتمالی و برنامه‌ریزی برای تامین نیروی کار در موقعیت‌های تغییریافته
- جذب و به‌کارگیری به‌موقع استعدادهای مناسب برای اجرای برنامه‌های متنوع سازمانی
- ایجاد مسیرهای شغلی و فرصت‌های پیشرفت برای کارکنان به‌منظور افزایش رضایت آنها
- ایجاد و توسعه فرآیندهایی مانند استخدام و گزینش، آموزش و توسعه، پاداش و مزایا، مدیریت عملکرد
- استفاده بهینه از بودجه منابع انسانی و پیشگیری از بودجه واحد و سازمان
یکی از مهمترین کاربرد‌ها، فواید و اهمیت‌های برنامه‌ریزی منابع انسانی برای هر سازمانی، پیروزی در رقابت جذب نیروی کار ماهر و متخصص دربرابر رقبای جدی است. درواقع، باید پذیرفت که نیروی متخصص در زمینه‌های مختلف ارزش سیار زیادی دارد و تمامی سازمان‌ها و مجموعه‌هایی با محوریت کاری مشابه برای داشتن این نیروها در رقابتند. چرا که تربیت یک نیروی کار متخصص از پایه، برای سازمان هزینه‌های بسیاری دارد. درنتیجه جذب یک نیروی ماهر و باتجربه میتواند در کاهش این هزینه‌های بسیار موثر باشد. یا برنامه‌ریزی نیروی کار میتواند در بزنگاه‌های مهم در این رقابت پیروز شد.
اصول برنامه‌ریزی منابع انسانی
برنامه‌ریزی منابع انسانی مانند تمامی دیگر مباحث مدیریتی و مباحث منابع انسانی، دارای ارکان و اصولی است که باید براساس آنها تحلیل و بررسی شود. اصول برنامه‌ریزی منابع انسانی عبارتند از:
تحلیل عرضه منابع انسانی
این اصل درواقع به معنی تحلیل نیروهای قابل دسترسی برای رفع نیازهای سازمان است. تحلیل عرضه منابع انسانی مواردی مانند تعداد کارکنان، استعدادها، مهارت‌ها، توانایی‌ها آنها، آمادگی و انعطاف‌پذیری‌شان برای جابه‌جایی در موقعیت‌های کاری مختلف بررسی می‌شود. این تحلیل براساس بانک اطلاعاتی موجود در واحد مدیریت منابع انسانی انجام می‌شود و همچنین اطلاعاتی که در پروسه تجزیه و تحلیل به‌دست خواهد آمد.
تحلیل تقاضای منابع انسانی
اصل تحلیل تقاضا نیز به بررسی نیروی انسانی مورد نیاز سازمان در آینده دور یا نزدیک می‌پردازد. این تحلیل میتواند با بررسی مواردی مانند ارتقای شغلی نیروی کار موجود در سازمان، بازنشستگی، اخراج و نقل و انتقالات آنها آغاز شود و با مطالعه و بررسی استراتژی‌های آتی شرکت و برنامه‌هایی که در راستای پیشبرد اهداف سازمان تدوین شده است، ادامه یابد. مطالعه استراتژی‌های آینده سازمان میتواند نمایه دقیقی از نیازهای مجموعه در بخش سرمایه‌های انسانی به ما دهد.
یک مورد مهم که در دو اصل تحلیلی برنامه‌ریزی منابع انسانی باید درنظر گرفته شود، تاثیر ورود تکنولوژی‌های آینده بر فرآیند کاری شرکت و استراتژی‌های درجریان یا آتی آن است. اینکه ورود برخی تکنولوژی‌ها ممکن است سازمان را با کمبود نیروی متخصص یا مازاد نیرو مواجه کند، برآورد خوبی برای برنامه‌ریزی‌های این بخش به مدیران خواهد داد.
انواع مدل‌های برنامه‌ریزی منابع انسانی
علم مدیریت منابع انسانی، جهت پیشبرد اهداف اصول و زیرشاخه‌های مهم این رکن مهم مدیریتی، مدل‌ها و استراتژی‌های مشخصی را در هر بخش تعریف کرده است. برهمین اساس برنامه‌ریزی منابع انسانی نیز مدل‌های متعدد و مشخصی دارد که به پیاده‌سازی و اجرای اهداف و اصول این بحث کمک بسیاری می‌کند. مدل‌های برنامه‌ریزی منابع انسانی عبارتند از:
مدل ۸ جعبه
این مدل از برنامه‌ریزی منابع انسانی را Paul Boselie ساخته است. در این مدل، تمرکز واحد منابع انسانی بر عوامل مختلف بیرونی و درون سازمانی قرار می‌گیرد. عواملی که می‌توانند عملکرد نیروی انسانی را تحت تاثیر قرار دهند. تاثیرات این عوامل میتواند مثبت یا منفی باشد و به سود و پیشرفت سازمان یا زیان و شکست آن بیانجامد. این عوامل شامل موارد زیر می‌شود:
شرایط بازار جمعیت
- شرایط جمعیت نهادها
- شرایط بازار عمومی
- نهاد عمومی
عوامل ذکر شده تاثیر مستقیم بر نحوه استخدام و نحوه تعهد در تأمین منابع انسانی خواهد داشت و نداشتن برنامه دقیق و تجربه کافی در این زمینه نیز میتواند بر برنامه‌ریزی منابع انسانی تاثیر منفی داشته باشد.
