کارشناس منابع انسانی کیست و چه وظایفی دارد؟

کارشناس منابع انسانی در سازمان یا شرکت مسئولیت جذب کارجو را برعهده دارد و جهت پیدا کردن مناسبت‌ترین فرد برای هر سمتی، رزومه‌ها را با دقت مرور و بررسی می‌کند. کارشناس منابع انسانی با توجه به سابقه کاری افراد، با آن‌ها قرار یک مصاحبه برای شناخت بیشتر و انتخاب بهتر می‌گذارد.

کارشناس منابع انسانی

یک کارشناس منابع انسانی (HR) در ایجاد و رشد سازمان‌های موفق حیاتی است. شغل متخصص منابع انسانی می‌تواند فرصتی ارزشمند برای کمک به ایجاد فرهنگ سازمانی قوی و حمایت از کارکنان در محل کار باشد.
کارشناس منابع انسانی در تمام حوزه‌های منابع انسانی آموزش دیده است؛ بنابراین به دانش و مهارت برای رسیدگی به مسائل پرسنل در یک سازمان، جذب و استخدام استعدادهای جدید و تسهیل آموزش و حضور این افراد در شرکت مجهز است.

کارشناس منابع انسانی، متخصص مدیریت پرسنلی است که وظایف مختلفی را در رابطه با استخدام، روابط کارکنان، پاداش، مزایا و آموزش انجام می‌دهد. این شخص معمولاً تحصیلات و آموزش را در یک رشته عمومی منابع انسانی دنبال می‌کند و ممکن است در حین پیشرفت شغل خود، یک تخصص را انتخاب کند.

کارشناس منابع انسانی می‌تواند به‌عنوان متخصص عمومی خدمت کند یا در زمینه‌هایی مانند جذب و استخدام، توسعه، ایمنی و سلامت، پاداش یا روابط کار تمرکز کنند.

شرح شغل کارشناس منابع انسانی

یک کارمند منابع انسانی (کارشناس منابع انسانی) تلاش می‌کند تا نامزدهای شغلی که دارای واجد شرایط بهتری برای برآورده کردن نیازهای شرکت هستند را برای کارفرما پیدا کند.

کارشناسان منابع انسانی متقاضیان را جذب می‌کنند و رزومه‌های آن‌ها را مورد بررسی قرار می‌دهند. در بعضی مواقع حتی کارشناسان وظیفه‌ دارند به متقاضیان در مورد رد یا پذیرش آن‌ها اطلاع دهد.

جذب و استخدام کارمندان، مسئولیت اصلی کارشناس منابع انسانی است؛ بنابراین، ممکن است وظایف شغلی کارشناس از غربال‌گری نامزدهای شغلی و انجام مصاحبه گرفته تا انجام بررسی سابقه و ارائه جهت‌گیری به کارمندهای جدید نیز باشد.

علاوه بر این، کارشناس منابع انسانی در حوزه‌های عملکرد منابع انسانی (HR)، پشتیبانی فراحرفه‌ای ارائه می‌کند که شامل آموزش و توسعه، استخدام و انتخاب، روابط کارکنان، مدیریت عملکرد، قوانین استخدام و انطباق، حقوق و دستمزد، پاداش و مزایا و سیستم‌های منابع انسانی است.

به‌دلیل این‌که عنوان کارشناس منابع انسانی عنوانی بسیار گسترده است، اغلب برای سازمان‌های مختلف، معنای متفاوتی دارد؛ به‌عنوان مثال، در برخی سازمان‌ها ممکن است کارشناس مسئولیت آموزش و توسعه منابع انسانی در کنار حفظ کارمندان و مدیریت مزایا را برعهده داشته باشد، در حالی که ممکن است در شرکتی دیگر، کارشناس منابع انسانی وظایف دیگری را برعهده داشته باشد.

آنچه در سراسر دنیا یکسان است، این است که کارشناس منابع انسانی ارتباط میان کارجو و کارفرما را فراهم می‌کند و هدف کلی کارشناس، اطمینان از استخدام بهترین کارمندان برای شرکت‌ها و سازمان‌هاست.

نمونه شرح شغل کارشناس منابع انسانی

یک نمونه شرح شغل کارشناس منابع انسانی شامل موارد زیر است:

ما در حال حاضر به دنبال یک کارشناس منابع انسانی با استعداد و حرفه‌ای هستیم تا به تیم ما بپیوندد و تمام فرایندهای منابع انسانی را مدیریت کند. 