مدل استاندارد علیت
این مدل را باید شناخته‌شده‌ترین مدل برنامه‌ریزی نیروی انسانی دانست که از مدل‌های مشابه دیگر که در فاصله ۱۹۹۰ تا ۲۰۰۰ رواج داشتند مشتق شده است. در این مدل، براساس زنجیره‌ای از علتها شکل می‌گیرد. استراتژی کسب و کار یا استراتژی‌های سازمان در ابتدای زنجیره قرار می‌گیرد که با کمک فرایندهای منابع انسانی، در نهایت به بهبود عملکرد مالی و سود و بهره سازمان می‌انجامد. ساختار این زنجیره را حلقه‌های زیر تکمیل می‌کنند:
- استراتژی کلی کسب و کار که در ابتدای زنجیره است.
- استراتژی منابع انسانی که تحت تأثیر استراتژی کلی کسب و کار قرار می‌گیرد.
- فعالیت‌های منابع انسانی که شامل فرایندها، ساختارها و اهداف عملیاتی خاص سازمان می‌شوند و که فعالیت و عملکرد روزانه نیروی انسانی را مدیریت و هدایت می‌کند.
- نتایج منابع انسانی که شامل ماحصل عملکرد کلی نیروی انسانی می‌شود.
- عملکرد داخلی نمای کلی از عملکرد منابع انسانی بر عملکرد نیروی انسانی سازمان و نظارت آن به ما می‌دهد.
- عملکرد مالی نتیجه نهایی تمام فرآیندهای پیش از آن است.
در بخش پایانی زنجیره، یهنی عملکرد مالی اگر نتیجه مطلوبی به‌دست نیاید، نیاز به تغییر برنامه‌ریزی منابع انسانی یا ساختار نیروی انسانی سازمان احساس خواهد شد.
مدل هاروارد
مدل هاروارد را باید مهمترین و پرکاربردترین مدل برنامه‌ریزی منابع انسانی دانست. این مدل با همکاری چند متخصص و به سرپرستی مایکل بیر در سال ۱۹۸۴ در دانشگاه هاروارد تعریف شد. در این مدل مدیران با توجه به محیط سازمان، استراتژی‌های منابع انسانی را شکل می‌دهند. در این مدل تمام مولفه‌های مهم منابع انسانی درنظر گرفته می‌شوند. این مولفه‌های عبارتند از:
- عوامل موقعیتی
- منافع ذی نفعان
- سیاست های HRM
- نتایج HRM
- پیامدهای بلند مدت
در مدل هاروارد، به کمک تکنیک‌های مدرن و عملکردهای استراتژیک تغییرات لازم در مدل جامع منابع انسانی ایجاد می‌شود. تغییراتی که شرایط منابع انسانی را با محیط سازگار خواهد ساخت.
مدل ۵ پی
این مدل که با نام Five Ps نیز شناخته می‌شود در سال ۱۹۹۲ و با تلاش راندل شولر که متخصص درزمینه‌ی منابع انسانی بود تعریف شد. شولر در این مدل ۵ مولفه مشخص می‌کند که به شریط تعادل تمامی آنها، به هدف خود در این مدل برنامه‌ریزی منابع انسانی رسیده در نتیجه سازمان به اهداف خود نزدیک‌تر خواهد شد. این ۵ موعله عبارتند از:
- اهداف(Purpose):.
- اصول(Principles):
- فرآیندها(Process):
- افراد(People):
- کارآیی(Performance
درواقع در این سیستم استراتژی سیستم را وادار به کار می‌کند، سیستم بر رفتار کارکنان تأثیر می‌گذارد و رفتار کارکنان باعث عملکرد می‌شود.
مدل وارویک
مدل وارویک (Warwik) نیز یکی دیگر از رایج‌ترین مدل‌های برنامه‌ریزی منابع انسانی است که در دهه ۹۰ میلادی و توسط دو محقق به نام‌های پتیگر و هنری تعریف شد. این مدل را باید شکلی گسترده‌شده از مدل هاروارد دانست که بر تحلیل مرکزی سازمان متمرکز است. عناصر کلیدی در این مدل شامل موارد زیر می‌شود:
- عوامل بیرونی که نیروهای کلان محیطی از جمله تأثیرات سیاست، حقوقی، اقتصادی، اجتماعی و رقابتی را شامل می‌شود.
- عوامل درونی که کارمندان یا نیروهای سازمان یا عوامل خرد محیطی را شامل می‌شود.
- استراتژی کسب و کار که استراتژی‌های کلی سازمان و تأثیرات بازار را شامل می‌شود.
- محتوای مدیریت منابع انسانی که سیاست‌ها و سیستم‌های مرتبط با منابع انسانی مانند سیستم‌های حقوق و پاداش، روابط میان کارکنان و سیستم‌های کاری را شامل می‌شود.
- زمینه‌ی مدیریت منابع انسان که سیاست‌ها، نقش‌ها و سازماندهی کارکنان هر سازمان را شامل می‌شود.
در این مدل تاثیرات محیطی بر نیروی انسانی سازمان به‌خوبی شناسایی می‌شود.
در این بین می‌توان به مدل‌های برنامه‌ریزی منابع انسانی دیگری مانند مدل مدیریت سخت و نرم دستوری، مدل گست و مدل Fombrun نیز اشاره کرد. اما مدل‌های بررسی شده شناخته‌شده‌ترین و پرکاربردترین نمونه‌های موجود در حوزه منابع انسانی بودند.
مراحل برنامه‌ریزی منابع انسانی
برای اجرای برنامه‌ریزی منابع انسانی نیاز یه طی مراحلی مشخص داریم و لازم است که این مراحل را به‌ترتیب پیش رویم تا به اهداف برنامه‌ریزی برسیم. این مراحل عبارتند از:
ارزیابی ظرفیت فعلی منابع انسانی
در ارزیابی ظرفیت به بررسی مواردی مانند تعداد کل کارکنان در سراسر سازمان، تعداد کارکنان در واحد، تعداد کارکنان در هر عنوان شغلی، اطلاعات جمعیت‌شناختی کارکنان، بسته‌های مزایای ارائه‌شده در هر یک از سطوح شغلی، داده‌های ارزیابی عملکرد کارکنان، مهارت‌ها، صلاحیت‌ها و شایستگی‌های کارکنان و گزارش‌های عملکرد کارکنان هر واحد می‌پردازیم.
پیشبینی نیازهای منابع انسانی
در این مرحله باتوجه به اطلاعات کسب شده در مرحله ارزیابی، به نیازهای حال و آینده سازمان دست پیدا می‌کنیم. سپس با پیشبینی عرضه و پیشبینی تقاضا نیروی انسانی مورد نیاز را شناسایی کرده و نسبت به جذب و به‌کارگیری آن اقدام می‌کنیم.
تحلیل شکاف
در تحلیل شکاف به بررسی و مقایسه سطوح عملکرد فعلی با سطوح عملکرد مورد انتظار می‌پردازیم. برای رسیدن به یک نتیجه صحیح در این مرحله، ابتدا لازم است که وضعیف فعلی عملکرد و بازده کارکنان را به‌درسای شناسایی کنیم. سپس مشخص نماییم که وضعیت و شرایط ایده‌آل عملکرد و بازده کارکنان برای ما چه سطحی است. درنهایت فاصله این وضعیت را شناسایی کرده و راه‌کارها و رابیرد‌های لازم جهت رسیدن به وضعیت ایده‌آل را مشخص کرده ارائه نماییم. تحلیل شکاف اختلاف وضعیت موجود سازمان با وضعیت ایده‌آل را در پارامترهای زیر مشخص می‌کند:
- سطح مهارت فعلی کارکنان
- تعداد کارکنان
- فرهنگ شرکت
- مزایا و پاداش کارکنان
- برنامه‌های آموزشی موجود
- استراتژی‌های استخدام
این مرحله از برنامه‌ریزی نیروی انسانی را باید مرحله نهایی آن دانست که فرآیند جذب و به‌کارگیری بهترین و مفیدترین نیروها و همچنین حفظ آنها را کامل می‌کند.
باید اضافه کرد که مراحل برنامه‌ریزی منابع انسانی مبتنی بر مدل انتخابی و مناسب واحد منابع انسانی سازمان و براساس ارکان و اصول این مبحث پیش خواهد رفت.
سخن پایانی
در پایان باید گفت، منابع انسانی، برنامه ریزی منابع انسانی و مدیریت منابع انسانی، مباحث و فرآیندهایی را شامل می‌شوند که به حفظ و افزایش سرمایه‌های با ارزش و مهم شرکت کمک می‌کنند. منابع انسانی شرکت و نیروی کار سازمان، سرمایه‌هایی هستند که مجموعه برای تربیت و رشد و ارتقاء آنها هزینه پرداخته است. استفاده بهینه و مطلوب از این سرمایه‌ها به‌نوعی کسب ارزش افزوده محسوب خواهد شد. درنتیجه لازم است که با برنامه‌ریزی منابع انسانی به این ارزش افزوده که موفقت و پیشرفت سازمان را در پیش دارد دست پیدا کنیم.