مسئولیت های اصلی شما شامل تدوین بسته‌های پاداش و مزایا، حفظ سوابق کارمندان و استخدام کارمندان جدید خواهد بود. برای برتری در این نقش، باید دانش بالایی در مورد فرایند استخدام و مقررات کار داشته باشید.

مسئولیت‌ها:

• تدوین، اجرا و ارزیابی کلیه سیاست‌ها، روش‌ها و ساختارهای بخش منابع انسانی
• مدیریت برنامه‌های بیمه
• طراحی و اجرای برنامه‌های آموزشی و توسعه‌ای
• بررسی عملکرد سه ماهه و سالانه کارکنان
• اطمینان از حفظ و به‌روزرسانی تمام سوابق کارکنان با اطلاعات استخدامی جدید یا تغییر در وضعیت استخدام
• شناسایی نیازهای استخدامی شرکت و مدیریت فرایند استخدام
• پیگیری بودجه بخش
• پاسخگویی به سوالات کارکنان و حل مسائل آن‌ها

وظایف کارشناس منابع انسانی

زمانی کار کارشناس منابع انسانی شروع می‌شود که باید یک موقعیت شغلی در سازمان یا شرکت پر شود.

در این زمان، ممکن است کارشناس منابع انسانی برای یافتن فرد یا نامزد مناسب برای آن موقعیت، کارهایی مانند ایجاد و قرار دادن پست‌های شغلی و بازدید از نمایشگاه‌های شغلی را انجام دهد.

هنگامی که مجموعه‌ای از افراد بالقوه جمع‌آوری شد، کارشناس در مورد آن‌ها برنامه‌ریزی می‌کند و مصاحبه‌های بسیاری را انجام می‌دهد تا بالاخره فرد یا افراد موردنظر را پیدا کند.

در سازمان‌های بزرگ‌تر ممکن است فرایند مصاحبه را اعضای ارشد منابع انسانی انجام دهند؛ اما در شرکت‌های کوچک‌تر، اغلب مسئول تمام فرایند استخدام، کارشناسان منابع انسانی هستند.

کارشناس منابع انسانی اغلب زیر نظر مدیر منابع انسانی کار می‌کند. در طول فرایند جذب و استخدام نیروی انسانی، آن‌ها برای اینکه از مناسب بودن نامزدهای انتخابی مطمئن شوند، با اعضای تیم مدیریت مشورت می‌کنند؛ بنابراین، وظایف شغلی یک کارشناس منابع انسانی اغلب شامل مشاوره با مدیران منابع انسانی نیز می‌شود.

از وظایف دیگر کارشناس منابع انسانی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• به‌روزرسانی یا تهیه سوابق استخدامی مربوط به انتقال، ترفیع، استخدام و خاتمه زمان کار
• نظارت بر فرایند استخدام که شامل بررسی رزومه، هماهنگی پست‌های شغلی و انجام بررسی‌های مرجع می‌شود.
• تشریح رویه‌ها، سیاست‌ها، قوانین و غیره
• اطلاع‌رسانی به متقاضیان شغلی در مورد مسئولیت‌ها، مزایای شغلی، برنامه زمانی، شرایط و سختی‌های کار، وظایف شغلی، فرصت‌های ارتقاء مقام و غیره
• استانداردهای منابع انسانی برای کارکنان فعلی و جدید
• رسیدگی به هرگونه مسائل مربوط به روابط کاری مانند شکایات و اتهامات آزار و اذیت کاری
• پردازش تمامی فرم‌های اقدام پرسنل و کسب اطمینان از تایید افراد مناسب
• اطمینان از پردازش و تکمیل اسناد استخدامی جدید
• مدیریت برنامه‌های مربوط به بیمه
• ارزیابی و اجرای تمام رویه‌ها، سیاست‌ها و ساختارهای بخش منابع انسانی

وظایف کارمند اداری و منابع انسانی

منابع انسانی بخشی است که مسئولیت رسیدگی به هرگونه نگرانی و نیازهای مربوط به افراد سازمان را بر عهده دارد. برخی سازمان‌ها از این تیم به عنوان تیم عملیات مردم یاد می‌کنند.

منابع انسانی اغلب جذب، استخدام و اخراج، آنبوردینگ نیروهای جدید، مدیریت پاداش، تحلیل عملکرد و مدیریت فرایند جهت‌گیری را مدیریت می‌کنند. وقتی مشکلی بین کارکنان ایجاد شود، منابع انسانی ممکن است در حل مسئله کمک کند. همچنین، اعضای تیم منابع انسانی سوابق دقیق کارکنان را برای اهداف قانونی نگهداری می‌کنند.

یک بخش منابع انسانی از ساختار سازمانی یک کسب‌وکار و کارکنان آن حمایت می‌کند. برخی از اعضای تیم منابع انسانی بر حوزه‌های تخصصی صنعت مانند حقوق و دستمزد، مزایا یا آموزش تمرکز می‌کنند؛ در حالی که برخی دیگر، وظایف کلی‌تری را برای کسب‌وکار انجام می‌دهند.

حقوق کارشناس منابع انسانی

حقوق و درآمد یک کارشناس منابع انسانی، به شرکت و سازمانی که در آن فعالیت می‌کند بستگی دارد.

 همان‌طور که می‌دانید، درآمد یک کارشناس منابع انسانی استخدام‌شده در شرکت‌ها یا سازمان‌های دولتی، طبق قانون مدیریت خدمات کشوری تعیین می‌شود؛ اما در شرکت‌ها و سازمان‌های خصوصی، حقوق یک کارشناس منابع انسانی را مدیر شرکت تعیین می‌کند و در اغلب مواقع، حقوق یک کارشناس منابع انسانی استخدام‌شده در شرکت‌های خصوصی، بیشتر از حقوق یک کارشناس منابع انسانی استخدام‌شده در شرکت‌های دولتی است.

هر شرکت، حقوق و درآمد کارکنانش را براساس توان مالی خود و سیاست‌های پرداختی تعیین می‌کند.

معمولاً شرکت‌ها و سازمان‌های خصوصی بر مهارت‌ها و توانایی‌های شخص تاکید بسیاری دارند و اشخاص دارای تجربه و سابقه کار، علاوه‌بر اینکه می‌توانند حقوق و مزایای بسیار خوبی دریافت کنند، می‌توانند از جایگاه‌های شغلی خوبی نیز بهره‌مند شوند.

درآمد و حقوق یک کارشناس منابع انسانی به اندازه شرکت نیز بستگی دارد. به‌عنوان مثال، اگر کارشناس در شرکتی کوچک مشغول به‌کار باشد، حقوق و درآمدش کمتر است؛ زیرا در این شرکت، تعداد کارکنان کمی وجود دارد.

با این حال، اگر کارشناس در یک شرکت یا سازمان بزرگ مانند یک شرکت پتروشیمی مشغول به‌کار باشد، حقوقش بالا خواهد بود.

عملکردهای اصلی کارشناس منابع انسانی چیست؟

در کنار وظایفی که در قسمت‌های بالا به آن‌ها اشاره شد، برای کارشناس منابع انسانی ۷ عملکرد اصلی در نظر گرفته شده است که در ادامه این قسمت با این عملکردها آشنا می‌شوید.

استخدام و گزینش

یک عملکرد اساسی برای کارشناس منابع انسانی، استخدام و انتخاب است. این وظیفه شامل نوشتن شرح شغل، شناسایی احتیاج به یک نقش، تعیین بودجه حقوق، تبلیغات برای جذب افراد مناسب، تعریف الزامات شخص و مجموعه مهارت‌های کاندید مناسب، غربال‌گری، مصاحبه و انتخاب بهترین شخص برای کار است.

ممکن است با خود تصور کنید که این کار بسیار ساده است؛ اما این عملکرد فقط یافتن اشخاصی برای پر کردن نقش نیست. کارشناس منابع انسانی وظیفه دارد این اشخاص را از هر نظر مورد بررسی قرار دهد تا بهترین گزینه را برای شرکت پیدا کند.

اگر این عملکرد به‌خوبی انجام شود، با مشخص کردن مشخصات کارمند و تعریف واضح از مشخصات شغل، قرار دادن نامزدهای انتخابی در موقعیت‌های مناسب، می‌تواند عمیقاً بر حفظ کارمندان تاثیرگذار و نیروی کار شادتری در محل کار باشد.

آموزش و توسعه

آموزش و توسعه منابع انسانی برای رسیدگی به کاستی‌های مهارتی و آموزشی در میان کارکنان شرکت و ارائه وسایل لازم جهت تقویت مجموعه مهارت‌ها، عملکرد موثرتر و بهبود اعتماد به نفس، حیاتی است.

کارفرمایانی که بر نیروی کار خود از این طریق سرمایه‌گذاری می‌کنند، بدون شک شاهد افزایش روحیه و رضایت کارکنان هستند.

آموزش کارکنان، برای یک شرکت مزایای زیادی را فراهم می‌کند. سرمایه‌گذاری در توسعه کارکنان، هزینه‌های استخدام را به حداقل میزان می‌رساند و حفظ کارکنان را تشویق می‌کند.

مدیریت اجرایی

مدیریت عملکرد ابزاری برای کارایی و اثربخشی کارکنان، نظارت بر پیشرفت و ارزیابی کار است. فرآیند مدیریت عملکرد عالی شامل ارزیابی‌های سالانه، ۳ ماهه یا بررسی عملکرد است.

آن‌ها برای اینکه اهداف فردی و تیمی واضحی را تعیین کنند که با اهداف استراتژیک شرکت هماهنگ باشد، ارتباط بین کارکنان و مدیران بخش‌ها را امکان‌پذیر می‌سازند.

روابط کارمندان

هنگامی که صحبت از روابط کارکنان (ER) می‌شود، ۲ عملکرد اصلی وجود دارد.

کارشناس منابع انسانی به پیشگیری و حل اختلافات یا مشکلات بین مدیریت و کارکنان کمک می‌کند؛ همچنین آن‌ها به ایجاد و اجرای سیاست‌هایی که برای کل نیروی کار سازگار و منصفانه است، کمک می‌کنند.

روابط خوب موجب افزایش رفاه کارکنان می‌شود. روابط کارکنان اصطلاحی که به تلاش‌های شرکت‌ها یا سازمان‌ها برای ایجاد و حفظ روابط خوب بین کارفرمایان و کارکنان اشاره دارد.

روابط کارکنان (ER) برای ایجاد وفاداری در میان کارکنان، عملکرد سازمانی و تعامل بهبودیافته ضروری است.

• حقوق و مزایا:

به همان پول یا درآمد پایه‌ای که زمان استخدام با هر کارمند توافق می‌شود، حقوق می‌گویند؛ اما منظور از مزایا می‌تواند بیمه تامین اجتماعی، بیمه درمانی خصوصی، حقوق بازنشستگی، تعطیلات با حقوق، مزایای طول عمر، مرخصی استعلاجی با حقوق، تقسیم سود، تسهیلات مراقبت از کودکان، عضویت در باشگاه و موارد دیگر باشد که همراه با حقوق به کارکنان تعلق می‌گیرد.

داشتن مزایا می‌تواند راهی برای جذب و حفظ کارکنان باشد.

قانون استخدام و انطباق

یکی از ویژگی‌های کارشناس منابع انسانی خوب، آشنایی با قوانین جدید و به‌روز است؛ کارشناس باید اطمینان حاصل کند که رویه‌ها سیاست‌ها و مزایایی که سازمان در نظر گرفته است، مطابق با آخرین قوانین منتشر شده باشد.

هر سازمانی باید مطابق چارچوب قانون استخدام فعالیت کند؛ طیف گسترده‌ای از مقررات و قوانین وجود دارد که تعداد زیادی از شیوه‌های منابع انسانی مانند مدیریت عملکرد، استخدام، روابط کارکنان، جبران خسارت، حفظ سلامت و ایمنی را پوشش می‌دهد.

سیستم‌های مدیریت، حقوق و منابع انسانی

برخی از وظایف اداری که تحت مدیریت کارشناس منابع انسانی قرار می‌گیرد، عبارتند از توسعه سیستم‌ها، محاسبه مالیات، نگهداری از داده‌های کارکنان، پرداخت حقوق، تناسب ساعات کاری و تعطیلات.

با این حال، برخی از سازمان‌های بزرگ، ممکن است یک تیم دستمزد و حقوق جداگانه داشته باشند که با بخش منابع انسانی کار می‌کنند.

به‌طور کلی، مدیریت منابع انسانی اولین نقشی است که کارشناسان منابع انسانی در حرفه خود برعهده می‌گیرند و این عملکرد برای درک بهتر بقیه وظایف منابع انسانی ضروری است.

دانش و مهارت مورد نیاز کارشناس منابع انسانی

یک فرد برای اینکه به کارشناسی موفق در حوزه منابع انسانی تبدیل شود، احتیاج به مهارت‌ها و تخصص‌هایی دارد که در ادامه این بخش به آن‌ها اشاره می‌کنیم.

• توجه به جزئیات

همان‌طور که متوجه شدید، کارشناس وظیفه‌های حساسی در شرکت برعهده دارد؛ بنابراین، باید به جزئیات روابط و عملکردها دقت بسیاری داشته باشد.

 در مورد انجام اموری مثل ارزیابی عملکرد یا استخدام کارکنان، توجه و دقت به جزئیات بسیار مهم خواهد بود.

• مهارت‌های تصمیم‌گیری

کارشناس برای انتخاب بهترین افراد، باید با استفاده ا‌ز بهترین سیاست‌ها و استراتژی‌ها و همچنین بهترین روش‌ها تصمیم‌گیری کند؛ پس یک کارشناس منابع انسانی، باید کاملا مسلط به مهارت‌های تصمیم‌گیری باشد.

• کار تیمی

کارشناس منابع انسانی باید دارای روحیه همکاری تیمی و تعامل با سایر اشخاص باشد؛ زیرا این شخص با بخش‌های مختلف شرکت در ارتباط است.

• روابط عمومی قوی

این افراد برای ارتباط با سایر افراد و ایجاد تعامل در سازمان و خارج از آن‌جا، باید دارای مهارت‌های مناسب باشند. یک کارشناس منابع انسانی با داشتن روابط عمومی بالا، بهتر و راحت‌تر می‌تواند با افراد جویای کار و کارکنان سازمان ارتباط برقرار کند.

• مدیریت و سازمان‌دهی

این شخص برای اینکه نظارت بهتری بر عملکرد کارکنان و فرایندهای منابع انسانی داشته باشد، باید توانایی خوبی در مدیریت و سازماندهی داشته باشد.

• اخلاق‌مداری

درست است که این مورد یک مهارت نیست و یک خصوصیت فردی محسوب می‌شود؛ اما باید در نظر داشت که یک کارشناس حرفه‌ای با داشتن اخلاق خوب یعنی رازدار بودن، قضاوت عادلانه، شایسته سالاری، صحت اطلاعات و غیره شناخته می‌شود.

• عملکرد چند وظیفه‌ای

شخصی که در یک سازمان یا شرکت با سمت کارشناس منابع انسانی مشغول به کار است، باید بتواند به‌صورت روزانه مسئولیت‌های گوناگون و متعددی را انجام دهد. برای مثال، این کارشناس ممکن است در طول روز با کارهای بسیاری مانند رفع مشکلات کارکنان جدید، تقاضای مرخصی کارمندان، زیر نظر داشتن شبکه‌های اجتماعی و غیره روبه‌رو شود.

یک کارشناس حوزه منابع انسانی با داشتن مهارت عملکرد چند وظیفه‌ای، راحت‌تر می‌تواند با وظایف چندگانه خود کنار بیاید.

• توانایی حل اختلاف

حل اختلافات میان ۲ همکار یا بین مدیران در محیط کار، یکی از اصلی‌ترین مسئولیت‌های یک کارشناس منابع انسانی است.

کارشناس منابع انسانی با تکیه بر مهارت حل اختلاف خود، سعی می‌کند تا مشکلات پیش آمده را رفع کند. کارشناس باید بتواند به‌خوبی به صحبت‌های هر ۲ طرف گوش دهد و محترمانه اختلاف بین افراد شرکت را حل کند.

• مدیریت تغییرات

اغلب در سازمان‌ها مهم‌ترین فاکتوری که به شکل پیوسته تغییر می‌کند، افراد آن مجموعه هستند؛ کارفرما از یک کارشناس منابع انسانی انتظار دارد تا تغییرات ایجاد شده در نیروی انسانی یا هر تحول دیگری را به بهترین شکل ساماندهی و مدیریت کند.

• قوی ماندن در منطقه خاکستری

اکثر مسائلی که کارشناس با آن‌ها روبرو است، در منطقه خاکستری قرار دارند؛ منطقه خاکستری شرایطی است که برای روحیه انسان اصلا خوشایند نیست و سبب به وجود آمدن اضطراب و تنش در فرد می‌شود.

شخصی که به‌عنوان یک کارشناس منابع انسانی فعالیت می‌کند، باید بتواند در منطقه خاکستری قوی بماند و حتی بتواند بقیه‌ای افراد سازمان را آرام کند.

نتیجه‌گیری

در این مقاله با مهارت‌ها و وظایف کارشناس منابع انسانی آشنا شدید. همان‌طور که متوجه شدید، هر شرکت و سازمانی برای مدیریت بهتر، احتیاج به یک کارشناس منابع انسانی دارد.

توجه داشته باشید که کارشناسان منابع انسانی در ایجاد و رشد سازمان‌های موفق ضروری هستند. فعالیت به‌عنوان یک کارشناس منابع انسانی می‌تواند فرصتی ارزشمند برای کمک به ایجاد فرهنگ سازمانی قوی و حمایت از کارکنان در محل کار باشد.